Použití třístavového pracovního postupu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Třístavový pracovní postup sleduje stav položky seznamu ve třech stavech (fázích). Tento pracovní postup je možné použít ke správě obchodních procesů vyžadujících sledování velkého počtu problémů nebo položek, například problémy hlášené v rámci zákaznické podpory, prodejní tipy nebo projektové úkoly. Tři stavy úkolu projektu mohou být například následující: Nezahájeno, Probíhá a Dokončeno.

V tomto článku

Jak třístavový pracovní postup funguje?

Nastavení seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Vytvoření seznamu sledování problémů pro použití s třístavovým pracovním postupem

Vytvoření vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Přizpůsobení vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Přidání třístavového pracovního postupu do seznamu

Ruční spuštění třístavového pracovního postupu pro položku

Provedení úkolu pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu

Jak třístavový pracovní postup funguje?

Třístavový pracovní postup podporuje obchodní procesy vyžadující sledování stavu problému nebo položky ve třech stavech a dvou přechodech mezi stavy. Při každém přechodu mezi stavy přiřadí pracovní postup úkol určité osobě a odešle jí e-mailové upozornění na úkol. Po dokončení úkolu pracovní postup aktualizuje stav položky a přejde na další stav. Třístavový pracovní postup funguje se šablonou seznamu Sledování problémů, ale lze jej použít pro jakýkoli seznam obsahující sloupec Volba o třech nebo více hodnotách. Hodnoty v tomto sloupci Volba jsou stavy sledované pracovním postupem.

Seznam můžete mít víc než jednoho sloupce volba a sloupec Volba může mít více než tři hodnoty. Však můžete třístavový pracovní postup nakonfigurován pouze použít jednu z voleb sloupce a pouze tři hodnot ve sloupci vybrané volby. Když přidáte třístavový pracovní postup seznamu nebo knihovny, vyberte sloupec Volba a tři hodnoty zadejte podle sloupce. Informace o práci s sloupce v seznamu, najdete v tématu Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně nebo Odstranění sloupce v seznamu nebo knihovně.

Třístavový pracovní postup slouží ke správě obchodních procesů, které od organizací vyžadují sledování velkého množství problémů nebo položek, například problémů zákaznické podpory, potenciálních zákazníků nebo projektových úkolů. Například zaměstnanci malé událost nastavit jako plánování společnosti můžete pomocí seznamu sledování problémů a přizpůsobený třístavového pracovního postupu ke správě mnoho úloh souvisejících s událostmi jejich plánování. Třístavový pracovní postup sleduje úkoly plánování událostí ve třech stavech: aktivnípřipravená k revizia Dokončit. Všechny úkoly Příprava události týkající se zvláštní událost nastavit jako kompilovaný do seznamu sledování problémů, který byl vytvořen pro dané události a označené jako aktivní. Koordinátor události přiřadí jednotlivé úkoly členům svého týmu a pak třístavový pracovní postup pro tyto položky zahajte práce na úkolu události.

Po zahájení pracovního postupu bude vytvořen úkol pro pověřenou osobu. Jakmile člen týmu obdrží úkol, provede práci požadovanou k dokončení úkolu. Může se jednat o práci probíhající mimo seznam nebo web, ve kterém se nachází seznam sledování problémů. Jestliže člen týmu například obdrží úkol pracovního postupu k vytvoření cateringového plánu, kontaktuje cateringovou společnost a poté s jejími pracovníky spolupracuje na vývoji plánu. Po vytvoření konceptu cateringového plánu označí člen týmu svůj úkol pracovního postupu za dokončený. V tomto bodě pracovní postup aktualizuje stav tohoto úkolu v seznamu sledování problémů ze stavu Aktivní na Připraveno k revizi a vytvoří druhý úkol pro koordinátora akce, jímž bude revize cateringového plánu. Po revizi provedené koordinátorem akce a schválení cateringového plánu označí koordinátor akce svůj úkol pracovního postupu za dokončený a pracovní postup aktualizuje stav úkolu ze stavu Připraveno k revizi na Dokončeno.

Poznámka : Účastník pracovního postupu může v třístavovém pracovním postupu dokončit úkol pracovního postupu dvěma způsoby. Účastník může upravit úkol pracovního postupu a označit jej za dokončený nebo může změnit stav položky pracovního postupu v seznamu (pokud má účastník oprávnění ke změně tohoto seznamu). Jestliže účastník ručně aktualizuje stav položky pracovního postupu v seznamu, bude úkol pracovního postupu dokončen. Pokud účastník upraví úkol pracovního postupu a označí jej za dokončený, bude stav položky pracovního postupu v seznamu aktualizován na Dokončeno.

Akce v třístavovém pracovním postupu v předchozím příkladu používají následující proces:

Vývojový diagram s příkladem třístavového pracovního postupu

Začátek stránky

Nastavení seznamu pro použití u třístavového pracovního postupu

Před použitím třístavového pracovního postupu je nutné vytvořit seznam, který bude použit s pracovním postupem. Tento seznam musí obsahovat položky, které chcete sledovat nebo spravovat pomocí pracovního postupu. S třístavovým pracovním postupem funguje šablona seznamu Sledování problémů. Je však možné vytvořit také vlastní seznam, který bude použit s těmito pracovními postupy. Jestliže vytvoříte vlastní seznam pro použití s třístavovým pracovním postupem, je nutné se přesvědčit, zda tento seznam obsahuje nejméně jeden sloupec Volba se třemi nebo více hodnotami pro výběr. Pokud nastavíte pro použití se seznamem třístavový pracovní postup, je nutné určit sloupec Volba obsahující hodnoty stavu, které bude pracovní postup sledovat.

Začátek stránky

Vytvoření seznamu sledování problémů pro použití s třístavovým pracovním postupem

Ve výchozím nastavení můžete třístavový pracovní postup použít s libovolným seznamem vytvořeným z šablony seznamu Sledování problémů.

  1. V nabídce Akce webu klikněte na příkaz Zobrazit veškerý obsah webu.

  2. Na stránce Veškerý obsah webu klikněte na tlačítko Vytvořit.

  3. V dialogovém okně vytvořit klikněte na tlačítko Sledování problémů a zadejte název seznamu. Požaduje název seznamu.

    Poznámka : Název seznamu se zobrazí v horní části stránky seznamu, stal součástí webovou adresu pro stránku se seznamem a zobrazuje se ve navigační prvky, které pomáhají uživatelům najděte a otevřete seznam.

  4. Pokud chcete zadat popis seznamu nebo určit, zda se odkaz na seznam zobrazí na panelu Snadné spuštění (výchozí hodnota je Ano), klikněte na položku Další možnosti.

    • Do pole Popis zadejte popis účelu seznamu. Popis je nepovinný.

    • Pokud chcete přidat odkaz na tento seznam na panelu Snadné spuštění, klikněte na Ano v části Navigace .

  5. Klikněte na tlačítko Vytvořit v dolní části dialogového okna Vytvořit.

Začátek stránky

Vytvoření vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Chcete-li vytvořit vlastní seznam pro použití s třístavovým pracovním postupem, je nutné přidat nejméně jeden sloupec Volba obsahující nejméně tři hodnoty stavů, které bude pracovní postup sledovat.

  1. V nabídce Akce webu klikněte na příkaz Zobrazit veškerý obsah webu.

  2. Na stránce Veškerý obsah webu klikněte na tlačítko Vytvořit.

  3. V dialogovém okně Vytvořit klikněte na Vlastní seznam a napište název seznamu. Požaduje název seznamu.

    Poznámka : Název seznamu se zobrazí v horní části stránky seznamu, stal součástí webovou adresu pro stránku se seznamem a zobrazuje se ve navigační prvky, které pomáhají uživatelům najděte a otevřete seznam.

  4. Pokud chcete zadat popis seznamu nebo určit, zda se odkaz na seznam zobrazí na panelu Snadné spuštění (výchozí hodnota je Ano), klikněte na položku Další možnosti.

  5. Do pole Popis zadejte popis účelu seznamu. Popis je nepovinný.

  6. Chcete-li přidat odkaz na tento seznam do panelu Snadné spuštění, klepněte v oblasti Navigace na možnost Ano.

  7. Klikněte na tlačítko Vytvořit v dolní části dialogového okna Vytvořit.

Začátek stránky

Přizpůsobení vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

  1. V seznamu vlastní na pásu karet klikněte na kartu seznam a potom klikněte na Nastavení seznamu.

  2. V oblasti Sloupce klepněte na položku Vytvořit sloupec.

  3. V oddílu Název a typ v části Název sloupce zadejte název sloupce, který chcete použít k určení hodnot stavů pro pracovní postup.

  4. V seznamu Typ informací v tomto sloupci vyberte položku Volba (nabídka).

  5. V oddílu Další nastavení sloupců zadejte v části Popis volitelný popis sloupce.

  6. V oblasti Požadovat, aby tento sloupec obsahoval informace klepněte na přepínač Ano.

  7. Do seznamu v části Každou volbu zadejte na samostatný řádek zadejte tři nebo více požadovaných hodnot výběru pro tento sloupec. Tyto hodnoty budou označovat stavy pracovního postupu.

  8. V seznamu Způsob zobrazení voleb vyberte položku Rozevírací nabídka nebo Přepínače.

  9. V oblasti Povolit vyplňované volby klepněte na přepínač Ne.

  10. Určete, zda chcete pro tento sloupec nastavit určitou výchozí hodnotu nebo zda ji chcete přidat do výchozího zobrazení seznamu.

  11. Klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Přidání třístavového pracovního postupu do seznamu

Před použitím třístavového pracovního postupu u položek v seznamu je nutné jej nejprve přidat do seznamu. Při přidání třístavového pracovního postupu do seznamu je třeba určit, který sloupec v seznamu obsahuje hodnoty stavů sledované tímto pracovním postupem. Je třeba také určit, co se má stát v každé fázi pracovního postupu. Můžete například zadat předmět a text e-mailových upozornění, která obdrží příjemci úkolů.

U většiny typů webů je třístavový pracovní postup ve výchozím nastavení povolen. Správce kolekce webů však může tuto funkci zakázat. Není-li třístavový pracovní postup k dispozici, obraťte se na správce kolekce webů.

Důležité : K přidání pracovního postupu do seznamu musíte mít oprávnění Spravovat seznamy.

  1. Otevřete seznam, ke kterému chcete přidat třístavový pracovní postup. Ze seznamu vlastní na pásu karet klikněte na kartu seznam a klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít. Například v knihovně dokumentů klikněte na Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V části Oprávnění a správa klikněte na položku Nastavení pracovního postupu.

    Pokud pracovní postupy se již přidala do tohoto seznamu, knihovně nebo typu obsahu, tento krok přejdete přímo na stránce změnit nastavení pracovního postupu a potřebujete klikněte na Přidat pracovní postup přejdete na stránce Přidat pracovní postup. Pokud do tohoto seznamu, knihovně nebo typu obsahu byly přidány žádné pracovní postupy, tento krok přejdete přímo na stránce Přidat pracovní postup.

  3. Pokud již pracovní postup pro seznam existuje, klikněte na stránce Změnit nastavení pracovního postupu na možnost Přidat pracovní postup.

  4. Na stránce Přidat pracovní postup v části pracovního postupu, klikněte na Třístavový v části Vybrat šablonu pracovního postupu.

  5. V oblasti Název zadejte jedinečný název pracovního postupu.

  6. V části Seznam úkolů zadejte seznam úkolů, který se má použít s tímto pracovním postupem.

    Poznámka : 

    • Můžete použít výchozí seznam Úkoly nebo vytvořit nový. Pokud použijete výchozí seznam Úkoly, budou moci účastníci pracovního postupu snadno najít a zobrazit svoje úkoly pracovního postupu pomocí zobrazení Mé úkoly v seznamu Úkoly.

    • Nový seznam úkolů vytvořte, pokud pracovní postup obsahuje nebo by mohl odhalit citlivé nebo důvěrné informace, které chcete oddělit od obecného seznamu Úkoly.

    • Nový seznam úkolů je vhodné vytvořit, pokud organizace používá velké množství pracovních postupů nebo pokud pracovní postupy obsahují mnoho úkolů. V tomto případě můžete vytvořit seznamy úkolů pro každý pracovní postup.

  7. V oddílu Seznam historie vyberte seznam historie, který se má použít s tímto pracovním postupem. V seznamu historie se zobrazí všechny události, ke kterým dojde během každé instance pracovního postupu.

    Můžete použít výchozí seznam Historie nebo můžete vytvořit nový seznam. Pokud se ve vaší organizaci používá velké množství pracovních postupů, můžete vytvořit samostatný seznam historie pro jednotlivé pracovní postupy.

  8. V oddílu Možnosti spuštění proveďte některou z následujících akcí:

    • Chcete-li povolit ruční spuštění pracovního postupu, zaškrtněte políčko Umožnit ruční spuštění tohoto pracovního postupu ověřeným uživatelem s oprávněními k účasti. Pokud chcete ke spuštění pracovního postupu požadovat další oprávnění, zaškrtněte políčko Ke spuštění pracovního postupu vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy.

    • Chcete-li pracovní postup spustit automaticky při vytvoření nových položek, zaškrtněte políčko Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky.

  9. Klikněte na Další.

  10. V oblasti Stavy pracovního postupu klepněte v části vyberte pole Volba na sloupec Volba v seznamu obsahujícím hodnoty, které chcete použít pro stavy v pracovním postupu, a poté vyberte hodnoty sloupců, které chcete použít pro fáze Počáteční stav, Průběžný stav a Koncový stav pracovního postupu.

  11. Ve dvou oblastech Zadejte, co se má stát při zahájení pracovního postupu (možnosti pro první úkol v pracovním postupu) a Zadejte, co se má stát při přechodu do průběžného stavu (možnosti pro druhý úkol v pracovním postupu) zadejte následující informace:

    Podrobnosti úkolu

Popis úkolu

Zadejte informace, které chcete zahrnout do popisu úkolu. Jestliže zaškrtnete políčko Zahrnout seznam polí, bude vybrané pole přidáno na konec zprávy. Pokud zaškrtnete políčko Vložit odkaz na položku seznamu, bude do popisu zahrnut odkaz na položku seznamu.

Termín splnění úkolu

Chcete-li určit datum splnění úkolu, zaškrtněte políčko Zahrnout seznam polí a poté vyberte ze seznamu sloupec data obsahující informace o datu, které chcete použít pro termín splnění.

Úkol přiřazen:

Chcete-li přiřadit úkol osobě určené v seznamu, klepněte na položku Zahrnout seznam polí a poté vyberte sloupec ze seznamu obsahujícího uživatelské informace, které chcete použít. Po spuštění tohoto pracovního postupu bude první úkol přiřazen osobě, jejíž jméno se ve sloupci zobrazí pro tuto položku pracovního postupu.

Jestliže chcete tento úkol ve všech instancích tohoto pracovního postupu přiřadit zadané osobě, klikněte na položku Vlastní a poté zadejte nebo vyberte jméno osoby, jíž chcete úkol přiřadit.

  1. Zaškrtněte políčko Odeslat e-mailovou zprávu, chcete-li, aby účastníci pracovního postupu dostávali e-mailová upozornění na úkoly pracovního postupu.

    Poznámka : Pokud chcete zajistit, aby účastníci pracovního postupu přijímání e-mailová oznámení a upozornění na úkoly pracovního postupu po spuštění pracovní postupy, kontaktujte svého správce kolekce webů pro ověření, že je pro váš web povolené e-mailu.

    Podrobnosti e-mailové zprávy

Příjemce

Zadejte název osoby, jíž chcete odeslat e-mailové upozornění na úkol pracovního postupu. Zaškrtněte políčko Zahrnout úkol přiřazený, chcete-li odeslat e-mailové upozornění vlastníkovi úkolu.

Předmět

Zadejte řádek předmětu, který chcete použít pro e-mailové upozornění. Zaškrtněte políčko Použít název úkolu, chcete-li přidat název úkolu do řádku předmětu e-mailové zprávy.

Obsah

Zadejte informace, které chcete zobrazit v těle e-mailové zprávy s upozorněním. Zaškrtněte políčko Vložit odkaz na položku seznamu, pokud chcete do zprávy zahrnout odkaz na položku seznamu.

  1. Klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Ruční spuštění třístavového pracovního postupu pro položku

Třístavový pracovní postup musí být nejprve přidán do seznamu, chcete-li jej zpřístupnit k použití s položkami v seznamu. Další informace naleznete v předchozích oddílech.

Můžete konfigurovat automatické spuštění třístavového postupu při přidání nových položek do seznamu nebo jej lze konfigurovat tak, aby uživatelé, kteří mají určitá oprávnění, mohli pracovní postup spustit ručně. Některé pracovní postupy mohou umožňovat obě možnosti.

Chcete-li ručně spustit třístavový pracovní postup pro položku seznamu, postupujte podle těchto kroků. Je nutné, abyste měli oprávnění Spravovat položky. Některé pracovní postupy mohou vyžadovat, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy.

Poznámka : Pokud chcete zajistit, aby účastníci pracovního postupu přijímání e-mailová oznámení a upozornění na úkoly pracovního postupu po spuštění pracovního postupu, kontaktujte svého správce kolekce webů pro ověření, že je pro váš web povolené e-mailu.

  1. Otevřete seznam obsahující položku, na které chcete spustit třístavový pracovní postup.

  2. Přejděte na položku, pro kterou chcete spustit pracovní postup, klepněte na zobrazenou šipku a na možnost Pracovní postupy.

    Poznámka : Příkaz Sledy prací je dostupný pouze v případě, že daná položka je v seznamu nebo knihovně s nejméně jedním přiřazeným pracovním postupem.

  3. V nabídce Akce webu klikněte na příkaz Zobrazit veškerý obsah webu.

  4. V oblasti Spustit nový pracovní postup klepněte na název třístavového pracovního postupu, který chcete spustit.

    Pracovní postup je spuštěn okamžitě.

Začátek stránky

Dokončení úkolu pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu

Chcete-li dokončit úkol pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu, musíte mít alespoň oprávnění Upravit položky k seznamům úkolů, ve kterých jsou zaznamenány úkoly pracovního postupu.

  1. Otevřete seznam Úkoly pro daný web a kliknutím na příkaz Mé úkoly v nabídce Zobrazit vyhledejte požadovaný úkol pracovního postupu.

    Poznámka : Pokud pracovní postup používat výchozí seznam úkolů, se pravděpodobně neprojeví úkol pracovního postupu v seznamu úkolů. Vyhledejte úkol pracovního postupu, přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je uložena položka pracovního postupu. Přejděte na název položky, která chcete dokončit, klikněte na zobrazenou šipku a potom klikněte na pracovní postupy. Na stránce Stav pracovního postupu v části Spuštěné pracovní postupy, klikněte na název pracovního postupu se účastníte. V podokně úkoly vyhledejte úkol pracovního postupu.

  2. Otevřete seznam obsahující položku, kterou chcete označit jako dokončenou.

  3. Přejděte na název úkolu, který chcete dokončit, klepněte na zobrazenou šipku a potom na možnost Upravit položku.

  4. V dialogovém okně Úkoly zadejte nebo vyberte informace, které jsou požadovány k dokončení úkolu, a potom klikněte na tlačítko Uložit.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×