Seznámení se strukturou accessové databáze

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Když se seznámíte s tabulkami, formuláři, dotazy a dalšími objekty v databázi, usnadní vám to celou řadu úkolů, jako jsou zadávání dat do formuláře, přidávání nebo odebírání tabulek, hledání a nahrazování dat a spouštění dotazů.

Tento článek poskytuje základní přehled o struktuře databáze Microsoft Office Accessu. Access nabízí několik nástrojů, které můžete použít k prozkoumání struktury konkrétní databáze. Tento článek taky vysvětluje, jak, kdy a proč máte jednotlivé nástroje používat.

V tomto článku

Seznámit se se základy databáze Accessu

Zobrazit podrobnosti o objektech v databázi

Prozkoumat tabulku v návrhovém zobrazení

Zobrazit relace mezi tabulkami

Zjistit, jak objekty používají jiné objekty

Základy databáze Accessu

Databáze je kolekce informací, které se vztahují k určitému předmětu nebo účelu, jako je sledování objednávek zákazníků nebo evidence hudební sbírky. Pokud databáze není uložená na počítači nebo je na něm uložená jen částečně, můžete sledovat informace z celé řady zdrojů, které musíte koordinovat a organizovat.

Předpokládejme například, že telefonní čísla dodavatelů máte uložená na několika místech: v pořadači s telefonními čísly dodavatelů, v pořadači se složkami obsahujícími informace o produktech a v tabulce s objednávkami. Pokud se telefonní číslo dodavatele změní, budete asi muset tuto změnu udělat na všech třech místech. V dobře navržené databázi Accessu je ale telefonní číslo uložené jenom jednou, takže ho stačí aktualizovat na jediném místě. Když tedy aktualizujete telefonní číslo dodavatele, bude pak aktuální na jakémkoliv místě, kde ho v databázi použijete.

Soubory databáze aplikace Access

Pomocí Accessu můžete spravovat všechny informace v jednom souboru. V rámci souboru databáze Accessu můžete používat:

  • tabulky k ukládání dat,

  • dotazy k vyhledávání a načítání požadovaných informací,

  • formuláře k zobrazení, přidávání a aktualizaci dat v tabulce,

  • sestavy k analýze nebo tisku dat v určitém rozložení,

Data z tabulek použitá v dotazu, formuláři a sestavě

1. Data uložíte do jedné tabulky, kterou ale můžete zobrazovat na více místech. Při aktualizaci se data automaticky aktualizují na všech místech, kde se vyskytují.

2. Data můžete načítat pomocí dotazu.

3. K prohlížení nebo zadávání dat slouží formuláře.

4. K zobrazení nebo tisku dat můžete využít sestavu.

Všechny tyto položky – tabulky, dotazy, formuláře a sestavy – jsou databázové objekty.

Poznámka : Některé databáze Accessu obsahují propojení na tabulky, které jsou uložené v jiných databázích. Můžete třeba mít jednu databázi Accessu, která obsahuje jenom tabulky, a další databázi Accessu, která obsahuje propojení na tyto tabulky a dotazy, formuláře a sestavy založené na propojených tabulkách. Ve většině případů není důležité, jestli je tabulka propojená nebo skutečně uložená v databázi.

Tabulky a relace

Pro ukládání dat vytvořte jednu tabulku pro každý typ sledovaných informací. Mezi tyto typy by mohly patřit třeba informace o zákaznících, produktech a objednávkách. Pokud potřebujete spojit data z různých tabulek v dotazu, formuláři nebo sestavě, definujte relace mezi tabulkami.

Data uložená v tabulkách spojených na základě souvisejících polí

1. Informace o zákaznících, které kdysi byly v seznamu poštovních adres, jsou teď uložené v tabulce Zákazníci.

2. Informace o objednávkách, které kdysi byly v tabulkovém procesoru, jsou teď uložené v tabulce Objednávky.

3. V rámci tabulky jsou jednotlivé záznamy odlišené pomocí jedinečného identifikátoru, například ID zákazníka. Přidáním pole s jedinečným ID jedné tabulky do jiné tabulky a definováním relace může Access spojit záznamy v obou tabulkách a pak je společně zobrazovat ve formuláři, sestavě nebo dotazu.

Dotazy

Dotaz vám může pomoct najít a načíst data, která splňují zadané podmínky, a to i data z různých tabulek. Dotazem je taky možné aktualizovat nebo odstranit najednou více záznamů nebo s daty provádět předdefinované nebo vlastní výpočty.

Dotaz vracející výsledky z různých tabulek

1. Tabulka Zákazníci obsahuje informace o zákaznících.

2. Tabulka Objednávky obsahuje informace o zákaznických objednávkách.

3. Tento dotaz načítá ID objednávky a požadované datum z tabulky Objednávky a název společnosti a město z tabulky Zákazníci. Dotaz vrátí jenom objednávky, které byly požadované v dubnu, a jenom pro zákazníky z Londýna.

Formuláře

Pomocí formuláře můžete snadno zobrazit, zadat a změnit data po jednotlivých řádcích. Formulář můžete využít i pro další akce, například odeslání dat do jiné aplikace. Formuláře obvykle obsahují ovládací prvky, které jsou propojené se zdrojovými poli v tabulkách. Access při otevření formuláře načte data z jedné nebo více tabulek a zobrazí je v rozložení, které jste zvolili při vytvoření formuláře. Formulář můžete vytvořit pomocí některého z příkazů ve skupině Formuláře na pásu karet, pomocí Průvodce formulářem nebo samostatně v návrhovém zobrazení.

Formuláře mohou usnadnit prohlížení a zadávání dat.

1. V tabulce se zobrazuje hodně záznamů najednou. Když ale chcete zobrazit všechna data v jednom záznamu, budete se možná muset posunout vodorovným směrem. Při zobrazení tabulky taky nejde současně aktualizovat data z více tabulek.

2. Formulář se zaměřuje vždycky jenom na jeden záznam, může ale obsahovat pole z více tabulek. Může taky zobrazovat obrázky nebo jiné objekty.

3. Formulář může obsahovat tlačítko, které spustí tisk sestavy, otevře další objekty nebo jinak zautomatizujte úlohy.

Sestavy

Sestavu můžete použít k rychlé analýze dat nebo k jejich prezentaci určitým způsobem v tištěné nebo jiné podobě. Můžete třeba poslat kolegovi sestavu, ve které se seskupují data a počítají součty. Nebo můžete vytvořit sestavu s daty o adresách naformátovanými pro tisk adresních štítků.

Sestavy zobrazující naformátovaná nebo vypočítaná data

1. Použití sestavy k vytvoření adresních štítků

2. Použití sestavy k zobrazení celkových hodnot v grafu

3. Použití sestavy k zobrazení vypočítaných součtů

Teď tedy už znáte základní strukturu databází Accessu. V další části se naučíte, jak můžete pomocí integrovaných nástrojů prozkoumat konkrétní databázi Accessu.

Začátek stránky

Zobrazení podrobnostech o objektech v databázi

Jedním z nejlepších způsobů, jak získat informace o konkrétní databázi, je použít nástroj Dokumentace databáze. Tento nástroj umožňuje vytvořit sestavu obsahující podrobné informace o objektech v databázi. Napřed zvolíte, které objekty mají být podrobně podchycené v sestavě. Po spuštění nástroje Dokumentace databáze bude jeho sestava obsahovat všechna data o databázových objektech, které jste vybrali.

  1. Otevřete databázi, kterou chcete zdokumentovat.

  2. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Analyzovat na tlačítko Dokumentace databáze.

  3. V dialogovém okně Dokumentace klikněte na kartu představující typ databázových objektů, které chcete prozkoumat. Pokud chcete vytvořit sestavu o všech objektech v databázi, klikněte na kartu Všechny typy objektů.

  4. Vyberte jeden nebo více objektů uvedených na kartě. Všechny objekty na kartě můžete vybrat kliknutím na Vybrat vše.

  5. Klepněte na tlačítko OK.

    Dokumentace databáze vytvoří sestavu obsahující podrobná data pro všechny vybrané objekty a otevře její náhled. Pokud použijete nástroj Dokumentace databáze například pro formulář pro zadávání dat, vypíšou se v sestavě vytvořené tímto nástrojem vlastnosti formuláře jako celku, vlastnosti jednotlivých oddílů formuláře a vlastnosti všech tlačítek, popisků, textových polí a jiných ovládacích prvků formuláře a navíc všechny moduly kódu a uživatelská oprávnění přidružená k tomuto formuláři.

  6. Sestavu vytisknete tak, že na kartě Náhled kliknete ve skupině Tisk na Tisk.

Začátek stránky

Prozkoumání tabulky v návrhovém zobrazení

Po otevření tabulky v návrhovém zobrazení si můžete podrobně prohlédnout její strukturu. Můžete třeba zjistit nastavení datových typů pro jednotlivá pole, najít případné vstupní masky nebo se podívat, jestli se v tabulce používají nějaká vyhledávací pole – pole, která pomocí dotazů extrahují data z jiných tabulek. Tyto informace jsou užitečné, protože datové typy a vstupní masky můžou ovlivnit možnosti hledání dat a spouštění aktualizačních dotazů. Předpokládejme například, že chcete pomocí aktualizačního dotazu aktualizovat konkrétní pole v jedné tabulce zkopírováním dat z podobných polí v jiné tabulce. Dotaz nepůjde spustit, pokud nebudou souhlasit datové typy všech polí ve zdrojové a cílové tabulce.

  1. Otevřete databázi, kterou chcete analyzovat.

  2. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete prozkoumat, a v místní nabídce klikněte na Návrhové zobrazení.

  3. Podle potřeby si poznamenejte názvy jednotlivých polí tabulky a jejich přiřazené datové typy.

    Datový typ přiřazený k poli může omezovat velikost a typ dat, která můžou uživatelé do pole zadat. Uživatelé například můžou být omezení na 20 znaků v textovém poli a nemůžou zadat textová data do pole nastaveného na datový typ Číslo.

  4. Pokud chcete zjistit, jestli je nějaké pole vyhledávací, klikněte na kartu Vyhledávání v dolní části návrhové mřížky tabulky (v části Vlastnosti pole).

    Vyhledávací pole zobrazuje jednu sadu hodnot (jedno nebo víc polí, například jméno a příjmení), ale obvykle je v něm uložená jiná sada hodnot (jedno pole, například číselné ID). Ve vyhledávacím poli může být například uložené číslo ID zaměstnance (uložená hodnota), ale bude zobrazovat jméno zaměstnance (zobrazená hodnota). Při použití vyhledávacího pole ve výrazech nebo operacích hledání a nahrazení použijete uloženou hodnotu, ne zobrazenou. Seznámit se s uloženými a zobrazenými hodnotami vyhledávacího pole je nejlepší způsob, jak zajistit, aby vám výraz nebo operace hledání a nahrazení využívající vyhledávací pole fungovaly očekávaným způsobem.

    Následující obrázek znázorňuje typické vyhledávací pole. Pamatujte si, že nastavení, která se zobrazí ve vlastnosti Zdroj řádků, se můžou lišit.

    Použití tabulky nebo dotazu jako zdroje dat pro vyhledávací pole

    Vyhledávací pole zobrazené výše načítá data z jiné tabulky pomocí dotazu. Můžete taky narazit na jiný typ vyhledávacího pole, kterému se říká seznam hodnot a který používá pevně daný seznam voleb. Typický seznam hodnot je na dalším obrázku.

    Použití seznamu hodnot jako zdroje dat pro vyhledávací pole

    Seznamy hodnot ve výchozím nastavení používají datový typ Text.

    Nejlepší způsob, jak najít seznamy vyhledávací funkce a funkce hodnota je zobrazující kartu vyhledávání a potom klikněte na položky ve sloupci Datový typ pro jednotlivá pole v tabulce. Další informace o vytváření vyhledávacích polí a seznamů hodnot najdete v článku Vytvoření vyhledávacího pole.

Začátek stránky

Zobrazení relací mezi tabulkami

Pokud chcete zobrazit grafické znázornění tabulek v databázi, polí v jednotlivých tabulkách a relací mezi těmito tabulkami, použijte kartu objektu Relace. Karta objektu Relace poskytuje celkový přehled o struktuře tabulek a relací v databázi – což jsou důležité informace, když potřebujete vytvářet nebo měnit relace mezi tabulkami.

Poznámka : Pomocí karty objektu Relace můžete taky přidávat, měnit nebo odstraňovat relace.

  • Otevřete databázi, kterou chcete analyzovat.

  • Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Zobrazit či skrýt na tlačítko Vztahy.

Objeví se karta objektu Relace a na ní relace mezi všemi tabulkami v otevřené databázi.

Relace mezi dvěma tabulkami

Další informace o relacích najdete v tématu Průvodce relací mezi tabulkami.

Začátek stránky

Zjištění, jak objekty používají jiné objekty

Podokno Závislosti objektů ilustruje, jak databázové objekty, jako jsou tabulky, formuláře, dotazy a sestavy, spolupracují s jinými objekty nebo jsou na nich závislé.

Podokno Závislosti objektů vám může pomoct v tom, abyste se vyhnuli nechtěnému odstranění zdrojů záznamů. Předpokládejme například, že máte dotaz Čtvrtletní objednávky v databázi Prodej a dotaz už nepotřebujete. Před odstraněním dotazu byste měli zjistit, jestli dotaz nepoužívá jako zdroj dat některý z dalších objektů v databázi, jako jsou formuláře nebo sestavy. Pak můžete buď upravit závislé objekty tak, že z nich odeberete odkazy na dotaz, nebo můžete odstranit závislé objekty spolu s dotazem. Zobrazení úplného seznamu závislých objektů vám může ušetřit čas, protože nebudete muset ručně kontrolovat vlastnosti objektů, a pomůže vám minimalizovat chyby, protože se najdou všechny podrobnosti včetně takových, které by vám při ručním auditování mohly uniknout.

Pokud chcete změnit návrh databázového objektu, může být podokno Závislosti objektů užitečné taky tím, že vám ukáže, jak změna návrhu ovlivní další objekty. Podokno Závislosti objektů byste měli používat vždycky, když plánujete větší změny návrhu.

Použití podokna Závislosti objektů

  1. Otevřete databázi, kterou chcete prozkoumat.

  2. V navigačním podokně vyberte nebo otevřete tabulku, formulář, sestavu nebo dotaz.

  3. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Zobrazit či skrýt na položku Závislosti objektů.

  4. Pokud se zobrazí výzva, klikněte na OK, aby se informace o závislostech aktualizovaly.

    Objeví se podokno Závislosti objektů.

    Podokno Závislosti objektů

  5. Pokud chcete zobrazit seznam objektů, které používají objekt vybraný v kroku 2, klikněte v horní části podokna na přepínač Objekty závislé na mně. Pokud chcete zobrazit seznam objektů používaných vybraným objektem, klikněte na přepínač Objekty, na kterých závisím.

  6. Informace o závislostech můžete pro objekt zobrazit kliknutím na ikonu pro rozbalení (+) vedle daného objektu. Access zobrazí až čtyři úrovně závislostí pro objekt.

Při používání podokna Závislosti objektů mějte na paměti tyto věci:

  • Informace o závislostech jsou dostupné jenom v případě, že máte oprávnění k otevření objektu v návrhovém zobrazení.

  • Podokno nezobrazuje informace pro makra a moduly kódu.

  • Podokno funguje jenom pro tabulky, formuláře, sestavy a dotazy, kromě těchto typů dotazů:

    • Akční dotazy – dotazy, které vkládají, aktualizují nebo odstraňují data

    • Specifické dotazy SQL, včetně sjednocovacích, definičních a předávacích dotazů

    • Poddotazy

      Pokud Access zjistí vnořené dotazy, generují se informace o závislostech jenom pro dotaz na nejvyšší úrovni. Toto pravidlo platí taky pro zdrojové tabulky a dotazy podřízeného datového listu dotazu a pro vyhledávací pole.

  • Access generuje informace o závislostech prohledáním map názvů, které udržuje funkce Automatické opravy názvů. To je funkce, která automaticky opravuje běžné vedlejší účinky, které se vyskytují při přejmenování formulářů, sestav, tabulek, dotazů, polí nebo ovládacích prvků ve formulářích a sestavách. Pokud je sledování informací pro automatické opravy názvů zakázané, zobrazí se výzva, abyste ho před zobrazením informací o závislostech zapnuli.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×