Sdílení dat mezi aplikacemi Access 2010 a Outlook 2010

Microsoft Access 2010 poskytuje možnost sdílení kontaktních údajů s Microsoft Outlookem 2010 třemi způsoby:

  • Propojená tabulka:    Pro navázání spojení mezi databází Accessu 2010 a složkou Outlooku 2010 vytvořte v Accessu propojenou tabulku, která jako zdroj dat používá složku. Změny dat v Outlooku se projeví v Accessu.

    Důležité :  Pokud se data ve složce Outlooku aktualizují prostřednictvím propojené tabulky v Accessu, můžou nastat chyby. Než se pokusíte změnit data Outlooku prostřednictvím Accessu, obraťte se na správce e-mailu.

  • Import:    Pokud chcete používat data Outlooku v Accessu, když se následné změny v Outlooku neprojeví v Accessu, importujte data z Outlooku do Accessu.

  • Export:    Pokud chcete používat data z Accessu v Outlooku, když se následné změny dat provedené v Accessu nemusí projevit v Outlooku, exportujte data z Accessu do textového souboru a potom je naimportujte z textového souboru do Outlooku.

Access 2010 taky poskytuje způsob, jak shromažďovat data prostřednictvím e-mailových zpráv. Existují i šablony databáze, které pomáhají spravovat kontakty. Další informace o těchto možnostech najdete v části Další možnosti.

V tomto článku

Odkaz na složku Outlooku

Import dat kontaktů z Outlooku do Accessu

Export dat do textového souboru a jejich následný import do Outlooku

Krok 1: Export informací o kontaktu Accessu jako textového souboru

Krok 2: Import textového souboru do Outlooku

Další nápověda k mapování vlastních polí

Další možnosti

Odkaz na složku Outlooku

  1. Otevřete databázi, ve které chcete vytvořit odkaz na složku Outlooku.

Poznámka :  Můžete vytvořit propojenou tabulku ve webové databázi, ale tuto tabulku nemůžete použít k vytvoření objektů, které se dají používat ve webovém prohlížeči. Jestli chcete použít propojené tabulky ve webové databázi, musíte nejdřív otevřít databázi pomocí Accessu.

  1. Na kartě External Data (Externí data) klikněte ve skupině Export na tlačítko More (Další) a pak klikněte na položku Outlook Folder (Složka Outlooku).

Otevře se dialogové okno Get External Data (Načíst externí data).

  1. Zvolte možnost Vytvořit odkaz na zdroj dat vytvořením propojené tabulky a klepněte na tlačítko OK.

  2. Vyberte složku aplikace Outlook, se kterou se chcete propojit, a potom klikněte na More.

  3. Na další obrazovce zadejte název propojené tabulky (nebo přijměte výchozí název) v poli Linked Table Name (Název propojené tabulky). Z důvodu zlepšení zabezpečení zrušte zaškrtnutí políčka I would like the wizard to store my MAPI profile name with my linked table (Chci, aby průvodce uložil můj název profilu MAPI s propojenou tabulkou).

  4. Klikněte na Finish (Dokončit) pro vytvoření propojené tabulky.

Začátek stránky

Import dat kontaktů z Outlooku do Accessu

  1. Otevřete databázi, do které chcete importovat data kontaktů Outlooku.

  2. Na kartě External Data klikněte ve skupině Export na tlačítko More a pak klikněte na položku Outlook Folder.

Otevře se dialogové okno Get External Data.

  1. Klikněte na přepínač Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi a poté na tlačítko OK.

  2. Vyberte složku Oulooku s daty, která chcete importovat, a potom klikněte na tlačítko Next.

  3. Na další obrazovce zobrazí Access pole, která obsahuje složka Outlooku, a možnosti importu pro jednotlivé složky. Udělejte požadovaný výběr a klikněte na Next.

Pro každé pole jsou následující možnosti:

  • Field Name (Název pole): Název, který Access používá pro pole, můžete změnit tak, že do pole zadáte požadovaný název.

  • Data Type (Datový typ): Access přiřadí datový typ každému poli, ale můžete zadat jiný datový typ tak, že ho vyberete z tohoto seznamu.

  • Indexed (Indexované): Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete vytvořit index pro pole v Accessu. Index urychlí čtení, ale zpomaluje aktualizaci. Vytvořte index, pokud očekáváte, že se data budou častěji číst než měnit.

  • Do not import field (Neimportovat pole): Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete vyloučit pole z operace importu.

  • Na další obrazovce Access nabídne vytvoření pole k použití pro primární klíč, nabídne vám možnost výběru pole k použití nebo nevytváření primárního klíče. Primární klíč usnadňuje vytváření relací mezi tabulkami a taky obsahuje index. To usnadňuje rychlejší čtení a pomalejší aktualizaci dat. Všechny hodnoty v poli s primárním klíčem musí být jedinečné.

    • Pokud nechcete zvolit pole, které má Access používat pro primární klíč a nejste si jistí, jestli budete vytvářet relace pomocí importované tabulky, klikněte na Let Access add primary key (Nechat Access přidat primární klíč).

    • Pokud existuje pole, které importujete a chcete použít jako primární klíč, klikněte na Choose my own primary key (Zvolit můj vlastní primární klíč) a vyberte pole pomocí pole se seznamem.

    • Pokud si jste jistí, že nebudete pomocí importované tabulky vytvářet relace, klikněte na No primary key (Bez primárního klíče).

  • Na poslední obrazovce zadejte název importované tabulky (nebo přijměte výchozí název) tak, že ho zadáte do pole Import to Table (Importovat do tabulky).

Začátek stránky

Export dat do textového souboru a jejich následný import do Outlooku

Krok 1: Export informací o kontaktu Accessu jako textového souboru

  1. V navigačním podokně Accessu klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku nebo dotaz s kontaktními informacemi, které chcete exportovat, přejděte na příkaz Export a potom klikněte na textový soubor.

  2. V dialogovém okně Export - Text File (Exportovat – textový soubor) si poznamenejte název souboru a umístění navrhované Accessem. Klikněte na OK pro přijetí výchozích hodnot nebo klikněte na Procházet pro výběr jiného umístění souboru a klikněte na OK. V okně Specify export options (Určit možnosti exportu) nezaškrtávejte žádná políčka.

  3. V dialogovém okně Export Text Wizard (Průvodce exportováním textu) se ujistěte, že je vybraná možnost Delimited (Oddělené) a klikněte na Next (Další).

  4. Na další stránce průvodce vyberte Tab Delimiter (Oddělovač karet) a zaškrtněte políčko Include Field Names on First Row (Zahrnout názvy polí na první řádek).

  5. Na další stránce průvodce klikněte na Finish (Dokončit).

  6. Klikněte na Close (Zavřít) bez uložení kroků exportu a pak ukončete Access.

V následujícím postupu se textový soubor naimportuje do Outlooku. Než budete pokračovat, rozhodněte se, do které složky Outlooku budete importovat kontakty. Spousta uživatelů Outlooku má jenom jednu složku Kontakty. Ale pokud chcete importovat kontakty do nové složky Outlooku, musíte vytvořit tuto složku před zahájením tohoto postupu. Informace o tom, jak vytvořit složku Outlooku, najdete v článku Vytvoření složky.

Krok 2: Import textového souboru do Outlooku

  1. V Outlooku 2010 klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na Otevřít a potom na Importovat.

  3. V dialogovém okně Průvodce importem a exportem klikněte na Importovat z jiného programu nebo souboru a pak klikněte na Další.

  4. Vyberte Hodnoty oddělené tabulátory (Windows) a pak klikněte na Další.

  5. V dialogovém okně Importovat soubor klikněte na Procházet, klikněte na soubor .txt, který jste vytvořili v předchozím postupu, a klikněte na OK.

  6. Pokud cílová složka v Outlooku už obsahuje kontakty, některé z kontaktů, které importujete, můžou být duplicitní. V části Možnosti zvolte, jak se duplicity zpracovávají.

    • Pokud jsou importované kontakty kompletnější nebo aktuálnější než kontakty ve složce Outlook, klikněte na Duplicitní položky přepsat importovanými.

    • Pokud si nejste jistí, které kontakty jsou kompletnější nebo aktuálnější a chcete importovat všechny kontakty v textovém souboru bez ohledu na to, jestli existují duplicity, klikněte na Umožnit vytváření zdvojených položek. Po dokončení importu můžete zkontrolovat kontakty v Outlooku a odstranit ty, které si nechcete ponechat.

    • Pokud se domníváte, že kontakty v Outlooku jsou kompletnější a aktuálnější, klikněte na Neimportovat duplicitní položky.

  7. Klikněte na Další.

  8. V seznamu složek klikněte na složku kontaktů, do které chcete informace o kontaktu importovat, a potom na tlačítko Další.

  9. Pokud chcete ověřit nebo změnit, jak budou kontaktní informace uložené ve složce Outlooku, klikněte na Mapovat vlastní pole. To je nepovinný ale doporučovaný krok, pokud chcete zajistit, že importovaná data budou přiřazená správným polím v Outlooku.

    Pokud tlačítko Mapovat vlastní pole není dostupné, zaškrtněte políčko vedle operace importu v části Budou provedeny následující akce.

    Další informace o mapování vlastních polí najdete v následující části.

  10. Klikněte na Dokončit.

Další nápověda k mapování vlastních polí

  1. V dialogovém okně Mapovat vlastní pole zkontrolujte výchozí mapování v seznamu Komu vpravo.

    Pokud chcete v seznamu Komu zobrazit další pole, klikněte vedle pole na znak plus (+). Když třeba chcete zobrazit pole Jméno a Příjmení, klikněte na znak plus (+) vedle pole Jméno.

  2. Pokud mapování pole vypadá správně, klikněte na Zrušit pro návrat do Průvodce importem souboru. Jinak změňte mapování pomocí některého z následujících kroků:

    • Pokud chcete namapovat pole v textovém souboru na pole v cílové složce Outlooku, přetáhněte ho ze seznamu vlevo (Od) do odpovídajícího pole vpravo (Do).

    • Pokud chcete odebrat pole z mapování, přetáhněte ho ze seznamu vpravo (Komu) do seznamu vlevo (Od).

    • Jestli chcete odebrat nastavení připojení, klikněte na tlačítko Vymazat připojení.

    • Původní připojení obnovíte kliknutím na tlačítko Výchozí připojení.

    • Pokud chcete zobrazit další záznamy v seznamu Od, klikněte na Předchozí nebo Další.

  3. Po namapování polí klikněte na OK.

Začátek stránky

Další možnosti

Shromažďování dat prostřednictvím e-mailu:

Šablony databáze:

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×