Sledování e-mailových zpráv vyžadujících zpracování

Označíte-li e-mailové zprávy příznakem, můžete sledovat odpovědi na zprávy, které jste odeslali. Můžete tak také kontrolovat zpracování zpráv, které jste obdrželi. V obou případech můžete nastavit připomenutí.

V tomto článku

Sledování e-mailových zpráv pro zpracování

Označení odesílané zprávy pro připomenutí zpracování příjemci

Označení vámi odesílané zprávy pro připomenutí pozdější kontroly odpovědí

Označení vámi odesílané zprávy pro připomenutí zpracování příjemci a vaší pozdější kontroly odpovědí

Vyhledání odpovědí na vámi odeslané označené zprávy

Vypnutí sledování e-mailové konverzace

Označení přijaté zprávy

Sledování e-mailových zpráv pro zpracování

Zprávy označené příznakem vám usnadňují lépe spravovat vaši poštu. Zprávy označené příznakem tvoří položky k vyřízení buď pouze pro vás, nebo pro vás a pro příjemce emailové zprávy. Můžete například označit příznakem zprávu, v níž požadujete informace, které budete potřebovat k určitému datu. Když příjemce obdrží zprávu, zobrazí se u ní příznak. Na informačním panelu v podokně čtení a při otevření v aplikaci Outlook i v horní části zprávy se zobrazí zvláštní zpráva.

Zpráva, kterou si pro sebe označíte příznakem, vám usnadní sledování, kdo na ni odpověděl. V předchozím scénáři jste odeslali email požadující informace do určitého data. Pokud si zprávu označíte příznakem i pro sebe, zobrazí se upozornění, že máte zkontrolovat odpovědi. Aplikace Outlook vám dokonce pomůže automaticky najít odpovědi na původní zprávu označenou příznakem.

Zprávy označené příznakem se zobrazují na panelu úkolů, v úkolech a v seznamu denních úkolů v kalendáři.

Začátek stránky

Označení odesílané zprávy pro připomenutí zpracování příjemci

Požadujete odpovědi na emailovou zprávu, kterou hodláte odeslat. Chcete-li příjemcům připomenout, aby odpověděli, můžete použít příznak, kterým se svou zprávou odešlete připomenutí.

Tip : Při používání této funkce buďte uvážliví. Někteří příjemci mohou připomenutí ve své aplikaci Microsoft Outlook považovat za rušivé.

  1. V nové zprávě klepněte na kartě Zpráva ve skupině Možnosti na tlačítko Zpracovat Obrázek tlačítka .

  2. Klepněte na položku Příznak pro příjemce.

  3. Ve skupině Příznak pro příjemce klepněte v seznamu Příznak na typ příznaku.

  4. Ve výchozím nastavení se k úkolu připojí připomenutí. Pokud chcete pouze příznak bez upozornění, zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí.

    Po klepnutí na tlačítko OK se na informačním panelu zobrazí zvolená možnost.

    Informační panel aplikace Outlook

Poznámka : Přijaté emailové zprávy s příznakem se automaticky nepřidávají do podokna Úkoly, na panel úkolů ani do seznamu denních úkolů. Pokud obsahují připomenutí, aktivuje se v určenou dobu za předpokladu, že položka nebyla otevřena a připomenutí vypnuto.

Začátek stránky

Označení vámi odesílané zprávy pro připomenutí pozdější kontroly odpovědí

Někdy víte, že potřebujete odpověď na emailovou zprávu, kterou se chystáte odeslat. Abyste nezapomněli zkontrolovat, zda příjemce odpověděl, postupujte takto:

  1. V nové zprávě klepněte na kartě Zpráva ve skupině Možnosti na tlačítko Zpracovat Obrázek tlačítka .

  2. Vyznačte, kdy chcete být na tuto zprávu upozorněni.

    Ve výchozím nastavení jsou k dispozici následující počáteční data, termíny splnění a připomenutí příznaků:

Příznak

Počáteční datum

Termín splnění

Připomenutí

Dnes

Aktuální datum

Aktuální datum

Hodinu před koncem dnešního pracovního dne

Zítra

Aktuální datum plus jeden den

Aktuální datum plus jeden den

Začátek dnešního dne plus jeden pracovní den

Tento týden

Aktuální datum plus dva dny, ne však později než poslední pracovní den tohoto týdne

Poslední pracovní den tohoto týdne

Začátek dnešního dne plus dva pracovní dny

Příští týden

První pracovní den příštího týdne

Poslední pracovní den příštího týdne

Začátek prvního pracovního dne příštího týdne

Bez data

Neurčeno

Neurčeno

Aktuální datum

Vlastní

Aktuální datum

Aktuální datum

Aktuální datum

Můžete rovněž klepnout na položku Vlastní a vytvořit Počáteční datum a Termín splnění, které se neobjevují v seznamu. Zavřete dialogové okno klepnutím na tlačítko OK.

Na informačním panelu se zobrazí zvolená možnost.

Poznámka : Pokud chcete dále upravit příznak určením počátečního data a termínu splnění nebo změnou údaje, kdy se má zobrazit připomenutí, postupujte podle návodu uvedeného v oddílu Označení zpráv příznakem pro sebe i pro ostatní. Vždy můžete zrušit zaškrtnutí políčka Příznak pro příjemce a upravit příznaky pouze pro sebe.

Začátek stránky

Označení vámi odesílané zprávy pro připomenutí zpracování příjemci a vaší pozdější kontroly odpovědí

Chcete-li označit zprávu příznakem jak pro sebe, tak pro příjemce, postupujte takto:

  1. V nové zprávě klepněte na kartě Zpráva ve skupině Možnosti na tlačítko Zpracovat Obrázek tlačítka .

  2. Klepněte na položku Příznak pro příjemce.

    Políčka Příznak pro příjemce a Připomenutí pro příjemce jsou zaškrtnuta. Pokud chcete, aby příjemce dostal příznak, nikoliv však připomenutí, zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí.

  3. Zaškrtněte políčko Příznak pro mne, případně i políčko Připomenutí.

  4. Zaškrtnete-li políčko Příznak pro mne, můžete zadat hodnoty do polí Počáteční datum a Termín splnění.

  5. Pro sebe i pro příjemce můžete zadat text příznaku, který chcete zobrazit. Pokud seznam položek Příznak neobsahuje požadovaný text, zadejte do textového pole nový záznam a poté stiskněte klávesu ENTER.

  6. Pokud je zaškrtnuto políčko Připomenutí buď pro Příznak pro mne nebo pro Příznak pro příjemce, můžete určit čas aktivace připomenutí.

  7. Klepněte na tlačítko OK.

    Na informačním panelu se zobrazí zvolená možnost.

    Informační panel aplikace Outlook

Poznámka : Pokud používáte emailový účet IMAP, nemůžete měnit text příznaku ani nastavovat počáteční data a termíny splnění.

Začátek stránky

Vyhledání odpovědí na vámi odeslané označené zprávy

Tato funkce je k dispozici pouze v případě, že ukládáte odeslané e-mailové zprávy. Ve výchozím nastavení se odeslané zprávy ukládají do složky Odeslaná pošta. Pokud je výchozím umístěním pro doručování zpráv – místem, kam se ukládá příchozí pošta – Microsoft Exchange Server, je nutné zajistit, aby odeslané zprávy nebyly přesunovány ručně nebo prostřednictvím automatické archivace do Soubor osobních složek (PST) ve vašem počítači. Pokud jsou zprávy doručovány do souboru osobních složek (PST), nebude tato funkce fungovat.

  1. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Otevřete původní zprávu ve složce Odeslaná pošta.

    • Otevřete odeslanou zprávu s příznakem z panelu úkolů.

    • Otevřete kteroukoli emailovou zprávu, která je odpovědí na původní zprávu, klepněte na informační panel a poté klepněte na položku Otevřít původní zprávu s příznakem.

  2. Klepněte na informační panel a potom na položku Najít související zprávy.

    Otevře se dialogové okno Rozšířené hledání a začnou se vyhledávat související e-mailové zprávy.

Začátek stránky

Vypnutí sledování e-mailové konverzace

Příznak sledování můžete u zprávy kdykoli vypnout.

Proveďte jednu z následujících akcí:

  • Vytvořili jste emailovou zprávu a zvolili jste příznak, ale nyní jej chcete odstranit    

    1. V konceptu zprávy klepněte na kartě Zpráva ve skupině Možnosti na tlačítko Zpracovat Obrázek tlačítka .

    2. Klepněte na tlačítko Vymazat příznak.

  • Odeslali jste emailovou zprávu, kterou jste pro sebe nebo pro jiné osoby označili příznakem, ale nyní jej chcete odstranit    

    Proveďte některou z následujících akcí:

    1. Odstraňte původní emailovou zprávu označenou příznakem z panelu úkolů.

      Tím bude emailová zpráva odstraněna i z vašich složek pošty.

    2. Pravým tlačítkem klepněte na zprávu v kterémkoli jejím zobrazení a poté klepněte na tlačítko Označit jako splněný nebo Vymazat příznak.

      Poznámka : Příjemci vaší emailové zprávy příznak i nadále uvidí. Odstranění příznaku má vliv pouze na to, co vidíte vy.

  • Objeví se připomenutí náležící příznaku a vy chcete příznak odstranit    

    1. Když se objeví připomenutí, klepněte na ně pravým tlačítkem a poté klepněte na tlačítko Označit jako splněný nebo Vymazat příznak.

      Klepnutím sem zobrazíte informace o tom, čím se liší položky Označit jako splněný a Vymazat příznak.

      Označit jako splněný.     Položka zůstane označená příznakem pro zpracování, bude však zobrazena jako přeškrtnutá. Pokud jsou panel úkolů nebo složka Úkoly nakonfigurovány tak, aby zobrazovaly všechny úkoly a položky k vyřízení bez ohledu na to, zda jsou či nejsou dokončené, bude se nadále zpráva zobrazovat, dokud ji neodstraníte ze složek pošty.

      Vymazat příznak.     Příznak bude odebrán z e-mailové zprávy, přičemž v zobrazeních, jako jsou Panel úkolů a podokno Úkoly, již nebude možné zprávu sledovat.

      Chcete-li uchovávat informace o dokončených položkách, použijte možnost Nastavit příznak Splněno. Jakmile však e-mailovou zprávu odstraníte, bude položka zcela odebrána ze všech zobrazení aplikace Outlook.

  • Přijde vám emailová odpověď na sledovanou zprávu a vy chcete odstranit příznak    

    1. V podokně pro čtení nebo v otevřené zprávě klepněte na informační panel a potom na položku Otevřít původní zprávu s příznakem.

    2. Na kartě Zpráva ve skupině Sledování klepněte na tlačítko Zpracovat Obrázek tlačítka .

    3. Klepněte na tlačítko Vymazat příznak.

Začátek stránky

Označení přijaté zprávy

Přijatou emailovou zprávu si můžete označit příznakem, abyste ji později nezapomněli zpracovat nebo učinit příslušná opatření. Chcete-li přijatou zprávu označit příznakem, proveďte jednu z následujících akcí:

  1. V seznamu zpráv klepněte na sloupec příznaku vedle zprávy; zprávu tak označíte výchozím příznakem.

    Pokud výchozí příznak nezměníte, bude počátečním datem i termínem splnění dnešek.

  2. V seznamu zpráv klepněte pravým tlačítkem na sloupec příznaku vedle zprávy.

  3. Vyberte pro úkol termín splnění. Například při výběru Příští týden je počátečním datem příští pondělí a termínem splnění příští pátek. Chcete-li vytvořit počáteční datum a termín splnění, které nejsou v seznamu, klepněte na položku Vlastní.

    Po klepnutí na tlačítko OK se na informačním panelu zobrazí vybraná možnost.

    Vaše zpráva označená příznakem se objeví na panelu úkolů, ve složce Úkoly a v seznamu denních úkolů v kalendáři.

    Ve výchozím nastavení jsou pro nastavení příznaků k dispozici následující data zahájení, termíny splnění a připomenutí.

Příznak

Počáteční datum

Termín splnění

Připomenutí

Dnes

Aktuální datum

Aktuální datum

Hodinu před koncem dnešního pracovního dne

Zítra

Aktuální datum plus jeden den

Aktuální datum plus jeden den

Začátek dnešního dne plus jeden pracovní den

Tento týden

Aktuální datum plus dva dny, ne však později než poslední pracovní den tohoto týdne

Poslední pracovní den tohoto týdne

Začátek dnešního dne plus dva pracovní dny

Příští týden

První pracovní den příštího týdne

Poslední pracovní den příštího týdne

Začátek prvního pracovního dne příštího týdne

Bez data

Neurčeno

Neurčeno

Aktuální datum

Vlastní

Aktuální datum

Aktuální datum

Aktuální datum

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×