Použití zápisů o telefonních hovorech v aplikaci Business Contact Manager

Pomocí Zápis o telefonním hovoru v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete Záznam telefonní konverzace s Klient, Příležitost, Obchodní kontakt nebo Obchodní projekt. Když záznam o telefonním hovoru vytvoříte, můžete zaznamenat dobu jeho trvání a zadat ke konverzaci komentář. Uložené záznamy o telefonních hovorech uvidíte ve Složka Historie komunikace. Zápisy o telefonních hovorech můžete propojit na jeden či více záznamů.

Tento článek vysvětluje, jak zápisy o telefonních hovorech vytvářet, propojovat, upravovat a odstraňovat.

Co chcete udělat?

Vytvoření a propojení zápisu o telefonním hovoru

Propojení existujícího zápisu o telefonním hovoru s více než jedním záznamem

Úprava zápisu o telefonním hovoru

Odstranění zápisu o telefonním hovoru

Vytvoření a propojení zápisu o telefonním hovoru

Pokud vytvoříte zápis o telefonním hovoru v rámci záznamu, je na záznam automaticky propojen. Zápis o telefonním hovoru, který vytvoříte, také můžete zároveň propojit na jeden či více záznamů najednou.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z následujících složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

    • Správa kontaktů

    • Prodej

    • Marketing

    • Řízení projektů

  2. Klikněte na kartu obsahující požadované záznamy.

  3. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud je záznam jeden, otevřete ho tak, že na něj dvakrát kliknete.

    • Pokud chcete nový zápis o telefonním hovoru připojit k více záznamům, vyberte je.

      Jak lze vybrat více záznamů?

      Jestliže chcete vybrat navzájem sousedící záznamy, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznam skupiny, které chcete přidat. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy. Chcete-li vybrat všechny záznamy, klikněte na jeden z nich a stiskněte kombinaci kláves CTRL+A.

  4. Na pásu karet klikněte ve skupině Přidat položku historie na tlačítko Zápis o telefonním hovoru nebo klikněte na tlačítko Více a potom na položku Zápis o telefonním hovoru.

  5. V oddílu Zápis o obchodním telefonním hovoru zadejte předmět a klikněte na typ telefonního hovoru.

  6. Chcete-li zaznamenat dobu trvání hovoru, klikněte na pásu karet ve skupině Akce na položku Spustit časovač.

    Poznámka :  Když zápis o telefonním hovoru zavřete, časovač je ukončen a do formuláře zápisu o telefonním hovoru je automaticky přidána celková doba trvání.

  7. V části Komentáře zadejte poznámky.

  8. Chcete-li zaznamenat datum a čas zadání komentáře, klikněte na tlačítko Přidat časové razítko.

  9. Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

    Když zápis o telefonním hovoru uložíte, je automaticky zadáno datum a čas telefonního hovoru. Zápis o telefonním hovoru je uveden na stránce historie každého z vybraných záznamů.

Začátek stránky

Propojení existujícího zápisu o telefonním hovoru s více než jedním záznamem

V případě potřeby můžete zápis o telefonním hovoru propojit na více než jeden záznam. Při každém propojení zápisu o telefonním hovoru se záznamem se ve složce Historie komunikace zobrazí další kopie zápisu.

  1. Dvakrát klikněte na zápis o telefonním hovoru, který chcete propojit s jiným záznamem.

  2. Klikněte na tlačítko Propojit s.

  3. V dialogovém okně Propojit se záznamem aplikace Business Contact Manager klikněte v seznamu Typ položky na typ záznamu, se kterým chcete zápis o telefonním hovoru propojit.

  4. V seznamu klikněte na záznamy, které chcete k zápisu o telefonním hovoru přidat.

Jak lze vybrat více záznamů?

Jestliže chcete vybrat navzájem sousedící záznamy, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznam skupiny, které chcete přidat. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy. Chcete-li vybrat všechny záznamy, klikněte na jeden z nich a stiskněte kombinaci kláves CTRL+A.

  1. V části Propojené záznamy klikněte na tlačítko Propojit s. Záznamy, které jste vybrali, se objeví v seznamu v poli Propojit.

  2. Klikněte na tlačítko OK.

  3. Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Poznámka :  Ve složce Historie komunikace je položka zobrazena vícekrát pouze v případě, že je propojena s více záznamy. Při úpravě položky v jednom záznamu bude tato položka změněna ve všech propojených záznamech.

Začátek stránky

Úprava zápisu o telefonním hovoru

Poznámka :  Jestliže upravíte zápis o telefonním hovoru, který je propojen na více než jeden záznam, dojde k jeho změně ve všech propojených záznamech.

  1. Dvakrát klikněte na zápis o telefonním hovoru, který chcete změnit.

  2. Podle potřeby proveďte změny zápisu o telefonním hovoru.

  3. Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Odstranění zápisu o telefonním hovoru

Pokud je zápis o telefonním hovoru propojen na jediný záznam a odstraníte jej z historie komunikace daného záznamu, aplikace Business Contact Manager pro aplikaci Outlook jej přesune do složky Odstraněné položky. Pokud jsou však odkazy na zápis o telefonním hovoru obsaženy v dalších záznamech, bude zápis o telefonním hovoru odebrán pouze z tohoto záznamu.

Pokud například odstraníte zápis o telefonním hovoru ze záznamu zájemce a zápis o telefonním hovoru je také propojen na záznam obchodního kontaktu, zůstane zápis v tomto obchodním kontaktu beze změny.

Tip :  Po otevření zápisu o telefonním hovoru uvidíte v poli Propojit záznamy, na které je zápis propojen.

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na některou z následujících složek a zobrazte tak příslušný pracovní prostor:

  • Správa kontaktů

  • Prodej

  • Marketing

  • Řízení projektů

  • Klikněte na kartu obsahující požadovaný záznam.

  • Klikněte dvakrát na záznam s propojením na zápis o telefonním hovoru, který chcete odstranit.

  • Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazení na tlačítko Historie.

  • Klikněte na zápis o telefonním hovoru pravým tlačítkem myši a klikněte na příkaz Odstranit.

  • Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×