Sdílení webů nebo dokumentů s lidmi mimo vaši organizaci

Pokud vaše organizace dělá práci, při které se musí sdílet dokumenty nebo přímo spolupracovat s dodavateli, klienty nebo zákazníky, doporučujeme pro sdílení obsahu s lidmi, kteří nejsou z vaší organizace a nemají licence pro vaše předplatné Microsoft Office 365, používat funkce pro externí sdílení SharePointu Online.

Můžete to udělat třemi způsoby:

Poznámka : S pozvánkou, kterou pošlete, bude mít k vašemu webu nebo dokumentu přístup po přihlášení jenom jeden člověk. Příjemce pozvánky se může rozhodnout, že ji nepoužije, ale přepošle ji jiné osobě, která pro přístup k webu nebo dokumentu použije svůj účet Microsoft nebo pracovní účet.

Poznámka :  Aby se daly sdílet weby nebo dokumenty, musí globální správce povolit externí sdílení a nastavit příslušná oprávnění. Další informace najdete v tématu Správa externích sdílení pro prostředí SharePointu Online.

Kdo je externí uživatel?

Externí uživatel je uživatel, který není z vaší organizace a který má přístup k vašim webům a dokumentům na SharePointu Online, ale nemá licenci pro vaše předplatné SharePointu Online nebo Microsoft Office 365. Externí uživatelé nejsou zaměstnanci, smluvní partneři ani zástupci vaší společnosti nebo jejích poboček.

Externí uživatelé získávají práva na používání jako zákazník SharePointu Online, který je zve ke spolupráci. To znamená, že když si organizace koupí plán E3 Enterprise a vytvoří web, který používá podnikové funkce, bude mít externí uživatel práva na používání a zobrazování podnikových funkcí v rámci webu, na který je pozvaný. I když můžou být externí uživatelé pozvaní jako členové rozšiřující projektový tým, kteří na webu dělají celou řadu akcí, nebudou mít stejné možnosti jako řádný, platící licencovaný člen v rámci organizace. Další informace najdete v tématu Správa externích sdílení pro prostředí SharePointu Online.

Sdílení webu

Když sdílíte web s externími uživateli, odešlete jim pozvánku, pomocí které se můžou uživatelé k webu přihlásit. Tuto pozvánku můžete poslat na jakoukoliv e-mailovou adresu. Pokud příjemci pozvání přijmou, můžou se přihlásit pomocí účtu Microsoft nebo pracovního nebo školního účtu. Při sdílení webu můžete vybrat typ oprávnění, která má konkrétní uživatel na webu mít.

Abyste mohli web sdílet s externími uživateli, musíte být vlastník webu nebo mít oprávnění Úplné řízení.

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu pracovní nebo školní účet.

  2. V levém horním rohu stránky vyberte ikonu spouštěče aplikací Ikona spouštěče aplikací Office 365 a vyberte dlaždici SharePoint (dřív dlaždice Weby) nebo v horní části stránky klikněte na SharePoint (dřív Weby).

  3. Přejděte na web, který chcete sdílet s externími uživateli.

  4. V pravém horním rohu obrazovky klikněte na Sdílet.

    Obrázek příkazu Sdílet v pravém horním rohu obrazovky

  5. V dialogovém okně Sdílet zadejte jména externích uživatelů, které chcete pozvat, třeba uzivatel@outlook.com nebo uzivatel@contoso.com.

    Poznámka : Příkazem Sdílet taky můžete povolit přístup k webu interním licencovaným uživatelům – stačí zadat jména těch, které chcete pozvat.

  6. Klikněte na položku Sdílet.

    Poznámka : Pokud se při zadání jména a e-mailové adresy zobrazí chybová zpráva o neznámém uživateli, web pravděpodobně nemá povolené externí uživatele. Zeptejte se správce, jestli je může povolit.

  7. Zadejte zprávu, která má být součástí pozvánky.

  8. Ve výchozím nastavení se e-mailová pozvánka posílá automaticky. Pokud chcete e-mailové pozvánky vypnout, klikněte na Zobrazit možnosti a zrušte zaškrtnutí políčka Poslat pozvánku e-mailem.

U všech pozvánek, které pošlete externím uživatelům, je standardní platnost 90 dní. Pokud pozvaná osoba pozvánku do 90 dní nepřijme, a vy i přesto chcete, aby k vašemu webu měla přístup, budete jí muset poslat novou pozvánku.

Když externí uživatelé dostanou pozvánky, můžou stisknutím tlačítka přejít na stránku, kde se přihlásí k vašemu webu SharePointu Online pomocí účtu Microsoft nebo pracovní nebo školní účet. Pokud uživatelé ještě nemají účet Microsoft, můžou si účet Microsoft zadarmo zaregistrovat.

Sdílení dokumentu odesláním nebo publikováním anonymního odkazu pro hosta

Můžete vytvořit anonymní odkaz pro hosta a pak ho nasdílet pomocí jakéhokoli média, které vám vyhovuje. Můžete ho třeba publikovat na stránce nějakého sociálního média nebo vložit do e-mailu. Můžete vytvořit odkaz pro hosta, který umožňuje oprávnění pro úpravy nebo jenom pro zobrazení.

Jestliže chcete sdílet nějaký dokument s externími uživateli, musíte mít oprávnění vlastníka webu nebo oprávnění k úplnému řízení. Kromě toho musí být v nastavení služeb Office 365 nebo Centru pro správu SharePointu Online funkce externího sdílení zapnutá (podle toho, jaký plán máte). Dále musí být externí sdílení zapnuté pro příslušnou kolekci webů (jen plány Enterprise).

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu pracovní nebo školní účet.

  2. V levém horním rohu stránky vyberte ikonu spouštěče aplikací Ikona spouštěče aplikací Office 365 a vyberte dlaždici SharePoint (dřív dlaždice Weby) nebo v horní části stránky klikněte na SharePoint (dřív Weby).

  3. Klikněte na tři tečky (...) vedle dokumentu a pak klikněte na Sdílet.

    Zahájení sdílení dokumentu v knihovně SharePointu

  4. V dialogovém okně Sdílet klikněte na Získat odkaz.

  5. Vyberte typ oprávnění, který chcete udělit: omezený odkaz, odkaz pro zobrazení nebo odkaz pro úpravy.
    Vytvoří se URL odkazu pro hosty.

  6. Vyberte adresu URL odkazu pro hosta a zkopírujte ji.
    Vytvoření a zkopírování anonymního odkazu pro hosta
    Teď ji můžete vložit do média podle svého výběru.

  • Pokud je dokument v knihovně týmového webu, můžou ostatní členové webu najít odkazy pro hosty v dialogu Sdílet a poslat je ostatním.

  • Pokud je soubor, který chcete sdílet, uložený v knihovně používající technologii IRM (Správa přístupových práv k informacím), nepůjde sdílet.

  • Anonymní odkazy pro hosta se dají přeposílat nebo sdílet s dalšími lidmi, kteří pak taky mohou zobrazit nebo upravit příslušný obsah bez přihlášeni. Nepoužívejte anonymní odkazy pro hosta u citlivého obsahu.

  • Lidé, kteří mají pozvání pro přístup k dokumentům pomocí anonymních odkazů pro hosta, budou mít možnost jenom prohlížet nebo číst soubory v příslušné aplikaci Office Online. Nebudou mít možnost soubory otvírat v odpovídající desktopové verzi aplikace Office.

  • Pokud je v nastavení služeb Office 365 nebo Centru pro správu SharePointu Online externí sdílení globálně vypnuté, přestanou všechny odkazy pro sdílení fungovat. Když se pak tato funkce znovu zapne, fungovat zase začnou. Pokud chcete odvolat přístup k určitému dokumentu, je taky možné deaktivovat jednotlivé odkazy, které jste už rozeslali. Viz Zakázání anonymních odkazů pro hosta.

  • Pokud budete sdílet excelové sešity, ve kterých jsou listy Power View, s lidmi mimo organizaci, nebudou si moct listy Power View v těchto sešitech zobrazit.

Umožnění uživatelům vytvářet odkazy pro hosta u dokumentů, které jste s nimi nasdíleli

Asi jste rádi, že se některé dokumenty dají sdílet s hodně lidmi a ve skutečnosti můžete lidem doporučit i jejich další sdílení. U takových dokumentů můžete lidem dovolit vytvoření anonymních odkazů pro hosta na dokumenty, které s nimi sdílíte.

Pro povolení této možnosti musíte mít oprávnění Úplné řízení.

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu pracovní nebo školní účet.

  2. V levém horním rohu stránky vyberte ikonu spouštěče aplikací Ikona spouštěče aplikací Office 365 a vyberte dlaždici SharePoint (dřív dlaždice Weby) nebo v horní části stránky klikněte na SharePoint (dřív Weby).

  3. Přejděte do knihovny, kde chcete lidem povolit vytváření odkazů pro hosta.

  4. Klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a pak na Nastavení webu.

  5. V části Uživatelé a oprávnění klikněte na Oprávnění webů.

  6. Klikněte na Nastavení žádostí o přístup.

    Poznámka : Pokud Nastavení žádostí o přístup nevidíte, klikněte na kartě Oprávnění na Spravovat nadřazený objekt a pak klikněte na Nastavení žádostí o přístup.

    Tlačítko Nastavení žádostí o přístup na kartě Oprávnění
  7. V dialogu Nastavení žádostí o přístup zaškrtněte políčko Povolit členům sdílení webu a jednotlivých souborů a složek.

  8. Můžete taky zaškrtnout políčko Povolit žádosti o přístup a přidat e-mailovou adresu, na kterou budou přicházet žádosti o přístup.

  9. Klikněte na OK.

Teď, když si jednotliví uživatelé vyberou dokumenty, které jste s nimi nasdíleli, a otevřou dialog Sdílet, můžou vytvořit odkaz pro hosta. Uvědomte si ale, že můžou vytvářet jenom odkazy pro hosta, které hostům umožňují upravovat dokumenty, jenom pokud jste jim udělili oprávnění pro úpravy při prvním nasdílení dokumentu. Pokud mají jenom oprávnění pro zobrazení, můžou vytvářet jenom odkazy pro hosta, které umožňují zobrazení.

Pokud chcete získat přehled nastavení žádostí o přístup, podívejte se na Video: Sdílení webu bez žádosti o přístup.

Sdílení dokumentu vyžadujícího přihlášení k vašemu webu

Jestliže chcete sdílet nějaký dokument s externími uživateli, musíte mít oprávnění vlastníka webu nebo oprávnění k úplnému řízení. Kromě toho musí být v nastavení služeb Office 365 nebo Centru pro správu SharePointu Online funkce externího sdílení zapnutá (podle toho, jaký plán máte). Dále musí být externí sdílení zapnuté pro příslušnou kolekci webů (jen plány Enterprise).

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu pracovní nebo školní účet.

  2. V levém horním rohu stránky vyberte ikonu spouštěče aplikací Ikona spouštěče aplikací Office 365 a vyberte dlaždici SharePoint (dřív dlaždice Weby) nebo v horní části stránky klikněte na SharePoint (dřív Weby).

  3. Přejděte k webu a dokumentu, který chcete sdílet.

  4. Klikněte na tři tečky (...) vedle dokumentu a pak klikněte na Sdílet.
    Zahájení sdílení dokumentu v knihovně SharePointu

  5. Klikněte na Pozvat ostatní, pokud tato možnost není vybraná, a zadejte e-mailové adresy osob, které chcete pozvat ke sdílení dokumentu. Příklad: uzivatel@outlook.com nebo uzivatel@gmail.com nebo externi_uzivatel@contoso.com.

  6. V rozevíracím seznamu vyberte úroveň oprávnění, kterou chcete těmto uživatelům udělit: Může upravit nebo Může zobrazit.

  7. Pokud chcete, zadejte zprávu, která se má zahrnout do e-mailu. Zpráva může obsahovat informace nebo pokyny k nasdílenému dokumentu.

  8. Klikněte na Zobrazit možnosti.

  9. Zaškrtněte políčko Vyžadovat přihlášení.

    U některých přizpůsobených webů se možnost Vyžadovat přihlášení nemusí zobrazovat. Pokud ji potřebujete, kontaktujte správce webu.

    Poznámka : Pokud se políčko Vyžadovat přihlášení nezobrazuje, bude e-mail obsahovat anonymní odkaz pro hosta na dokument. Anonymní odkazy se dají přeposílat nebo sdílet s ostatními. Ti pak můžou taky prohlížet nebo upravovat odkaz bez přihlášení.

  10. Klikněte na Poslat pozvánku e-mailem.

  11. Klikněte na položku Sdílet.

Poznámka : Přečtěte si o změnách sharepointové e-mailové adresy používané pro oznámení, abyste zabránili situaci, kdy e-maily chodí příjemcům do složky Nevyžádaná pošta.

Zobrazení uživatelů, kteří mají přístup k určitému webu nebo dokumentu

Příkazem Sdílet můžete taky rychle zobrazit seznam lidí, se kterými byl dokument nasdílený.

Udělejte jednu z těchto věcí:

  • Pokud se chcete podívat, kdo má k webu přístup, klikněte v pravém horním rohu stránky na Sdílet. V dialogovém okně Sdílet klikněte na odkaz Sdíleno s. Zobrazí se seznam osob, které mají k webu přístup.

  • Pokud se chcete podívat, kdo má k dokumentu, složce nebo sadě dokumentů přístup, klikněte na tři tečky (...) vedle dokumentu, klikněte na Sdílet a pak klikněte na Sdíleno s.

Odvolání přístupu uživatele k webu

Pokud byl web sdílený s nějakým externím uživatelem a vy chcete odvolat přístup tohoto uživatele k tomuto webu, můžete to udělat odebráním oprávnění tohoto jednotlivce pro tento web.

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu pracovní nebo školní účet.

  2. V levém horním rohu stránky vyberte ikonu spouštěče aplikací Ikona spouštěče aplikací Office 365 a vyberte dlaždici SharePoint (dřív dlaždice Weby) nebo v horní části stránky klikněte na SharePoint (dřív Weby).

  3. Přejděte na web, pro který chcete pozvánku odvolat.

  4. Klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a pak na Nastavení webu.

  5. V části Uživatelé a oprávnění klikněte na Osoby a skupiny.

  6. Vlevo na panelu Snadné spuštění vyberte skupinu, ze které chcete uživatele odebrat.

  7. Vyberte uživatele, které chcete odebrat, klikněte na Akce a pak klikněte na Odebrat uživatele ze skupiny.

    Panel Snadné spuštění se skupinami a otevřenou nabídkou Akcí, ze kterých je vybraná možnost Odebrat uživatele ze skupiny
  8. Klikněte na OK.

Zakázání anonymních odkazů pro hosty

Pokud chcete zjistit, jestli se dokument sdílí prostřednictvím odkazu pro hosty, můžete se u dokumentu podívat do nabídky vlastností.

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu pracovní nebo školní účet.

  2. V levém horním rohu stránky vyberte ikonu spouštěče aplikací Ikona spouštěče aplikací Office 365 a vyberte dlaždici SharePoint (dřív dlaždice Weby) nebo v horní části stránky klikněte na SharePoint (dřív Weby).

  3. Přejděte do knihovny s dokumentem, pro který chcete odebrat odkaz pro hosty.

  4. Klikněte na tři tečky (...) vedle dokumentu a pak klikněte na Sdílet.
    Zahájení sdílení dokumentu v knihovně SharePointu

  5. V dialogovém okně Sdílet klikněte na Získat odkaz.

  6. Klikněte na Odebrat. (Pokud volba Odebrat nejde použít, dokument je pravděpodobně nastavený tak, že ho můžou otevřít jenom uživatelé s uživatelským jménem a heslem.)

  7. Pokud se zobrazí dotaz, jestli chcete odkaz zakázat, klikněte na Zakázat odkaz.

    Dialogové okno s dotazem, jestli chcete zakázat odkaz pro hosty pro sdílený dokument, aby přestal fungovat.

  8. Klikněte na Zavřít.

Když se lidé, kteří nejsou z vaší organizace, pokusí o přístup k obsahu pomocí odkazu pro hosty, uvidí zprávu, že k němu nemají přístup.

Byly tyto informace užitečné?

Jak ji můžeme vylepšit?

Jak ji můžeme vylepšit?

Pokud si chcete chránit soukromí, nedávejte do zpětné vazby kontaktní informace. Ohodnoťte aplikaci zásady ochrany osobních údajů.

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.