Propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

Sledovat e-mailové zprávy, které jste poslali lidem spojených s vaší firmou nebo které od nich přišly, může být obtížné. A když ztratíte o zprávách přehled, přijdete taky o prodejní příležitosti. Business Contact Manager pro aplikaci Outlook tento problém řeší tím, že vám umožní propojit e-mailové zprávy s obchodním záznamem a změní ho tak na virtuální složku doručené pošty.

Tento článek popisuje, jak propojit jednotlivé e-mailové zprávy se záznamy aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook a jak nastavit funkci Propojení a sledování e-mailů tak, aby automaticky propojovala zprávy se záznamy, a to včetně obchodních projektů.

Důležité :  Pokud používá vaši databázi více uživatelů, může propojené e-mailové zprávy vidět každý uživatel s přístupem k databázi.

V tomto článku

Propojení jednotlivých e-mailových zpráv se záznamy

Automatické propojení e-mailových zpráv se záznamy

Zákaz propojení a sledování e-mailů

Vysvětlení problémů s ochranou osobních údajů a zabezpečením propojení a sledování e-mailů ve sdílené databázi

Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu

Propojení e-mailových zpráv se záznamy

E-mailové zprávy můžete propojit se záznamy typu Klient, Obchodní kontakt a Obchodní projekt. A potom můžete pár kliknutími zobrazit zprávy, které jsou se záznamem propojené.

Když propojíte obchodní kontakty a obchodní projekty s klientem, můžete v historii komunikace záznamu klienta zobrazit e-mailové zprávy, které jsou propojené s jednotlivými obchodními kontakty a obchodními projekty.

Automatické propojení e-mailových zpráv se záznamy

Funkce Propojení a sledování e-mailů umožňuje automaticky propojit a sledovat e-mailové zprávy od klientů a obchodních kontaktů, číst staré zprávy a dokonce i kontrolovat zprávy, které jste jim poslali vy. E-mailové zprávy můžete taky automaticky propojit podle předmětů s obchodními projekty.

Začátek stránky

Propojení jednotlivých e-mailových zpráv se záznamy

E-mailové zprávy, které propojíte se záznamem typu Klient, Obchodní kontakt nebo Obchodní projekt, jsou uložené v Outlooku. Tyto e-mailové zprávy jsou taky uvedené v historii komunikace záznamu a ve složce Historie komunikace aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

Čtyři kilobajty zprávy jsou uložené v databázi aplikace Business Contact Manager, abyste měli přístup ke všem částem zprávy i po jejím odstranění z Outlooku. Pokud je původní zpráva větší než 4 KB a bude odstraněná z Outlooku, budete mít přístup jen k části této zprávy.

  1. V Outlooku klikněte na (nebo otevřete) e-mailovou zprávu, kterou chcete propojit se záznamem.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Obchodní na položku Propojit se záznamem.

  3. V dialogovém okně Propojení se záznamem aplikace Business Contact Manager klikněte v seznamu Typ položky na typ záznamu, který chcete najít.

    Poznámka :  Pokud zvolíte záznam typu Příležitost, bude e-mailová zpráva ve skutečnosti propojená s klientem nebo obchodním kontaktem záznamu příležitosti.

  4. V seznamu záznamů klikněte na záznam.

    Pokud chcete položku propojit s víc než jedním záznamem, vyberte tyto záznamy.

Jak lze vybrat více záznamů?

Jestliže chcete vybrat navzájem sousedící záznamy, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy. Chcete-li vybrat všechny záznamy, klikněte na jeden z nich a stiskněte kombinaci kláves CTRL+A.

  1. V části Propojené záznamy klikněte na Propojit s.

    Záznamy, které jste vybrali, jsou uvedené v poli Propojit s.

  2. Klikněte na tlačítko OK.

Zobrazení e-mailových zpráv, které jsou propojené se záznamem

Pokud chcete zobrazit e-mailové zprávy, které jsou propojené s určitým záznamem, otevřete záznam a potom klikněte na kartu Historie.

Zobrazí se e-mailové zprávy i všechny ostatní položky historie komunikace, které jsou se záznamem propojené.

Informace o ostatních položkách historie komunikace najdete v článku Sledování komunikace se zákazníky v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Automatické propojení e-mailových zpráv se záznamy

Od okamžiku, kdy funkci Propojení a sledování e-mailů povolíte, se všechny nové e-mailové zprávy odeslané na vybrané e-mailové adresy (nebo z těchto adres přijaté) automaticky propojí se záznamy.

Taky ale můžete vyhledat dřívější e-mailové zprávy a propojit je se záznamy.

Zprávy se zobrazí v historii komunikace záznamu, který obsahuje vybranou e-mailovou adresu.

Když se vytváří propojení z e-mailové zprávy a neexistuje žádný záznam aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook, který by odpovídal této e-mailové adrese, vytvoří funkce Propojení a sledování nový záznam typu Obchodní kontakt a propojí s ním e-mailovou zprávu.

Začátek stránky

Před propojením a sledováním

Dřív než funkci Propojení a sledování e-mailů povolíte, proveďte tyto kroky:

Zkontrolujte, jestli jste do záznamů aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook zadali e-mailové adresy.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z následujících složek a zobrazte příslušný pracovní prostor:

    • Správa kontaktů

    • Prodej

    • Řízení projektů

  2. Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam a poklikáním záznam otevřete.

  3. Ověřte, jestli je v poli E-mailová adresa uvedena e-mailová adresa.

Zkontrolujte, jestli je Outlook nastavený tak, aby ukládal odeslané zprávy do složky Odeslaná pošta.

Abyste mohli odchozí zprávy snadno propojit a sledovat, ukládejte je do složky Odeslaná pošta.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na tlačítko Možnosti.

  3. Klikněte na Pošta a pak se posuňte k oddílu Ukládání zpráv.

  4. Zkontrolujte, jestli je zaškrtnuté políčko u položky Kopie zpráv ukládat do složky Odeslaná pošta. Pokud chcete propojit a sledovat i zprávy předávané dál, ověřte, jestli je taky zaškrtnuté políčko Ukládat zprávy předané dál.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

Kvůli ochraně vašeho soukromí v případě, že sdílíte databázi aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook s jinými uživateli, se nepropojí a nesledují ty e-mailové zprávy, které jsou označené jako osobní, soukromé nebo důvěrné.

Začátek stránky

Nastavení propojení a sledování e-mailů

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom na tlačítko Spravovat propojení a sledování.

  3. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování zaškrtněte na kartě E-mail políčka u e-mailových adres, které chcete propojit a sledovat.

    Pokud některý záznam typu Klient nebo Obchodní kontakt obsahuje víc než jednu e-mailovou adresu, bude takový záznamu uvedený víc než jednou.

    Dialogové okno Spravovat propojení a sledování

  4. Zrušte zaškrtnutí políček u těch e-mailových adres, které nechcete propojit a sledovat.

  5. Klikněte na kartu Složky.

    Ve výchozím nastavení jsou vybrané všechny složky.

    Poznámka :  Pokud máte nastavená nějaká pravidla Outlooku pro směrování e-mailových zpráv do jiných složek, vyberte tyto složky na kartě Složky, aby se tyto zprávy propojovaly a sledovaly.

  6. Klikněte na tlačítko OK.

    Všechny budoucí e-mailové zprávy z vybraných položek, které byly odeslány na vybrané adresy nebo z nich přišly, budou automaticky sledované.

    Propojení a sledování můžete taky nastavit z e-mailové zprávy. Ve složce Doručená pošta klikněte na e-mailovou zprávu nebo ji otevřete. Na pásu karet klikněte ve skupině Obchodní na položku Propojit a sledovat. V dialogovém okně Propojit a sledovat vyberte e-mailové adresy a potom klikněte na tlačítko OK. Pokud neexistuje žádný záznam aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook, který by odpovídal e-mailové adrese, vytvoří se propojením e-mailové adresy záznam typu Obchodní kontakt.

Začátek stránky

Propojení dřívějších zpráv s klienty a obchodními kontakty

Pokud chcete propojit zprávy, které jste přijali před povolením funkce Propojení a sledování e-mailů, může Business Contact Manager pro aplikaci Outlook pro vás zprávy najít a propojit je s klienty a obchodními kontakty.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom na tlačítko Spravovat propojení a sledování.

  3. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování proveďte z následujících akcí ty, které jsou zapotřebí:

    • Zaškrtněte políčka u těch klientů nebo obchodních kontaktů, jejichž zprávy chcete najít a propojit.

    • Zrušte zaškrtnutí políček u těch klientů nebo obchodních kontaktů, jejichž dřívější zprávy nechcete propojit.

      Pokud některý záznam typu Klient nebo Obchodní kontakt obsahuje víc než jednu e-mailovou adresu, bude takový záznamu uvedený víc než jednou.

  4. Pokud chcete zadat, kde má Business Contact Manager pro aplikaci Outlook hledat dřívější zprávy, přejděte na kartu Složky a zaškrtněte políčka u názvů složek (nebo jejich zaškrtnutí zrušte).

  5. Klikněte na Vyhledat a propojit.

    Dialogové okno Spravovat propojení a sledování se zvýrazněným tlačítkem Vyhledat a propojit

  6. Pokud chcete vyloučit e-mailové zprávy starší než určité datum, zaškrtněte v dialogovém okně Propojit existující e-maily políčko Ignorovat e-maily před datem a klikněte na datum v kalendáři.

  7. Klikněte na tlačítko Spustit.

  8. Až vyhledávání a propojování skončí, klikněte na Zavřít.

  9. Pokud je třeba, změňte v dialogovém okně Spravovat propojení a sledování výběry pro budoucí e-mailové zprávy.

    Důležité :  Pokud v dialogovém okně Spravovat propojení a sledování kliknete na tlačítko OK, aniž byste změnili vybrané e-mailové adresy a složky, budou se budoucí e-mailové zprávy propojovat a sledovat na základě výběrů použitých pro vyhledání a propojení.

  10. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Propojení e-mailových zpráv s obchodními projekty podle předmětů

E-mailové zprávy můžete propojit se záznamy typu Obchodní projekt na základě jejich předmětu. Další informace o záznamech typu Obchodní projekt najdete v článku Práce s obchodními projekty v aplikaci Business Contact Manager.

Upozornění :  Pokud propojíte zprávy s obchodním projektem a potom chcete propojení a sledování vypnout, musíte to udělat pro každý jedinečný e-mailový předmět.

Další informace najdete dále v tomto článku v části Zákaz propojení a sledování e-mailů podle předmětů.

  1. Klikněte na (nebo otevřete) e-mailovou zprávu, kterou chcete propojit se záznamem typu Obchodní projekt.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Obchodní na položku Propojit a sledovat.

  3. V dialogovém okně Propojit a sledovat klikněte na kartu Předmět e-mailu.

    Dialogové okno Propojit a sledovat, karta Předmět e-mailu se zaškrtnutým políčkem u obchodního projektu

  4. Zaškrtněte políčko u názvu projektu, se kterým chcete e-mailovou zprávu propojit.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Zákaz propojení a sledování e-mailů

Pokud už nechcete, aby se e-mailové zprávy automaticky propojovaly se záznamy, můžete funkci Propojení a sledování e-mailů zakázat.

Zakázat propojení a sledování e-mailů můžete chtít v případě, že sdílíte databázi se spolupracovníky – protože můžou zobrazit všechny propojené e-mailové zprávy. Pokud chcete spolupracovníkům zabránit jenom v zobrazení zpráv, které už jsou propojené, přečtěte si dál v tomto článku část Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu.

Začátek stránky

Zákaz propojení a sledování e-mailů pro klienty a obchodní kontakty

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom na tlačítko Spravovat propojení a sledování.

  3. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování klikněte na kartách E-mail a Složky na tlačítko Vymazat vše a zrušte tak zaškrtnutí všech políček.

    Pokud chcete zakázat propojení a sledování jenom pro určité záznamy, zrušte zaškrtnutí příslušných políček.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

    Poznámka :  Když propojení a sledování e-mailů zakážete, zastaví se tím propojování všech budoucích e-mailových zpráv se záznamy. Pokud chcete odebrat e-mailové zprávy, které jsou aktuálně propojené se záznamy, musíte nejdřív zakázat propojení a sledování e-mailů a potom zprávy odstranit. Další informace najdete dále v tomto článku v části Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu.

Začátek stránky

Zákaz propojení a sledování e-mailů podle předmětů

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na položku Řízení projektů.

  2. Na kartě Obchodní projekty poklikejte na požadovaný projekt.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na tlačítko Historie.

  4. Klikněte pravým tlačítkem na e-mailovou zprávu s předmětem, pro který chcete zastavit propojování a sledování, a potom klikněte na Propojit a sledovat.

  5. Postupujte následovně:

    • Zákaz propojení a sledování e-mailů pro klienty a obchodní kontakty:    Pokud je třeba, klikněte na kartě E-mailová adresa na tlačítko Vymazat vše a zastavte tak propojování a sledování zpráv pro klienty a obchodní kontakty.

    • Zákaz propojení a sledování e-mailů pro obchodní projekty:    Klikněte na kartu Předmět e-mailu a potom klikněte na tlačítko Vymazat vše.

      Propojení a sledování e-mailů můžete zakázat jen pro ty obchodní projekty, klienty a obchodní kontakty, které jsou propojené s vybranou zprávou. Pokud chcete zakázat propojení a sledování pro obchodní projekty, musíte to udělat pro každý jedinečný e-mailový předmět.

  6. Klikněte na tlačítko OK.

    Poznámka :  Když propojení a sledování e-mailů zakážete, zastaví se tím propojování všech budoucích e-mailových zpráv se záznamy. Pokud chcete odebrat e-mailové zprávy, které jsou aktuálně propojené se záznamy, musíte nejdřív zakázat propojení a sledování e-mailů a potom zprávy odstranit. Další informace najdete dále v tomto článku v části Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu.

Začátek stránky

Vysvětlení problémů s ochranou osobních údajů a zabezpečením propojení a sledování e-mailů ve sdílené databázi

Když sdílíte databázi, sdílíte všechny informace v databázi s každým, kdo k ní má přístup. Pokud máte nastavené automatické propojování a sledování e-mailových zpráv, jsou všechny existující i budoucí e-mailové zprávy a jiné položky historie komunikace, které jsou propojené se záznamy, dostupné všem uživatelům s přístupem k databázi. Další informace o sdílení databáze najdete v článku Sdílení dat aplikace Business Contact Manager s jinými uživateli.

Pokud používá vaši databázi více uživatelů:    Každý uživatel s přístupem k databázi může zobrazit propojené zprávy a další položky historie komunikace.

  • Chcete-li zabránit spolupracovníkům v přístupu k propojeným e-mailovým zprávám, ale přitom chcete používat funkci Propojení a sledování e-mailů pro budoucí zprávy, postupujte tak, že před sdílením vaší databáze odstraníte existující zprávy ze záznamů. Další informace najdete dále v tomto článku v části Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu.

  • Nechcete-li, aby měli spolupracovníci přístup k budoucím e-mailovým zprávám, ale chcete, aby měli přístup k dřívějším zprávám, postupujte tak, že před sdílením databáze zakážete propojování a sledování. Další informace najdete výše v tomto článku v části Zákaz propojení a sledování e-mailů.

  • Chcete-li zabránit spolupracovníkům v přístupu ke všem existujícím i budoucím e-mailovým zprávám, které jsou propojené se záznamy, postupujte tak, že před sdílením vaší databáze zakážete propojování a sledování e-mailů a odstraníte e-mailové zprávy ze všech záznamů.

Pokud jste jedinou osobou, která používá vaši databázi, nebo pokud databázi sdílíte, abyste měli její kopii na přenosném počítači:    Požadavky na zabezpečení jsou minimální – například bezpečné uložení hesla. Můžete bez obav povolit propojování a sledování u libovolné e-mailové adresy, protože zprávy nikdo jiný neuvidí.

Poznámka :  Abyste mohli vytvořit kopii databázi aplikace Business Contact Manager pro použití v době, kdy budete mimo kancelář, musíte nejdříve databázi sdílet – i tak ale existuje jenom jeden uživatel databáze. Informace o vytvoření kopie databáze najdete v článku Sdílení dat aplikace Business Contact Manager s jinými uživateli.

Začátek stránky

Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu

E-mailová zpráva může být propojená s více než jedním záznamem. Když propojenou zprávu odeberete ze záznamu, bude odstraněna z historie komunikace pouze tohoto záznamu. Pokud je e-mailová zpráva propojená s jinými záznamy, její odstranění na ně nemá vliv. Když je e-mailová zpráva například propojená s potenciálním zákazníkem a nesouvisejícím klientem, tak při jejím odstraněním ze záznamu potenciálního zákazníka se tato zpráva neodstraní ze záznamu klienta.

Při odstranění e-mailové zprávy ze záznamu se tato zpráva neodstraní z Outlooku.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z následujících složek a zobrazte příslušný pracovní prostor:

    • Správa kontaktů

    • Prodej

    • Řízení projektů

  2. Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam a poklikáním záznam otevřete.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na tlačítko Historie.

    Zobrazí se e-mailové zprávy i všechny ostatní položky historie komunikace, které jsou se záznamem propojené.

    Pokud chcete, aby se na stránce Historie zobrazovaly jenom e-mailové zprávy, postupujte takto: Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení. Klikněte na tlačítko Typ položky a potom klikněte na E-maily.

  4. Vyberte e-mailové zprávy, které chcete odstranit.

    Chcete-li vybrat navzájem sousedící záznamy, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete odstranit. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy.

  5. Klikněte na tlačítko Odebrat.

Informace o odstraňování záznamů najdete v článku Odstranění záznamů aplikace Business Contact Manager.

Informace o tom, jak obnovit odstraněné položky, najdete v článku Obnovení záznamu v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Odstranění všech e-mailových zpráv ze záznamů

  1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Business Contact Manager.

  2. V části Obchodní záznamy klikněte na Historie komunikace.

  3. Kliknutím na záhlaví sloupce Typ položky seřadíte seznam podle typů položek.

  4. Vyberte všechny e-mailové zprávy, nebo jenom ty, které chcete odstranit.

    Chcete-li vybrat navzájem sousedící záznamy, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete odstranit. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy.

  5. Klikněte na vybrané e-mailové zprávy pravým tlačítkem a potom klikněte na příkaz Odstranit.

Informace o ostatních položkách historie komunikace najdete v článku Sledování komunikace se zákazníky v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×