Spolupráce na dokumentech a spoluvytváření

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Spolupráce na dokumentech a spoluvytváření, je důležité pracovat efektivněji jako tým ve vašem podniku. Kombinace Sharepointu a Office nabízí dokumentech způsoby spolupráce dokumentu, zda je spoluvytváření tabulky nebo směrování je podnikatelský plán v pracovním postupu. Vysvětlení způsobů, jak můžete spolupracovat na dokumentech je důležité nejlepší volbou pro vaše potřeby a vylepšení produktivity jako informační pracovník.

Poznámka : Další informace o tom, jak spolupracovat na dokumentech hledat v nápovědě pro Word, PowerPoint, OneNote a Office Online. Další informace o konfiguraci služby SharePoint pro spolupráce na dokumentech a spoluvytváření najdete v tématu webu TechNet.

V tomto článku

Možnosti spolupráce na dokumentech

Spoluvytváření pomocí Office a Office Web Apps

Souhrnné informace o produktech umožňujících spoluvytváření

Spoluvytváření, správa verzí, rezervace a smíšená prostředí Office

Spoluvytváření a rezervace dokumentů

Spoluvytváření dokumentů a správa verzí

Spoluvytváření dokumentů ve smíšeném prostředí Office

Problémy se spoluvytvářením dokumentů

Scénáře možností spolupráce na dokumentech

Částečně formální spoluvytváření

Formální spoluvytváření

Komentáře a revize

Další témata, které by vás mohla zajímat:

Možnosti spolupráce na dokumentech

Spolupráce na dokumentech znamená, že několik autorů pracuje na dokumentu nebo kolekci dokumentů společně. Mohou současně dokument spoluvytvářet nebo provádět revizi konkrétních částí v rámci strukturovaného pracovního postupu. Spoluvytváření dokumentů označuje současnou práci na dokumentu s jedním nebo více uživateli. Existují různé způsoby spolupráce na dokumentech a jejich spoluvytváření, které postupně zahrnují větší část struktury a řízení možností spolupráce na dokumentu. Při rozhodování o způsobu spolupráce na dokumentu a vhodném produktu je užitečné porovnat své možnosti s možnostmi spolupráce, které jsou k dispozici.

Možnosti spolupráce na dokumentech

Semiformal spoluvytváření : Několik autorů upravit současně kdekoliv v dokumentu. Jako příklad lze uvést: opakované minut, debaty relace a referenční materiály pro OneNote; a vyvinuté týmu finanční modely, rozpočty a sledování seznamy aplikace Excel majetku.

Formální spoluvytváření: Více autorů upravuje současně řízeným způsobem pomocí ukládání obsahu, který je připraven ke zveřejnění. Příklady zahrnují podnikatelské plány, bulletiny a právnické dokumenty o případech pro aplikaci Word nebo marketingové prezentace a prezentace pro konference pro aplikaci PowerPoint.

Komentáře a revize: Primární autor žádá o úpravy a komentáře (které mohou být tvořeny vlákny diskusí) směrováním dokumentu v rámci pracovního postupu, ale řídí publikování konečného dokumentu. Mezi příklady patří online nápověda, dokumenty white paper a specifikace.

Sady dokumentů: Autoři spouštějí pracovní postupy na celé sadě dokumentů nebo jednotlivých položkách sady. Jejich účelem je správa běžných úloh, například recenze a schválení.

Začátek stránky

Spoluvytváření pomocí Office a Office Online

V následujících částech jsou popsané možné způsoby spoluvytváření pomocí Office a Office Online a osvědčené postupy při použití knihoven SharePointu ke správě souborů.

Souhrnné informace o produktech umožňujících spoluvytváření

Současné úpravy dokumentů více autory umožňuje několik produktů Office a Office Online. U všech produktů jsou funkce pro spoluvytváření velmi podobné. Existují ale určité rozdíly dané podporou různých způsobů spolupráce a zamýšlených scénářů. Přehled jednotlivých produktů umožňujících spoluvytváření je uvedený v následující tabulce.

Aplikace

Server požadavky

Obvyklé scénáře

Word

Sada SharePoint Technologies

Libovolné dokumenty, například návrhy, plány, výkazy pro cíle, zápisy z jednání, bulletiny a sestavy

PowerPoint

Sada SharePoint Technologies

Libovolné prezentace, například školení, konference, závěrečná zhodnocení, přehledy produktů, příručky a zprávy o stavu projektů

Excel Online

Sada SharePoint Technologies a Office Online

Jakékoli tabulky, například týmové finanční modely, aktualizace sortimentu na webových stránkách určených pro obchodní partnery a obchodní tabulky sledované v reálném čase

OneNote

Sada SharePoint Technologies

Jakékoli poznámkové bloky, například zápisy z pravidelných porad, debaty o projektech („skupinové myšlení“), sdílené materiály pro výzkum a referenční materiály nebo sdílená školení

OneNote Online

Sada SharePoint Technologies a Office Online

Spoluvytváření, správa verzí, rezervace a smíšená prostředí Office

V následujících částech jsou popsány doporučené postupy při spoluvytváření s dalšími uživateli.

Spoluvytváření a rezervace dokumentů

Při spoluvytváření nelze u dokumentů v knihovně služby SharePoint používat proces rezervace a vracení se změnami. Rezervace dokumentu znamená, že do něj chcete zapisovat jako výhradní autor, a poté jej případně vrátit zpět tak, aby si ostatní mohli změny prohlédnout nebo na dokumentu dále pracovat. Proto pokud soubor rezervujete, nemohou se ostatní uživatelé podílet na spoluvytváření dokumentu s vámi. Ve výchozím nastavení nevyžadují knihovny služby SharePoint rezervaci souborů, a při použití spoluvytváření by tato funkce neměla být povolena. Není také vhodné, abyste si dokument výhradně rezervovali v případě, že u něj chcete použít funkci spoluvytváření.

Spoluvytváření dokumentů a správa verzí

Správa verzí umožňuje uživatelům ukládat jednotlivé verze dokumentů, vracet úpravy nebo vytvářet snímky stavu dokumentu odpovídajícího milníku projektu. Ve službě SharePoint lze sledovat změny dokumentů v průběhu jejich úprav, ukládat předchozí verze a dokonce udržovat hlavní verze a podverze dokumentů. Vzhledem k tomu, že dokument může mít dlouhou dobu otevřeno několik spoluautorů, je správa verzí u spoluvytvářených dokumentů prováděna v určitých časových intervalech, a nemusí to být vždy při uložení dokumentu. Ve výchozím nastavení není správa verzí u knihoven služby SharePoint povolena.

Pokud spoluvytváříte dokumenty aplikace Word a PowerPoint, je použití správy verzí vhodný postup, a to jak co se týká hlavních verzí, tak podverzí. Uživatelé tak mohou v případě potřeby načíst změny provedené ostatními uživateli. Dále pak interval vytváření verzí určuje, jak často je pomocí služby SharePoint vytvářena nová verze dokumentu, u kterého probíhá spoluvytváření. Výchozí hodnotu 30 minut lze obvykle ve většině prostředí použít, tuto hodnotu však může správce podle potřeby změnit. Nastavením tohoto intervalu na kratší dobu dojde k častějšímu vytváření verzí a zachycování změn, může však dojít ke zvýšení nároků na místo na serveru.

Pro knihovny obsahující poznámkové bloky aplikace OneNote je vhodné vytvářet pouze hlavní verze, protože podverze mohou způsobit chyby synchronizace, které by mohly zabránit uložení změn. U často aktualizovaných poznámkových bloků aplikace OneNote může také dojít k vytváření velkého množství verzí. Počet verzí může časem narůst, je proto vhodné omezit počet udržovaných verzí nastavením maximálního počtu verzí na přiměřenou hodnotu podle potřeb uživatele. Mějte na paměti, že interval vytváření verzí nemá vliv na poznámkové bloky aplikace OneNote, protože aplikace OneNote udržuje podrobnější informace o verzích přímo v daném poznámkovém bloku.

Spoluvytváření dokumentů ve smíšeném prostředí Office

V některých organizacích existuje prostředí, kde uživatelé používají různé verze Microsoft Office, například Office 2007 a Office 2010.

Přestože můžete nahrát soubory pomocí aplikace Word a PowerPoint 2007 nebo dřívější do Sharepointové knihovny, nemůžete spoluvytváření tyto dokumenty s těchto starších aplikací. Kromě toho při otevření dokumentu Wordu nebo PowerPointu OOXML ve Wordu a PowerPointu 2007, SharePoint vytvoří zámek na dokument a zabrání upravte tento dokument pomocí spoluvytváření jiní uživatelé Office. Nejlepší využít spoluvytváření ve Wordu nebo PowerPointu, doporučujeme, aby všichni uživatelé pracovat s aspoň Microsoft Office 2010 nebo 2012. Excelové sešity můžete jenom být coauthored prostřednictvím aspoň Excelu 2010 nebo Excelu 2012 Web App. použití 2012 Excelu nebo starší klientské aplikaci vždy vytvoří výhradní zámek dokumentu na serveru, které brání spoluvytváření.

Problémy se spoluvytvářením dokumentů

Pokud nelze spoluvytvářet dokument Wordu nebo prezentaci PowerPointu, může to být způsobeno některými z následujících příčin:

  • Soubor používá technologii Správa přístupových práv (IRM) nebo Správa digitálních práv (DRM).

  • Soubor je rezervován.

  • Soubor je zašifrován.

  • Formát souboru není podporován. Podporovány jsou pouze formáty souborů DOCX a PPTX. Ve většině případů lze soubor v nepodporovaném formátu uložit v podporovaném formátu.

  • Soubor je označen jako konečný. Vlastník souboru se rozhodl ukončit proces úprav či spoluvytváření souboru a soubor je nyní jen pro čtení.

  • Některá nastavení zásad skupiny systému Microsoft Office brání spoluvytváření, včetně následujících: zásada klienta pro zákaz automatického sloučení, zásada serveru pro zákaz spoluvytváření a zásada klienta pro zákaz spoluvytváření.

  • Soubor obsahuje ovládací prvky ActiveX.

  • Soubor obsahuje určité objekty, které nemohou být jedinečně identifikovány, například objekt OLE, obrázek SmartArt, graf nebo rukopisný objekt.

  • Dokument aplikace Word používá hlavní dokumenty s vnořenými dokumenty, obsahuje sady rámců HTML nebo je publikován jako blog.

  • Dokument aplikace Word nemá zaškrtnuto políčko Uložit náhodná čísla ke zlepšení přesnosti kombinování. Zaškrtněte toto políčko, klikněte na kartu soubor na pásu karet, klikněte na Možnosti zobrazení dialogového okna Možnosti aplikace Word, klikněte na Centrum zabezpečení, klikněte na Nastavení Centra zabezpečení k zobrazení dialogového okna Centrum zabezpečení, klikněte na položku Možnosti ochrany osobních údajů a pak v části Nastavení specifické pro dokument, zkontrolujte, zda že je zaškrtnuto políčko Uložit náhodná čísla ke zlepšení přesnosti kombinování.

Scénáře možností spolupráce na dokumentech

V následujících částech jsou podrobněji popsány jednotlivé produkty umožňující spoluvytváření, různé způsoby spolupráce, které podporují, a jejich zamýšlené scénáře.

Částečně formální spoluvytváření

Asi nejvhodnějším scénářem pro vysvětlení částečně formálního spoluvytváření je klasická skupinová debata. Pomocí OneNotu, webové aplikace OneNote Online nebo jejich kombinace může několik autorů rychle a současně zapisovat nápady a myšlenky, které se při debatě vyskytnou, do stejného poznámkového bloku. Představte si tento postup jako „virtuální tabuli“. Jako u každé správné debaty není třeba dělat hned opravy nebo revize, stačí jenom volně vyjádřit své plynoucí myšlenky. Všichni autoři můžou přidávat obsah současně a hned vidí, co se přidalo. Na konci debaty budete mít záznam debaty, který můžete později podle potřeby upravit a „pročistit“. Pokud si potřebujete něco ujasnit s jiným autorem, můžete použít značku aliasu, kterou je každá část obsahu označená, nebo dokonce vyhledávat obsah podle autorů.

Další obvyklé způsoby použití OneNotu ke spolupráci na poznámkovém bloku jsou zápisy z pravidelných porad, sdílené materiály krátkodobých projektů, školení a referenční materiály.

Pomocí Excelu je možné zajišťovat následující činnosti: spouštět výpočty a statistická porovnání s danými daty, vytvářet a používat sestavy kontingenčních tabulek k zobrazování hierarchických dat ve stručné a pružné formě, vizuálně prezentovat data pomocí grafů s profesionálním vzhledem, ikon podmíněného formátování, datových pruhů, barevných škál a křivek a konečně také provádět s daty operace citlivostní analýzy.

Pomocí webové aplikace Excel Online je možné dělat většinu těchto analytických činností současně s jinými uživateli. Ostatní autoři můžou pracovat s jinými listy, jinými částmi listu nebo dokonce upravovat stejné buňky jako vy sami – včetně buněk obsahujících vzorce a funkce – ve stejném okamžiku. V takovém případě, když oba shodou okolností upravujete stejnou buňku, má přednost nejnovější úprava. Použití aplikace Excel Online ke spoluvytváření představuje velmi vhodný způsob sdílení myšlenek s ostatními, testování různých vzorců a výpočtů, porovnávání výsledků, a dokonce i vzájemného ověřování a odstraňování chyb mezi uživateli.

Formální spoluvytváření

V případě uložení dokumentu Wordu nebo prezentace PowerPointu v knihovně SharePointu se na spoluvytváření dokumentu nebo prezentace mohou současně podílet dva nebo více uživatelů. Je například možné, abyste ve stejném dokumentu Wordu pracovali na jednom odstavci a váš kolega pracoval na jiném odstavci. Nebo ve stejné prezentaci můžete pracovat na jednom snímku, zatímco kolegyně pracuje na dalším. K takovémuto způsobu práce není třeba nic zapínat ani nastavovat. Spoluvytváření „prostě funguje“. A je třeba zdůraznit, že i při spoluvytváření máte k dispozici prakticky všechny funkce pro úpravy a formátování Wordu nebo PowerPointu, včetně komentářů, sledování změn a verzí dokumentů.

Formální spoluvytváření znamená, že změny prováděné jednotlivými autory jsou ukládány do vyrovnávací paměti a pak uvolněny v okamžiku, kdy je daný autor připraven k explicitnímu uložení změn. Obecně řečeno se jedná o situaci, že nechcete s ostatními autory sdílet nedokončené myšlenky a ani nechcete, aby byl váš tok myšlenek neustále přerušován ostatními spoluautory. Při použití spoluvytváření ve Wordu a PowerPointu však máte prostřednictvím ikon, indikátorů na stavovém řádku a navigačních podoken v dokumentu nebo prezentaci neustále přehled o tom, kde ostatní autoři provádí úpravy, a ostatní autoři vidí, kde provádíte úpravy vy.

Stručně řečeno, formální spoluvytváření znamená, že víte, kde pracují ostatní autoři, ale každý z autorů odkryje změny až v okamžiku, kdy je připraven je ostatním prezentovat.

Tento proces formálního spoluvytváření také napomáhá minimalizovat konflikty, protože lze v reálném čase snadno sledovat změny a v případě potřeby je koordinovat. Pokud je v počítači nainstalována aplikace Office Communicator, je dokonce možné odeslat kliknutím na tlačítko stavu rychlou zprávu, e-mail nebo kolegovi zatelefonovat a prodiskutovat případné problémy. A nakonec, když je spoluvytváření hotovo, lze snadno vyhledat nejaktuálnější verzi dokumentu v knihovně dokumentů. Celou dobu byla uložena ve stejném umístění služby SharePoint.

Komentáře a revize

Komentáře a revize představují častý a tradičnější způsob způsob spolupráce na dokumentech. V tomto případě požádá jediný autor o revizi a názory ostatní autory, například podřízené nebo specialisty na danou problematiku, chce však mít lépe pod kontrolou zapracování úprav a finální publikování.

Chcete-li strávit méně času řízením procesu revize dokumentů a více času prací na samotných dokumentech, můžete pomocí pracovního postupu na webu služby SharePoint shromáždit názory na dokument. Pracovní postupy snižují náklady a zkracují čas nutný ke koordinaci běžných obchodních procesů, jako je kontrola dokumentů, protože zajišťují správu a sledování činností prováděných zaměstnanci v rámci těchto procesů. Pracovní postup zajistí přiřazení úkolů, odeslání připomenutí, sleduje účastníky, vynucuje data plánů a vytváří záznam celého procesu a vy se můžete soustředit na vykonávání své práce namísto řízení logistiky procesu revize dokumentů.

Můžete například spustit pracovní postup shromáždění názorů vyplněním spouštěcího formuláře pracovního postupu, do kterého zadáte jména osob, od kterých požadujete revidování daného dokumentu. Můžete přidat konkrétní pokyny pro revidující a zadat datum, do kterého požadujete od účastníků pracovního postupu dokončení revize. Účastníci mohou zobrazovat v průběhu pracovního postupu jeho stav nebo získat informace na stránce Stav pracovního postupu, na které je uvedeno, kteří účastníci svůj úkol pracovního postupu dokončili. Vlastník pracovního postupu může pracovní postup nastavit tak, aby účastníci mohli na úkolech pracovat současně nebo postupně, mohli aktualizovat aktivní úkoly, přidávat nebo aktualizovat revidující uživatele, zadávat termín splnění pro dodávku a konečně označit ji po dokončení všech úkolů jako dokončenou.

Další témata, které by vás mohla zajímat:

Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu
Nastavení knihovny tak, aby byla požadovaná rezervace souborů

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×