Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci

Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci

Pomocí hromadné korespondence můžete vytvářet a posílat hromadnou korespondenci a vytvářet obálky a štítky. Seznam adresátů je zdrojem dat pro hromadnou korespondenci. Word vezme informace z vašeho seznamu adresátů a vloží ho do dokumentu hromadné korespondence.

Úprava seznamu adresátů

Pomocí hromadné korespondence můžete řadit a filtrovat data ve svém seznamu adresátů a vybrat jenom ty záznamy, které chcete.

  1. Pokud to bude potřeba, otevřete dokument hromadné korespondence.

  2. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na Upravit seznam příjemců.

    V rámci wordové hromadné korespondence na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na Upravit seznam příjemců.

    Tip : Pokud je příkaz Upravit seznam příjemců nedostupný, klikněte na Vybrat příjemce a připojte dokument k seznamu adresátů, který chcete použít.

  3. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zaškrtněte políčko vedle všech příjemců, jejichž záznam má být součástí hromadné korespondence.

    Na každém řádku zahrňte příjemce tak, že zaškrtnete políčko.

    Tip : Seskupení řádků nebo omezení zobrazení na určité řádky, seřazení nebo filtrování seznamu adresátů

Další možnosti

V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence jsou možnosti pro upřesnění seznamu příjemců. Dvě nejčastěji používané možnosti jsou seřazení a filtrování seznamu pro usnadnění vyhledávání jmen a adres. Podrobnosti najdete v části Seřazení seznamu příjemců nebo Filtrování seznamu příjemců dole.

Ve wordovém dokumentu hromadné korespondence vyberte Upravit příjemce a v dialogovém okně Hromadná korespondence v seznamu Upřesnit příjemce vyberte požadovanou možnost.

Seřazení seznamu příjemců

Seznam příjemců si můžete seřadit mnoha způsoby. Následující postup je jenom příklad toho, co všechno můžete při řazení záznamů dělat.

  1. V části Upřesnit seznam příjemců vyberte Seřadit a otevře se dialogové okno Filtrovat a seřadit.

  2. Na kartě Řazení záznamů vyberte šipku u rozevíracího seznamu Řazení záznamů, v seznamu adresátů aplikace Excel vyberte název sloupce, podle kterého chcete řadit, a jako pořadí řazení vyberte Vzestupně nebo Sestupně.

    V rámci wordové hromadné korespondence vyberte Upravit seznam příjemců a v tomto seznamu vyberte Seřadit.

  3. Volitelně vyberte šipku u rozevíracího seznamu Potom podle, vyberte název druhého sloupce, podle kterého chcete řadit, a potom jako pořadí vyberte Vzestupně nebo Sestupně.

  4. Pokud potřebujete přidat další název sloupce, podle kterého chcete řadit, můžete opakovat krok 3.

  5. Vyberte OK a podívejte se na výsledky řazení.

    Výsledky seřazení seznamu příjemců v rámci wordové hromadné korespondence

    Poznámka : Seznam příjemců je teď seřazený vzestupně podle abecedy.

Filtrování seznamu příjemců

Seznam svých adresátů můžete filtrovat, aby se zobrazili jenom ti, které chcete zahrnout do hromadné korespondence. Můžete si třeba vyfiltrovat záznamy jenom pro lidi z konkrétního města nebo skladové položky za konkrétní cenu.

V následujícím postupu definujete podmínky, které se použijí k filtrování seznamu adresátů. Filtrování používá jednoduchá kritéria (výrazy) založená na vašich volbách při vyhodnocování existence definovaných dat.

  1. V části Upřesnit seznam příjemců vyberte Filtrovat a otevře se dialogové okno Filtrovat a seřadit.

  2. Na kartě Výběr záznamů vyberte šipku rozevíracího seznamu Pole a v seznamu adresátů aplikace Excelvyberte název sloupce, který chcete použít jako filtr první úrovně.

    Poznámka : Karta Výběr záznamů je naformátovaná jako formulář se čtyřmi sloupci. Sloupce jsou (zleva doprava): podmínka, pole, relační operátor a kritéria pro shodu definovaná uživatelem.

  3. Klikněte na šipku dolů u rozevíracího seznamu Porovnání a vyberte Je rovno nebo jinou možnost porovnání.

  4. Do pole Porovnat zadejte data, kterým má odpovídat výběr v části Pole.

  5. Pokud chcete přidat filtr druhé úrovně, udělejte ve sloupci úplně vlevo toto:

    • Vyberte operátor A, aby bylo jisté, že jsou splněné obě podmínky filtru, a opakujte kroky 2 až 4.

      nebo

    • Vyberte operátor Nebo, aby bylo jisté, že je splněná jedna z podmínek filtru, a opakujte kroky 2 až 4.

    V rámci wordové hromadné korespondence vyberte Upravit seznam příjemců a v tomto seznamu vyberte Filtrovat.

  6. Podle potřeby zopakujte krok 5.

  7. Až skončíte, klikněte na OK a podívejte se na výsledky filtrovaných záznamů.

    Výsledky filtrování seznamu příjemců v rámci wordové hromadné korespondence

Vyhledání příjemce

Můžete prohledat seznam adresátů a najít konkrétního příjemce nebo skupinu příjemců, kteří sdílejí společný atribut, jako je příjmení, PSČ nebo číslo členství.

  1. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence vyberte v části Upřesnit seznam příjemcůNajít příjemce.

  2. V dialogovém okně Najít položku v poli Najít zadejte název atributu, který chcete v seznamu adresátů najít.

    Do dialogového okna Najít položku napište jméno pro vyhledání příjemce.

  3. V seznamu Oblast hledání udělejte něco z tohoto:

    • Přijměte výchozí možnost Všechna pole.

      nebo

    • Vyberte Toto pole a v rozevíracím seznamu vyberte název sloupce, který chcete vyhledat.

  4. Klikněte na Najít další.

    Poznámka : Pokud se najde shoda s hledanou položkou, položka se v seznamu adresátů zvýrazní. Znovu vyberte Najít další a pokud existuje další shoda, zvýrazní se i ta.

Viz taky

Podívejte se, jak posunout hromadnou korespondenci na vyšší úroveň: Toto bezplatné videoškolení vysvětluje možnosti řazení a filtrování slučovacích polí hromadné korespondence, přizpůsobení hromadné korespondence pomocí osobních zpráv a vkládání vlastních slučovacích polí.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×