Použití třístavového pracovního postupu

Použití třístavového pracovního postupu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Třístavový pracovní postup sleduje stav položky seznamu ve třech stavech (fázích). Tento pracovní postup je možné použít ke správě obchodních procesů vyžadujících sledování velkého počtu problémů nebo položek, například problémy hlášené v rámci zákaznické podpory, prodejní tipy nebo projektové úkoly. Tři stavy úkolu projektu mohou být například následující: Nezahájeno, Probíhá a Dokončeno.

V tomto článku

Jak třístavový pracovní postup funguje?

Nastavení seznamu pro použití u třístavového pracovního postupu

Vytvoření seznamu sledování problémů

Vytvoření vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Přizpůsobení vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Přidání třístavového pracovního postupu do seznamu

Ruční spuštění třístavového pracovního postupu pro položku

Dokončení úkolu pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu

Jak třístavový pracovní postup funguje?

Třístavový pracovní postup podporuje obchodní procesy vyžadující sledování stavu problému nebo položky ve třech stavech a dvou přechodech mezi stavy. Při každém přechodu mezi stavy přiřadí pracovní postup úkol určité osobě a odešle jí e-mailové upozornění na úkol. Po dokončení úkolu pracovní postup aktualizuje stav položky a přejde na další stav. Třístavový pracovní postup funguje se šablonou seznamu Sledování problémů, ale dá se použít pro jakýkoli seznam obsahující sloupec Volba o třech nebo více hodnotách. Hodnoty v tomto sloupci Volba jsou stavy sledované pracovním postupem.

Seznam může obsahovat víc než jeden sloupec voleb a sloupec voleb může obsahovat víc než tři hodnoty. Třístavový pracovní postup se ale dá nakonfigurovat jen tak, aby používal jeden ze sloupců voleb a jen tři volby ve vybraném sloupci voleb. Při přidání třístavového pracovního postupu do seznamu nebo knihovny je potřeba vybrat sloupec voleb a tři z hodnot poskytovaných ve sloupci.

Třístavový pracovní postup se dá použít ke správě obchodních procesů, které v organizacích vyžadují sledování velkého počtu problémů nebo položek, jako jsou problémy hlášené v rámci zákaznické podpory, prodejní tipy nebo projektové úkoly. Například zaměstnanci malé společnosti zabývající se plánováním akcí mohou použít seznam sledování problémů a přizpůsobený třístavový pracovní postup ke správě řady úkolů souvisejících s plánovanými akcemi. Pracovní postup sleduje úkoly plánování akcí ve třech stavech: Aktivní, Připraveno k revizi a Dokončeno. Všechny úkoly přípravy související s určitou akcí se shromáždí do seznamu sledování problémů vytvořeného pro tuto akci a označeného jako Aktivní. Koordinátor akce přiřadí jednotlivé úkoly členům týmu a pak pro tyto položky spustí pracovní postup. Tak zahájí práci na úkolu akce.

Po zahájení pracovního postupu bude vytvořen úkol pro pověřenou osobu. Jakmile člen týmu obdrží úkol, provede práci požadovanou k dokončení úkolu. Může se jednat o práci probíhající mimo seznam nebo web, ve kterém se nachází seznam sledování problémů. Jestliže člen týmu například obdrží úkol pracovního postupu k vytvoření cateringového plánu, kontaktuje cateringovou společnost a poté s jejími pracovníky spolupracuje na vývoji plánu. Po vytvoření konceptu cateringového plánu označí člen týmu svůj úkol pracovního postupu za dokončený. V tomto bodě pracovní postup aktualizuje stav tohoto úkolu v seznamu sledování problémů ze stavu Aktivní na Připraveno k revizi a vytvoří druhý úkol pro koordinátora akce, jímž bude revize cateringového plánu. Po revizi provedené koordinátorem akce a schválení cateringového plánu označí koordinátor akce svůj úkol pracovního postupu za dokončený a pracovní postup aktualizuje stav úkolu ze stavu Připraveno k revizi na Dokončeno.

Poznámka : Účastník pracovního postupu může v třístavovém pracovním postupu dokončit úkol pracovního postupu dvěma způsoby. Účastník může upravit úkol pracovního postupu a označit jej za dokončený nebo může změnit stav položky pracovního postupu v seznamu (pokud má účastník oprávnění ke změně tohoto seznamu). Jestliže účastník ručně aktualizuje stav položky pracovního postupu v seznamu, bude úkol pracovního postupu dokončen. Pokud účastník upraví úkol pracovního postupu a označí jej za dokončený, bude stav položky pracovního postupu v seznamu aktualizován na Dokončeno.

Akce v třístavovém pracovním postupu v předchozím příkladu používají následující proces:

Vývojový diagram s příkladem třístavového pracovního postupu

Začátek stránky

Nastavení seznamu pro použití u třístavového pracovního postupu

Před použitím třístavového pracovního postupu je potřeba vytvořit seznam obsahující položky, které chcete sledovat nebo spravovat pomocí pracovního postupu. S třístavovým pracovním postupem funguje šablona seznamu Sledování problémů. Můžete ale vytvořit i vlastní seznam, který s těmito pracovními postupy použijete. Jestliže vytvoříte vlastní seznam, přesvědčte se, jestli tento seznam obsahuje nejméně jeden sloupec Volba se třemi nebo víc hodnotami pro výběr. Pokud nastavíte pro použití se seznamem svůj pracovní postup, zadejte sloupec Volba obsahující hodnoty stavu, které bude pracovní postup sledovat.

Začátek stránky

Vytvoření seznamu sledování problémů

Ve výchozím nastavení můžete třístavový pracovní postup použít s libovolným seznamem vytvořeným z šablony seznamu Sledování problémů.

  1. V nabídce Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 klikněte na Přidat aplikaci.

  2. V dialogovém okně Vaše aplikace klikněte na Sledování problémů a zadejte název seznamu. Zadání názvu seznamu je povinné.

  3. Pokud chcete zadat popis seznamu, klikněte na Upřesnit možnosti.

    • Do pole Popis zadejte popis účelu seznamu. Popis je nepovinný.

  4. Klikněte na Vytvořit.

Začátek stránky

Vytvoření vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Chcete-li vytvořit vlastní seznam pro použití s třístavovým pracovním postupem, je nutné přidat nejméně jeden sloupec Volba obsahující nejméně tři hodnoty stavů, které bude pracovní postup sledovat.

  1. V nabídce Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 klikněte na Přidat aplikaci.

  2. V dialogovém okně Vaše aplikace klikněte na Vlastní seznama zadejte název seznamu. Zadání názvu seznamu je povinné.

  3. Pokud chcete zadat popis seznamu, klikněte na Upřesnit možnosti.

  4. Do pole Popis zadejte popis účelu seznamu. Popis je nepovinný.

  5. Klikněte na Vytvořit.

Začátek stránky

Přizpůsobení vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

  1. Klepněte na vlastní seznam, který jste vytvořili v předchozím kroku.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam a potom ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení seznamu.

  3. V části Sloupceklikněte na položku Vytvořit sloupec.

  4. V části název a zadejte do pole název sloupce zadejte název sloupce, který chcete použít k zadání hodnot Stav pracovního postupu. Můžete třeba zadat název jako stav pracovního postupu.

  5. V seznamu Typ informací v tomto sloupci klikněte na přepínač Volba (nabídka).

  6. V oddílu Další nastavení sloupců zadejte do pole Popis nepovinný popis sloupce.

  7. V části Požadovat, aby tento sloupec obsahoval informace klikněte na přepínač Ano.

  8. V rozevíracím seznamu ve skupinovém rámečku Typ položky na samostatném řádku zadejte nejméně tři volba požadované hodnoty pro tento sloupec. Tyto hodnoty se stanou stavy pracovního postupu. Může například zadejte aktivní, Připraveno ke kontrole a dokončete jako tři možnosti.

  9. V části Způsob zobrazení voleb klikněte na přepínač Rozevírací nabídka nebo Přepínače.

  10. V části Povolit volby vyplňování klikněte na přepínač Ne.

  11. Určete, zda chcete pro tento sloupec nastavit určitou výchozí hodnotu nebo zda ji chcete přidat do výchozího zobrazení seznamu.

  12. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Přidání třístavového pracovního postupu do seznamu

Před použitím třístavového pracovního postupu u položek v seznamu je potřeba ho nejdřív přidat do seznamu. Při přidání třístavového pracovního postupu do seznamu je třeba určit, který sloupec v seznamu obsahuje hodnoty stavů sledované tímto pracovním postupem. Je třeba také určit, co se má stát v každé fázi pracovního postupu. Můžete například zadat předmět a text e-mailových upozornění, která obdrží příjemci úkolů.

U většiny typů webů je třístavový pracovní postup ve výchozím nastavení povolen. Správce kolekce webů však může tuto funkci zakázat. Není-li třístavový pracovní postup k dispozici, obraťte se na správce kolekce webů.

Důležité : K přidání pracovního postupu do seznamu je nutné mít oprávnění Spravovat seznamy.

  1. Otevřete seznam, do kterého chcete přidat třístavový pracovní postup.

  2. Klikněte na kartu Seznam > Nastavení seznamu nebo klikněte na nastavení typu knihovny, kterou otevíráte. V případě knihovny dokumentů třeba klikněte na Nastavení knihovny dokumentů.

  3. V části Oprávnění a správa klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Změnit nastavení pracovního postupu klikněte na Přidat pracovní postup.

  5. Na stránce Přidat pracovní postup, v části pracovního postupu v části vyberte šablonu pracovního postupu klikněte na Třístavový.

  6. V oddílu Název zadejte jedinečný název pracovního postupu.

  7. V oddílu Seznam úkolů zadejte seznam úkolů, který se má použít s tímto pracovním postupem.

    Poznámka : 

    • Můžete použít výchozí seznam Úkoly nebo vytvořit nový. Pokud použijete výchozí seznam Úkoly, budou moci účastníci pracovního postupu snadno najít a zobrazit svoje úkoly pracovního postupu pomocí zobrazení Mé úkoly v seznamu Úkoly.

    • Nový seznam úkolů vytvořte, pokud pracovní postup obsahuje nebo by mohl odhalit citlivé nebo důvěrné informace, které chcete oddělit od obecného seznamu Úkoly.

    • Nový seznam úkolů je vhodné vytvořit, pokud organizace používá velké množství pracovních postupů nebo pokud pracovní postupy obsahují mnoho úkolů. V tomto případě můžete vytvořit seznamy úkolů pro každý pracovní postup.

  8. V oddílu Seznam historie vyberte seznam historie, který se má použít s tímto pracovním postupem. V seznamu historie se zobrazí všechny události, ke kterým dojde během každé instance pracovního postupu.

    Poznámka : Můžete použít výchozí seznam Historie nebo můžete vytvořit nový seznam. Pokud se ve vaší organizaci používá velké množství pracovních postupů, můžete vytvořit samostatný seznam historie pro jednotlivé pracovní postupy.

  9. V oddílu Možnosti spuštění proveďte některou z následujících akcí:

    • Chcete-li povolit ruční spuštění pracovního postupu, zaškrtněte políčko Umožnit ruční spuštění tohoto pracovního postupu ověřeným uživatelem s oprávněními k účasti. Pokud chcete ke spuštění pracovního postupu požadovat další oprávnění, zaškrtněte políčko Ke spuštění pracovního postupu vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy.

    • Chcete-li pracovní postup spustit automaticky při vytvoření nových položek, zaškrtněte políčko Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky.

  10. Klikněte na tlačítko Další.

  11. V oddílu Stavy pracovního postupu klikněte v části Vyberte pole s volbou na sloupec Volba v seznamu obsahujícím hodnoty, které chcete použít pro stavy v pracovním postupu, a poté vyberte hodnoty sloupců, které chcete použít pro fáze Počáteční stav, Průběžný stav a Koncový stav pracovního postupu.

  12. Ve dvou oddílech Zadejte, co se má stát při zahájení pracovního postupu (možnosti pro první úkol v pracovním postupu) a Zadejte, co se má stát při přechodu do průběžného stavu (možnosti pro druhý úkol v pracovním postupu) zadejte následující informace:

    Podrobnosti úkolu

Pole

Popis

Název úkolu

Máte možnost upravit název zprávy, který se zobrazí v úkolu po zahájení pracovního postupu nebo když dosáhne průběžného stavu. Jestliže zaškrtnete políčko Zahrnout seznam polí, přidá se vybrané pole na konec zprávy.

Popis úkolu

Zadejte informace, které chcete zahrnout do popisu úkolu. Jestliže zaškrtnete políčko Zahrnout seznam polí, bude vybrané pole přidáno na konec zprávy. Pokud zaškrtnete políčko Vložit odkaz na položku seznamu, bude do popisu zahrnut odkaz na položku seznamu.

Termín splnění úkolu

Chcete-li určit datum splnění úkolu, zaškrtněte políčko Zahrnout seznam polí a poté vyberte ze seznamu sloupec data obsahující informace o datu, které chcete použít pro termín splnění.

Úkol přiřazen

Chcete-li úkol přiřadit osobě určené v seznamu, klikněte na položku Zahrnout seznam polí a poté vyberte ze seznamu sloupec obsahující uživatelské informace, které chcete použít. Po spuštění tohoto pracovního postupu bude první úkol přiřazen osobě, jejíž jméno se ve sloupci zobrazí pro tuto položku pracovního postupu.

Jestliže chcete tento úkol ve všech instancích tohoto pracovního postupu přiřadit zadané osobě, klikněte na položku Vlastní a poté zadejte nebo vyberte jméno osoby, jíž chcete úkol přiřadit.

  1. Pokud chcete, aby účastníci pracovního postupu dostávali e-mailová upozornění na úkoly pracovního postupu, zaškrtněte políčko Odeslat e-mailovou zprávu.

    Poznámka : Jestliže chcete zajistit, aby účastníci pracovních postupů po spuštění příslušných pracovních postupů obdrželi e-mailová upozornění a připomenutí týkající se úkolů pracovního postupu, požádejte správce kolekce webů, aby ověřil, jestli je u webu povolený e-mail.

    Podrobnosti e-mailové zprávy

Pole

Popis

Komu

Zadejte jméno osoby, které chcete odeslat e-mailové upozornění na úkol pracovního postupu. Pokud chcete odeslat e-mailové upozornění vlastníkovi úkolu, zaškrtněte políčko Zahrnout úkol přiřazený.

Předmět

Zadejte řádek předmětu, který chcete použít pro e-mailové upozornění. Pokud chcete přidat název úkolu do řádku předmětu e-mailové zprávy, zaškrtněte políčko Použít název úkolu.

Obsah

Zadejte informace, které chcete zobrazit v textu e-mailové zprávy s upozorněním. Pokud chcete do zprávy zahrnout odkaz na položku seznamu, zaškrtněte políčko Vložit odkaz na položku seznamu.

  1. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Ruční spuštění třístavového pracovního postupu pro položku

Třístavový pracovní postup musí být nejprve přidán do seznamu, chcete-li jej zpřístupnit k použití s položkami v seznamu. Další informace naleznete v předchozích oddílech.

Můžete konfigurovat automatické spuštění třístavového postupu při přidání nových položek do seznamu nebo jej lze konfigurovat tak, aby uživatelé, kteří mají určitá oprávnění, mohli pracovní postup spustit ručně. Některé pracovní postupy mohou umožňovat obě možnosti.

Chcete-li ručně spustit třístavový pracovní postup pro položku seznamu, postupujte podle těchto kroků. Je nutné, abyste měli oprávnění Spravovat položky. Některé pracovní postupy mohou vyžadovat, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy.

Poznámka : Pokud potřebujete zajistit, aby účastníci pracovního postupu po spuštění příslušného pracovního postupu obdrželi e-mailová upozornění a připomenutí týkající se úkolů pracovního postupu, požádejte správce kolekce webů, aby ověřil, jestli je u webu povolený e-mail.

  1. Otevřete seznam obsahující položku, pro kterou chcete spustit třístavový pracovní postup.

  2. Klikněte na tři tečky u položky, pro kterou chcete spustit pracovní postup, a v zobrazené nabídce klikněte na Pracovní postupy.

    Poznámka : Příkaz Pracovní postupy je k dispozici pouze v případě, že daná položka je v seznamu nebo knihovně s nejméně jedním přiřazeným pracovním postupem.

  3. V nabídce Nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu.

  4. V části Spustit nový pracovní postup klikněte na název třístavového pracovního postupu, který chcete spustit.

    Pracovní postup je spuštěn okamžitě.

Začátek stránky

Dokončení úkolu pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu

Chcete-li dokončit úkol pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu, musíte mít alespoň oprávnění Upravit položky k seznamům úkolů, ve kterých jsou zaznamenány úkoly pracovního postupu.

  1. Otevřete seznam Úkoly pro daný web a kliknutím na příkaz Mé úkoly v nabídce Zobrazit vyhledejte požadovaný úkol pracovního postupu.

    Poznámka : Pokud se v pracovním postupu nepoužívá výchozí seznam Úkoly, je možné, že se požadovaný úkol pracovního postupu v seznamu Úkoly nezobrazí. Když potřebujete vyhledat úkol pracovního postupu, přejděte na seznam nebo knihovnu, ve které je položka pracovního postupu uložená. Přejděte na název úkolu, který chcete dokončit, klikněte na zobrazenou šipku a potom na Pracovní postupy. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části Spuštěné pracovní postupy na název pracovního postupu, kterého se účastníte. V seznamu Úkoly klikněte na požadovaný úkol pracovního postupu a pak přejděte ke kroku 3.

  2. Otevřete seznam obsahující položku, kterou chcete označit jako dokončenou.

  3. Přejděte na název úkolu, který chcete dokončit, klikněte na zobrazenou šipku a potom na položku Upravit položku.

  4. V dialogovém okně Úkoly zadejte nebo vyberte informace, které jsou požadovány k dokončení úkolu, a potom klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×