Proč byste měli upgradovat distribuční seznamy na skupiny v Outlooku

V případě let se organizace spoléhaly na distribuční skupiny a spolupracují se skupinami lidí uvnitř i mimo podnik. Teď ale skupiny Office 365 v Outlooku poskytují výkonnější řešení pro spolupráci.

Tip: Pokud hledáte informace o použití skupin kontaktů Outlooku k posílání e-mailů na seznam lidí, jako je skupina přátel, přečtěte si téma Vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v Outlooku pro PC.

Co jsou skupiny Office 365?

Když v Outlooku nastavíte skupinu Office 365, můžete si vybrat sadu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a jednoduše nastavit kolekci zdrojů, které mají tyto osoby sdílet. Nemusíte se starat o ruční přiřazování oprávnění všem těmto zdrojům, protože přidání členů do skupiny jim automaticky přidělí oprávnění, která potřebují pro nástroje vaší skupiny.

Mezi tyto další zdroje patří:

  • Sdílená Doručená pošta – když se uskuteční konverzace, které se tradičně nacházejí v distribučních seznamech. Sdílená Doručená pošta je plně prohledaná, takže vytvoří živý archiv zpráv skupiny. Newcomers do skupiny se může vyhledávat nebo procházet pomocí historie, abyste se rychle dostali k rychlému odeslání do skupiny. Viz: v Outlooku máte skupinovou konverzaci.

    Tip: Pokud uživatelé pořád chtějí, aby se zprávy skupiny zobrazovaly ve složce Doručená pošta, stejně jako v distribučním seznamu, stačí kliknout na tlačítko členství na pásu karet v Outlooku.

  • Knihovna sdílené soubory – vaše skupina má knihovnu souborů SharePointu, kde můžou uživatelé ukládat, sdílet a spolupracovat na dokumentech, sešitech, prezentacích, obrázcích nebo jiném typu souboru, na kterém potřebují pracovat. Viz: sdílení souborů skupiny.

  • Sdílený kalendář – vaše skupina načte sdílený kalendář pro odesílání událostí souvisejících se skupinou. Každý člen, který se přihlašuje k předplatnému, je automaticky vyzván k událostem publikovaným v kalendáři, takže se tyto události můžou taky zobrazit na svých osobních kalendářích, pokud si to přejí. Viz: Naplánování schůzky v kalendáři skupiny v Outlooku

  • Sdílený poznámkový blok OneNotu – skupina automaticky obsahuje sdílený poznámkový blok OneNotu, kde můžou členové skupiny sbírat informace a spolupracovat na nich. Mnoho skupin používá Poznámkový blok k vytvoření živého wikiwebu s častými otázkami a dalšími prostředky.

  • Přístup hostů : do distribučních skupin byste mohli přidat externí kontakty, ale všichni dostali e-mail. Se skupinami nabízíte přístup hostů k e-mailovým konverzacím, souborům a dokonce sdílenému poznámkovému bloku OneNotu. Viz: přístup hostů ve skupinách Office 365.

  • Obsah je možné zjistit – skupiny v Outlooku jsou ve výchozím nastavení veřejné, což znamená, že je pro ostatní lidi ve vaší organizaci snadné vyhledávat a připojovat se ke skupině nebo je prohlížet. Pokud je obsah skupiny citlivý, můžete skupinu převést na soukromou, která skryje obsah od nepatřících a vyžaduje, aby vlastník skupiny schválil všechny žádosti o připojení.

  • Samoobslužné vytváření služeb – není nutné, aby je bogged na základě požadavků uživatelů na vytváření skupin. Uživatelé mohou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny. Pokud chcete určit, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžou vytvářet skupiny, podívejte se na téma přístup hostů ve skupinách Office 365.

Tady jsou jenom některé funkce, díky kterým jsou skupiny výkonnější než distribuční skupiny.

Správa skupin

Office 365 nabízí řadu užitečných nástrojů a možností pro snadnější správu a správu skupin. Další informace o jednotlivých výhodách získáte kliknutím na následující nadpisy.

Udržování adresáře pod kontrolou je důležité pro každého správce. Tady jsou některé nástroje Office 365, které vám pomůžou pomoct:

  • Zásady vytváření názvů – zásady vytváření názvů: umožňuje definovat, co jsou a které názvy skupin nejsou přijatelné. , Které uživatelům brání, aby do skupin dávali vulgární nebo zakázané názvy. Kromě toho můžete na názvy skupin vynutit standardní rozlišovací čísla nebo přípony.

    Dynamické členství – dynamické členství umožňuje nastavit členství ve skupinách podle pravidla, které přidá (nebo odebere) členy skupiny na základě metadat (například oddělení nebo role) ve službě Active Directory. Další informace o vytváření dynamických členství najdete v tématu použití atributů k vytvoření rozšířených pravidel .

  • Skryté členství – Pokud máte důvod, proč být členství ve vaší skupině důvěrné, třeba pokud jde o studenty, můžete členství od nezúčastněných stran skrýt.

  • Oprávnění k vytváření : může se stát, že někteří lidé ve vaší organizaci nebudou moct vytvářet nové skupiny. Existuje několik postupů pro správu oprávnění k vytváření v adresáři. Viz Správa vytváření skupin Office 365.

  • Protokoly auditování – můžete mít více informací, které umožňují uživatelům vytvářet skupiny a spravovat členství ve skupinách, protože záznamy pro skupiny pro správu skupin Office 365 umožňují sledovat, kdo vytvořil nebo odstranil určitou skupinu nebo provedli změny členství ve skupině. Viz: prohledejte protokol auditování v centru zabezpečení Office 365 Security &.

Správa doručení vám dává některé způsoby, jak se dají odesílat a přijímat zprávy. Navíc existují nástroje pro sledování toku zpráv.

  • Možnost Odeslat jako nebo odeslat za uživatele: Tato nastavení umožňují konkrétním uživatelům posílat e-maily, jako kdyby byli členy skupiny nebo jsou jejím jménem.

  • Omezení odesílatele : Tato nastavení umožňují určit, kdo smí odesílat zprávy skupině. Skupinu lze nakonfigurovat tak, aby povolovala e-maily od externích stran, ale můžete ji chtít omezit jenom na konkrétní externí strany.

  • Podpora externích uživatelů – pozváním hostů do vaší skupiny se můžete rozhodnout, že se mají zahrnout do e-mailových konverzací ve skupině. Viz: přístup hostů ve skupinách Office 365.

  • Pravidla přenosu – pravidla přenosu fungují pro skupiny stejně jako pro Exchange Server. Pravidla můžou hledat zprávy, které splňují určité podmínky, a můžou s těmito zprávami udělat nějakou akci.

  • Upozornění než odešlete – upozornění na zprávy se uživatelům zobrazí při psaní zprávy. Mohou vám pomoci omezit zprávy o nedoručení upozorněním uživatele, pokud se zpráva může dostat do jiných zemí nebo překročit kvóty zpráv.

  • Více adres proxy – skupina může mít aliasy stejným způsobem jako poštovní schránka uživatele. Další proxy adresy mohou být užitečné pro přijímání zpráv odeslaných na tyto další aliasy nebo pro lepší dosahování skupiny, jejíž jméno je dlouhé nebo velké. Viz: Podpora více domén pro skupiny Office 365 – Nápověda pro správce

  • Maximální velikost pro posílání a přijímání – tyto kvóty vám mohou pomoci snížit problémy se skupinovým přijímání (nebo odesíláním) mimořádně rozsáhlých zpráv, abyste mohli lépe spravovat požadavky na úložiště a šířku pásma.

Office 365 také nabízí některé nástroje pro správu obsahu, který je sdílený ve vaší skupině.

  • Pokyny k používání – budete moct definovat pokyny pro používání pro skupiny Office 365 – pro pedagogování uživatelů o osvědčených postupech, které pomáhají udržovat jejich skupiny v rámci interních zásad obsahu. Příklad najdete v tématu pokyny k použití pro zákazníky a partnery společnosti Microsoft.

  • Klasifikace dat – budete moct vytvořit přizpůsobitelný systém pro klasifikaci dat pro skupiny Office 365, které umožňují oddělení skupin podle typů zásad (například neklasifikované, "Podniková důvěrnost" nebo "Top Secret"). Tímto způsobem mohou vaše skupiny vykazovat zásady jiného obsahu ve vaší organizaci. Rozšiřitelné zásady: umožňuje organizaci nakonfigurovat koncový bod, který se volá při každém vytvoření nebo změně skupiny – a pak můžete implementovat vlastní zásady pro vytvoření nebo změnu skupiny.

Správa změn

Uživatelé se někdy Uncomfortable se změnou, takže je důležité komunikovat s existujícími členy distribučních seznamů, aby věděli, co by se dalo očekávat. Tady jsou některé informace, které byste měli zahrnout do této zprávy, spolu s některými odpověďmi, které můžou být užitečné:

Co jsou skupiny v Outlooku?

Skupiny Office 365 v Outlooku jsou jedno řešení pro spolupráci pro týmy nebo skupiny, které vyžadují místo pro sdílení diskusí, souborů, kalendářů a poznámek jednotným způsobem, který se snadno hledá.  Pravděpodobně jde o funkci jednotného nejvýhodnějšího, protože složka Doručená pošta skupiny udržuje historii diskusí, což usnadňuje prohledání předchozích diskusí.

Proč tuto změnu děláme?

Uživatelé často požadovali možnost Prohledat zprávy odeslané do našeho distribučního seznamu, aby našli informace, které byly v minulosti zmíněny. Upgrade distribučního seznamu na skupinu znamená, že se uživatelé nemusí dotazovat na stejné dotazy ani odpovídat na ně.

Nová skupina také bude obsahovat kalendář pro naše události skupiny, knihovnu sdílených souborů a Poznámkový blok OneNotu, kde můžeme spolupracovat a shromažďovat informace pro pozdější použití.

Musím se k této skupině připojit, pokud už jste členem distribučního seznamu?

Ne, pokud už jste členem distribučního seznamu, budete automaticky členem nové skupiny.

Jak se přihlásím do nové skupiny v Outlooku? Co je Outlook na webu?

Pokud chcete získat přístup k nové skupině v Outlooku, přejděte do kategorie skupiny v dolní části navigačního podokna vlevo. Pokud tuto skupinu používáte, můžete ji často připnutím nastavit jako oblíbenou položku kliknutím pravým tlačítkem myši na ni a volbou Zobrazit jako oblíbenoupoložku.

Kromě toho existují Bezplatná mobilní klienti pro Office 365, kteří jsou k dispozici na každé mobilní platformě (iOS, Android atd.), abyste ke skupině mohli snadno přistupovat na cestách.

Nemůžu e-mail

Ano, samozřejmě. Stejný e-mailový alias, který jste použili pro distribuční seznam, bude pro skupinu v Outlooku pořád funkční.

Další možnosti

Uvědomte si, jestli tato změna probíhá a kdo by měli kontaktovat, pokud mají další otázky.

Migrace distribučních seznamů

Jste připraveni upgradovat distribuční seznam na skupinu? Viz migrace distribučních seznamů do skupin Office 365 – Nápověda pro správce.

Co dál?

Po upgradu distribuční skupiny na skupinu Office 365 je k dispozici několik úkolů, které je vhodné provést, abyste měli jistotu, že bude pracovat plynule.

  • Sledujte, jak se s uživateli budete chtít vrátit se změnami hned po dokončení upgradu, a pak ještě pár dní později. Ukazuje, že posloucháte a reagujete na jakékoli otázky, které by mohly být dlouhé, a to tak, aby byly příjemné a příjemné.

  • Sledujte sestavy rezervací – portál správce Office 365 obsahuje některé dobré sestavy, které vám pomůžou zjistit, kolik uživatelů skupinu používá, jak často a jaké funkce používají. Tyto sestavy vám mohou pomoci s návrhem sledování a školením uživatelů a také zvýraznit, kde uživatelé získávají nejvyšší hodnotu z nové skupiny. Viz: sestavy aktivit v centru pro správu Microsoft 365.

  • Sdílejte svoje zkušenosti – umožněte ostatním týmům ve vaší společnosti vědět, že jste svou distribuční skupinu upgradovali a jaké kroky jste udělali. Sdílením těchto informací můžete ostatním týmům pomoct s vaším příkladem a mít úspěšný upgrade.

Viz také

Máte dotazy ke skupinám Office 365?

Navštivte web Office 365 Groups tech Community.

Pozorně vám nasloucháme

Tento článek byl naposledy aktualizován v 22nd, 2017 na základě vašeho názoru. Pokud jste si našli, že vás na vás pomohl získat užitečné informace, a obzvláště pokud jste to neudělali, klikněte prosím na níže uvedené ovládací prvky pro názory a napište nám nějaké konstruktivní komentáře, abyste je mohli i nadále zlepšovat. Děkujeme!

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×