Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu

Důležité : Tento článek je určený strojový překlad najdete v tématu zřeknutí se záruk. O potřebu najdete anglické verzi tohoto článku tady .

Po povolení a konfigurace správy verzí, můžete zachovat verze pokaždé, když položky, které je upravovat? Je potřeba rozhodnout, kolik verzí povolíte a budete chtít všichni uživatelé webu mohli zobrazit všechny verze konceptu nebo jenom být viditelné pouze ten, kdo a konkrétními lidmi ve vaší organizaci? Rozhodnutí, které uděláte v každém z těchto případů závisí na typu a důležitost položky seznamů a knihoven účel každé položky, potřeb skupiny uživatelů a úroveň zabezpečení, které musí udržovat.

Pokud je v seznamech webů povolena správa verzí, můžete sledovat a spravovat informace během jejich vývoje. Můžete se podívat na dřívější verze a v případě potřeby je obnovit. To je praktické zejména v případě, že si uživatelé uvědomí, že dřívější verze položky by mohly být přesnější než jeho novější verze. Některé organizace zachovávají ve svých seznamech z právních důvodů nebo za účelem auditu více verzí položek.

Ve výchozím nastavení je správa verzí vypnutá. Chcete-li ji zapnout a implementovat svá rozhodnutí o správě verzí, je nutné mít oprávnění na úrovni Úplné řízení nebo Návrh.

Můžete taky chtít sledovat hlavní verze i podverze souboru. Hlavní verze může signalizovat, že je dokument připravený k revizi širokým okruhem osob, zatímco podverze (koncept) je rozpracovaná a zatím není připravená k širší distribuci.

Poznámka :  Hlavní verze a podverze jsou k dispozici jen pro knihovny, ale ne pro seznamy.

Dialogové okno Nastavení správy verzí obsahuje tři části pro seznamy a čtyři pro knihovny. Každá část vyžaduje rozhodnutí při nastavování seznamu nebo knihovny. Pokud máte potřebná oprávnění, můžete samozřejmě tato nastavení změnit později.

  • Schválení obsahu   . Tato část slouží k rozhodnout, zda chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané do seznamu položek.

  • Položka (nebo dokumentů) historie verzí   . Tato část slouží k výběru možností správy verzí, které jsou k dispozici. Následující tabulka uvádí jednotlivé možnosti a vlivu ho zvolíte.

Poznámka :  Možnosti v dialogovém okně Nastavení správy verzí se trochu liší podle toho, jestli pracujete se seznamy nebo knihovnami. Následující tabulka uvádí možnosti dostupné pro nastavení správy verzí u seznamů a knihoven.

Výběr

Vliv

Vytvořit verzi při každé úpravě položky v tomto seznamu/knihovně dokumentů?

Výchozí nastavení je Ne. Pokud u seznamů vyberete Ano, vytvoří se při každé úpravě položky její nová verze.

Jen u knihoven můžete vybrat Vytvořit hlavní verze nebo Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty).

Zachovat následující počet verzí

Pokud je políčko u tohoto nepovinného nastavení zaškrtnuto, označuje číslo uvedené pod ním, kolik verzí položky je v seznamu uchováváno. Pokud je dané číslo například 25, je nejstarší verze odstraněna po vytvoření 26. verze. Potom budou k dispozici pouze verze 2–26.

Zachovat koncepty pro následující počet hlavních/schválených verzí

Tato možnost se používá jen v případě, že v části Schválení obsahua v části Historie verzí položek/dokumentů dialogového okna Nastavení správy verzí vyberete Ano. V takovém případě můžete určit počet konceptů, které chcete zachovat pro každou hlavní nebo schválenou verzi. Pokud nemáte právní či jiné speciální požadavky, asi nemusíte uchovávat všechny koncepty všech verzí. Můžete třeba zvolit, že se mají koncepty uchovávat jen pro pět posledních verzí.

  • Část zabezpečení konceptů   . Tato část slouží k určení, kdo může zobrazit koncepty položek, které zatím nejsou schválené.

    Důležité :  Možnosti v téhle části jsou dostupné jenom v případě, že část Schválení obsahu je nastavena na Ano.

    Jejich zobrazení můžete povolit všem uživatelům, kteří mají oprávnění ke čtení pro daný seznam, nebo můžete zobrazení omezit pouze na uživatele, kteří mohou položky upravovat, na autora položky a na uživatele, kteří mohou položky schvalovat.

  • Vyžadovat rezervaci (knihovny pouze u správy verzí)   . Tuto možnost vyberte, pokud chcete zabránit dokumentům v této knihovně upravuje více uživatelů najednou. Uživatelé budou mít k rezervaci dokumentů před úpravami je a potom zaškrtněte v případě Hotovo.

Poznámka :  Pokud se budou v knihovně ukládat soubory Microsoft Projectu (.mpp), které jsou synchronizované se seznamy úkolů na vašem webu, pak zaškrtnutí tohohle políčka zrušte.

Pomocí následujících kroků můžete povolit a nakonfigurovat správu verzí v seznamu.

  1. Klikněte na název knihovny nebo seznamu na panelu Snadné spuštění nebo klikněte na Nastavení  Tlačítko Nastavení Office 365 , klikněte na Obsah webu a pak najděte název knihovny nebo seznamu, do kterých chcete přidat správu verzí, a klikněte na něj.

    Vybrat knihovnu

  2. Na pásu karet na kartě Knihovna nebo Seznam klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

  3. V části Obecné nastavení klikněte na Nastavení správy verzí. Otevře se dialogové okno Nastavení správy verzí.

  4. V části Schválení obsahu vyberte v oblasti Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky? možnost Ano.

  5. V části Položka – historie verzí nebo Dokument – historie verzí vyberte, jestli chcete vytvořit hlavní verzi, nebo hlavní verzi a podverzi.

  6. Nepovinné: Vyberte počet verzí, které chcete uchovávat v seznamu.

  7. Nepovinné: Vyberte počet schválených verzí, pro které chcete uchovávat koncepty. Tato možnost je k dispozici pouze v případě, že v části Schválení obsahu vyberete možnost Ano.

  8. Určete uživatele, kterým potřebujete povolit zobrazovat koncepty položek, které ještě nejsou schválené. Tato možnost je dostupná jen v případě, že je možnost U odesílaných položek požadovat schválení obsahu nastavená na Ano. V části Zabezpečení konceptů vyberte jednu z těchto možností.

    • Kdokoli, kdo může číst položky. Tato možnost umožňuje přístup k každý, kdo má oprávnění k webu jen pro čtení.

    • Pouze uživatelé, kteří mohou upravovat položky. Tento výběr omezuje zobrazení koncepty na uživatele, kteří mají oprávnění k úpravám.

    • Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat položky (a autor dané položky). Tento výběr omezí zobrazení pouze původní autor zboží a uživatele, kteří mají oprávnění ke schvalování položek v seznamu.

  9. Pokud chcete, aby uživatelé předtím, než budou moct dělat v knihovně změny, museli dokumenty rezervovat, klikněte v části Vyžadovat rezervaci na Ano.

    Poznámka : Část Vyžadovat rezervaci se zobrazuje jenom pro knihovnu.

  10. Klikněte na OK.

Po čase můžete zjistit, že správa verzí pro váš seznam není nezbytně nutná. Pokud máte oprávnění na úrovni Úplné řízení nebo Návrh, můžete ze seznamu správu verzí odebrat.

Pomocí těchto kroků můžete povolit a nakonfigurovat správu verzí v seznamu.

  1. Klikněte na název knihovny nebo seznamu na panelu Snadné spuštění nebo klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a klikněte na obsah webu a pak najděte a klikněte na název seznamu nebo knihovny.

    Vybrat knihovnu

  2. Na pásu karet na kartě Knihovna nebo Seznam klikněte na Nastavení knihovny nebo Nastavení seznamu.

  3. V části Obecné nastavení klikněte na Nastavení správy verzí. Otevře se dialogové okno Nastavení správy verzí.

  4. Na stránce Nastavení seznamu klikněte v části Obecné nastavení na odkaz Nastavení správy verzí.

  5. V části Historie verzí položek vyberte u Vytvořit verzi při každé úpravě položky v tomto seznamu/knihovně? možnost Ne.

  6. Klikněte na OK.

Schválení dokumentu, který byl odeslán nebo přidali, postupujte takto:

  1. Klikněte na název knihovny nebo seznamu na panelu Snadné spuštění nebo klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a klikněte na obsah webu a pak najděte a klikněte na název seznamu nebo knihovny.

    Vybrat knihovnu

  2. Klikněte na tři tečky (...) vedle položky, kterou chcete schválení. V dialogovém okně Podrobnosti znovu klikněte na Elipsa (...).

    Výběrem ikony Více se třemi tečkami vedle názvu dokumentu na OneDrivu pro firmy otevřete přechodovou kartu dokumentu.
  3. Klikněte na Schválit či odmítnout. Pokud se nezobrazuje Schválit či odmítnout, klikněte na Upřesnit a potom klikněte na Schválit či odmítnout. Pokud možnost není vůbec zobrazen, nemusí být povolena Správa verzí nebo nejsou přiřazena oprávnění k schválení dokumentu.

  4. Klikněte v části stav schválení Schváleno nebo Odmítnuto. Volitelně můžete přidat komentáře v části Komentář.

  5. Klikněte na tlačítko OK.

Pokud chcete zobrazit předchozí verze dokumentu, postupujte takto:

  1. Klikněte na název knihovny nebo seznamu na panelu Snadné spuštění nebo klikněte na Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a klikněte na obsah webu a pak najděte a klikněte na název seznamu nebo knihovny.

    Vybrat knihovnu

  2. Klikněte na tři tečky (...) vedle položky, kterou chcete schválení. V dialogovém okně Podrobnosti znovu klikněte na Elipsa (...).

    Výběrem ikony Více se třemi tečkami vedle názvu dokumentu na OneDrivu pro firmy otevřete přechodovou kartu dokumentu.
  3. Klikněte na Historie verzí.

  4. V dialogu historie verzí uvidíte verzí dokumentu, v dialogovém okně můžete udělat toto:

    • Klikněte na Odstranit všechny verze dokumentu odebrat úplně.

    • Klikněte na Odstranit verze konceptu odebrat menší nebo konceptů verze.

    • Klikněte na záhlaví, například změněno nebo Ne a seřaďte seznam jinak.

  5. Až budete hotovi, klikněte na X v pravém horním rohu.

Pokud chcete obnovit dřívější verzi dokumentu, postupujte takto:

  1. Postupujte podle předchozích kroků můžete také zobrazit historii dokumentu.

  2. V dialogu historie verzí najeďte myší na odkaz datum v dřívější verzi a klikněte na šipku dolů zobrazíte nabídku.

    Tlačítko dialogového okna verzi rozevíracího seznamu
  3. V nabídce můžete udělat toto.

    Nabídka verze položky
    • Zobrazit aktuální dokument. Tím zobrazíte dialogové okno, kde je můžete upravovat, obnovit, nebo odstranit, jakož i najdete v článku aktuální stav schválení.

    • Obnovení dokumentu. Tato možnost zobrazí dialogové okno s dotazem, jestli chcete plaveckou aktuálně schválenou dokumentu. Se přidá jako novou verzi.

    • Odstranit dokument. Tato možnost zobrazí dialogové okno s dotazem, pokud jste, že chcete položku odeslat do koše.

    • Odmítnout tuto verzi. Tím se objeví jenom na schválených dokumentů, a nikoli Odstranit.

  4. Až budete hotovi, klikněte na X v pravém horním rohu.

Poznámka : Zřeknutí se záruk strojového překladu: Tento článek přeložená počítačovému systému bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojového překladu pomůže neanglickém řeči uživatelé moct užít dobrý pocit obsahu o produktech společnosti Microsoft, služby a technologií pro server. Protože je v článku strojový překlad, může obsahovat chyby ve slovníku, syntaxi ani gramatiky.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×