Sledování nebo jiné: dokument white paper

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento dokument white paper je součástí kolekce náš "From the trenches". Popisuje výhod sledování práce na projektu, popisuje metod sledování a vysvětluje rozdíl mezi sledování času a sledování průběhu.

Další dokumenty white paper najdete Dokumenty white paper "od the Trenches".

Sledování nebo považovat

Je tady season Halloween v Severní Americe tak, aby mi by budeme něco strach: sledování naše projektů. Co? Není to však strach že řeknete? Informace z pole by má lišit.

Plánování není Správa je stále tak běžné

V mnoha odvětví a organizací není stunningly společné, i když se vytvářejí formální project management plány, jsou vlevo v režimu plánování pouze a nikdy sledovány. Cvičení plán a pokud je nutné, naplánovat znovu. Nikde je to další rozšířené než ve vývoji software. U všech průběh se v řízení projektů v odvětví software je obrovské počtu projektů, které jsou pouze plánované a ty, které jsou plánované a potom sledovat. Pokud jeden z uživatelům, kteří jenom plány jednotného zasílání zpráv, je dobré zprávy nejste sami. Chybná se nejste sami!

Proč není Oblíbené sledování projektů v některých odvětví mnoho důvodů. V některých odvětví například je úplně běžné mít zaměstnanců, kteří se specializují při vytváření slov nebo v projektu ceny smluvní projektu nebo odhad aby původní plán projektu. To platí v mnoha různých prostředích jsme v však zobrazen téměř vždy konstrukce, tučná inženýrské funkce, šestinásobné/obrana a velké inženýrské/zásobovací/stavební (EPC) projekty. Jakmile získané nabídka úplně novou týmu převezme sledování a dodávky projektu. U velkých projektů lidé, kteří vytvořili původní nabídky často přesunuli dlouhý nedávno chcete provést další nabídky jako dobu mezi vytváření odhadu a uzavření smlouvy mohou být rozsáhlé. Projekt, který se právě teď spouští může být původní zprávy. Tak uživatelům, kteří se řízení projektů nemůžou srovnávat původní plán, protože nejsou k dispozici uživatelům, kteří vytvořila a struktury samotný plán.

Nejběžnější důvod, proč uděleno ne project tracking však je, že je to plynulými sledování práce je příliš složité projektu. Některé projekty se změní tak rychle, že právě ponechat stále plánu je obrovské podniku. Pokud tráví svůj čas aktualizace plánu není cenné málo času doleva můžete sledovat, co budete mít bylo plánování.

To může být zajímavý efekt, který ne nutně dobrý. V prostředí, kde vedoucímu projektu plán aktualizace znova a znova přes znovu na základě změny podmínky projektu je nikdy skutečně pozdě; nikdy skutečně rozpočet; nikdy opravdu vypnout sledování. Jak to může být? Nakonec jsme aktualizovali plánu 20 minutami a jsme přímo v souladu s kde jsme plánované.

Pokud jste v odvětví software development a jste udělali, tuhle trochu jako agilní, bude přesně vpravo. Představu o aktivní řízení projektů bylo vytvořit návrhu a mít doručení co jsme vytváříte opakované dojít. Naše plány by odpovídajícím způsobem upravit a mohli kdykoli říkáme "klienta hlásí, že je to nestačí. Jsme ukončit prozatím."

To je úplně vhodná pro určité typy vývoj ale pro ostatní, je věci sny. Ve většině software development prostředí live s stejné omezení projektu správy jako každý odvětví. Máme termíny splnění a rozpočty dodržovat pevného seznamu obor předvádění. Pojďme volání řízení této tradiční projektů. I v primárně aktivní prostředí prostředí nepracovali už, aby aktivní řízení proběhne během deštníkem řízení tradiční projektů.

Bez ohledu pobídky jenom plán sledování průběhu projektu dokumentů potenciální obrovské dávky. Podívejme se na celé sledování koncept.

K čemu slouží sledování na mysli?

Domníváte se, že sledování projektů obsahuje hodně různých definici a by bylo nesprávné. Jak sledovat projektu závisí výrazně jaké cílů. Tady je několik nejčastěji používaných sledování metod:

Odhad procentuální hodnoty

"Je nám to tam zhruba o polovinu způsobem," říká vedoucí týmu a víme se asi 50 procent co jsme naplánovali. To je sledování a to bude mnohem lepší než není sledování vůbec, kvality dat je velmi slabými. Pokud máte plán pro dokončení daného úkolu v 10 dnů a sestavy, může vám tento o 50 procent dokončit, nástrojů pro řízení projektů jako aplikace Microsoft Project a Project Server, aby některé předpoklady pro mě. Budou mít obrázek založený na omezené dat, která mají, musíte mít vydaná 5 dní plánování řízené úsilí zatím a 5 dnů plánování řízené úsilí zbývající. Možná je to pravda ale zůstaly skryty situace, kdy se asi 50 procent, ale přijala můžete 20 dnů plánování řízené úsilí a zobrazovat si je pravděpodobně tedy 20 dnů zbývající práce.

Změřte kolik zbývá

Lety tmavě komedie movie s názvem "The peníze Pit" s Toma přadenech vybrané posádky domácí partnerů, kteří nikdy vynechali udělat. Průběžný gag prostřednictvím v celém film byl odpověď na "Až bude mít dokončíte?" "Tři další týdnů" by například všechny dodavatelů.

Ale sledování zbývající doba trvání mnohem lepší kvalitu dat než uhodnout jenom na určité procento. Pole Zbývající doba trvání dostaneme ostrý fokus na co ještě zbývá získat tato hardwarová Hotovo a kdy mohli další list, jsou závislé na tuto položku rovnou začít. Existují dva způsoby, jak si můžete představit zbývající doba trvání podle jste nastavení úkolů. Prvním je představit zbývající doba trvání celkové úkolu. To bude vhodné, pokud nám nejsou věnovaných úsilí potřebná k dokončení ho. Druhý je představit zbývající doba trvání nebo plánování řízené úsilí požadovaných pro jednotlivé přiřazení. To bude vhodnější Pokud úkoly se zdroji. Ale buď důležitým krokem nahoru z uhodnout jenom na určité procento.

Změřte, kolik jste strávený jsme

"Můžu jste strávený zatím 10 dnů" je jedním ze způsobů, můžete visiové průběh. Někdy označovány jako LOE nebo "úroveň nebo plánování řízené úsilí." Úroveň plánování řízené úsilí je skvělý způsob, jak podívejte se na našeho skutečné vypálit sazba ale vykonává nevidomé straně. Na straně dobré tato metoda máme skvělé znalost kolik jsme jste stráveného tento úkol zatím. Na straně chybná nemusí máme skvělé znalost co ještě zbývá udělat. Probíhá podniku časový rozvrh, jsme zabývat často organizace vyzkoušení k provedení této metody. Najednou, které naši pracovníci představit tato metoda jako pouze odpovídající Pokud svázáno s jiným více sofistikované sledování technik projektu ale jsme jste bylo prokázáno, je často velmi silných jenom na vlastní. "Pokud společnost Microsoft může jenom určit, kam naše čas," můžu se nedá instrukce klienta, ", které nám zatím přepnutím před jsme jste byla činnosti, jsme může stát se jejím téměř okamžitě efektivnější." Vpravo příliš pracoval. Jsme implementovat časového rozvrhu, který povolená doba sledovat proti plánovaných úkolů a, samostatně provedena organizace vytváření vyžadovalo nadměrné efektivnější. Byly dál přidávat další metody sledování zvýšit výkon ještě další.

Ukážeme pomocí metody vytvořené hodnoty

Metoda výpočtu vytvořené hodnoty vyvinutý asi 30 lety jako způsob řízení velmi složité projekty, ale základních koncepcí je velmi jednoduché. Pokud nám vytvořit rozpočet pro daný úkol, potom bez ohledu na to, jak dlouho budeme věnovat jsme nemůže získat víc než 100 % rozpočtu. Vytvořená hodnota se zaměřuje na sledování "fyzické" procentuální hodnotu dokončení a které různě i několik typů projektů a tak podobně pro ostatní uživatele. Pokud vytváříme silnice, například a máme 100 mil silniční vytvářet, pak při tom, že na značka míle 50, může vám tento polovinu Hotovo. Pokud jste strávený 75 % z vyplacené úplně, který začíná máte velký potíže při a metody vytvořené hodnoty se ujistěte, že zjevných. Které naznačují, zřejmě budete chtít zvládli 50 % Rozpočet překročen čas, kdy budete mít.

Když děláte rešerši pro nové obchodu nebo vytváření softwaru, může být mnohem víc elusive měření fyzicky dokončeno. Osoby vytvořené hodnoty mít celé podokno úloh Souprava nástrojů s možnými způsoby, jak dostat na tento typ průběhu a uspořádat, "váženého milníky" bude Moje Oblíbené položky. V prostředí management projektu váženého milník jsme nastavení klíčové milníky práce a doručenými jsme v této milník jsme získat procentuální hodnotu, kterou jsme měli před spuštěním tohoto milník by představují schválené. Co je skvělého tento způsob je, že je malé diskuse. Dokončení milník? Ano nebo ne? V opačném případě jste nic vytvořená. Pokud ano, jste vytvořené toto procento.

Slonoviny Snow projektu

I když používáte jednu z těchto postupů, věcí, které se mají pozor na reprodukujte připojím projektu "Slonoviny Snow". Tyto projekty posun téměř okamžitě 99.97 dokončeno % a pak Zůstaňte zablokované obsahuje zbývající dobu.

Jak se zobrazí tyto kroky?

Bez ohledu na to, jaké nástroje pro řízení projektů se pomocí, zobrazující, že průběh bývá poměrně běžné prvek zobrazení. Tady zde máme obrázek z aplikace Microsoft Project jeden panelu s 50 % průběh:

Pruh Ganttova diagramu s padesátiprocentním pokrokem

Pokud to je vše, kterou jsme sledujete, zde máme alespoň některých pojmu místo, kam jste nazvané jsme ale moderní nástroje jako projektu a Project serveru můžou nabízet tak mnohem víc. Pokud jsme nastavit směrný plán projektu, jsme budete moct porovnávat nejen jak pokračuje úkolu, ale srovnání týkající se naší původní plán.

Pruh Ganttova diagramu se směrným plánem

Tady můžete vidíme, že úkol měl být 50 % dokončení je, ale začít týden později. Na pravé straně panelu můžete vidíme, že jste jsme strávený 50 % včetně času a (víkendy pořizování zohledňovala) jsme jste vyplní 50 % panelu. Pokud nám nezadali práce zdroje, může mít měli 80 hodin práce na den jsme použili 40 hodin. To je doprava podle plánu pro úkol, pokud jsme představit ho samostatně, ale i když úkol může průběhu tempem a vypálit kurzu budeme očekávat, to je přetrvávají negativní vliv na úkoly, které jsou za.

OK můžu mi sledování teď co?

Chápu, proto jsme jste nichž se uplatní některé základní informace. Už jste v horním 20 % kvalifikovaných manažeři správy. Vážně. Toto je už vyšší než 80 % můžou být oddálit tam. Teď něčeho zásadní ale potenciálně účinné.

Pokud argumenty x, stiskněte y

Můžu významu tak, že to znamená, že potřeb efektivní sledování vzorec důsledek: Pokud se stane x, pak akce y.

Je základní vzorec jeden získat odpovědi na nejobtížnější jak proškolit účastníci. Počet let, můžu dosáhl oprávnění pro práci v týmu vnitrostátní certifikované lifeguards. Byly kvalifikovaných profesionály ale jednoho sloupce může practiced ale ve skutečnosti praxí ve skutečnosti došlo, dokud: jak by lifeguard reagovat v skutečné nebezpečí. Odkazy v armády vysvětluje, podobně jako ověřovací kód. Školení, školení a školení, ale nevíte skutečně jisti jak někoho budou reagovat po skutečné zbraně aktivována v anger směrem je.

Řízení projektů se naštěstí obvykle věci životnost nebo úmrtí ale podobně jako problém s uživateli, kteří sledování projektů. Vedoucí projektu ví, co jsou dělat, když není přesně podle plánu sledování projektu? Toto je něco, co si myslíte o dlouho před začátkem. Máte řešení nepředvídaných událostí vyhrazenou dobu čas a/nebo peníze? Máte řetězec příkazů pro ně získat autorita provádět akce? Máte komunikační plán pro ně kontaktovat správní uživatelé při spuštění projektu nejpozději možné nebo ne? A co výsledky představují pořizování akce? Zpoždění jeden den vydá za escalating? Jak asi týden? Takhle zvýšení riziko nebo obor? Nastavení některé organizace pro standardy pro tuto předem vyhnete rušit později.

Vtip nebo sledování

Nastavení vaší organizace nebo projekt k provedení sledování není složité. Téměř nikdy produkt správy projektu v odvětví má některé možnost uložit průběh projektu, ale není podnikové kulturní jedné z sledování, musíte dál vzít v úvahu mít vysoká pravděpodobnost úspěchu a, který není čistou messenger. Mnoho vedoucí projektů, kteří se mají mluvené časem express pochybnosti, že jejich správy hledání pouze dobré zpráv jako přijatelné při příjmu sestav projektu.

Počet můžu byla ve velké boardroom národních pevně velké více lety. Jsme byly projednávat dopad nástroje pro řízení projektů přijímání informací z časového rozvrhu, který jsme publikovat.

"Nevím," exkurzí viceprezidentka řečeno, ", kdy jsme zjištění příčiny časový rozvrh hodin, zda úkoly nejsou aktualizace průběhu."

"Pokud bylo úkolu 40 hodin a umístit 40 hodin plánování řízené úsilí z časového rozvrhu do tohoto úkolu, co očekáváte výsledku?" Výzva.

Náměstek dívali odpovědi na otázku.

"Mám čekat na dokončení," mu říká.

", Ale co dělat, když není?" Můžu odpovědět.

"Nevím," říká nyní nespokojený náměstek. "Pokud je úkol 40 hodin a jste 40 hodin práce, pak musí být přes."

Můžu nebyl se co přijmout, ale naštěstí můžu uložený vedoucím projektu, který výzva k příkazu přečíst na náměstek mimo na chvíli a pravděpodobně vysvětlení životního nemá vždy podle plánu.

Získání správy chcete porozumět tomu, aby se vám největší vliv po projektu není jako plánované je něco, co můžete dodat obrovské výhody jenom tolik můžete crippling požadavek na řízení, že projekt musí vykazovat průběh podle plánu.

Sledování průběhu projektu může být považovat nejen pro uživatele, kteří spravovat, ale i pro celou organizaci.

O autorovi

Chrise Vandersluise je prezident a zakládajícími na základě Montrealského Kanadě, proto společnosti HMS Software, certifikované partnera společnosti Microsoft. Má stupně hospodárnosti z McGill University a více než 30 let dojít v automatizaci systémy řízení projektů. Je členem dlouhotrvající z instituce Project Management (PMI) a pomohl nalezené kapitol Montrealský, Ostrava a Quebec aplikace Microsoft Project uživatelé skupiny (MPUG). Publikací, u kterých Chrise napsal obsahuje Fortune, tučná konstrukce novinky, výpočetních Kanada katalogu a PMNetwork PMI společnosti, a je běžný columnist pro časy v projektu. Tahle učí rozšířené možnosti řízení projektů na vysoké škole McGill a často speaks na funkce přidružení správy projektu přes severní Americe a po celém světě. Společnosti HMS Software vydavatele systém určený projektu měřidlo času TimeControl a byl partnera společnosti Microsoft Project řešení od 1995.

Chrise Vandersluise můžete kontaktovat na e-mailové adrese: chris.vandersluis@hms.ca.

Pokud chcete číst další články o EPM od Chrise Vandersluise společnosti HMS naleznete v článku pokyny EPM webu (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×