Použití tabulky nebo dotazu jako zdroje dat hromadné korespondence

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Operaci hromadné korespondence lze vytvořit pomocí Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word. Tento průvodce je dostupný také z aplikace Microsoft Office Access 2007. Umožňuje vytvořit proces hromadné korespondence, který používá tabulku nebo dotaz databáze aplikace Access jako zdroj dat pro formulářové dopisy, e-mailové zprávy, adresní štítky, obálky či adresáře.

Toto téma popisuje spuštění Průvodce hromadnou korespondencí z aplikace Access a vytvoření přímého propojení mezi tabulkou či dotazem a dokumentem aplikace Microsoft Office Word 2007. V tomto tématu je popsán postup vytváření dopisů. Podrobný postup vytvoření procesu hromadné korespondence naleznete v nápovědě k aplikaci Office Word 2007.

Použití tabulky nebo dotazu jako zdroje dat

  1. Otevřete zdrojovou databázi a v navigačním podokně vyberte tabulku nebo dotaz, které chcete použít jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci.

  2. Na kartě Externí Data ve skupině Export klikněte na Další Obrázek tlačítka a potom klikněte na Sloučit s Microsoft Office Word Obrázek tlačítka .

    Spustí se Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word.

  3. Zvolte možnost, zda chcete propojit data s existujícím dokumentem nebo zda chcete vytvořit nový dokument a propojit s ním data, a klepněte na tlačítko OK.

  4. Pokud jste zvolili možnost propojení s existujícím dokumentem, vyhledejte a vyberte v dialogovém okně Výběr dokumentu Microsoft Word požadovaný soubor a klepněte na tlačítko Otevřít.

    Spustí se aplikace Word. Podle toho, jakou možnost jste zvolili, otevře aplikace Word buď určený dokument, nebo nový dokument. Pokud se otevře existující dokument, přejdete přímo do kroku 3 průvodce (viz druhá část bodu 6).

  5. V podokně Hromadná korespondence klepněte v části Vybrat typ dokumentu na přepínač Dopisy a poté klepněte na odkaz Další: Počáteční dokument. Přejdete tak ke kroku 2 průvodce.

  6. V kroku 2 průvodce klepněte na odkaz Další: Vybrat příjemce.

    V kroku 3 průvodce vytvoříte propojení mezi zdrojem dat v aplikaci Access a dokumentem aplikace Word. Protože jste průvodce spustili z aplikace Access, je toto propojení vytvořeno automaticky. Všimněte si, že v části Vybrat příjemce je vybrána možnost Použít existující seznam a že v části Použít existující seznam je zobrazen název vašeho zdroje dat.

    Zdroj dat hromadné korespondence

  7. Chcete-li přizpůsobit obsah tabulky nebo dotazu, klepněte na odkaz Upravit seznam příjemců.

    Upravit seznam příjemců

    Než budete pokračovat, můžete data vyfiltrovat, seřadit a ověřit. Pokračujte klepnutím na tlačítko OK.

  8. Pokračujte klepnutím na odkaz Další: Vytvořit dopis. Postupujte podle zbývajících pokynů v podokně Hromadná korespondence a v kroku 5 průvodce klepněte na odkaz Další: Dokončit hromadnou korespondenci.

Další způsoby použití tabulky nebo dotazu jako zdroje dat

Tabulku nebo dotaz lze jako zdroj data určit dalšími způsoby. Například je možné tabulku nebo dotaz exportovat z aplikace Access do databáze ODBC, do souboru aplikace Microsoft Office Excel 2007, do textového souboru nebo do libovolného jiného formátu kompatibilního s aplikací Word a výsledný soubor pak propojit pomocí Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Word.

  1. Pokud jste tabulku nebo dotaz dosud neexportovali, učiňte tak: V aplikaci Access vyberte v navigačním podokně požadovanou tabulku nebo dotaz a na kartě Externí data klepněte ve skupině Export na formát, ve kterém mají být data exportována, a postupujte podle pokynů.

  2. Není-li v aplikaci Word zobrazeno podokno Hromadná korespondence, klepněte na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na šipku pod příkazem Spustit hromadnou korespondenci a poté klepněte na příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Zobrazí se podokno Hromadná korespondence.

  3. V podokně Hromadná korespondence přejděte ke kroku 3 a v části Použít existující seznam klepněte na odkaz Procházet (nad odkazem Upravit seznam příjemců).

  4. V dialogovém okně Vybrat zdroj dat vyhledejte a vyberte datový soubor, který jste vytvořili v aplikaci Access, a klepněte na tlačítko Otevřít.

  5. Postupujte podle pokynů v dialogových oknech. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence zkontrolujte a upravte obsah souboru. Než budete pokračovat, můžete obsah vyfiltrovat, seřadit a ověřit.

  6. Klepněte na tlačítko OK a pak v podokně Hromadná korespondence klepněte na odkaz Další: Vytvořit dopis. Další pokyny k úpravám hromadné korespondence naleznete v nápovědě k aplikaci Word.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×