Povolení a konfigurace správy verzí pro knihovnu služby SharePoint

Jedno z mnoha rozhodnutí, která musíte učinit při nastavování knihovny služby SharePoint, se týká správy verzí. Chcete zachovávat verze každé položky či souboru vždy, když dojde k jejich úpravě? Pokud ano, kolik verzí chcete uchovávat? Chcete sledovat pouze hlavní verze, nebo hlavní verze i podverze? Chcete, aby všichni uživatelé webu mohli zobrazovat všechny verze konceptů, nebo by měly být viditelné pouze pro autora a uživatele s oprávněními na úrovni Návrh nebo Úplné řízení? Rozhodnutí, které učiníte v každém z těchto případů, závisí na typu a důležitosti položek a souborů v knihovnách, účelu každé položky nebo souboru, potřebách vaší skupiny uživatelů a úrovni zabezpečení, kterou je nutné zachovat.

V tomto článku

Proč povolit správu verzí?

Nastavení správy verzí – jak fungují

Povolení správy verzí v knihovně služby SharePoint

Odebrání správy verzí z knihovny služby SharePoint

Proč povolit správu verzí?

Pokud je správa verzí v knihovnách služby SharePoint povolena, můžete sledovat a spravovat informace během jejich vývoje. Na dřívější verze se můžete podívat a v případě potřeby je můžete obnovit. To je velmi praktické, zejména pokud dojde k poškození souboru nebo pokud si uživatelé uvědomí, že dřívější verze souboru by mohly být přesnější než jeho novější verze. Některé organizace zachovávají více verzí svých souborů z právních důvodů nebo za účelem auditu. Ve výchozím nastavení je správa verzí vypnutá. Chcete-li ji zapnout a implementovat svá rozhodnutí o správě verzí, je nutné mít oprávnění na úrovni Úplné řízení nebo Návrh.

Můžete také chtít sledovat hlavní verze i podverze. To je praktické, například pokud chcete vidět, jak se vyvíjí právní posudek či jaké myšlenky jsou v pozadí právě vyvíjeného nového programu. Hlavní verze může signalizovat, že dokument je připraven k revizi širokým okruhem osob, zatímco podverze (koncept) je rozpracovaná a zatím není připravená k širší distribuci.

Hlavní verze se od poslední hlavní verze zásadně změnila a je označena celým číslem, např. 2.0. Hlavní verze mohou obvykle zobrazit všechny osoby, které mají ke knihovně přístup. Podverze se od poslední hlavní verze liší pouze nepatrně. Je označena desetinným číslem, např. 2.1. Obecně mohou podverze zobrazovat pouze uživatelé, kteří provádějí změny, a uživatelé s oprávněním na úrovni Úplné řízení nebo Návrh. Knihovnu však můžete nastavit tak, aby umožňovala zobrazovat dostupné koncepty všem uživatelům webu.

Poznámka :  Hlavní verze a podverze jsou k dispozici pouze pro knihovny, nikoli pro seznamy.

Začátek stránky

Nastavení správy verzí – jak fungují

Dialogové okno Nastavení správy verzí obsahuje čtyři hlavní části, některé z nich se netýkají správy verzí přímo. Každá část vyžaduje, aby bylo učiněno rozhodnutí při nastavování knihovny. Pokud máte nezbytná oprávnění, můžete samozřejmě nastavení změnit později.

Výběr:

Účinek:

Bez správy verzí

Uživatelé webu mají k dispozici pouze aktuální verzi položky nebo souboru. Toto je výchozí nastavení.

Vytvořit hlavní verze

Jsou vytvářeny a zachovávány verze pro každou hlavní verzi. Podverze nejsou vytvářeny ani udržovány.

Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty)

Při vrácení souboru se změnami jsou vytvořeny a sledovány hlavní verze i podverze. Osoba, která se souborem pracuje, musí při vrácení souboru se změnami určit, zda je soubor hlavní verzí nebo podverzí.

Zachovat následující počet hlavních verzí

Pokud je políčko u tohoto volitelného nastavení zaškrtnuté, označuje číslo uvedené pod ním, kolik hlavních verzí je v knihovně uchováváno. Pokud je dané číslo například 25, je nejstarší verze odstraněna po vytvoření 26. verze. Potom budou k dispozici pouze verze 2–26. Knihovnu lze spravovat snadněji, pokud zabráníte, aby se počet verzí rozrůstal. Pokud je však nutné zachovávat všechny verze nebo velký počet verzí, použijte velmi vysoký limit nebo naopak žádný.

Zachovat koncepty pro následující počet hlavních verzí

Pokud je toto volitelné nastavení vybráno, určuje číslo v poli, kolik verzí konceptu bude uchováváno. Můžete se například rozhodnout uchovávat 25 hlavních verzí, ale koncepty vyžadujete pouze u pěti nejnovějších verzí. Pokud nemáte právní či jiné speciální požadavky, pravděpodobně nepotřebujete uchovávat všechny koncepty všech hlavních verzí.

  • Část Zabezpečení konceptů:    Tuto část použijte k určení osob, které mohou koncepty v knihovně zobrazit. Jejich zobrazení můžete povolit všem uživatelům, kteří mají oprávnění ke čtení pro danou knihovnu, nebo můžete zobrazení omezit pouze na uživatele, kteří koncepty mohou upravovat, na autora konceptu a na uživatele, kteří koncepty mohou schvalovat. Pokud se zobrazení rozhodnete omezit, mohou podverze (koncepty) zobrazit pouze určení uživatelé. Ostatní uživatelé mohou zobrazit pouze hlavní verze.

  • Část Vyžadovat rezervaci:    Tuto část použijte k určení toho, zda uživatelé musí před úpravami soubory rezervovat. Další informace naleznete v článku Vyžadování rezervace souborů v knihovně služby SharePoint.

Začátek stránky

Povolení správy verzí v knihovně služby SharePoint

  1. Přejděte do knihovny, ve které chcete pracovat. Pokud není název knihovny zobrazen v podokně Snadné spuštění, klikněte na odkaz Veškerý obsah webu a potom vyberte název dané knihovny.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Nástroje knihovny na kartu Knihovna.

  3. Klikněte na tlačítko Nastavení knihovny Tlačítko Nastavení knihovny na pásu karet knihovny služby SharePoint Foundation .

  4. Na stránce Nastavení knihovny klikněte v části Obecné nastavení na odkaz Nastavení správy verzí. Otevře se dialogové okno Nastavení správy verzí.

  5. V části Dokument – historie verzí vyberte jednu z následujících možností:

    • Vytvořit hlavní verze: Pokud zvolíte tuto možnost, můžete nastavit omezení počtu hlavních verzí.

    • Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty): Pokud zvolíte tuto možnost, můžete nastavit omezení počtu hlavních verzí a počtu verzí, pro které chcete uchovávat koncepty.

  6. Volitelné: Omezte počet verzí, které chcete uchovávat.

    • Chcete-li omezit počet verzí, které jsou uchovávány ve vaší knihovně, zaškrtněte políčko Zachovat následující počet hlavních verzí. V opačném případě jej ponechte nezaškrtnuté. Do pole bezprostředně pod zaškrtávacím políčkem zadejte počet verzí, které chcete uchovávat.

    • Chcete-li omezit počet konceptů, které jsou uchovávány, zaškrtněte políčko Zachovat koncepty pro následující počet hlavních verzí. Tato možnost je dostupná, pouze pokud byla vybrána možnost Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty). Do pole bezprostředně pod zaškrtávacím políčkem zadejte počet verzí, pro které chcete uchovávat koncepty.

  7. Volitelné: Určete uživatele, kterým by mělo být povoleno zobrazovat položky konceptu v knihovně dokumentů. V části Zabezpečení konceptů vyberte některou z následujících možností.

    • Libovolný uživatel, který může číst položky: Výběrem této možnosti povolíte přístup všem uživatelům, kteří mají oprávnění ke čtení webu. Tato možnost je dostupná, pokud je vybrána možnost Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty) v části Dokument – historie verzí.

    • Pouze uživatelé, kteří mohou upravovat položky: Výběrem této možnosti omezíte zobrazování konceptů pouze na uživatele, kteří mají oprávnění k úpravám. Tato možnost je dostupná, pokud je vybrána možnost Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty) v části Dokument – historie verzí.

    • Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat položky (a autor dané položky): Výběrem této možnosti omezíte zobrazování pouze na autora položky a uživatele, kteří mají oprávnění schvalovat položky v knihovně. Tato možnost je dostupná, pokud je část Schválení obsahu nastavena na hodnotu Ano.

  8. Volitelné: Určete, zda chcete v této knihovně vyžadovat rezervaci. Ve výchozím nastavení není rezervace vyžadována. Chcete-li výchozí nastavení změnit, vyberte možnost Ano v části Vyžadovat rezervaci. Další informace o vyžadování rezervace naleznete v článku Vyžadování rezervace souborů v knihovně služby SharePoint.

  9. Kliknutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a vraťte se na stránku Nastavení knihovny dokumentů.

Začátek stránky

Odebrání správy verzí z knihovny služby SharePoint

Po čase můžete zjistit, že správa verzí pro vaši knihovnu služby SharePoint není nezbytně nutná. Pokud máte oprávnění na úrovni Úplné řízení nebo Návrh, můžete z knihovny správu verzí odebrat.

  1. Přejděte do knihovny, ve které chcete pracovat. Pokud není název knihovny zobrazen v podokně Snadné spuštění, klikněte na odkaz Veškerý obsah webu a potom vyberte název dané knihovny.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Nástroje knihovny na kartu Knihovna.

  3. Klikněte na tlačítko Nastavení knihovny Tlačítko Nastavení knihovny na pásu karet knihovny služby SharePoint Foundation .

  4. Na stránce Nastavení knihovny klikněte v části Obecné nastavení na odkaz Nastavení správy verzí.

  5. V části Dokument – historie verzí v dialogovém okně Nastavení správy verzí vyberte možnost Bez správy verzí. Odeberete tak všechny položky, které byly v tomto oddílu dříve vytvořeny.

  6. Kliknutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a vraťte se na stránku Nastavení knihovny dokumentů.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×