Scénáře pro používání InfoPathu a služby InfoPath Forms Services

Tento článek popisuje scénáře, ve kterých mohou organizace k vylepšení obchodních procesů, jako jsou třeba náhrady výdajů nebo hlášení pojistných událostí, použít Microsoft Office InfoPath a službu InfoPath Forms Services.

Scénáře i společnosti popisované v tomto článku jsou fiktivní a slouží jenom pro ilustraci. Příklady toho, jak se InfoPath a služby InfoPath Forms Services používají v reálných obchodních prostředích, najdete ve skutečných případových studiích. Další informace o případových studiích získáte pomocí odkazů v části Viz také.

V tomto článku

Scénář 1: Vyúčtování výdajů

Scénář 2: Pojistné události

Scénář 3: Žádosti o licence

Scénář 4: Řízení zásob

Scénář 5: Průzkum trhu

Scénář 1: Vyúčtování výdajů

Část formuláře vyúčtování výdajů Společnost A. Datum je národním poskytovatelem počítačového vybavení a služeb v oblasti IT a prodává počítače, síťový hardware a smlouvy o poskytování služeb v oblasti IT.

Mnoho skupin společnosti A. Datum – včetně marketingu, prodeje a technické podpory – čerpá a vykazuje výdaje související s prací.

Odborníci na IT společnosti A. Datum chtějí používat InfoPath a službu InfoPath Forms Services ke zjednodušení procesu vykazování nákladů v rámci společnosti. Konkrétně chtějí předcházet chybám při zadávání dat a eliminovat potřebu administrativních zaměstnanců, kteří by data znovu zadávali z vyúčtování výdajů do jiné samostatné databáze. Společnost A. Datum chce svým zaměstnancům poskytnout i možnost zobrazovat stavy jejich vyúčtování online.

Před používáním InfoPathu

Přestože společnost A. Datum používala ke generování vyúčtování výdajů sešit Microsoft Office Excelu, zaměstnanci dál odesílali vyúčtování výdajů ručně. Zaměstnanec třeba zadal svoje výdaje do excelového sešitu a pak tento sešit vytiskl. Připojil kolovací seznam k vytištěnému výkazu a pak výkaz vnitropodnikovou poštou poslal nadřízenému.

Po schválení výkazu nadřízený zaškrtnul políčko vedle svého jména na kolovacím seznamu a odeslal výkaz vnitropodnikovou poštou na účetní oddělení. Pokud výkaz schválil vedoucí účetního oddělení, došlo k proplacení výdajů. V případě místních poboček mohly mezi odevzdáním výkazu zaměstnancem a proplacením výdajů uplynout týdny.

S použitím InfoPathu

Společnost A. Datum snížila v důsledku přechodu z procesu papírových výkazů na automatizovaný proces využívající InfoPath a InfoPath Forms Services množství času i peněz vynaložených na vyúčtování výdajů zaměstnanců. Zaměstnanci teď můžou své formuláře vyplnit online a elektronicky je odeslat svým nadřízeným. Nadřízení je po schválení můžou elektronicky přesměrovat na účetní oddělení, které je schválí a proplatí.

Mezi výhody přepnutí na systém založený na InfoPathu patří:

  • Online možnosti:    Zaměstnanci, kteří mají na svém počítači nainstalovanou aplikaci InfoPath, můžou tuto aplikaci používat k vyplnění a odeslání formuláře vyúčtování výdajů. Zaměstnanci, kteří tuto aplikaci na svém počítači nainstalovanou nemají, můžou vyúčtování výdajů vyplnit a odeslat pomocí webového prohlížeče.

  • Podpora offline režimu:    Pokud zaměstnanci vyplňují formulář vyúčtování výdajů v InfoPathu, můžou částečně vyplněné formuláře uložit do počítače, pracovat na nich offline a až se připojí, můžou vyplněné formuláře odeslat do firemní sítě. To je užitečné hlavně pro zaměstnance s přerušovaným nebo omezeným přístupem k síťovým prostředkům nebo k internetu, jedná se třeba o často cestující zaměstnance.

  • Větší přesnost:    Vzhledem k tomu, že šablona formuláře je navržená tak, aby zajistila integritu dat, vyskytuje se menší počet neplatných položek. Zaměstnanci třeba používají rozevírací seznam pro výběr ze standardizovaného seznamu kategorií výdajů a nemusí si kategorii výdajů pamatovat a zadávat do formuláře ručně.

  • Efektivita:    Zaměstnanci můžou zobrazit stav procesu schvalování, když se podívají na stránku na webu Microsoft Windows SharePoint Services.

Začátek stránky

Scénář 2: Pojistné události

Část formuláře deklarace identity pro pojištění Humongous Insurance je velká mezinárodní společnost, která prodává produkty pojištění vlastníkům lodí, automobilů a domů. Tyto produkty prodává zákazníkům i podnikovým klientům.

Počet zaměstnanců společnosti Humongous Insurance, z nichž velká část cestuje, přesahuje 10 000. Patří mezi ně prodejci, likvidátoři škod, právníci, zaměstnanci IT oddělení, personalisté a zaměstnanci finančního oddělení.

Humongous Insurance chce prostřednictvím aplikace InfoPath a služby InfoPath Forms Services umožnit zákazníkům, pojišťovacím agentům a partnerským podnikům používání online formulářů ke zpracování pojistných událostí.

Před používáním InfoPathu

Před přechodem na InfoPath a InfoPath Forms Services používali zaměstnanci Humongous Insurance ruční proces zpracování pojistných událostí s použitím papírových formulářů. Po rozhovoru se zákazníkem vyplnil agent formulář ručně a potom ho faxem poslal likvidátorovi. Když likvidátor informace zkontroloval, občas si je potřeboval s agentem telefonicky ověřit, což záleželo na kvalitě tisku faxu.

S použitím InfoPathu

Tím, že společnost Humongous Insurance upustila od papírových formulářů a přešla na InfoPath a InfoPath Forms Services, propojila zákazníky, agenty a likvidátory online.

Teď třeba může zákazník společnosti Humongous Insurance nahlásit pojistnou událost přes internet vyplněním formuláře s podporou prohlížeče. Zákazník teď může přejít na web společnosti Humongous Insurance, vytvořit si vlastní účet, přihlásit se a ohlásit nárok na pojistné plnění. Jakmile zákazník formulář odešle, obdrží ho likvidátor v e-mailové zprávě a kopie této e-mailové zprávy se pošle agentovi. V případě, že budou potřeba další informace, vrátí likvidátor formulář agentovi. Automatizovaný systém snížil náklady na proces, zkrátil dobu zpracování pojistných událostí a zvýšil celkovou spokojenost zákazníků.

Mezi výhody přepnutí na systém založený na InfoPathu patří:

  • Pohodlí:    Kromě telefonického ohlašování pojistných událostí mohou zákazníci využít formulářů na webu. Zákazníci tak mohou formuláře odesílat podle svých časových možností a nemusí se řídit standardní pracovní dobou.

  • Větší přesnost:    Vzhledem k tomu, že šablona formuláře je navržená tak, aby zajistila integritu dat, vyskytuje se menší počet neplatných položek. Zákazníci nebo agenti například používají rozevírací seznam, ze kterého vybírají standardní typy pojistných událostí, a nemusí typy událostí vyhledávat a ručně zadávat do formuláře.

  • Efektivita:    Použití integrovaného procesu schvalování navíc umožňuje agentovi nebo likvidátorovi rychle zjistit stav ostatních účastníků pracujících na dané události. Přestože zaměstnanci společnosti Humongous Insurance dříve používali jasně definovaný pracovní postup, jejich procesy byly založené na papírových formulářích. Agenti a likvidátoři proto nemohli rychle zjistit stav události a museli ho zjišťovat telefonicky. Agent teď třeba může zkontrolovat stav pracovního postupu na webu SharePoint, kde je formulář uložený, a může se podívat, jestli likvidátor dokončil proces schvalování.

Začátek stránky

Scénář 3: Žádosti o licence

Část formuláře povolení aplikace Oddělení stavební kontroly je agentura, která ve Springfieldu zaměstnává zhruba 100 lidí.

Tato agentura je zodpovědná za kontrolu žádostí o licence zaslaných žadateli a taky za schválení nebo zamítnutí těchto žádostí.

Oddělení stavební kontroly chce, aby žadatelé mohli žádosti o licence vyplňovat prostřednictvím webového prohlížeče, a proces udělování licencí se zjednodušil a urychlil.

Před používáním InfoPathu

Před přechodem na InfoPath a InfoPath Forms Services používalo Oddělení stavební kontroly proces papírových žádostí, který způsoboval nadbytečná data. Žadatelé vyplňovali papírové žádosti v kancelářích oddělení. Úředníci tyto ručně vyplněné formuláře posílali recepčnímu, který data zadával do databázového systému. Po zadání dat se výsledné položky porovnávaly s papírovými formuláři, aby se ověřila jejich přesnost. Pokud se zjistila neplatná nebo nesrozumitelná data, formulář se společně s druhým formulářem, který obsahoval pokyny pro opravení neplatných položek, zaslal poštou žadateli.

Jakmile žadatel poslal opravený formulář zpět, provedly se aktualizace položek v databázi a přesnost nových položek se ověřila vzhledem k původnímu a následujícímu formuláři. Proces schvalování se zahájil, jakmile byla data označena za platná. Během fáze schvalování inspektor na základě různých kritérií žádost buď schválil nebo zamítl. Po dokončení pracovního postupu schvalování bylo rozhodnutí žadateli zasláno poštou.

S použitím InfoPathu

Díky přechodu z procesu používajícího papírové žádosti na automatizovaný proces používající InfoPath a InfoPath Forms Services teď Oddělení stavební kontroly propojilo žadatele, úředníky a inspektory online.

Když třeba žadatel odešle žádost o licenci na webu Oddělení stavební kontroly, data formuláře se odešlou do databáze umístěné v síti Oddělení stavební kontroly. Jakmile se žádost odešle, na webu služby SharePoint se automaticky zobrazí nová žádost, ve které příslušný agent ověří úplnost informací a formulář žádosti digitálně podepíše, čímž potvrdí jeho přijetí.

Mezi výhody přepnutí na systém založený na InfoPathu patří:

  • Online možnosti:    Žadatelé už nemusí cestovat do kanceláře oddělení, aby mohli podat žádost o licenci. Své žádosti o licence teď posílají prostřednictvím webu. Vyplní formulář s podporou prohlížeče v prohlížeči, jako je třeba Firefox, Safari nebo Internet Explorer.

  • Větší přesnost:    Vzhledem k tomu, že šablona formuláře žádosti je navržená tak, aby zajistila integritu dat, vyskytuje se menší počet neplatných položek. Žadatelé například používají rozevírací seznam, ze kterého při výběru typu žádosti vybírají standardní kategorie, a nemusí typ žádosti vyhledávat a ručně zadávat do formuláře.

  • Lepší uživatelské prostředí:    Jakmile se data odešlou, na intranetovém webu Oddělení stavební kontroly se automaticky zobrazí nový formulář žádosti. Úředník po otevření formuláře vidí údaje týkající se společnosti žadatele a údaje žádosti o licenci.

Začátek stránky

Scénář 4: Řízení zásob

Část formuláře skladování zásob Wide World Importers je mezinárodní společnost se sídlem v Baltimoru. Společnost dováží textil, řemeslné výrobky a spotřební zboží zejména ze severní Afriky.

Společnost Wide World Importers nakupuje od více než 70 dodavatelů z 12 zemí. Vzhledem k tomu, že zásoby těchto dodavatelů se dynamicky mění a jsou sezónní, chce společnost Wide World Importers navrhnout šablony formulářů InfoPathu, které jí umožní snadno a efektivně zjišťovat informace o zásobách dodavatelů.

Před používáním InfoPathu

Před přechodem na InfoPath a InfoPath Forms Services používala společnost Wide World Importers proces papírových dotazníků, který způsoboval nadbytečná data. Nákupčí odesílali dotazníky zámořským dodavatelům prostřednictvím poštovní služby Global Express Guaranteed. Dodavatelé posílali vyplněné dotazníky poštou nebo faxem. Občas své odpovědi společnosti Wide World Importers sdělovali telefonicky. Ve výjimečných případech obchodníci přebírali odpovědi na dotazníky od dodavatelů osobně. Obecně je možné říct, že než společnost Wide World Importers získala finální výsledky z dotazníků, mohly uplynout celé měsíce.

Výsledkem prakticky každého výzkumu byly nadbytečné položky dat. Sekretářka společnosti Wide World Importers zadávala data z papírových dotazníků do databáze. Výsledné záznamy databáze se pak porovnávaly s papírovými formuláři, aby se ověřila jejich přesnost. V případě jakýchkoli neplatných nebo nesrozumitelných údajů se telefonovalo dodavateli. Pokud to nebylo možné, poslala se žádost o vysvětlení poštou nebo faxem. Jakmile společnost Wide World Importers obdržela správné informace, data se opravila.

S použitím InfoPathu

Společnost World Wide Importers teď neodesílá dotazníky poštou. Dodavatelé vyplní dotazníky na webu prostřednictvím formulářů v prohlížeči. Data, která dodavatelé zadají do formulářů, se okamžitě vyplní v databázi zásob. V důsledku přechodu na InfoPath a InfoPath Forms Services teď společnost Wide World Importers může využívat následujících výhod:

  • Online možnosti:    Systém založený na InfoPathu umožňuje dodavatelům vyplňovat dotazníky prostřednictvím webového prohlížeče. Dodavatelé už nemusí dotazníky posílat zpět nebo faxovat společnosti Wide World Importers.

  • Aktuálnost:    Předchozí systém založený na papírových formulářích generoval výrazná zpoždění mezi dobou, kdy dodavatelé formuláře vyplnili, a dobou, kdy se jejich odpovědi zadaly do databáze společnosti Wide World Importer. Odhady zásob proto byly často založené na zastaralých datech. Šablona formuláře s podporou prohlížeče aplikace InfoPath umožňuje, aby se data zadaná dodavateli okamžitě vyplnila v databázi zásob.

  • Větší přesnost:    Vzhledem k tomu, že šablona formuláře je navržená tak, aby zajistila integritu dat, vyskytuje se menší počet neplatných položek. Dodavatelé například používají rozevírací seznam, ze kterého při volbě typu produktu vybírají standardní kategorie, a nemusí typ produktu vyhledávat a ručně zadávat do formuláře.

Začátek stránky

Scénář 5: Průzkum trhu

Část formuláře výzkumu trhu Proseware, Inc. je softwarová společnost se sídlem v Kanadě vyvíjející produkty pro tisk a publikování.

Společnost Proseware, Inc. zahajuje cyklus vývoje dalšího vydání svého nejdůležitějšího produktu. Vývojový tým se rozhodl používat InfoPath a InfoPath Forms Services a slibuje si od tohoto kroku, že mu usnadní aktivity související s průzkumem trhu. Vývojový tým plánuje používat během schůzek se zákazníky šablonu formuláře pro shromažďování a záznam názorů zákazníků. Cílem tohoto formuláře je uchovávat přehled o veškerých interakcích se zákazníky, lépe tak pochopit jejich potřeby a zajistit, že takto získaná data půjdou snadno najít a znovu použít.

Šablona formuláře odešle data přímo do databáze a umožní tak zaměstnancům získat a analyzovat shromážděná data z mnoha různých schůzek. Společnost Proseware, Inc. chce kompletní formuláře uchovávat v knihovně na webu SharePoint.

Před používáním InfoPathu

Přestože členové vývojového týmu používali k pořizování poznámek týkajících se názorů zákazníků a partnerů Microsoft Office Word nebo Microsoft Office Excel, analýza a šíření dat často vedly k nadbytku dat. Členové týmu si psali poznámky volně a související informace byly rozházené v jednom nebo několika dokumentech. Když potom členové týmu chtěli tyto shromážděné informace začlenit do technických specifikací, trávili spoustu času prohledáváním nestandardních dokumentů, aby potřebné informace vůbec našli.

S použitím InfoPathu

Přechod na standardní proces shromažďování dat používající aplikaci InfoPath a službu InfoPath Forms Services umožňuje vývojovému týmu společnosti Proseware, Inc. zkrátit dobu a snížit objem peněz, které vynakládá na shromažďování, analýzu a vnitřní šíření dat.

Na schůzkách se stávajícími a potenciálními zákazníky teď členové vývojového týmu ke shromažďování dat o potřebách a nápadech zákazníků používají formulář aplikace InfoPath. K ukládání a sdílení formulářů tým používá knihovnu na webu SharePoint. V této knihovně můžou členové týmu vyplnit formuláře nových zákazníků, zkontrolovat data ve stávajících formulářích, exportovat data z vyplněných formulářů do aplikace Microsoft Office Excel 2003 nebo Microsoft Office Excel 2007, nebo sloučit data z několika formulářů do jednoho formuláře.

Mezi výhody přepnutí na systém založený na InfoPathu patří:

  • Konzistentní informace:    Šablona formuláře je navržená tak, aby pomohla zajistit konzistentní uspořádání a formát informací. Data, která se zobrazí v seznamech formulářů, pochází ze standardizovaných seznamů SharePointu a souborů XML. Třeba položky v seznamu Obor podnikání pochází přímo z předdefinovaného schématu XML, které společnost Proseware, Inc. používá ke standardizaci výměny obchodních dat mezi různými systémy.

  • Integrace s existujícími systémy:    Jakmile se formulář odešle, automaticky se uloží do knihovny na webu SharePoint. Data z každého formuláře se objeví i mimo formulář – ve sloupcích knihovny. Členové týmu tak můžou snadno vyhledat a seřadit data v knihovně, aniž by museli otevírat každý formulář zvlášť.

  • Různá zobrazení:    Formulář dat zákazníka zahrnuje zobrazení, která odpovídají různým potřebám, včetně samostatných zobrazení pro záznam zákaznických údajů, zjištění týmu, metodologii průzkumu a další zdroje. Formulář taky obsahuje zobrazení vyhrazené pro tisk, které přehledně sumarizuje data z ostatních zobrazení ve formátu vhodném pro tisk.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×