Práce s obchodními daty v seznamech služby SharePoint

Informace z obchodních aplikací, například SAP, Siebel a Microsoft SQL Server lze snadno integrovat a začleňovat do prostředí pro spolupráci v aplikaci Microsoft Office SharePoint Server 2007 přidáním typu sloupce s obchodními daty k seznamu aplikace Office SharePoint Server 2007. Tímto způsobem lze získat seznam položek, které používají kombinaci sloupců z  aplikace Office SharePoint Server 2007 a z externí obchodní aplikace.

Témata v tomto článku:

Způsoby použití obchodních dat v seznamech

Přidání sloupce obchodních dat k seznamu služby SharePoint

Přidání položek obchodních dat do seznamu služby SharePoint

Aktualizace údajů ve sloupci obchodních dat pomocí dat obchodní aplikace

Zobrazení profilu položky seznamu

Zástupci akcí s obchodními daty

Odstranění sloupce obchodních dat ze seznamu služby SharePoint

Způsoby použití obchodních dat v seznamech

Použití obchodních dat v seznamech má některé výhody. Například poradenská společnost Contoso, Ltd., která používá systém CRM (Customer Relationship Management), pracuje s obchodními daty v seznamech takto:

  • Přidružení dokumentů k záznamům zákazníků     Dokumenty, jako jsou návrhy, smlouvy a prezentace, lze uložit do seznamů služby SharePoint a přidružit je k příslušnému zákazníkovi v databázi systému CRM. Tím se usnadní uchovávání veškeré dokumentace zákazníka na jednom místě a umožní osobám, které prohlížejí stránky, snadný přechod k záznamům zákazníka v obchodní aplikaci.

  • Snadné doplňování informací z externích zdrojů dat    Přidávání vlastních polí k velkým databázím, například systému CRM, může být nákladné a složité. Pomocí seznamu služby SharePoint mohou zaměstnanci společnosti Contoso vytvářet vlastní sloupce pro libovolný typ dat, například pro poznámku, a pak tento sloupec přiřadit k záznamu zákazníka v systému CRM. Tento typ sloupce lze snadno přidat a zároveň lze předejít změnám původních dat.

  • Výběr dat ze seznamu    Autoři mohou pro vytvoření nového sloupce v seznamu služby SharePoint, který zobrazuje seznam hodnot, například PSČ, použít předběžně schválený seznam hodnot z databáze systému CRM. Tím se ušetří čas a omezí se nekonzistence a chyby během zadávání dat.

Důležité : Správce musí nejprve zaregistrovat externí obchodní aplikaci v aplikaci Office SharePoint Server 2007, teprve potom bude k dispozici typ sloupce obchodních dat. Typ informací, které mají být přidány z vaší obchodní aplikace, závisí na polích, která správce zaregistruje v aplikaci Office SharePoint Server 2007.

Začátek stránky

Přidání sloupce obchodních dat k seznamu služby SharePoint

Během tohoto procesu je nutné určit jeden primární sloupec, ke kterému lze vybrat volitelné související sloupce.

  1. V seznamu, do kterého chcete přidat sloupec, klepněte na panelu nástrojů Seznam na tlačítko Nastavení a poté na příkaz Vytvořit sloupec.

  2. V části Název a typ okna Název sloupce zadejte název záhlaví sloupce.

  3. V seznamu Typ informací v tomto sloupci vyberte položku Obchodní data. Část Další nastavení sloupce se aktualizuje podle nastavení, která platí pro sloupce obchodních dat.

  4. V části Další nastavení sloupce v seznamu Typ vyberte typ obchodních dat a obchodní aplikaci, ze které chcete přidat sloupce.

  5. V seznamu Zobrazit toto pole vybraného typu vyberte typ hodnoty, která má být zobrazena v primárním sloupci obchodních dat.

  6. V seznamu Přidat sloupec k zobrazení všech dodatečných polí vyberte potřebný počet dalších polí. Tyto sloupce jsou automaticky doplněny po výběru hodnoty v primárním sloupci obchodních dat.

  7. Klepnete-li na tlačítko OK, vrátíte se na stránku Upravit seznam.

  8. Klepněte na odkaz Přejít zpět do název seznamu v horní části stránky. Nadpis nového sloupce a jeho souvisejících sloupců se zobrazí na panelu nástrojů Seznam.

Poznámka : Dodatečné sloupce je možné třídit a filtrovat, ale nelze měnit jejich pořadí v seznamu..

Po definování sloupců obchodních dat lze do seznamu přidat položky obchodních dat.

Začátek stránky

Přidání položek obchodních dat do seznamu služby SharePoint

Položky obchodních dat lze do seznamu služby SharePoint přidat na stránce Nová položka.

  1. Na panelu nástrojů Seznam klepněte na tlačítko Nový a poté na možnost Nová položka. Otevře se stránka Nová položka.

  2. Do pole Nadpis zadejte název této položky v seznamu.

  3. Chcete-li vyhledávat data ve sloupci obchodních dat, proveďte jednu z těchto akcí.

Akce

Postup

Znáte název položky

  1. Zadejte co největší část hodnoty a stiskněte kombinaci kláves CTRL+K.

  2. Pokud existuje více výsledků, vyberte jeden ze seznamu a klepněte na tlačítko OK.

Chcete vyhledat položku

  1. Klepněte na odkaz Procházet.

  2. Klepněte na šipku a vyberte název filtru, který chcete vyhledat.

  3. Zadejte hodnotu do okna na pravé straně a klepněte na zelenou šipku.

  4. Vyberte data z pole výsledků hledání a klepněte na tlačítko OK.

  1. Chcete-li do seznamu přidat položku, klepněte na příkaz Uložit.

Začátek stránky

Aktualizace údajů ve sloupci obchodních dat pomocí dat obchodní aplikace

Chcete-li zajistit, aby sloupce obchodních dat v seznamu služby SharePoint zůstaly v souladu s dynamickými daty v obchodní aplikaci, je nutné často aktualizovat sloupce seznamu služby. Aktualizujete pouze primární sloupec obchodních dat. Další související sloupce obchodních dat se aktualizují při aktualizaci primárního sloupce.

  1. Vyhledejte primární sloupec obchodních dat v seznamu pomocí vyhledání sloupce se slovem Aktualizovat v závorkách.

  2. Klepněte na tlačítko Aktualizovat.

  3. Zobrazí se stránka Potvrzení aktualizace. Chcete-li pokračovat v aktualizaci, klepněte na tlačítko OK.

  4. Stránka Stav aktualizace zobrazí, kolik záznamů bylo aktualizováno a v kolika byly chyby. Klepnutím na tlačítko OK se vrátíte na seznam.

Začátek stránky

Zobrazení profilu položky seznamu

Každá položka obchodních dat v seznamu služby SharePoint má profil, který obsahuje detaily z obchodní aplikace. Sloupec může například obsahovat pouze název produktu, ale profil může zobrazit detaily jako například popis produktu, barvu, cenu nebo náklady bez nutnosti přístupu do obchodní aplikace.

  1. Chcete-li zobrazit profil položky, přejděte na položku, která má být zobrazena, a klepněte na šipku.

  2. Klepněte na tlačítko Zobrazit profil.

Začátek stránky

Zástupci akcí s obchodními daty

Akce s obchodními daty jsou odkazy, které se zobrazí vedle obchodních objektů. Tyto odkazy mohou například otevírat webové stránky, zobrazovat uživatelská rozhraní obchodních aplikací, nebo otevírat formuláře aplikace Microsoft Office InfoPath. Nabídky akcí s obchodními daty se také zobrazí v seznamech služby SharePoint a ve výsledcích hledání. Pomocí těchto odkazů lze snadno aktualizovat položku nebo prohlížet související data.

Typy akcí s obchodními daty dostupné v seznamu služby SharePoint závisí na oprávněních, která správce povolí u položky, a na typu samotné položky seznamu. Pokud je například položka entitou databáze systému SAP, je možné získat přístup k položkám v databázi a přímo je upravovat ze seznamu služby SharePoint.

  1. Seznam akcí zobrazíte tak, že přejdete k položce, kterou chcete zobrazit, a klepnete na šipku.

  2. Klepněte na jednu z akcí v nabídce.

Začátek stránky

Odstranění sloupce obchodních dat ze seznamu služby SharePoint

Při přidávání více sloupců obchodních dat ze stejné externí databáze do seznamu určíte jeden primární sloupec a vyberete další související sloupce. Po odstranění primárního sloupce se odstraní všechny sloupce, které s ním souvisejí. Související sloupce nelze odstranit nezávisle na primárním sloupci.

  1. Na panelu nástrojů Seznam seznamu, kde chcete odstranit sloupec, klepněte na tlačítko Nastavení a poté na položku Nastavení seznamu.

  2. Ve skupinovém rámečku Sloupec vyberte název sloupce, který má být odstraněn.

    Poznámka : V seznamu se zobrazí pouze názvy primárních sloupců.

  3. Na stránce Změnit sloupec klepněte na tlačítko Odstranit.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×