Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pokud sledujete verze souborů nebo položek seznamu, je každá verze očíslována a uložena jako součást historie verzí. Uživatelé v organizaci mohou historii verzí zobrazit a v případě potřeby dřívější verze obnovit. Můžete nakonfigurovat několik nastavení, která ovlivňují správu verzí, například který typ a kolik verzí má být zachováno. Můžete také nakonfigurovat nastavení, které spolupracuje se správou verzí, jako například požadavek na schvalování obsahu nebo rezervování dokumentů.

Základní informace

Správa verzí v seznamech a knihovnách umožňuje sledovat a spravovat informace o vývoj a zobrazení a v případě potřeby obnovit dřívější verze. V seznamech všechny verze sledují stejnou výzvu. V knihovnách můžete určit, zda sledovat všechny verze stejným způsobem, nebo určit, že některé verze hlavní verze, třeba můžou být ve kterých se přidá nová kapitola do příručky, a některé menší, třeba můžou být ve kterých je opravit chybu pravopisu.

Aby bylo možné lépe spravovat úložný prostor, můžete zadat počet verzí, který chcete uložit. Omezení počtu verzí může usnadnit správu prostoru na serveru a také zabránit tomu, aby se historie verzí stala příliš těžkopádná a obtížně použitelná. Uživatelé mohou přepsat předchozí dílčí verzi existující verzí, pokud nechtějí zaplnit historii souboru velkým počtem malých změn.

Pokud je v organizaci obvykle vytvářeno mnoho konceptů souborů, může být sledování hlavních i dílčích verzí přínosné. Uživatelé mohou rozlišovat mezi úrovněmi prováděných změn a sdělit, že soubor dosáhl fáze, kdy jej mají zobrazit další uživatelé. Jestliže například oddělení pracuje na příručce, mohou členové týmu označovat verze za hlavní, pokud je přidán nový oddíl, a za dílčí, dokud je vytvářen koncept obsahu.

Sledování obou typů verzí také přispívá ke smysluplnosti historie verzí. Hlavní verze bude například pravděpodobně představovat milník ve vývoji souboru, jako například soubor odeslaný k revizi nebo distribuovaný ostatním uživatelům. Dílčí verze je typicky rutinním přírůstkem, jako například verze, kterou uložíte nebo vrátíte se změnami, zatímco stále píšete obsah, nebo verze, ve které jste opravili menší chyby.

Jsou-li sledovány hlavní a dílčí verze, je verze ve výchozím nastavení uložena jako dílčí, pokud ji neoznačíte za hlavní. Jestliže některý uživatel uloží a zavře soubor, je verze sledována jako dílčí; aby se soubor stal hlavní verzí, musí být publikován. Pokud autor rezervuje soubor a vrátí jej se změnami, bude vyzván, aby zvolil, zda má být vrácena hlavní nebo dílčí verze.

Pokud konfigurujete správu verzí v okamžiku, kdy vytváříte seznam nebo knihovnu, je jako výchozí povolena jednoduchá správa verzí a nemáte možnost povolit správu hlavních a dílčích verzí. Můžete však určit další nastavení později pomocí postupů uvedených v tomto tématu.

Můžete nakonfigurovat další nastavení, které ovlivňuje správu verzí. V seznamech nebo knihovnách můžete vyžadovat schvalování obsahu – toto nastavení je někdy nazýváno moderování obsahu. V knihovnách můžete vyžadovat, aby soubory byly rezervovány, což pomáhá předcházet konfliktům mezi změnami a uživatelé jsou při vracení souborů se změnami vyzváni k zadání komentáře.

Pokud je požadováno schválení obsahu, zůstane položka seznamu nebo soubor ve stavu konceptu nebo čekání na vyřízení, dokud není schválen nebo odmítnut uživatelem s oprávněním ke schválení. Jsou-li položka nebo soubor schváleny, je jim v seznamu nebo v knihovně přiřazen stav Schváleno a jsou zobrazeny všem uživatelům s oprávněním k zobrazení seznamu nebo knihovny. Jestliže jsou položka nebo soubor odmítnuty, zůstanou ve stavu čekání na vyřízení a budou zobrazeny pouze osobám s oprávněním zobrazovat koncepty.

Povolíte-li správu hlavních a dílčích verzí v knihovně, ve které je vyžadováno schválení obsahu, můžete také přidat pracovní postup, pokud jej někdo v organizaci vytvořil. Pracovní postup řídí způsob pohybu souborů v obchodních procesech, například při revizi nebo schvalování. Pomocí pracovního postupu můžete spravovat proces schválení při vrácení hlavních verzí se změnami.

Ve výchozím nastavení jsou položka nebo soubor čekající na vyřízení zobrazeny pouze svému tvůrci a uživatelům s oprávněním ke správně seznamů, je však možné zadat, zda mohou položku nebo soubor zobrazit také ostatní skupiny uživatelů. Pokud je v knihovně nastaveno sledování hlavních i vedlejších verzí, musí osoba, která upravuje soubor, nejdříve publikovat hlavní verzi souboru.

Vyžadováním rezervace lze napomoci maximálnímu využití správy verzí v týmu, protože uživatelé specificky určují, kdy má být vytvořena verze. Verze je vytvořena, jen pokud některý uživatel rezervuje soubor, změní jej a vrátí se změnami. Pokud rezervace není vyžadována, je verze vytvořena při prvním uložení souboru uživatelem a tato verze je aktualizována, když uživatel soubor zavře. Jestliže pak tato osoba nebo někdo jiný soubor znovu otevře a uloží, bude vytvořena další verze. Je možné, že v některých situacích nebudete mít v úmyslu vytvořit více verzí, například pokud musíte zavřít soubor před odchodem na jednání dříve, než dokončíte provádění změn.

Je-li vyžadována rezervace, uživatelé nemohou přidávat soubory, měnit soubory nebo měnit vlastnosti souborů, aniž by soubor nejprve rezervovali. V okamžiku, kdy uživatelé vrací soubory se změnami, budou vyzváni, aby zadali komentáře k provedeným změnám, což pomáhá vytvářet smysluplnější historii verzí.

Můžete nakonfigurovat, kdo může zobrazovat koncepty položek seznamu a souborů. Koncepty jsou vytvářeny ve dvou situacích:

  • při vytvoření nebo aktualizaci dílčí verze souboru v knihovně, ve které jsou sledovány hlavní a dílčí verze,

  • při vytvoření nebo aktualizaci dosud neschválené položky seznamu nebo souboru v seznamu nebo knihovně, kde je vyžadováno schválení obsahu.

Pokud sledujete hlavní a dílčí verze, můžete určit, zda musí mít uživatelé oprávnění k úpravám souborů, dříve než budou moci zobrazit a číst dílčí verzi. Je-li toto nastavení použito, pak uživatelé, kteří mají oprávnění k úpravám souboru, mohou se souborem pracovat, ale uživatelům, kteří mají oprávnění jen ke čtení souboru, nebude dílčí verze zobrazena. Nemusíte například chtít, aby každý, kdo má přístup do knihovny, mohl zobrazit komentáře nebo revize, dokud je soubor upravován. Jsou-li sledovány hlavní a dílčí verze a nikdo dosud nepublikoval hlavní verzi, soubor nebude zobrazen uživatelům, kteří nemají oprávnění k zobrazení konceptů.

Je-li vyžadováno schválení obsahu, můžete určit, zda soubory čekající na schválení mohou být zobrazeny uživateli s oprávněním ke čtení, uživateli s oprávněním k úpravám nebo jen autorem a uživateli s oprávněním ke schvalování položek. Pokud jsou sledovány hlavní i dílčí verze, je možné odeslat soubor ke schválení teprve poté, co autor publikuje hlavní verzi. Je-li požadováno schválení obsahu, bude uživatelům, kteří mají oprávnění ke čtení obsahu, ale nemají oprávnění k zobrazení konceptů, zobrazena poslední schválená nebo hlavní verze souboru.

U souborů a knihoven jsou používána oprávnění související se sledováním verzí a rezervacemi, která se liší podle úrovně oprávnění použité na uživatele nebo určitou skupinu. Uživatel, který může upravovat úrovně oprávnění, může nakonfigurovat tato oprávnění jinak nebo může vytvořit novou skupinu s přizpůsobenými úrovněmi oprávnění.

Tato oprávnění umožňují flexibilní správu knihovny. Můžete například chtít, aby některý uživatel mohl odstraňovat verze souboru, aniž by měl oprávnění k odstranění samotného souboru. Oprávnění Odstranit verze není totožné s oprávněním Odstranit položky, takže je možné nastavit přizpůsobenou úroveň řízení. Další informace o oprávněních a konfiguraci úrovní oprávnění naleznete v části Viz také.

V následující tabulce jsou uvedena oprávnění, která souvisí se sledováním verzí a rezervací, a výchozí úrovně oprávnění, na které se vztahují.

Oprávnění

Výchozí úroveň oprávnění

Zobrazit verze

Úplné řízení, Návrh, Přispívání a Čtení

Odstranit verze

Úplné řízení, Návrh a Přispívání

Přepsat rezervaci

Úplné řízení a Návrh

Schválit položky

Úplné řízení a Návrh

Můžete omezit počet verzí položek seznamu nebo souborů, které budou uloženy do seznamu nebo knihovny, což pomáhá šetřit místem na serveru. Pokud tým vytváří velký počet verzí, lze omezením počtu verzí pomoci týmu lépe spravovat a vyhledávat předchozí verze. Pokud například tým zachovává velký počet verzí za několik měsíců nebo let, může být pro jeho členy obtížné procházet historii verzí a nalézt potřebné verze. Potřebuje-li tým zobrazovat nebo zachovat všechny předchozí verze, neomezujte počet uložených verzí nebo nastavte vysoký počet uložených verzí.

Jsou-li v knihovně sledovány hlavní a dílčí verze, můžete zvolit, kolik hlavních verzí souborů má být zachováno a pro kolik hlavních verzí mají být zachovány dílčí verze. Ve výchozím nastavení může mít každá hlavní verze až 511 konceptů (dílčích verzí).

V závislosti na způsobu práce může tým potřebovat spíše poslední dílčí verze, například naposledy upravenou verzi. Časem tým pravděpodobně nebude potřebovat starší dílčí verzi. Hlavní verze obvykle představuje milník, jako například soubor odeslaný k revizi nebo publikování, zatímco dílčí verze je rozpracovaný soubor, který není připraven k zobrazení všem účastníkům webu.

Pokud je v seznamu nebo knihovně omezen počet hlavních verzí, budou po dosažení limitu odstraněny nejstarší verze. Je-li například zachováváno pouze 20 verzí a tým vytvoří 25 verzí, budou zachovány jen verze 6 až 25. Pokud je vytvořena další verze, budou zachovány jen verze 7 až 26. Jestliže je v seznamu nebo knihovně omezen počet verzí, zajistěte, aby si byli přispěvatelé vědomi, že po dosažení limitu počtu verzí budou starší verze odstraněny.

Důležité : Pokud je v organizaci omezen počet verzí, které ukládáte, dojde při dosažení limitu k trvalému odstranění nejstarších verzí. Nebudou odeslány do složky Koš.

V knihovně, ve které je omezen počet hlavních verzí, pro které jsou zachovávány dílčí verze, jsou po dosažení limitu počtu verzí odstraněny dílčí verze předchozích hlavních verzí. Pokud například zachováváte koncepty jen pro 10 hlavních verzí a tým vytvoří 15 hlavních verzí, budou u starších verzí zachovány jen hlavní verze. Dílčí verze, které jsou přidruženy k pěti starším hlavním verzím, například 1.2 nebo 2.3, budou odstraněny, ale hlavní verze (1, 2 atd.) budou zachovány, pokud není v knihovně omezen také počet hlavních verzí.

  1. Pokud seznam nebo knihovna nejsou dosud otevřené, klepněte na jejich název na panelu Snadné spuštění.

    Pokud se název seznamu nebo knihovny neobjeví, klepněte na tlačítko Zobrazit veškerý obsah webu a potom na název požadovaného seznamu nebo knihovny.

    1. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

      V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V oblasti Obecné nastavení klepněte na položku Nastavení správy verzí.

  3. Proveďte některou z následujících akcí:

    • Chcete-li nastavit sledování verzí položek seznamu, klepněte v oddílu Historie verzí položky na možnost Vytvořit verzi při každé úpravě položky v tomto seznamu.

    • Chcete-li nastavit sledování jen jednoho typu verze souborů, klepněte v oddílu Historie verzí dokumentu na položku Vytvořit hlavní verze.

    • Chcete-li nastavit sledování hlavních i dílčích verzí souborů, klepněte v oddílu Historie verzí dokumentu na položku Vytvořit hlavní a dílčí verze (koncepty).

  4. Můžete určit, kolik verzí položek nebo souborů má být zachováno. V oddílu Historie verzí položky nebo Historie verzí dokumentu proveďte některou z následujících akcí:

    • Chcete-li zadat počet uložených verzí položek seznamu, zaškrtněte políčko Zachovat následující počet verzí a zadejte počet verzí, které mají být zachovány.

    • Chcete-li zadat počet uložených hlavních verzí souborů, zaškrtněte políčko Zachovat následující počet hlavních verzí a zadejte počet hlavních verzí, které mají být zachovány.

    • Chcete-li zadat počet hlavních verzí, pro které mají být zachovány koncepty, zaškrtněte políčko Zachovat koncepty pro následující počet hlavních verzí a zadejte počet hlavních verzí, pro které mají být zachovány koncepty (dílčí verze).

  5. Klikněte na tlačítko OK.

Při nastavení Seznam nebo Knihovna můžete vyžadovat schválení položek nebo souborů (nebo změn položek či souborů) odeslaných do seznamu nebo knihovny.

Po použití tohoto nastavení schválení obsahu zůstanou položka nebo soubor, které byly změněny, ve stavu čekání, dokud nejsou schváleny nebo odmítnuty uživatelem, jenž má oprávnění ke schválení. Pokud jsou položka nebo soubor schváleny, je jim v seznamu nebo knihovně přiřazen stav Schváleno a mohou být zobrazeny libovolným uživatelem, který má oprávnění k prohlížení seznamu nebo knihovny. Jsou-li položka nebo soubor odmítnuty, zůstanou ve stavu čekání a jsou viditelné pouze uživatelům s oprávněním k prohlížení konceptů.

Ve výchozím nastavení může čekající položku nebo soubor zobrazit pouze autor a uživatelé s oprávněním ke správě seznamů, je však možné určit, zda mohou položku nebo soubor zobrazit další skupiny uživatelů.

  1. Pokud seznam nebo knihovna nejsou dosud otevřené, klepněte na jejich název na panelu Snadné spuštění.

    Pokud se název seznamu nebo knihovny neobjeví, klepněte na tlačítko Zobrazit veškerý obsah webu a potom na název požadovaného seznamu nebo knihovny.

    1. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

      V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V oblasti Obecné nastavení klepněte na položku Nastavení správy verzí.

  3. V části Schválení obsahu klepněte v oblasti Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky? na možnost Ano.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

Při placení souboru z některé programy, které jsou kompatibilní s Windows SharePoint Services 3.0 můžete pracujete se souborem na pevném disku, i když nejste připojeni. V kopii uložený ve složce Koncepty serveru, který je ve výchozím nastavení složku Koncepty SharePoint ve složce Dokumenty. Však můžete změnit umístění v některých aplikacích klienta. Práce se soubory na pevném disku je často rychlejší než práce se soubory na server a umožňuje snadno pokračovat v práci pracujete mimo kancelář.

Když je soubor rezervovaný, nikdo ho mohl(a) upravovat kromě člověka, který znázorňuje rezervaci. V knihovně změny označíte, že soubor je rezervován Obrázek ikony její ikonu. Když přejdete myší na ikonu rezervace, zobrazí se v podobě popisu jméno člověka, kterému je soubor rezervovaný. Změny, které někdo umožňuje souboru, když je rezervován nejsou viditelné pro ostatní uživatele, dokud souboru se změnami zpět. Je to bez ohledu na to, zda osoba pracuje na soubor na pevném disku nebo na serveru.

V okamžiku, kdy uživatelé vrací soubor se změnami, budou vyzváni, aby zadali komentáře k provedeným změnám. Jsou-li v knihovně sledovány verze, komentáře se stanou součástí historie verzí. Pokud jsou sledovány hlavní i dílčí verze, jsou uživatelé vyzváni, aby zvolili, který typ verze vrací se změnami. Další informace o správě verzí naleznete v části Viz také.

  1. Pokud knihovna není zatím otevřená, klikněte na její název na panelu Snadné spuštění.

    Pokud se název knihovny nezobrazuje, klepněte na tlačítko Zobrazit veškerý obsah webu a potom klepněte na název dané knihovny.

  2. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

    V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  3. V oblasti Obecné nastavení klepněte na položku Nastavení správy verzí.

  4. V části Vyžadovat rezervaci u položky Vyžadovat rezervaci dokumentů před úpravami klepněte na možnost Ano.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×