Propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Zachování přehledu o e-mailových zpráv do a od osob, které jsou spojené s vaší firmě může být obtížné, a když ztratíte sledování zpráv, můžete ztratíte prodejních příležitostech příliš. Při řešení to, změní Business Contact Manager pro aplikaci Outlook firmy Záznam virtuální e-maily povolením propojení e-mailové zprávy.

Tento článek popisuje, jak propojit e-mailové zprávy Business Contact Manager pro aplikaci Outlook záznamy a jak nastavit e-mailové propojení a sledování automaticky propojit zprávy na záznamy, včetně obchodních projektů.

Důležité informace: Pokud existuje více uživatelů databáze, vidí všichni uživatelé s přístupem k databázi propojených e-mailové zprávy.

Co chcete udělat?

Propojení e-mailové zprávy se záznamy

Automatické propojení e-mailové zprávy se záznamy

Zakázání propojení a sledování e-mailů

Princip ochrany osobních údajů a zabezpečení problémů s e-mailové propojení a sledování ve sdílené databázi

Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu

Propojení e-mailové zprávy se záznamy

E-mailové zprávy můžete propojit Klient a Obchodní kontakt typů záznamů a obchodní projekty. A pak několika kliknutími můžete zobrazit zprávy, které jsou propojené se záznamem.

Když propojíte obchodní kontakty a obchodní projekty na účet, můžete taky zobrazit e-mailové zprávy, které jsou propojené s každý obchodního kontaktu nebo obchodního projektu v historii komunikace příslušného záznamu klienta.

Automatické propojení e-mailové zprávy se záznamy

E-mailové propojení a sledování funkce umožňuje automaticky propojení a sledování e-mailových zpráv z klientů a obchodních kontaktů, přečtěte si staré a i kontrolovat zprávy jste poslali na ně. Můžete taky automaticky propojit e-mailových zpráv pomocí vyměřené poplatky za jeho obchodní projekty.

Začátek stránky

Propojení e-mailové zprávy se záznamy

E-mailové zprávy, které můžete propojit se záznamem klienta, obchodního kontaktu nebo obchodního projektu, zůstane v Outlooku. E-mailové zprávy, najdete taky v historii komunikace příslušného záznamu a Složka Historie komunikaceBusiness Contact Manager pro aplikaci Outlook.

Čtyři KB zprávy je uložen v databázi aplikace Business Contact Manager tak, že máte přístup k část nebo celý zprávy, i když se odstraní z aplikace Outlook. Pokud původní zpráva byla větší než 4 KB, bude pouze máte přístup k části zprávy po odstranění z aplikace Outlook.

  1. V aplikaci Outlook klikněte na nebo otevřete e-mailové zprávy, který chcete propojit se záznamem.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině obchodní klikněte na propojit se záznamem.

  3. V dialogovém okně propojit se záznamem aplikace Business Contact Manager v seznamu Typ položky klikněte na typ záznamu, který chcete najít.

    Poznámka: Pokud se rozhodnete záznamem příležitosti, e-mailu skutečně propojený s klientem nebo obchodním kontaktem záznam příležitosti.

  4. V seznamu záznamů klikněte na záznam.

    Pokud chcete položku propojit s víc než jedním záznamem, vyberte tyto záznamy.

Jak se dá vybrat víc záznamů?

Sousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy SHIFT a kliknutím na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Nesousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy CTRL a kliknutím na jednotlivé záznamy. Všechny záznamy vyberete tak, že kliknete na jeden z nich a stisknete kombinaci kláves CTRL+A.

  1. Ve skupinovém rámečku Propojených záznamů klikněte na Propojit s.

    Záznamy, které jste vybrali jsou uvedené v poli Propojit s.

  2. Klikněte na OK.

Zobrazení e-mailové zprávy, které jsou propojené s záznamu

E-mailové zprávy, které jsou propojené se záznamem zobrazíte otevřete záznam a potom klikněte na kartu Historie.

Jsou uvedeny e-mailové zprávy, stejně jako jakékoli jiné položky historie komunikace, které jsou propojené se záznamem.

Informace o dalších položek historie komunikace najdete v tématu sledování komunikace se zákazníky v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Automatické propojení e-mailové zprávy se záznamy

Od okamžiku povolíte Propojení a sledování e-mailů jsou všechny nové e-mailových zpráv z vybraných e-mailové adresy nebo automaticky propojené se záznamy.

Můžete taky hledat minulých e-mailové zprávy a propojit záznamy, příliš.

Zprávy se zobrazují v historii komunikace záznamu, který obsahuje vybraný e-mailovou adresu.

Pokud propojíte s e-mailové zprávy a nebyl nalezen žádný existující záznam Business Contact Manager pro aplikaci Outlook odpovídajících e-mailovou adresu, propojení a sledování funkce vytvoří nový záznam obchodního kontaktu a propojení e-mailové zprávy do ní.

Začátek stránky

Před propojení a sledování

Dříve než povolíte propojení e-mailu a sledování, postupujte takto:

Potvrďte, že jste zadali e-mailových adres do svých záznamů Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z těchto složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

    • Správa kontaktů

    • Prodej

    • Řízení projektů

  2. Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam a potom poklikejte na záznam a otevřete ho.

  3. Zkontrolujte, jestli je uvedená e-mailovou adresu do pole e-mailovou adresu.

Zkontrolujte, jestli máte Outlook až ukládat odeslané zprávy do složky Odeslaná pošta.

Snadno propojení a sledování odchozích zpráv, uložte odeslané zprávy do složky Odeslaná pošta.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na Možnosti.

  3. Klikněte na položku Pošta a potom přejděte k části Ukládání zpráv.

  4. Ověřte, že je zaškrtnuté políčko ukládat kopie zpráv do složky Odeslaná pošta. Pokud chcete také propojení a sledování přeposlaných zpráv, zkontrolujte, zda zaškrtněte políčko ukládat zprávy předané dál vybrán, příliš.

  5. Klikněte na OK.

Pro ochranu soukromí, pokud Business Contact Manager pro aplikaci Outlook databázi sdílíte s jinými uživateli, e-mailových zpráv nejsou označené osobní, soukromé nebo důvěrné propojené a sledovat.

Začátek stránky

Nastavení e-mailové propojení a sledování

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom klikněte na tlačítko Spravovat propojení a sledování.

  3. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování na kartě E-mail vyberte zaškrtněte políčka u e-mailové adresy, které chcete vytvořit propojení a sledování.

    Pokud záznam obsahuje víc než jeden e-mailovou adresu, se zobrazí víc než jednou záznamu klienta nebo obchodního kontaktu.

    Správa propojení a sledování dialogovým oknem.

  4. Zrušte zaškrtnutí políček u všech e-mailové adresy, které nechcete propojení a sledování.

  5. Klikněte na kartu složky.

    Ve výchozím nastavení jsou vybrány všechny složky.

    Poznámka: Pokud máte všechny pravidel aplikace Outlook nastavit tak, aby směrování e-mailových zpráv do různých složek, zkontrolujte, že kliknete na těchto složek na kartě složky k propojení a sledování zpráv.

  6. Klikněte na OK.

    Všechny budoucí e-mailové zprávy z vybrané adresy ve vybrané složce a bylo možné automaticky sledovat.

    Můžete taky nastavit propojení a sledování z-mailové zprávy. Ve složce Doručená pošta klikněte na nebo otevřete e-mailové zprávy. Na pásu karet klikněte ve skupině obchodní klikněte na odkaz a sledovat. V dialogovém okně odkaz a sledovat vyberte e-mailové adresy a potom klikněte na OK. Pokud se žádný stávající Business Contact Manager pro aplikaci Outlook záznam, který odpovídá e-mailovou adresu, propojení e-mailovou adresu vytvoří záznamu typu obchodní kontakt.

Začátek stránky

Propojení dřívější zprávy klientů a obchodních kontaktů

Pokud chcete vytvořit propojení zprávy, že jste dostali před povolením propojení e-mailu a sledování Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete hledání zprávy a propojit klientů a obchodních kontaktů.

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom klikněte na tlačítko Spravovat propojení a sledování.

  3. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování v případě potřeby proveďte následující akci:

    • Zaškrtněte políčka pro všechny klienty nebo obchodní kontakty jehož zprávy chcete najít a propojit.

    • Zrušte zaškrtnutí políčka zaškrtněte políčka vedle všechny klienty nebo obchodní kontakty, jehož minulosti zprávy nechcete odkaz.

      Pokud záznam obsahuje víc než jeden e-mailovou adresu, se zobrazí víc než jednou záznamu klienta nebo obchodního kontaktu.

  4. Pokud chcete určit, kde Business Contact Manager pro aplikaci Outlook vyhledá minulých zprávy, na kartě složky zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka vedle názvy složek.

  5. Klikněte na vyhledat a propojit.

    Spravovat propojení a sledování dialogové okno Vyhledat a propojit na tlačítko přehledu.

  6. V dialogovém okně Propojit existující E-maily Pokud chcete vyloučit e-mailových zpráv starších než určitému datu, zaškrtněte políčko Ignorovat e-maily starší než a potom klikněte na datum v kalendáři.

  7. Klikněte na tlačítko Start.

  8. Po dokončení vyhledávání a odkaz na tlačítko Zavřít.

  9. V případě potřeby změňte v dialogovém okně Spravovat propojení a sledování požadované hodnoty pro budoucí e-mailové zprávy.

    Důležité informace: Pokud kliknete na tlačítko OK v dialogovém okně Spravovat propojení a sledování beze změny vybraného e-mailových adres a složek budoucí e-mailové zprávy bude propojené a sledována v závislosti na výběr, kterou jste použili pro hledání a odkaz.

  10. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování klikněte na OK.

Začátek stránky

Propojení e-mailových zpráv pomocí vyměřené poplatky za jeho obchodní projekty

E-mailové zprávy můžete propojit záznam obchodního projektu na základě předmětu e-mailové zprávy. Další informace o záznamů obchodních projektů najdete v tématu Uspořádat obchodní projekty v aplikaci Business Contact Manager.

Upozornění: Pokud odkaz zprávy na obchodní projekt a pak chcete zakázat propojení a sledování, musíte ho zakázat pro jednotlivé předměty jedinečnou e-mailovou.

Informace najdete v tématu Zakázat e-mailové propojení a sledování podle předmětu dál v tomto článku.

  1. Příkaz nebo otevřete e-mailové zprávy, které chcete propojit se záznamem obchodní projekt.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině obchodní klikněte na odkaz a sledovat.

  3. V dialogovém okně odkaz a sledovat klikněte na kartu Předmět e-mailu.

    Propojení a sledování dialogovým oknem na kartě předmět e-mailu pomocí zaškrtávacího políčka vedle obchodní projekt, vybraný.

  4. Zaškrtněte políčko vedle názvu projektu, který chcete vytvořit propojení e-mailové zprávy.

  5. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Zakázání propojení a sledování e-mailů

Pokud už nechcete automatické propojení e-mailové zprávy s záznamy, můžete zakázat e-mailové propojení a sledování.

Můžete chtít zakázat e-mailové propojení a sledování Jestliže databázi sdílíte spolu s dalšími lidmi, protože vidí všechny propojené e-mailové zprávy. Nechcete, aby je zobrazili pouze zprávy, které jsou již propojeny, najdete v článku odstranění e-mailových zpráv ze záznamu typu dál v tomto článku.

Začátek stránky

Zakažte e-mailových propojení a sledování klientů a obchodních kontaktů

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na kartu Business Contact Manager a potom klikněte na tlačítko Spravovat propojení a sledování.

  3. V dialogovém okně Spravovat propojení a sledování na kartách e-mailu a složky klikněte na tlačítko Vymazat vše zrušte zaškrtnutí všech políček.

    Pokud chcete zakázat propojení a sledování jenom pro některé záznamy, zrušte zaškrtnutí políčka.

  4. Klikněte na OK.

    Poznámka: Zakázání propojení e-mailu a sledování zarážkami, u kterých propojení všechny budoucí e-mailové zprávy se záznamy. Pokud chcete odebrat e-mailové zprávy, které jsou aktuálně propojené se záznamy, musíte po zakázání propojení a sledování e-mailů odstranit. Informace najdete v tématu odstranění e-mailových zpráv ze záznamu typu dál v tomto článku.

Začátek stránky

Zakázání e-mailové propojení a sledování podle předmětu

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact ManagerŘízení projektů.

  2. Na kartě Obchodní projekty poklikejte na projekt, který chcete.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na možnost Historie.

  4. Klikněte pravým tlačítkem myši e-mailové zprávy s předmětem, který chcete přestat propojení a sledování a potom klikněte na odkaz a sledovat.

  5. Postupujte následovně:

    • Zakažte e-mailových propojení a sledování klientů a obchodních kontaktů     V případě potřeby na kartě E-mailová adresa klikněte na Vymazat vše zrušení propojení a sledování zpráv u klientů a obchodních kontaktů.

    • Zakažte e-mailových propojení a sledování obchodních projektů     Klikněte na kartu Předmět e-mailu a potom klikněte na Vymazat vše.

      Můžete zakázat e-mailové propojení a sledování jenom ty obchodní projekty, klientů a obchodních kontaktů, kterým je spojené volání na vybranou zprávu. Zakázání propojení a sledování obchodních projektů, je nutné ho zakázat pro jednotlivé předměty jedinečnou e-mailovou.

  6. Klikněte na OK.

    Poznámka: Zakázání propojení e-mailu a sledování zarážkami, u kterých propojení všechny budoucí e-mailové zprávy se záznamy. Pokud chcete odebrat e-mailové zprávy, které jsou aktuálně propojené se záznamy, musíte po zakázání propojení a sledování e-mailů odstranit. Informace najdete v tématu odstranění e-mailových zpráv ze záznamu typu dál v tomto článku.

Začátek stránky

Princip ochrany osobních údajů a zabezpečení problémů s e-mailové propojení a sledování ve sdílené databázi

Při sdílení databáze sdílet se všemi lidmi, kteří mají přístup k němu všech informací v databázi. Pokud jste nastavili automatické propojení a sledování e-mailových zpráv, jsou k dispozici všem uživatelům, kteří mají přístup do databáze všech stávajících, tak i budoucí e-mailové zprávy a další položky historie komunikace, které jsou propojené se záznamy. Informace o sdílení databáze najdete v tématu sdílení dat aplikace Business Contact Manager s ostatními uživateli.

Pokud existuje více uživatelů databáze     Všichni uživatelé s přístupem k databázi zobrazíte propojené zprávy a další položky historie komunikace.

  • Pokud chcete zabránit spolupracovníky přístup k propojených e-mailové zprávy, ale pořád má e-mailové propojení a sledování pro budoucí zprávy, odstraňte existující zprávy ze záznamů před sdílením databáze. Další informace najdete v tématu odstranění e-mailových zpráv ze záznamu typu dál v tomto článku.

  • Pokud nechcete, aby se svými spolupracovníky chcete mít přístup k další e-mailové zprávy, ale nechcete, aby měl přístup k předchozí zprávy, zakážete propojení a sledování před sdílením databáze. Naleznete v části Zakázat e-mailové propojení a sledování dříve v tomto článku.

  • Pokud chcete zabránit spolupracovníky získat přístup k všech stávajících, tak i budoucí e-mailové zprávy, které jsou propojené se záznamy, zakázat propojení a sledování e-mailů a odstranění e-mailových zpráv ze všech záznamů před sdílením databáze.

Pokud jste jediným uživatelem, kdo používá databázi, nebo pokud sdílíte databáze, kterou chcete vytvořit jeho kopii přenosného počítače     Otázky bezpečnosti jsou minimální – například uchovávání zabezpečené svoje heslo. Bezpečné můžete povolit libovolné e-mailovou adresu pro propojení a sledování protože nikdo jiný zobrazit zprávy.

Poznámka: Si nejdřív kopii databáze používat, když jste mimo kancelář, musíte nejdřív sdílení databáze aplikace Business Contact Manager, ale je pořád pouze jeden uživatel databáze. Informace o tom, jak kopii databáze najdete v tématu sdílení dat aplikace Business Contact Manager s ostatními uživateli.

Začátek stránky

Odstranění e-mailových zpráv ze záznamu

E-mailové zprávy lze propojit s více než jeden záznam. Při odebrání propojených zprávu z jednoho záznamu se odstraní z historie komunikace jenom tento záznam. E-mailu je propojená s jinými záznamy, nemá vliv. Například pokud e-mailové zprávy je propojená s potenciálního zákazníka a nesouvisejících účet, odstranění e-mailu z zájemce nedojde k odstranění zprávy v záznamu klienta.

Odstranění e-mailu ze záznamu typu e-mailové zprávy v aplikaci Outlook neodstraní.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z těchto složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

    • Správa kontaktů

    • Prodej

    • Řízení projektů

  2. Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam a potom poklikejte na záznam a otevřete ho.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit klikněte na tlačítko Historie.

    Jsou uvedeny e-mailové zprávy, stejně jako jakékoli jiné položky historie komunikace, které jsou propojené se záznamem.

    Chcete-li zobrazit pouze e-mailové zprávy na stránce Historie na pásu karet, klepněte na kartu zobrazení klikněte na tlačítko Typ položky a potom klikněte na e-mailů.

  4. Vyberte e-mailové zprávy, které chcete odstranit.

    Vyberte záznamy, které se vedle sebe, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznamy skupiny, kterou chcete odstranit. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy.

  5. Klikněte na tlačítko Odebrat.

Další informace o odstraněných záznamů najdete v tématu Odstranění aplikace Business Contact Manager záznamů.

Informace o tom, jak obnovit odstraněné položky najdete v tématu Obnovení záznamu aplikace Business Contact Manager.

Začátek stránky

Odstranění všech e-mailů ze záznamů

  1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Business Contact Manager.

  2. Ve skupinovém rámečku Obchodních záznamů klikněte na Historie komunikace.

  3. Klikněte na Typ položky záhlaví sloupce a seřaďte seznam podle Typ položky.

  4. Vyberte všechny e-mailové zprávy, nebo vyberte všechny e-mailové zprávy, kterou chcete odstranit.

    Vyberte záznamy, které se vedle sebe, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznamy skupiny, kterou chcete odstranit. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy.

  5. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybrané e-mailové zprávy a potom klikněte na Odstranit.

Informace o dalších položek historie komunikace najdete v tématu sledování komunikace se zákazníky v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×