Použití pracovního postupu Schválení

V tomto článku

• Fungování pracovního postupu schválení

• Přidání nebo změna pracovního postupu schválení pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu

• Spuštění pracovního postupu schválení pro dokument nebo položku

• Provedení úkolu pracovního postupu schválení

Jak pracovní postupu Schválení funguje?

Pracovní postup Schválení podporuje obchodní procesy, v rámci kterých je dokument nebo položka odeslána spolupracovníkům nebo manažerům ke schválení. Pracovní postup Schválení umožňuje zefektivnit proces schválení, protože spravuje a sleduje úkoly uživatelů v rámci procesu a vytváří záznam procesu po jeho dokončení.

Pokud jsou pracovní postupy k dispozici, můžete pracovní postup Schválení spustit přímo z dokumentu nebo položky v seznamu nebo knihovně. Pracovní postup lze spustit výběrem odpovídajícího postupu a vyplněním spouštěcího formuláře pracovního postupu, ve kterém jsou zadáni účastníci postupu (schvalující), datum dokončení a případné pokyny k úkolům. Po spuštění pracovního postupu server přiřadí úkoly všem účastníkům. Jestliže je na serveru povoleno zasílání upozornění e-mailem, odešle server upozornění všem účastníkům. Účastníci mohou klepnout na odkaz v upozornění na úkol zaslaném e-mailem a otevřít tak dokument nebo položku určenou ke schválení. Účastníci se mohou rozhodnout, zda úkoly schválí, odmítnou nebo přiřadí jinému uživateli. Mohou také požadovat změnu dokumentu nebo položky určené ke schválení. Účastníci mají možnost dokončit úkoly pracovního postupu z webu serverových aplikací Microsoft Office SharePoint Server 2007 nebo přímo v aplikacích, které jsou součástí sady Microsoft Office 2007. V průběhu pracovního postupu může vlastník nebo účastníci postupu zobrazit stránku Stav pracovního postupu, kde zjistí, kteří účastníci již své úkoly pracovního postupu dokončili. Po dokončení úkolů pracovního postupu je pracovní postup ukončen a jeho vlastníkovi je automaticky zasláno upozornění, že pracovní postup je dokončen.

Ve výchozím nastavení je pracovní postup Schválení spojen s typem obsahu Dokument, a proto je automaticky zařazen do knihoven dokumentů. Výchozí pracovní postup Schválení pro knihovny dokumentů je sériový pracovní postup, ve kterém jsou úkoly přiřazeny účastníkům postupně. Ve výchozím nastavení je přiřazena verze pracovního postupu Schválení také ke knihovnám stránek na webu publikování a tento pracovní postup lze použít ke správě procesu schválení při publikování webových stránek. Tyto přiřazené verze pracovního postupu Schválení je možné upravit tak, aby splňovaly požadavky vaší organizace nebo je také možné přidat zcela novou verzi pracovního procesu Schválení do seznamu, knihovny nebo typu obsahu.

Začátek stránky

Přidání nebo změna pracovního postupu Schválení v seznamu, knihovně nebo typu obsahu

Před použitím pracovního postupu je nutné jej přidat do seznamu, knihovny nebo typu obsahu, aby byl postup k dispozici pro dokumenty nebo položky v určitém umístění. Jestliže chcete přidat pracovní postup do seznamu, knihovny nebo typu obsahu, musíte mít oprávnění Spravovat seznamy. Ve většině případů provádějí tento úkol správci webu nebo uživatelé spravující určité seznamy nebo knihovny.

Dostupnost pracovního postupu v rámci webu je různá v závislosti na místě, kam je přidán:

• Pokud pracovní postup přidáte přímo do seznamu nebo knihovny, je k dispozici pouze pro položky v tomto seznamu nebo knihovně.

• Pokud jej přidáte k typu obsahu seznamu (příklad tytu obsahu webu, který byl přidán do konkrétního seznamu nebo knihovny), bude k dispozici pouze pro položky daného typu obsahu v konkrétním seznamu nebo knihovně, s nimiž je tento typ seznamu spojený.

• Přidáte-li pracovní postup k typu obsahu webu, bude k dispozici pro všechny položky tohoto typu obsahu ve všech seznamech a knihovně, do níž byla přidána instance tohoto typu obsahu webu. Chcete-li, aby byl tento pracovní postup k dispozici v rámci seznamů nebo knihoven v kolekci webů pro položky konkrétního typu obsahu, je nejúčinnějším způsobem dosažení tohoto výsledku přidání daného pracovního postupu přímo k typu obsahu webu.

Postup pro přidání pracovního postupu Schválení do seznamu, knihovny nebo typu obsahu a postup pro změnu pracovního postupu Schválení, který již je přidružen k seznamu, knihovně nebo typu obsahu, je stejný.

1. Chcete-li otevřít stránku Přidat pracovní postup nebo Změnit pracovní postup pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, u nichž chcete přidat nebo změnit pracovní postup, proveďte některou z následujících akcí:

   • Seznam nebo knihovna:

     1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve které chcete přidat nebo změnit pracovní postup.

     2. V nabídce Nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

        V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

     3. V části Oprávnění a správa klepněte na položku Nastavení pracovního postupu.

   • Typ obsahu seznamu:

     1. Otevřete seznam nebo knihovnu obsahující instanci typu obsahu seznamu, pro nějž chcete přidat nebo změnit pracovní postup.

     2. V nabídce Nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

        V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

     3. V části Typy obsahu klepněte na název typu obsahu.

        Poznámka: Pokud nejsou seznam nebo knihovna nastaveny tak, aby umožňovaly více typů obsahu, část Typy obsahu se na stránce Přizpůsobit pro seznam nebo knihovnu nezobrazí.

     4. V oblasti Nastavení klepněte na možnost Nastavení pracovního postupu.

   • Typ obsahu webu:

     1. Na domovské stránce kolekce webů, v nabídce Akce webu přejděte na Nastavení webu a potom klikněte na Změnit všechna nastavení webu.

     2. V oblasti Galerie klepněte na možnost Typy obsahu webu.

     3. Klepněte na název typu obsahu webu, pro který chcete přidat nebo změnit pracovní postup, a potom klepněte na možnost Nastavení pracovního postupu.

        Poznámka: Pokud do tohoto seznamu, knihovny nebo typu obsahu již byly přidány pracovní postupy, zavede vás tento krok přímo na stránku Změnit nastavení pracovního postupu, kde je třeba klepnutím na tlačítko Přidat pracovní postup přejít na stránku Přidat pracovní postup. Pokud do tohoto seznamu, knihovny nebo typu obsahu nebyly přidány žádné pracovní postupy, přejdete provedením tohoto kroku přímo na stránku Přidat pracovní postup.

1. Na stránce Změnit nastavení pracovního postupu klepněte na možnost Přidat pracovní postup nebo klepněte na název pracovního postupu, u kterého chcete změnit nastavení.

2. Proveďte některou z následujících akcí:

   • Chcete-li přidat pracovní postup, na stránce Přidat pracovní postup, v části pracovního postupu klikněte na šabloně pracovního postupu schválení.

   • Jestliže provádíte změnu nastavení pracovního postupu, změňte na stránce Změnit pracovní postup požadované možnosti podle následujícího postupu.

3. V oblasti Název zadejte jedinečný název pracovního postupu.

   1. V oblasti Seznam úkolů zadejte seznam úkolů, které chcete použít pro tento pracovní postup.

      Poznámky: 

      • Můžete použít výchozí seznam Úkoly nebo vytvořit seznam nový. Pokud použijete výchozí seznam Úkoly, účastníci pracovního postupu budou moci snadno vyhledávat a prohlížet své úkoly pracovního postupu pomocí zobrazení Vlastní úkoly v seznamu Úkoly.

      • Pokud úkoly pro tento pracovní postup ukáží citlivá nebo důvěrná data, která chcete mít uložená odděleně od seznamu Úkoly, je vhodné vytvořit nový seznam úkolů.

      • Jestliže vaše společnost bude používat několik pracovního postupů nebo budou pracovní postupy zahrnovat několik úkolů, měli byste vytvořit nový seznam úkolů. V takovém případě může být nutné vytvořit pro jednotlivé pracovní postupy samostatné seznamy úkolů.

4. V části Seznam historie zadejte seznam úkolů, který se má použít s tímto pracovním postupem. V seznamu historie se zobrazí všechny události, ke kterým dojde během každé instance pracovního postupu.

   Poznámka: Můžete použít výchozí seznam Historie nebo můžete vytvořit nový seznam. Pokud se ve vaší organizaci používá velký počet pracovních postupů, můžete vytvořit samostatný seznam historie pro jednotlivé pracovní postupy.

5. V části Možnosti spuštění zadejte jak, kdy nebo kdo má pracovní postup spustit.

   Pokud chcete použít tento pracovní postup schválení ke správě schválení obsahu pro knihovny, zaškrtněte políčko Spustit tento pracovní postup schválení publikování hlavní verze položky. Další informace o použití pracovního postupu ke správě schválení obsahu najdete v tématu použití pracovního postupu ke správě schválení obsahu pro knihovnu.

   Poznámky: 

   • Některé možnosti nemusí být k dispozici, pokud nejsou podporovány vybranou šablonou pracovního postupu.

   • Možnost Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze produktu je k dispozici pouze v případě, že je pro knihovnu povolena podpora hlavních a vedlejších verzí a vybranou šablonu pracovního postupu lze použít ke schválení obsahu.

6. Jestliže přidáváte tento pracovní postup k typu obsahu webu, zadejte v části Aktualizovat typy obsahu seznamu a webu, zda chcete pracovní postup přidat ke všem typům obsahu založeným na tomto typu obsahu.

   Poznámka: Část Aktualizovat typy obsahu seznamu a webu je na stránce Přidat pracovní postup zobrazena pouze pro typy obsahu webu.

7. Klepněte na tlačítko Další.

8. Na stránce Přizpůsobit pracovní postup zadejte požadované možnosti způsobu směrování úkolů, výchozí hodnoty pro spuštění pracovního postupu, způsob dokončení pracovního postupu a akce, ke kterým dojde po úspěšném dokončení pracovního postupu.

   Vyberte možnosti v některé z následujících částí. Není nutné zadávat možnosti ve všech částech:

   Úkoly pracovního postupu

   Požadavek	Akce
   Přiřadit úkoly všem účastníkům současně (paralelní pracovní postup)	Klepněte na tlačítko Všem účastníkům zároveň (paralelně).
   Přiřadit úkoly účastníkům postupně (sériový pracovní postup) Pokud zadáte sériový pracovní postup, je úkol odeslán dalšímu účastníkovi až po dokončení úkolu předchozím účastníkem.	Klepněte na tlačítko Vždy jen jednomu účastníkovi (sériově).
   Povolit účastníkům pracovního postupu změnit přiřazení úkolů na jiné osoby	Zaškrtněte políčko Znovu přiřadit úkol jiné osobě.
   Povolit účastníkům pracovního postupu požadovat před dokončením úkolu změnu dokumentu nebo položky určené ke schválení	Zaškrtněte políčko Zadat požadavek na změnu před dokončením úkolu.

   Výchozí hodnoty spuštění pracovního postupu

   Požadavek	Akce
   Zadat výchozí seznam účastníků pro všechny instance tohoto pracovního postupu	Zadejte jména osob, které zapojit do pracovního postupu po jeho spuštění, nebo klepněte na možnost Schvalující a vyberte osoby a skupiny z adresářové služby. Poznámka: Pokud nastavíte sériový pracovní postup, zadejte jména účastníků pracovního postupu v pořadí, v jakém chcete úkoly přiřadit.
   Přiřadit jeden úkol skupinám	Zaškrtněte políčko Každé zadané skupině přiřaďte jeden úkol. (Nerozbalujte skupiny.). Tuto možnost vyberte, pokud chcete jako účastníky pracovního postupu zadat skupiny a chcete celé skupině přiřadit pouze jeden úkol, nikoli jednotlivé úkoly členům skupiny.
   Povolit osobám, které spouští pracovní postup změnit nebo přidat účastníky	Zaškrtněte políčko Povolit změny seznamu účastníků při zahájení tohoto pracovního postupu. Tato možnost je ve výchozím nastavení vybrána. Pokud chcete uživatelům, kteří spouští pracovní postup, zabránit ve změnách nebo přidávání účastníků, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.
   Zadat výchozí zprávu, která se zobrazí u jednotlivých úkolů	Do textového pole zadejte zprávu nebo pokyny.
   Zadat termín splnění úkolů v paralelních pracovních postupech	Zadejte nebo vyberte datum v poli Termín splnění úkolů (paralelní).
   Zadat, kolik času mají účastníci pracovního postupu na dokončení úkolů pracovního postupu	V oblasti Na dokončení úkolu poskytněte každému uživateli následující dobu (sériový) zadejte hodnotu a potom vyberte časový údaj Dny nebo Týdny.
   Zadat seznam osob, kterým by mělo být zasláno upozornění (nikoli přiřazení úkolu) při zahájení pracovního postupu	V oblasti Upozornit další uživatele zadejte jména osob, které chcete upozornit nebo klepněte na tlačítko Kopie a vyberte osoby a skupiny z adresářové služby.

   Dokončení pracovního postupu

   Požadavek	Akce
   Zadat, že paralelní pracovní postup je dokončen, pokud určitý počet účastníků dokončí své úkoly	Zaškrtněte políčko Následující počet úkolů je dokončen a zadejte hodnotu. Poznámka: Tato možnost není k dispozici pro sériové pracovní postupy.
   Zadat, že pracovní postup je dokončen, pokud jsou dokument nebo položka odmítnuty	Zaškrtněte políčko Dokument je odmítnut.
   Zadat, že pracovní postup je dokončen, pokud jsou dokument nebo položka změněny	Zaškrtněte políčko Dokument je změněn.

   Po dokončení pracovního postupu

   Požadavek

   Akce

   Aktualizovat stav schválení dokumentu nebo položky po dokončení pracovního postupu

   Zaškrtněte políčko Aktualizovat stav schválení (pomocí tohoto pracovního postupu lze řídit schválení obsahu). Pokud používáte tento proces Schválení ke správě schválení obsahu (moderování) v knihovně a zaškrtnuli jste políčko Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze položky na stránce Přidat pracovní postup, je tato možnost vybrána automaticky. Jestliže jste políčko Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze položky na stránce Přidat pracovní postup nezaškrtli, protože nechcete, aby byl tento pracovní postup výchozím postupem schválení obsahu pro knihovnu, můžete zaškrtnout políčko Aktualizovat stav schválení (pomocí tohoto pracovního postupu lze řídit schválení obsahu), takže tento pracovní postup bude označen jako sekundární postup schválení obsahu a zadaní uživatelé jej mohou spustit ručně.

9. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Spuštění pracovního postupu Schválení u dokumentu nebo položky

Pracovní postup Schválení můžete spustit ručně přímo ze seznamu nebo knihovny, kde jsou uloženy. Možnosti, které jsou k dispozici při spuštění pracovního postupu, se mohou lišit v závislosti na přizpůsobení pracovního postupu při jeho přidání do seznamu, knihovny nebo typu obsahu pro danou položku. Ke spuštění pracovního postupu jsou nutná alespoň oprávnění k úpravám položek. U některých pracovních postupů mohou být k jejich spuštění u dokumentu nebo položky vyžadována oprávnění Spravovat seznamy.

1. Pokud seznam nebo knihovna nejsou dosud otevřené, klepněte na jejich název na panelu Snadné spuštění.

   Pokud se název seznamu nebo knihovny neobjeví, klepněte na tlačítko Zobrazit veškerý obsah webu a potom na název požadovaného seznamu nebo knihovny.

2. Přejděte na název dokumentu nebo položky, pro které chcete spustit pracovní postup, klepněte na zobrazenou šipku a na možnost Pracovní postupy.

3. V oblasti Spustit nový pracovní postup klepněte na název pracovního postupu Schválení, který chcete spustit.

4. Do pole Schvalující zadejte jména osob, které mají schvalovat dokument nebo položku, nebo klepnutím na možnost Schvalující vyberte osoby a skupiny z adresářové služby.

   Poznámka: Pokud používáte sériový pracovní postup, zadejte nebo vyberte jména účastníků v pořadí, v jakém jim chcete úkoly přiřadit.

5. Jestliže zadáváte jako účastníky pracovního postupu skupiny a chcete skupině přiřadit pouze jedno upozornění na úkol, nikoli jednotlivá upozornění pro každého člena skupiny, zaškrtněte políčko Každé zadané skupině přiřaďte jeden úkol. (Nerozbalujte skupiny.).

6. Chcete-li zadat zprávu nebo konkrétní pokyny k úkolu, zadejte tyto informace do textového pole v oblasti Zadejte zprávu, která má být součástí vašeho požadavku.

7. Termín dokončení úkolu zadáte v části Termín splnění následujícím způsobem:

   • V případě sériových pracovních postupů zadejte hodnotu a vyberte časový údaj Dny nebo Týdny.

   • V případě paralelního pracovního postupu zadejte nebo vybere datum v oblasti Termín splnění úkolů.

   • Pokud chcete, aby při spuštění pracovního postupu bylo odesláno upozornění (nikoli přiřazení úkolu) ostatním osobám, zadejte jejich jména do pole Kopie nebo klepněte na tlačítko Kopie a vyberte osoby a skupiny z adresářové služby.

8. Klepněte na tlačítko Spustit.

Začátek stránky

Dokončení úkolu pracovního postupu Schválení

Účastníci v pracovním postupu Schválení mohou dokončit své úkoly pracovního postupu v seznamu nebo knihovně, kde jsou položka nebo dokument umístěny, nebo přímo z některých aplikací sady Office 2007. Informace o možnostech dokončení úkolů pracovního postupu v klientských aplikacích naleznete v nápovědě k této aplikaci.