Sešity aplikace Excel 2007 jako interaktivní sestavy a jejich sdílení

Poznámka : Tento článek odkazuje na ukázkový web SharePoint vytvořený společností Adventure Works, což je fiktivní výrobce jízdních kol a součástek a doplňků k jízdním kolům.

Každé čtvrtletí připravují obchodní a finanční oddělení společnosti Adventure Works finanční sestavy v aplikaci Microsoft Office Excel 2007. Aby měli uživatelé v každém okamžiku k dispozici správnou a aktuální verzí dat, jinými slovy s „tu pravou“ verzi dat, musí být soubory chráněny proti nežádoucím změnám.

Společnost Adventure Works zabezpečuje platnost a aktuálnost dat tím, že publikuje sešity aplikace Office Excel 2007 na serveru Microsoft Office SharePoint Server 2007 jako interaktivní sestavy. Tam mohou zaměstnanci údaje filtrovat, třídit nebo přepočítat, aniž by firma riskovala, že nežádoucím způsobem změní zdrojová data.

Chcete-li sdílet sešity aplikace Office Excel 2007 jako interaktivní sestavy, musí vaše organizace provozovat službu Excel Services. Jedná se o standardní komponentu serveru Office SharePoint Server 2007. Následující odstavce jsou věnovány službě Excel Services a popisují způsoby používání sestav na serveru Office SharePoint Server 2007.

Co je služba Excel Services?

Služba Excel Services sestává ze třech základních komponent:

  • Excel ServicesVýpočetní služba aplikace Excel, služba, která načítá sešity, spouští výpočty a aktualizuje data.

  • Microsoft Office Excel Web Access, webová část, která zobrazuje sešity a dovoluje s nimi pracovat.

  • Excel ServicesVýpočetní služba aplikace ExcelWebové služby aplikace Excel, nástroj pro vývojáře, kteří připravují uživatelské aplikace.

Předtím, než začnete službu Excel Services používat, musí ji správce nakonfigurovat.

Společnost Adventure Works využívá jako hostitele svých sestav službu Excel Services a web Centrum sestav. Následující časti pojednávají o tom, jakým způsobem se pomocí služby Excel ServicesVýpočetní služba aplikace ExcelWebové služby aplikace ExcelVýpočetní služba aplikace Excel, webové části Excel ServicesVýpočetní služba aplikace ExcelWebové služby aplikace ExcelVýpočetní služba aplikace ExcelOffice Excel Web Access a pomocí aplikace Office Excel 2007 ukládají sešity na web Centrum sestav a jak se sdílí jako interaktivní sestavy.

Vytváření sestav

Při vytváření sestav nejdříve připravíte sešit aplikace Excel, který potom publikujete pomocí služby Excel Services. Z publikovaného sešitu vygeneruje webová část Excel ServicesVýpočetní služba aplikace ExcelWebové služby aplikace ExcelVýpočetní služba aplikace ExcelOffice Excel Web Access verzi sestavy ve formátu HTML. Tento soubor si můžete prohlédnout v prohlížeči. Publikovat musíte celý sešit, ale pro uživatele můžete zviditelnit pouze některé jeho části jako jednotlivé listy či pojmenované oblasti dat. Pokud celý sešit ochráníte před neoprávněným přístupem a zveřejníte jen některé jeho části, zachováte důvěrnost dat a umožníte oprávněným uživatelům aktualizovat viditelná data, přepočítat je a interaktivně s nimi pracovat.

Můžete také definovat parametry, čili hodnoty buněk, které mohou uživatelé zadávat z prohlížeče. Uživatelé zadávají parametry například pří přípravě citlivostní analýzy.

Při práci pamatujte na to, že sešity publikované pomocí webové části Excel ServicesVýpočetní služba aplikace ExcelWebové služby aplikace ExcelVýpočetní služba aplikace ExcelOffice Excel Web Access mají pouze ty vlastnosti, které povolíte. Budou-li uživatelé potřebovat například filtrovat čísla nebo data, musíte při ukládání sešitu použít funkci Automatický filtr. Budou-li potřebovat filtrovat text, musíte rovněž použít filtr.

Zobrazení sešitů v prohlížeči

Jednou z největších výhod publikování sešitů jako interaktivních sestav je možnost zobrazit je v prohlížeči. Používáte-li webovou část Excel ServicesVýpočetní služba aplikace ExcelWebové služby aplikace ExcelVýpočetní služba aplikace ExcelOffice Excel Web Access, nepotřebujete místní kopii aplikace Office Excel 2007. Například obchodní oddělení společnosti Adventure Works má možnost kdykoliv zobrazit aktuální data o prodeji, aniž by muselo soubor rezervovat:

Aktuální informace o prodeji

Přestože data sešitu nemůžete ve webové části Excel ServicesVýpočetní služba aplikace ExcelWebové služby aplikace ExcelVýpočetní služba aplikace ExcelOffice Excel Web Access upravovat, můžete vykonávat jiné akce, jako jsou například následující:

  • Přepočítat data v sešitu

  • Aktualizovat data z externích zdrojů

  • Pohybovat se mezi sešity, pojmenovanými oblastmi a dalšími prvky v sešitu

  • Řadit a filtrovat data

  • Sbalit nebo rozbalit úrovně dat a používat filtry sestav v kontingenčních tabulkách

  • Výběrem dat z jiné webové části, například z webové části Filtr, získat různé výsledky nebo zobrazení.

  • Dočasně měnit hodnoty pro citlivostní analýzy a používat nástroje jako Hledání řešení nebo Řešitel.

Práce s daty v aplikaci Excel

Obchodní oddělení společnosti Adventure Works často potřebuje pracovat s propočty, které interaktivní sestava neposkytuje. V takovýchto případech mají zaměstnanci možnost otevřít sestavy přímo v aplikaci Office Excel 2007.

Otevřít v aplikaci Excel

Poznámka : Příkaz Otevřít v aplikaci Excel je přístupný pouze pokud máte odpovídající oprávnění. Není-li tento příkaz k dispozici, otevřete v aplikaci Office Excel 2007 snímek dat.

Po otevření sestavy mohou zaměstnanci používat všechny funkce, filtry a ostatní analytické nástroje, které aplikace Office Excel 2007 poskytuje. Takto otevřené sestavy obsahují hodnoty, vzorce a ostatní data z aktuálního zdrojového souboru. Znovu připomínáme, že uživatelé mohou otevřít sešity v aplikaci Office Excel 2007 bez rezervace a nemusí se obávat nežádoucí změny zdrojových dat.

Analýza dat pomocí snímků

Pouze někteří zaměstnanci společnosti Adventure Works mohou sestavu v aplikaci Office Excel 2007 otevřít přímo. Byl to záměr návrhu. Pokud nemáte oprávnění pro otevření sestav, můžete vytvořit snímky.

Otevřít snímek v aplikaci Excel

Snímek je omezená verze sešitu, která obsahuje pouze viditelné informace jako datové hodnoty nebo formátování textu. Data ve snímku nemůžete přepočítat, ale můžete používat jiné nástroje, jako jsou například filtry. Následující odstavce uvádí přehled prvků, které jsou při přípravě snímku zachovány, nebo naopak odstraněny.

Data ve snímku zachovaná

  • Veškeré formátování buněk, styly a motivy

  • Všechny buňky, sloupce, řádky a sešity, které jsou právě zobrazeny

  • Aktuální textové, číselné a datové hodnoty buněk a hodnoty vrácené vzorci a funkcemi

  • Tabulky, grafy, kontingenční tabulky a kontingenční grafy aplikace Excel

Data ve snímku nezachovaná

  • Osobní informace v sešitu, které pravděpodobně neznáte, jako jsou jména uživatelů nebo souhrn osobních informací ve vlastnostech dokumentu

  • Veškeré podmíněné formátování

  • Skryté buňky, řádky, sloupce a listy

  • Všechny vzorce a funkce sešitu aplikace Excel

  • Všechny interaktivní nástroje jako rozbalitelné nebo sbalitelné úrovně dat kontingenční tabulky, filtrování a řazení tabulek nebo sešitů a seskupení nebo zrušení seskupení dat přehledu

  • Všechna připojení k externím zdrojům dat a data v mezipaměti včetně webových hypertextových odkazů a možností publikování na webu

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×