Sdílení dat aplikace Business Contact Manager s dalšími uživateli

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

S Business Contact Manager pro aplikaci Outlook 2010 vám i vašim kolegům sdílet obchodní data, které jsou důležité pro všechny. Informace v tématu Klient, Obchodní kontakt, Příležitost nebo Obchodní projekt záznamů jsou uložené v Databáze aplikace Business Contact Manager. Autor databáze je také Vlastník databáze, který můžete sdílet databázi.

Poznámka : Pro zvýšení úrovně zabezpečení jsou všechna data přenášená mezi Sdílená databáze a Místní databáze zašifrována.

Tento článek popisuje, jak sdílet a jak ukončit sdílení databáze aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

Co chcete udělat?

Spravovat přístup k databázi aplikace Business Contact Manager

Správa přístupu k databázi aplikace Business Contact Manager

Pokud jste vlastník databáze, můžete databázi sdílet a udělit přístup vybraným uživatelům, kteří už jsou uživatelé na počítači nebo kdo jsou součástí Doména. Můžete taky změnit uživatelé, kteří mají přístup k databázi.

Poznámka : Počítače uživatelů mohou být členy stejné pracovní skupiny. Ke sdílení databáze není vyžadována doména.

Uživatelé, kteří mají přístup k databázi můžete aktualizovat záznamy, vytvářet nové záznamy a přesouvat záznamy do složky Odstraněná pošta. Budou nelze trvale odstranit záznamy.

Tip : Pokud uživatel nemá přístup k vaší síti, ale potřebuje pracovat se soubory v historii komunikace u záznamů ve sdílené databází, namísto propojení souborů s historií komunikace tyto soubory připojte do oddílu Komentář. Uvědomte si, že maximální velikost databáze jsou 4 GB a připojené soubory velikost databáze zvětšují.

Jako vlastník databáze můžete provádět tyto akce:

  • určovat, zda budete či nebudete sdílet databázi s ostatními,

  • udělovat nebo zakazovat přístup k databázi jednotlivým uživatelům,

  • změnit uživatele, kteří mají přístup k databázi,

  • odstranit databázi,

  • zálohovat databázi,

  • obnovit dříve zálohovanou databázi,

  • trvale odstranit záznamy vyprázdněním složky Odstraněná pošta,

    Poznámka : Záznam, který se dosud nachází ve složce Odstraněná pošta, může obnovit kterýkoli uživatel.

  • kontrolovat chyby a opravit databázi.

Pokud jste Správce počítače, máte tyto možnosti:

  • přidat nové uživatele počítače,

  • získat přístup k libovolné sdílené databázi v tomto počítači, včetně databází vytvořených jinými uživateli.

Začátek stránky

Sdílení databáze

Chcete-li umožnit sdílení vaší databáze, proveďte tyto kroky v průvodci Spravovat sdílení:

Důležité : Připojení ke sdílené databázi, každý počítač musí běžet Business Contact Manager pro aplikaci Outlook 2010.

Krok 1: Povolení sdílení dat

Poznámka : Pokud v počítači běží systém Microsoft Windows XP Home, není možné sdílet databázi s jinými uživateli.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom na tlačítko Spravovat sdílení.

  3. V průvodci Spravovat sdílení klikněte na stránce Zahájit nebo ukončit sdílení obchodních dat na možnost Chci sdílet data.

  4. Chcete-li sdílet svou databázi se spolupracovníky, kteří používají jiné počítače, zaškrtněte políčko s uživateli, kteří pracují na jiných počítačích v mé síti.

    Průvodce Správa sdílení na stránce sdílené složky nebo ukončení sdílení vaše obchodní Data s můžu chcete sdílet s uživateli, kteří pracují na jiných počítačích v naší síti vybraná data.

  5. Klikněte na tlačítko Další.

Začátek stránky

Krok 2: Rozhodnutí o změně nastavení propojení a sledování e-mailových zpráv

Při propojování a sledování e-mailových zpráv a při následném rozhodování, zda bude databáze sdílena, je třeba vzít v úvahu aspekty ochrany osobních údajů a zabezpečení. Pokud jste jste jediným uživatelem a sdílíte databázi, abyste se k ní mohli připojit z jiného počítače, existuje méně rizik. Jestliže sdílíte data s více uživateli, sdílíte veškeré informace v databázi se všemi uživateli, kteří k ní mají přístup.

Jediný uživatel databáze připojující se k databázi z více počítačů

Pokud budete jediným uživatelem databáze, jsou požadavky na zabezpečení minimální – například udržet v tajnosti své heslo. Pro účely propojení a sledování e-mailových zpráv můžete povolit libovolnou e-mailovou adresu, protože zprávy nemůže vidět nikdo jiný.

Poznámka : Databázi aplikace Business Contact Manager je třeba také sdílet, chcete-li používat kopii databáze v offline režimu, například v přenosném počítači. Budete však stále jediným uživatelem databáze. Další informace o práci v offline režimu naleznete v tématu Práce offline s aplikací Business Contact Manager.

Více uživatelů databáze

Pokud budete sdílet databázi aplikace Business Contact Manager s jinými uživateli, máte několik možností, jak nastavit propojení a sledování e-mailových zpráv:

  • Změna nastavení před sdílením databáze     Pokud již používáte propojování záznamů v databázi s e-mailovými zprávami, můžete nastavení propojení a sledování změnit tak, aby zahrnovalo pouze zprávy, jež mají ostatní uživatelé uvidět, a také můžete z jednotlivých záznamů odstranit e-mailové zprávy, které se nemají ostatním uživatelům zobrazit. Každý uživatel databáze uvidí všechny e-mailové zprávy, které jsou propojeny s databází.

  • Zachování stávajících nastavení     Tato možnost znamená, že automaticky propojené zprávy uvidí každý uživatel, který má přístup k databázi.

  • Zrušení všech nastavení     Tato možnost znamená, že nové zprávy nebudou propojeny, ale všechny zprávy, jež byly propojeny před vymazáním nastavení, budou nadále dostupné všem uživatelům, kteří mají přístup k databázi.

Poznámka : Pomocí kterékoli z těchto možností můžete odebrat všechny existující e-mailové zprávy a položky historie komunikace, které nechcete spolupracovníkům zobrazíte před sdílením databáze. Další informace o odstraňování položek historie komunikace najdete v tématu sledování komunikace se zákazníky v aplikaci Business Contact Manager.

Změna nastavení e-mailové propojení a sledování
Pokud chcete změnit nastavení propojení e-mailu a sledovat, klikněte na tlačítko Storno zavřete průvodce Správa sdílení a potom otevřete dialogové okno Spravovat propojení a sledování. Další informace o propojení a sledování e-mailové zprávy a změna vašeho nastavení najdete v tématu propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

Zachování nebo zrušení nastavení propojení a sledování e-mailů

Správa sdílení Průvodce na stránce Nastavení sledování a propojení e-mailu s i chcete zachovat svůj aktuální propojení e-mailu a sledovat nastavení vybrané.

  1. V průvodci Spravovat sdílení proveďte na stránce Nastavení propojení a sledování e-mailů jednu z následujících akcí:

    • Pokud nechcete před sdílením databáze změnit nastavení, zaškrtněte políčko Chci zachovat aktuální nastavení propojení a sledování e-mailů.

    • Pokud nechcete od tohoto okamžiku nadále uchovat nastavení, zrušte zaškrtnutí políčka Chci zachovat aktuální nastavení propojení a sledování e-mailů.

      Důležité : Při sdílení databáze sdílet se všemi lidmi, kteří mají přístup k němu všechny informace v této databázi. Pokud jste nastavili automatické propojení a sledování e-mailových zpráv, jsou k dispozici všem uživatelům, kteří mají přístup do databáze všech stávajících, tak i budoucí e-mailové zprávy a další položky historie komunikace, které jsou propojené s klientů a obchodních kontaktů. Pokud nechcete sdílet existující e-mailové zprávy a položky historie komunikace, odeberte tyto položky před sdílením databáze. Další informace o odstraňování položek historie komunikace najdete v tématu sledování komunikace se zákazníky v aplikaci Business Contact Manager.

  2. Klikněte na tlačítko Další.

Začátek stránky

Krok 3: Výběr uživatelů databáze

Chcete-li sdílet databázi s jinými uživateli, je třeba, abyste vybrali uživatele, kteří se potřebují připojovat k databázi. Přístup můžete udělit uživatelům, kteří mají povolen přístup k počítači, i novým uživatelům.

Důležité : Připojení ke sdílené databázi, každý počítač musí běžet Business Contact Manager pro aplikaci Outlook 2010.

Přidání uživatelů s povoleným přístupem k počítači
  • V průvodci Spravovat sdílení zaškrtněte na stránce Vybrat uživatele políčka u jmen uživatelů, se kterými chcete svou databázi sdílet, a potom klikněte na tlačítko Další.

Přidání uživatele, který není uveden na stránce Vybrat uživatele

Poznámka : Přístup k databázi může udělit pouze její vlastník.

  1. Na stránce Vybrat uživatele klikněte na tlačítko Přidat nového uživatele.

  2. V dialogovém okně Přidat uživatele proveďte jednu z následujících akcí:

    • Počítač je součástí pracovní skupiny:   

      1. Do pole dočasné heslo zadejte Heslo, který jste si jisti, že uživatel dosud nepoužil.
        Toto dočasné heslo lze použít pouze jednou. Při prvním tomuto novému uživateli přístup k databázi aplikace Business Contact Manager je zadání zadejte toto dočasné heslo a zadejte aktuální síť nebo místní heslo. Od tohoto okamžiku síťové heslo uživatele uděluje přístup uživatelů k síti a k databázi.

        Poznámka : Dočasné heslo je nutné zadat pro každého uživatele. Každé používané heslo – ať dočasné nebo trvalé – musí vyhovovat standardům zabezpečení platícím v místní síti. Heslo nesmí být prázdné.

      2. Zadejte dočasné heslo ještě jednou do pole Potvrzení hesla.

      3. Chcete-li, aby měl nový uživatel Oprávnění přihlašovat se k vašemu počítači, odhlašovat se od něj a přistupovat k dalším souborům v počítači (včetně databáze), zaškrtněte políčko Povolit tomuto uživateli přihlásit se k tomuto počítači.

    • Počítač je součástí domény:   

      1. Zadejte název Doména, jejímž je uživatel členem.

      2. Zadejte Uživatelské jméno uživatele, kterému chcete udělit přístup k vašemu počítači. Tento název musí být stejné uživatelské jméno (nebo ID přihlášení), že uživatel zadá při přihlašování k síti.
        – Nebo –
        klikněte na Procházet a vyhledejte uživatelské jméno a doménu.

  3. Klikněte na tlačítko Další.

    Tip : Záznamy lze přiřadit spolupracovníkům, kterým byl udělen přístup ke sdílené databázi. Chcete-li například přiřadit záznam Klient spolupracovníkovi, kterému byl udělen přístup k databázi, můžete jeho jméno vybrat ze seznamu Přiřazeno na stránce Obecné záznamu Klient.

Začátek stránky

Krok 4: Ověření, zda nastavení počítače umožní ostatním přístup k databázi

Místní databázi sdílet s ostatními uživateli, budete muset upravit nastavení v počítači povolit přístup. Doporučujeme povolíte Business Contact Manager pro aplikaci Outlook na toto nastavení změnit, ale můžete taky zrušte zaškrtnutí políčka vedle libovolného nastavení, které nechcete změnit.

Poznámky : 

  • Stránka Kontrola nastavení počítače pro sdílení databáze se zobrazí pouze v případě, pokud jste v prvním kroku průvodce Spravovat sdílení zaškrtli políčko s uživateli, kteří pracují na jiných počítačích v mé síti.

  • Tyto změny můžete povolit nebo sami provést jen v případě, že jste správcem a jste přihlášeni jako správce. Pokud nejste správcem, požádejte osobu, která je správcem počítače, aby se přihlásila jako správce a provedla změny za vás.

  1. V průvodci Správa sdílení na stránce Kontrola nastavení počítače pro sdílení databázechcete zkontrolovat, které změní se nastavení zaškrtněte políčko zobrazíte seznam všech nastavení této Business Contact Manager pro aplikaci Outlook změní.

  2. Klikněte na tlačítko Další.

  3. V seznamu Nastavení, které vyžaduje změny v poli Nastavení zkontrolujte seznam nastavení.

  4. Kliknutím na název položky zobrazíte vedle pole Nastavení další podrobnosti. Nechcete-li doporučenou změnu provést, zrušte zaškrtnutí políčka vedle daného nastavení.

  5. Až budete moci pokračovat, klikněte na tlačítko Další.

Začátek stránky

Krok 5: Dokončení poslední stránky průvodce a udělení přístupu k databázi

  1. V průvodci Spravovat sdílení na stránce Udělit přístup k databázi zkontrolujte v části Ke sdílené databázi budou mít nyní přístup následující uživatelé seznam uživatelů, kteří budou mít po dokončení průvodce přístup ke sdílené databázi.

  2. Můžete provést některou z následujících akcí:

    • Pokud se chcete vrátit a provádět změny, například přidávat nebo odebírat uživatele, klikněte na tlačítko Zpět.

    • Pokud chcete povolit všem uživatelům v seznamu získat přístup k databázi, klikněte na Dokončit.

    • Pokud nechcete svou databázi sdílet, klikněte na tlačítko Storno.

Začátek stránky

Krok 6: Sdělení názvu počítače a databáze všem uživatelům

Kde lze najít název počítače a databáze?   

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager.

  3. V části Spravovat databáze vedle položky Název databáze se zobrazuje název počítače a databáze (název_počítače\název_databáze).

  4. Uživatelé budou také potřebovat informace o připojení ke sdílené databázi.

Začátek stránky

Přidání nebo odebrání přístupu uživatele k databázi

Pokud již databázi sdílíte, můžete uživatelům udělit přístup k databázi, nebo jim udělený přístup odebrat.

Tip : Záznamy lze přiřadit spolupracovníkům, kterým byl udělen přístup ke sdílené databázi. Chcete-li například přiřadit záznam Klient spolupracovníkovi, kterému byl udělen přístup k databázi, můžete jeho jméno vybrat ze seznamu Přiřazeno na stránce Obecné záznamu Klient.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom na tlačítko Spravovat sdílení.

  3. V průvodci Správa sdílení na stránce Sdílení Your databáze aplikace Business Contact Manager klikněte na Další.
    Seznamu Uživatelé, kteří mají přístup k tomuto počítači jsou všichni uživatelé, kteří mají přístup ke sdílené databázi.

    Poznámka : Ve výchozím nastavení správce na tomto počítači se zobrazují v tomto seznamu, ale správců na Doména nejsou součástí, pokud je konkrétně přidat. Každý, kdo je správcem – bez ohledu na to, zda se má zobrazit přihlásil uživatelský účet v tomto seznamu – můžete získat přístup k všechna data. Informace o Správci najdete v tématu Jak poznám, jestli jsem správce?.

  4. Postupujte následovně:

    • Zaškrtněte políčka u jmen uživatelů, se kterými chcete sdílet svou databázi.

    • Zrušte zaškrtnutí políček u jmen uživatelů, jejichž přístup chcete odebrat.

    • Pokud chcete přidat uživatele, který není uvedený na stránce, klikněte na tlačítko Přidat nového uživatele a postupujte podle pokynů v Přidat uživatele, který není uvedený na stránce uživatelé vyberte dříve v tomto článku.

      Poznámka : Nového uživatele do tohoto seznamu můžete přidat pouze v případě, pokud jste vlastníkem databáze.

  5. Klikněte na tlačítko Další a dokončete průvodce.

  6. Sdělte název počítače a databáze všem uživatelům.

Začátek stránky

Ukončení sdílení databáze

Poznámka : Jestliže ukončíte sdílení databáze se spolupracovníky, k nimž jsou přiřazeny záznamy, bude pole Přiřazeno u těchto záznamů prázdné.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom na tlačítko Spravovat sdílení.

  3. V průvodci Spravovat sdílení klikněte na stránce Sdílení databáze aplikace Business Contact Manager na možnost Nechci sdílet data.

    Průvodce Správa sdílení na stránce sdílené složky nebo ukončení sdílení vaše obchodní Data s můžu nechcete sdílet vybraná data.

  4. Klikněte na tlačítko Další a dokončete průvodce.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×