Sledování komunikace se zákazníky v aplikaci Business Contact Manager

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Na Business Contact Manager pro aplikaci Outlook komunikace obsahovat pouze e-mailové zprávy a zápisy o telefonních hovorech, ale taky informací, například soubor, Příležitost nebo obchodní projekt, který souvisí s určitého zákazníka. Položky součástí historie komunikace pro zákazníka.

Tento článek popisuje, jak vytvářet a upravovat položky historie komunikace.

Co chcete udělat?

Vytvoření a propojování položek historie komunikace

Prohlížení a úpravy položek historie komunikace

Odstranění položky historie komunikace

Řazení položek historie komunikace

Pomocí formuláře obchodní činnost

Vytvoření a propojování položek historie komunikace

Položky historie komunikace zahrnout Outlooku e-mailových zpráv, schůzky a úkoly. Také obsahovat soubory Obchodní projekt záznamy, úkoly projektu, příležitostí, obchodní poznámky a zápisy o telefonních hovorech.

Všechny položky historie komunikace musí jde propojit se záznamem. Můžete propojit existující položky, jako například e-mailovou zprávu nebo souboru se záznamem, nebo můžete vytvořit položky historie komunikace ze záznamu. Položky se automaticky propojí se záznamem.

Položky, najdete na stránce Historie záznamu a ve složce Historie komunikace.

Položky historie komunikace, které mohou také obsahovat další položky historie komunikace jsou pouze příležitostí a obchodních projektů.

Položka historie komunikace

Položky historie komunikace, které můžou být propojené s ho

Příležitost

  • E-mailová zpráva

  • Obchodní poznámka

  • Zápis o telefonním hovoru

  • Soubor

  • Úkol v Outlooku

  • Událost

Obchodní projekt

  • Obchodní poznámka

  • Zápis o telefonním hovoru

  • Soubor

  • Úkol v Outlooku

  • Událost

Na stránce Historie komunikace klientů a obchodních kontaktů

Klientů a obchodních kontaktů dědit položky historie komunikace záznamů, které jsou propojené s nimi.

Pokud položku historie komunikace, třeba o telefonním hovoru propojení s jinou položku historie komunikace, třeba obchodní projekt zápis o telefonním hovoru je uvedená na stránce Historie obchodním projektem, tak na stránce Historie záznamu klienta nebo obchodního kontaktu, propojený obchodní projekt.

Záznamy klientů a obchodních kontaktů také zdědit úkoly projektu záznamů obchodních projektů.

Začátek stránky

Vytvoření položky historie komunikace

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z těchto složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

    • Správa kontaktů

    • Prodej

    • Řízení projektů. (Jen obchodní projekty)

      Proč není uvedená složka Marketing?

      Ve výchozím nastavení složka Marketing neobsahuje záznamů klienta nebo obchodního kontaktu. Položky historie komunikace nelze přidat do všech záznamu marketingové aktivity, protože nejsou spojeny s typem záznamu klienta nebo obchodního kontaktu.

  2. Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam.

    Poznámka : Libovolný záznam úkolu projektu, nelze přidat položku historie komunikace, protože nebyly propojené s typem záznamu klienta nebo obchodního kontaktu.

  3. Poklikejte na záznam, ke kterému chcete vytvořit propojení nové položky historie komunikace.

  4. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na možnost Historie.

  5. Klikněte na tlačítko Nový a potom klikněte na typ položky historie komunikace, které chcete přidat.

    Poznámka : V Business Contact Manager pro aplikaci Outlook nejde vytvářet nové soubory. Záznamy můžete propojit jenom existující soubory. Typy souborů, které můžete propojit zahrnout aplikaci Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word a soubory obrázků. Další informace najdete v tématu Propojení existujícího aplikaci Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher nebo Word souboru se záznamem dál v tomto článku.

  6. Vyplňte formulář pro nové položky a klikněte na Uložit a zavřít nebo odeslání e-mailové zprávy.

    Položka je uvedená na stránce Historie.

    Soubory v historii komunikace jsou propojeny, nikoli uložených v databázi aplikace Business Contact Manager. Pokud sdílíte databázi a uživatel neměl přístup k vaší síti musí používat soubory, které jsou v historii komunikace, připojte k němu soubory v oddílu komentáře spíše než propojení soubory do historie komunikace. Všimněte si, že je 4 GB limit velikosti databáze a soubory, které jsou připojené zvětšit velikost databáze.

Začátek stránky

Propojit existující položky historie komunikace se záznamy

Obchodní poznámky, zápisy o telefonních hovorech, e-mailové zprávy, události, úkoly a souborů jde propojit s víc než jedním záznamem.

Možnosti můžete propojená s jedinou klienta nebo obchodního kontaktu.

Obchodní projekty můžou být propojené s více než jednoho klienta nebo obchodního kontaktu záznamu, ale jenom jedna z klientů nebo obchodních kontaktů je primární záznamu.

Úkoly projektu jde propojit jenom jeden záznam obchodního projektu.

Můžete změnit záznam, který některé položky historie komunikace je propojená s. Další informace najdete v tématu zobrazení a úprava položek historie komunikace dál v tomto článku.

Propojení se záznamem existující Outlooku e-mailové zprávy, události nebo úkolu

  1. Otevřete Položka aplikace Outlook, který chcete propojit se záznamem.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině obchodní klikněte na propojit se záznamem.

  3. V dialogovém okně propojení se záznamem aplikace Business Contact Manager v seznamu Typ položky klikněte na typ záznamu, který chcete propojit položku.

  4. V seznamu záznamů klikněte na záznam.

    Pokud chcete položku propojit s víc než jedním záznamem, vyberte tyto záznamy.

    Jak se dá vybrat víc záznamů?

    Sousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy SHIFT a kliknutím na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Nesousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy CTRL a kliknutím na jednotlivé záznamy. Všechny záznamy vyberete tak, že kliknete na jeden z nich a stisknete kombinaci kláves CTRL+A.

  5. Ve skupinovém rámečku Propojených záznamů klikněte na Propojit s.

    Záznamy, které jste vybrali jsou uvedené v poli Propojit s.

    Propojit položky aplikace Outlook různé typy záznamů, klikněte na typ záznamu v seznamu Typ položky a potom klikněte na záznam.

  6. Klikněte na OK.

    Zajistit, že všechny e-maily z klienta nebo obchodního kontaktu nebo jsou součástí historie komunikace záznamu v aplikaci Outlook, klikněte pravým tlačítkem e-mailu, který chcete propojit se záznamem a potom klikněte na odkaz a sledovat. Informace o tom, jak automatické propojení e-mailové zprávy s záznamů najdete v tématu propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

Poznámka : Neexistuje žádný indikátor vám to říct, že e-mailové zprávy, události nebo úkolu je propojený se záznamem. Tlačítko propojit se záznamem v položce aplikace Outlook zobrazíte, pokud je propojený na položku a záznamy, které položka je propojena s.

Začátek stránky

Propojení se záznamem existujícího souboru aplikace Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher nebo Word

  1. V aplikaci Excel, PowerPoint, Publisher nebo Word otevřete soubor, který chcete propojit se záznamem.

  2. Klikněte na kartu Soubor.

  3. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom klikněte na tlačítko propojit se záznamem.

  4. V dialogovém okně propojit se záznamem aplikace Business Contact Manager v seznamu složek klikněte na typ záznamu, který chcete soubor propojit.

  5. V seznamu záznamů klikněte na záznam.

    Pokud chcete vytvořit odkaz na soubor více než jeden záznam, vyberte tyto záznamy.

Jak se dá vybrat víc záznamů?

Vyberte záznamy, které se vedle sebe, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznamy skupinu, kterou chcete přidat. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivých záznamů. Pokud chcete vybrat všechny záznamy, klikněte na jednu a stiskněte kombinaci kláves CTRL + A.

  1. Ve skupinovém rámečku Propojených záznamů klikněte na Propojit s.

    Záznamy, které jste vybrali jsou uvedené v poli Propojit s.

  2. Klikněte na OK.

    Další informace najdete v tématu propojení souboru se záznamem aplikace Business Contact Manager.

Začátek stránky

Prohlížení a úpravy položek historie komunikace

Můžete zobrazit a upravit položky historie komunikace na stránce Historie komunikace záznamu a ve složce Historie komunikace. Upravitelné položky zahrnují úkoly, události, obchodní poznámky a zápisy o telefonních hovorech. E-mailové zprávy, nejde upravovat.

  1. Udělejte něco z tohoto:

    Otevřete záznam

    1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z těchto složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

      • Správa kontaktů

      • Prodej

      • Řízení projektů. (Jen obchodní projekty)

        Proč není uvedená složka Marketing?

        Ve výchozím nastavení marketingové aktivity nemusíte stránku Historie. Položky historie komunikace nelze přidat do všech záznamu marketingové aktivity, protože nejsou spojeny s typem záznamu klienta nebo obchodního kontaktu.

    2. Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam.

    3. Poklikejte na záznam, který má položky historie komunikace, které si přejete zobrazit.

    4. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na možnost Historie.

      Jsou uvedené všechny položky historie komunikace, které jsou propojené se záznamem.

Otevřete složku Historie komunikace

  1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Business Contact Manager.

  2. Poklikejte na složku Obchodní záznamy rozbalte a klikněte na Historie komunikace.

    Poznámka : Položky historie komunikace, které jsou propojené s více než jeden záznam se zobrazí ve složce Historie komunikace více než jednou. Když odstraníte jednu kopii položky historie komunikace, které má mnoho kopie, ostatní kopie pořád propojené se záznamy. Názvy propojených záznamů jsou zobrazeny ve sloupci Propojeno ve složce Historie komunikace.

Můžete řadit nebo filtrovat seznam zobrazit položky, které chcete. Klikněte na kartu zobrazení a potom klikněte na uspořádání nebo filtr, který chcete. Informace o použití více Rozšířený filtr najdete v tématu filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

  1. Poklikejte na položku historie komunikace, které chcete upravit.

  2. Proveďte požadované změny a pak uložit.

Začátek stránky

Proč jsou některé položky historie komunikace uvedená víckrát

Položka může být uveden na stránce Historie a ve složce Historie komunikace více než jednou, případě, že je propojená s víc než jeden záznam.

Na stránce Historie záznamu klienta nebo obchodního kontaktu může být uveden položky víckrát pokud:

  • Položka je propojený se záznamem klienta a záznamy, které jsou propojené se záznamem klienta jsou také propojené na položku. Záznam obchodního dědí položky historie komunikace záznamů, které jsou propojené na něj.

  • Položka je propojena s záznamu obchodního kontaktu a příležitosti nebo obchodního projektu, který je propojený s obchodním kontaktem s odkazem na stejnou položku historie komunikace. Záznam obchodního kontaktu dědí historii komunikace z propojených příležitostí a obchodních projektů.

Složka Historie komunikace jsou uvedeny položky víckrát jenom v případě, že je propojená s víc než jeden záznam. Pokud položku je uvedená na stránce Historie záznamu klienta záznamu klienta dědí ho, protože dané položky nesouvisející přímo se záznamem klienta, není uvedený položky ve složce Historie komunikace jako propojený se záznamem klienta.

Po úpravě položky v záznamu na položku změní ve všech propojených záznamů.

Začátek stránky

Odstranění položky historie komunikace

Ne všechny odstraněných položek historie komunikace chovat stejným způsobem.

Při odstranění události, schůzky, e-mailové zprávy, úkol nebo soubor ze záznamu typu položka zůstane nedotčený v původním umístění. Můžete ho propojit s dalším záznamem kdykoli. Odstraněné události, schůzky, e-mailovou zprávu nebo úkolu se přesune do Složka Odstraněná pošta v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

Pokud byste odstranili události, schůzky, e-mailovou zprávu nebo úkolu z původního umístění, ale ne v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook, asi 4 znalostní bázi Knowledge Base položky zůstane v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook. Pokud otevřete události, schůzky, e-mailové zprávy, úkol nebo odstraněného z původního umístění souboru, zobrazí se ve formuláři činnosti. Informace najdete v tématu použití formuláře činnosti dále v tomto článku.

Pokud odstraníte obchodní poznámku, příležitost nebo zápis o telefonním hovoru ze záznamu typu –, dokud není položka propojili s dalším záznamem – skutečná obchodní poznámku, příležitost nebo zápis o telefonním hovoru se přesune do složky Odstraněná pošta v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

Úplně odstranit položky historie komunikace od Business Contact Manager pro aplikaci Outlook, odstraňte ji z každý záznam, který položka je propojená s a vyprázdněte složku Odstraněná pošta.

Poznámka : Jenom vlastník databáze může vyprázdnit složku Odstraněná pošta v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

Další informace o odstranění záznamů najdete v tématu Odstranění aplikace Business Contact Manager záznamů.

  1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Business Contact Manager.

  2. Poklikejte na složku Obchodní záznamy rozbalte a klikněte na Historie komunikace.

  3. Klikněte na jednu nebo více kopií položky historie komunikace, které chcete odstranit.

    Jak se dá vybrat víc záznamů?

Vyberte záznamy, které se vedle sebe, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznamy skupinu, kterou chcete přidat. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivých záznamů. Pokud chcete vybrat všechny záznamy, klikněte na jednu a stiskněte kombinaci kláves CTRL + A.

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybrané položky a potom klikněte na Odstranit.

    Poznámka : V záznamu není tlačítko Odstranit, která je ve skupině Akce na pásu karet vzhledem k tomu, že odstraníte celý záznam, nejenom položky historie komunikace vybrané.

V následující tabulce jsou uvedeny položky historie komunikace, a jestli jsou uložené ve Business Contact Manager pro aplikaci Outlook. Pokud je položka uložena v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook pouze, se odstraní společně s propojený záznam klienta, obchodního kontaktu, příležitosti nebo obchodního projektu.

Typ položky historie komunikace

Uloží do
aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook?

Obchodní poznámka

Ano

Obchodní projekt

Ano

Úkol projektu

Ano

Příležitost

Ano

Zápis o telefonním hovoru

Ano

E-mailová zpráva

Ne

Událost

Ne

Úkol

Ne

Soubor

Ne

Poznámka : Po vyprázdnění složky Odstraněná pošta se trvale odstraní všechny položky ve složce. Ale pokud položka propojena s záznam existuje jinde jako soubor nebo Outlook událost, úkol nebo e-mailovou zprávu a pak můžou být propojené s jinými záznamy. Zápisy o telefonních hovorech a obchodní poznámky se zvláštní případy, protože budou není samostatně. Musí být propojené se záznamy klienta, obchodního kontaktu, příležitosti nebo obchodního projektu. Proto Jakmile se trvale odstraní záznamy, které jsou propojené s, nejde tyto položky obnovit. Další informace o obnovení odstraněných položek najdete v tématu Obnovení záznamu aplikace Business Contact Manager.

Začátek stránky

Řazení položek historie komunikace

Můžete řadit položky historie komunikace několika způsoby.

  1. Udělejte něco z tohoto:

    Řazení položek historie komunikace na stránce Historie záznamu

    1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z těchto složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

      • Správa kontaktů

      • Prodej

      • Řízení projektů. (Jen obchodní projekty)

        Proč není uvedená složka Marketing?

        Ve výchozím nastavení složka Marketing neobsahuje záznamů klienta nebo obchodního kontaktu. Položky historie komunikace nelze přidat do všech záznamu marketingové aktivity, protože nejsou spojeny s typem záznamu klienta nebo obchodního kontaktu.

    2. Klikněte na kartu obsahující záznam, který chcete.

    3. Poklikejte na záznam, který obsahuje položky historie komunikace, které si přejete zobrazit.

    4. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na možnost Historie.

    Řazení záznamů ve složce Historie komunikace

    1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Business Contact Manager.

    2. Poklikejte na složku Obchodní záznamy rozbalte a klikněte na Historie komunikace.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení.

  3. Ve skupině uspořádání na některou z dostupných možností:

    1. Podle typu nebo Typ

    2. Podle datum vytvoření

    3. Podle datum změny

    4. Tak, že poznámkové bloky pro školy

    5. Podle propojení

    6. Obrátit řazení

    7. Rozbalit/sbalit

      Seznam můžete seřadit také kliknutím na záhlaví sloupce.

Poznámka : Řazení se zachovají při záznam nebo složka Historie komunikace je otevřena. Zavřete záznam nebo složku, odebere se řazení.

Začátek stránky

Pomocí formuláře obchodní činnost

Pokud otevřete položku historie komunikace, třeba schůzky, e-mailové zprávy, úkol nebo souboru a na položku není k dispozici, otevře se ve formuláři činnosti. U původní položky historie komunikace nemusí být k dispozici buď protože odstranil z původního umístění, nebo jste již připojení k počítači, ve kterém je umístěn u původní položky.

Činnosti formulář obsahuje některé základní informace. Například pro e-mailové zprávy, obsahuje Předmět, Odkaz a první 4 kilobajtů (KB) zprávy. V souboru obsahuje název souboru, Odkaz a původního umístění souboru.

Poznámka : Nelze upravit pole, které obsahují informace ze u původní položky.

  • Předmět     Předmět nebo název u původní položky.

  • Odkaz na     Záznam, který byl propojen tuto položku.

  • Vytvoření nebo termín     Datum vytvoření u původní položky nebo termín.

  • Odeslání     Datum odeslání u původní položky (platí jenom pro schůzku nebo e-mailové zprávě).

  • Změněno     Datum poslední změny byly uloženy původní položky.

  • Poznámky     První 4 kilobajtů (KB) e-mailové zprávy, základní informace o schůzku nebo úkol nebo původního umístění souboru.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×