Použití webu Centrum dokumentů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

SharePoint nabízí mnoho funkcí pro správu obsahu a můžete ho použít pro různé objemy dat. Pokud máte statisíce dokumentů, videí a dalších materiálů, které musíte spravovat, zkuste použít webovou šablonu Centrum dokumentů (je standardně součástí SharePointu). Tato šablona je optimalizovaná pro správu velkého množství dokumentů. Může vám ušetřit čas a zvýšit efektivitu práce. Nejdůležitější funkce, jako jsou verze dokumentů, ID dokumentů, sady dokumentů, navigace pomocí metadat a typy obsahu, jsou už součástí šablony.

Centrum dokumentů funguje v obou těchto scénářích:

  • Autorské prostředí:    V autorském prostředí Centra dokumentů uživatelé vytvářejí a upravují tisíce dokumentů nebo multimediálních materiálů, které jsou uložené v centrálním úložišti.

  • Archiv obsahu:    V archivu obsahu, jako je třeba znalostní báze, uživatelé ukládají a zobrazují dokumenty.

Tento článek popisuje funkce webové šablony Centrum dokumentů a postup při vytvoření webu Centra dokumentů.

V tomto článku

Co je na webu Centra dokumentů?

Navigace pomocí metadat

ID dokumentů

Verze dokumentu

Typy obsahu

Organizátor obsahu

Co je na webu Centra dokumentů?

Šablona Centra dokumentů obsahuje funkce, které usnadňují a zefektivňují způsob vytváření a správy velkého množství dokumentů. Ve většině případů vlastník webu může přidat jednotlivé funkce samostatně. Šablona webu Centrum dokumentů nicméně automaticky zapíná doporučené funkce správy obsahu. Následující oddíly tyto funkce stručně popisují.

Web Centrum dokumentů můžete využívat jako autorské prostředí nebo archiv obsahu. V autorském prostředí můžou uživatelé často rezervovat soubory, vracet je se změnami a vytvářet pro tyto soubory strukturu složek. Je aktivovaná správa verzí, která umožňuje udržovat deset nebo víc starších verzí každého dokumentu. Kromě toho můžou životní cyklus dokumentů řídit pracovní postupy.

Naopak v archivu obsahu probíhá uvedená činnost jenom velmi zřídka. Uživatelé můžou dokumenty jenom zobrazit nebo odeslat na web. Šablona webu Centrum dokumentů podporuje vytváření archivu typu obsahu zvaného archivy znalostní báze. Archivy znalostní báze většinou obsahují dokumenty v jediné verzi a web může zahrnovat až miliony souborů. V obvyklém scénáři, jako je třeba centrum technické podpory ve velké organizaci, může obsah používat až deset tisíc uživatelů (především ke čtení). Podmnožina tří až čtyř tisíc uživatelů může na web odesílat nový obsah.

Následující položky popisují některé funkce SharePointu, které můžete do webu Centrum dokumentů zahrnout. Tento seznam popisuje jenom některé z možných funkcí. Kromě těchto schopností si většina organizací vzhled a navigaci v Centru dokumentů přizpůsobuje a přidává vlastní webové části pro funkce, které jsou pro tuto organizaci jedinečné.

Navigace pomocí metadat

Spravovaná metadata představují systém, který dokumentům v SharePointu přiřadí určité termíny. Tyto termíny jde pak použít ke klasifikaci dokumentů. Metadata taky můžete použít k vytvoření efektivního nástroje, který uživatelům pomůže rychle najít, co hledají.

Přepokládejme třeba, že vaše společnosti má úložiště znalostní báze, které obsahuje články o řešení problémů s produkty. Můžete vytvořit termíny metadat, které uživatelům umožní filtrovat informace podle produktu, typu problému nebo jiné charakteristiky.

ID dokumentů

Na webu Centrum dokumentů se každé položce obsahu přiřadí jedinečné ID, které je nezávislé na umístění dokumentu, jako třeba adresa URL. To znamená, že pokud dokument přesunete nebo přejmenujete, ID zůstává stejné. ID tak můžete použít k vytvoření svého druhu pevného odkazu na dokument, a minimalizovat tak možné časové ztráty kvůli nefunkčním odkazům.

Verze dokumentu

Verze dokumentu jsou na webu Centrum dokumentů zapnuté automaticky. To znamená, že automaticky máte historii všech různých verzí dokumentu. Třeba v procesu revize dokumentů to pak znamená, že máte záznam všech aktualizací provedených během revizního cyklu. Můžete sledovat aktualizace, kontaktovat odpovědné osoby a mnohé další. Pokud taky nastane problém s aktuální verzí článku, můžete ho rychle vrátit do poslední známé bezproblémové verze.

Typy obsahu

Typ obsahu je specifický druh obsahu společně se skupinou nastavení pro tento obsah. Když někdo vytvoří dokument definovaného typu obsahu, tento typ obsahu automaticky získá všechna příslušná nastavení. Centrum dokumentů může mít kolekci typů obsahu – různé druhy dokumentů, video, šablony apod.

Organizátor obsahu

Organizátor obsahu není na webu Centrum dokumentů zahrnutý automaticky. Hodně uživatelů si ho ale přidává. Organizátor obsahu je funkce SharePointu, která vám umožní spravovat celkovou organizaci a strukturu položek. Pomocí metadat nebo typů obsahu může organizátor obsahu automaticky přesměrovat dokumenty a jiné položky do konkrétního umístění. Třeba ve znalostní bázi můžete organizátor obsahu nastavit tak, aby automaticky směroval všechny nové příspěvky do speciální knihovny, ve které se shromažďují články pro určitý produkt.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×