Použití třístavového pracovního postupu

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Třístavový pracovní postup byl navržen ke sledování stavu položky seznamu ve třech stavech (fázích). Tento pracovní postup je možné použít ke správě obchodních procesů vyžadujících sledování velkého počtu problémů nebo položek, například problémy hlášené v rámci podpory zákazníků, prodejní tipy nebo projektové úkoly.

V tomto článku

Jak třístavový pracovní postup funguje?

Nastavení seznamu pro použití u třístavového pracovního postupu

Přidání třístavového pracovního postupu do seznamu

Spuštění třístavového pracovního postupu pro položku

Dokončení úkolu pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu

Jak třístavový pracovní postup funguje?

Třístavový pracovní postup podporuje obchodní procesy vyžadující sledování stavu problému nebo položky ve třech různých stavech a dvou přechodech mezi stavy. Při každém přechodu mezi stavy přiřadí pracovní postup úkol určité osobě a odešle jí e-mailové upozornění na úkol. Po dokončení úkolu pracovní postup aktualizuje stav položky a přejde na další stav. Třístavový pracovní postup je navržen pro práci s šablonou seznamu Sledování problémů, ale lze jej použít pro jakýkoli seznam obsahující sloupec Volba o třech nebo více hodnotách. Hodnoty v tomto sloupci Volba jsou stavy sledované pracovním postupem.

Třístavový pracovní postup je možné použít ke správě obchodních procesů, které vyžadují sledování velkého počtu problémů nebo položek, například problémy hlášené v rámci podpory zákazníků, prodejní tipy nebo projektové úkoly. Například zaměstnanci malé společnosti zabývající se plánováním akcí mohou použít seznam sledování problémů a přizpůsobený třístavový pracovní postup ke správě řady úkolů souvisejících s plánovanými akcemi. Třístavový pracovní postup sleduje úkoly plánování akcí ve třech stavech: Aktivní, Připraveno ke kontrole a Dokončeno. Všechny úkoly přípravy související s určitou akcí jsou shromážděny do seznamu sledování problémů vytvořeného pro tuto akci a označeného jako Aktivní. Koordinátor akce přiřadí jednotlivé úkoly členům týmu a poté pro tyto položky spustí třístavový pracovní postup, čímž zahájí práci na úkolu akce.

Po zahájení pracovního postupu bude vytvořen úkol pro pověřenou osobu. Jakmile obdrží člen týmu úkol, provede požadovanou práci na provedení úkolu. Může se jednat o práci probíhající mimo seznam nebo web, ve kterém se nachází seznam sledování problémů. Jestliže člen týmu například obdrží úkol pracovního postupu k vytvoření cateringového plánu, kontaktuje cateringovou společnost a poté s nimi pracuje na vývoji plánu. Po vytvoření konceptu cateringového plánu označí člen týmu svůj úkol pracovního postupu za dokončený. V tomto bodě pracovní postup aktualizuje stav tohoto úkolu v seznamu sledování problémů ze stavu Aktivní na Připraveno ke kontrole a vytvoří druhý úkol pro koordinátora akce, jímž bude revize cateringového plánu. Po revizi provedené koordinátorem akce a schválení cateringového plánu označí koordinátor akce svůj úkol pracovního postupu za dokončený a pracovní postup aktualizuje stav úkolu ze stavu Připraveno ke kontrole na Dokončeno.

Účastník pracovního postupu může v třístavovém pracovním postupu ukončit úkol pracovního postupu dvěma odlišnými způsoby. Účastník může upravit úkol pracovního postupu a označit jej za dokončený nebo může změnit stav položky pracovního postupu v seznamu (pokud má účastník oprávnění ke změně tohoto seznamu). Jestliže účastník ručně aktualizuje stav položky pracovního postupu v seznamu, bude úkol pracovního postupu dokončen. Pokud účastník upraví úkol pracovního postupu a označí jej za dokončený, stav položky pracovního postupu v seznamu bude aktualizován na Dokončeno.

Akce v třístavovém pracovním postupu v tomto příkladu se řídí tímto postupem:

Vývojový diagram s příkladem třístavového pracovního postupu

Začátek stránky

Nastavení seznamu pro použití u třístavového pracovního postupu

Před použitím třístavového pracovního postupu musíte vytvořit seznam, který chcete použít společně s pracovním postupem. Seznam musí obsahovat položky, které chcete sledovat nebo spravovat za pomoci pracovního postupu. Šablona seznamu Sledování problémů je navržena pro práci s třístavovým pracovním postupem; můžete však vytvořit vlastní seznam, který chcete použít s těmito pracovními postupy. Jestliže vytvoříte vlastní seznam pro použití s třístavovým pracovním postupem, musíte zajistit, aby tento seznam obsahoval nejméně jeden sloupec Volba se třemi nebo více hodnotami pro výběr. Jestliže nastavíte pro použití se seznamem třístavový pracovní postup, musíte určit sloupec Volba obsahující hodnoty stavu, které bude pracovní postup sledovat.

Vytvoření seznamu sledování problémů pro použití s třístavovým pracovním postupem

Ve výchozím nastavení můžete třístavový pracovní postup použít s libovolným seznamem vytvořeným z šablony seznamu Sledování problémů.

  1. Klepněte na tlačítko Zobrazit veškerý obsah webu a potom na stránce Veškerý obsah webu klepněte na tlačítko Vytvořit.

    Ve většině případů můžete použít nabídku Akce webu Obrázek tlačítka místo pro dokončení tohoto kroku.

  1. V části Sledování klepněte na možnost Sledování problémů.

    1. Do pole Název zadejte název seznamu. Název seznamu je povinný.

      Název se zobrazí v horní části stránky seznamu, stane se součástí webové adresy stránky seznamu a zobrazí se v navigačních prvcích, které uživatelům usnadňují nalezení a otevření seznamu.

  2. Do pole Popis zadejte popis účelu seznamu. Popis je nepovinný.

  3. Chcete-li přidat odkaz na tento seznam do panelu Snadné spuštění, klepněte v oblasti Navigace na možnost Ano.

  4. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Vytvoření vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

Chcete-li vytvořit vlastní seznam pro použití s třístavovým pracovním postupem, musíte přidat nejméně jeden sloupec Volba obsahující hodnoty stavů, které bude pracovní postup sledovat.

  1. Klepněte na tlačítko Zobrazit veškerý obsah webu a potom na stránce Veškerý obsah webu klepněte na tlačítko Vytvořit.

    Ve většině případů můžete použít nabídka Akce webu Obrázek tlačítka místo pro dokončení tohoto kroku.

  1. V části Vlastní seznamy klepněte na možnost Vlastní seznam.

    1. Do pole Název zadejte název seznamu. Název seznamu je povinný.

      Název se zobrazí v horní části stránky seznamu, stane se součástí webové adresy stránky seznamu a zobrazí se v navigačních prvcích, které uživatelům usnadňují nalezení a otevření seznamu.

  2. Do pole Popis zadejte popis účelu seznamu. Popis je nepovinný.

  3. Chcete-li přidat odkaz na tento seznam do panelu Snadné spuštění, klepněte v oblasti Navigace na možnost Ano.

  4. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Přizpůsobení vlastního seznamu pro použití s třístavovým pracovním postupem

  1. Pokud seznam není dosud otevřený, klepněte na jeho název na panelu Snadné spuštění.

    Pokud se název vašeho seznamu nezobrazuje, klepněte na tlačítko Zobrazit celý obsah lokality a potom klepněte na název daného seznamu.

  2. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu.

  3. V oblasti Sloupce klepněte na položku Vytvořit sloupec.

  4. V oddílu Název a typ v části Název sloupce zadejte název sloupce, který chcete použít k určení hodnot stavů pro pracovní postup.

  5. V seznamu Typ informací v tomto sloupci vyberte položku Volba (nabídka).

  6. V oddílu Další nastavení sloupců zadejte v části Popis volitelný popis sloupce.

  7. V oblasti Požadovat, aby tento sloupec obsahoval informace klepněte na přepínač Ano.

  8. V seznamu v části Zadejte každou volbu na samostatný řádek zadejte tři nebo čtyři požadované hodnoty výběru pro tento sloupec.

    Z těchto hodnot se stanou stavy pracovního postupu.

  9. V seznamu Způsob zobrazení voleb vyberte položku Rozevírací nabídka nebo Přepínače.

  10. V oblasti Povolit vyplňované volby klepněte na přepínač Ne.

  11. Určete, zda chcete pro tento sloupec nastavit určitou výchozí hodnotu nebo zda ji chcete přidat do výchozího zobrazení seznamu.

  12. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Přidání třístavového pracovního postupu do seznamu

Třístavový pracovní postup musíte přidat do seznamu dříve, než jej budete moci použít na položky v tomto seznamu. Při přidání třístavového pracovního postupu do seznamu určete, který sloupec v seznamu obsahuje hodnoty stavů sledované tímto pracovním postupem. Musíte také určit, co se má stát v každé fázi pracovního postupu. Můžete například určit uživatele, jimž byly úkoly přiřazeny, a podrobnosti e-mailových upozornění, která obdrží příjemci úkolů.

K přidání pracovního postupu do seznamu musíte mít oprávnění Spravovat seznamy.

  1. Otevřete seznam, do kterého chcete přidat třístavový pracovní postup.

    1. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

      V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V části Oprávnění a správa klepněte na položku Nastavení pracovního postupu.

    Pokud byly k tomuto seznamu, knihovně nebo typu obsahu pracovní postupy již přidány, budete v tomto kroku převedeni přímo na stránku Změnit nastavení pracovního postupu, kde po klepnutí na možnost Přidat pracovní postup přejdete na stránku Přidat pracovní postup. Pokud do tohoto seznamu, knihovny nebo typu obsahu nebyly přidány žádné pracovní postupy, budete v tomto kroku převedeni přímo na stránku Přidat pracovní postup.

  3. Na stránce Změnit nastavení pracovního postupu klepněte na tlačítko Přidat pracovní postup.

  4. Na stránce Přidat pracovní postup klepněte v oblasti Pracovní postup na šablonu Třístavový v seznamu Vyberte šablonu pracovního postupu.

  5. V oblasti Název zadejte jedinečný název pracovního postupu.

  6. V části Seznam úkolů zadejte seznam úkolů, který se má použít s tímto pracovním postupem.

    • Můžete použít výchozí seznam Úkoly nebo vytvořit seznam nový. Pokud použijete výchozí seznam Úkoly, účastníci pracovního postupu budou moci snadno vyhledávat a prohlížet své úkoly pracovního postupu pomocí zobrazení Vlastní úkoly v seznamu Úkoly.

    • Nový seznam úkolů vytvořte, pokud pracovní postup obsahuje nebo by mohl odhalit citlivé nebo důvěrné informace, které chcete oddělit od obecného seznamu Úkoly.

    • Nový seznam úkolů je vhodné vytvořit, pokud organizace používá velký počet pracovních postupů nebo pokud pracovní postupy obsahují mnoho úkolů. V tomto případě můžete vytvořit seznamy úkolů pro každý pracovní postup.

  7. V části Seznam historie zadejte seznam úkolů, který se má použít s tímto pracovním postupem. V seznamu historie se zobrazí všechny události, ke kterým dojde během každé instance pracovního postupu.

    Můžete použít výchozí seznam Historie nebo můžete vytvořit nový seznam. Pokud se ve vaší organizaci používá velký počet pracovních postupů, můžete vytvořit samostatný seznam historie pro jednotlivé pracovní postupy.

  8. V oddílu Možnosti spuštění proveďte některou z následujících akcí:

    • Chcete-li povolit ruční spuštění pracovního postupu, zaškrtněte políčko Umožnit ruční spuštění tohoto pracovního postupu ověřeným uživatelem s oprávněním Upravit položky. Pokud chcete ke spuštění pracovního postupu požadovat oprávnění, zaškrtněte políčko Ke spuštění pracovního postupu vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy.

    • Chcete-li pracovní postup spustit automaticky při vytvoření nových položek, zaškrtněte políčko Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové položky.

  9. Klikněte na Další.

  10. V oblasti Stavy pracovního postupu klepněte v části vyberte pole Volba na sloupec Volba v seznamu obsahujícím hodnoty, které chcete použít pro stavy v pracovním postupu, a poté vyberte hodnoty sloupců, které chcete použít pro fáze Počáteční stav, Průběžný stav a Koncový stav pracovního postupu.

  11. Ve dvou oblastech Zadejte, co se má stát při zahájení pracovního postupu (možnosti pro první úkol v pracovním postupu) a Zadejte, co se má stát při přechodu do průběžného stavu (možnosti pro druhý úkol v pracovním postupu) zadejte následující informace:

    Podrobnosti úkolu

Název úkolu:

Zadejte informace, které chcete zahrnout do názvu úkolu. Jestliže zaškrtnete políčko Zahrnout seznam polí, bude informace s názvem položky seznamu přidána do vlastní zprávy.

Popis úkolu:

Zadejte informace, které chcete zahrnout do popisu úkolu. Jestliže zaškrtnete políčko Zahrnout seznam polí, bude informace s názvem položky seznamu přidána do vlastní zprávy. Pokud zaškrtnete políčko Vložit odkaz na položku seznamu, bude do popisu zahrnut odkaz na položku seznamu.

Termín splnění úkolu:

Chcete-li určit datum splnění úkolu, zaškrtněte políčko Zahrnout seznam polí a poté vyberte ze seznamu sloupec data obsahujícího informace o termínu splnění, které chcete použít.

Úkol přiřazen:

Chcete-li přiřadit úkol osobě určené v seznamu, klepněte na položku Zahrnout seznam polí a poté vyberte sloupec ze seznamu obsahujícího uživatelské informace, které chcete použít. Po spuštění tohoto pracovního postupu bude první úkol přiřazen osobě, jejíž jméno se ve sloupci zobrazí pro tuto položku pracovního postupu.

Přiřadit úkol ve všech instancích tento pracovní postup osobě můžete určit, klikněte na tlačítko vlastní a zadejte nebo vyberte jméno člověka, kterému chcete úkol přiřadit.

Podrobnosti e-mailové zprávy

Zaškrtněte políčko Odeslat e-mailovou zprávu, chcete-li, aby účastníci pracovního postupu dostávali e-mailová upozornění na úkoly pracovního postupu.

Pokud chcete zajistit, že účastníkům pracovního postupu budou po jeho spuštění e-mailem odeslány připomínky a upozornění na úkoly, ověřte u správce serveru, zda je na vašem webu povolen e-mail.

K

Zadejte název osoby, jíž chcete odeslat e-mailové upozornění na úkol pracovního postupu. Zaškrtněte políčko Zahrnout úkol přiřazený, chcete-li odeslat e-mailové upozornění vlastníkovi úkolu.

Předmět

Zadejte řádek předmětu, který chcete použít pro e-mailové upozornění. Zaškrtněte políčko Použít název úkolu, chcete-li přidat název úkolu do řádku předmětu e-mailové zprávy.

Textu

Zadejte informace, které chcete zobrazit v těle e-mailové zprávy s upozorněním. Zaškrtněte políčko Vložit odkaz na položku seznamu, pokud chcete do zprávy zahrnout odkaz na položku seznamu.

  1. Klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Spuštění třístavového pracovního postupu pro položku

Třístavový pracovní postup musí být přidán do seznamu, chcete-li jej zpřístupnit k použití s položkami v seznamu.

Můžete nastavit automatické spuštění třístavového postupu při přidání nových položek do seznamu nebo jej lze nastavit tak, aby uživatelé s určitými oprávněními mohli pracovní postup spustit ručně. Některé pracovní postupy mohou umožňovat obě možnosti. Jestliže chcete ručně spustit třístavový pracovní postup na položce seznamu, musíte mít k seznamu oprávnění Upravit položky. Některé pracovní postupy mohou vyžadovat, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy.

Pokud chcete zajistit, že účastníkům pracovního postupu budou po jeho spuštění e-mailem odeslány připomínky a upozornění na úkoly, ověřte u správce serveru, zda je na vašem webu povolen e-mail.

  1. Otevřete seznam obsahující položku, na které chcete spustit třístavový pracovní postup.

  2. Přejděte na položku, pro kterou chcete spustit pracovní postup, klepněte na zobrazenou šipku a na možnost Pracovní postupy.

    Poznámka : Příkaz Sledy prací je dostupný pouze v případě, že daná položka je v seznamu nebo knihovně s nejméně jedním přiřazeným pracovním postupem.

  3. V oblasti Spustit nový pracovní postup klepněte na název třístavového pracovního postupu, který chcete spustit.

    Pracovní postup je spuštěn okamžitě.

Začátek stránky

Dokončení úkolu pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu

Chcete-li dokončit úkol pracovního postupu v třístavovém pracovním postupu, musíte mít alespoň oprávnění Upravit položky k seznamům úkolů, ve kterých jsou zaznamenány úkoly pracovního postupu.

  1. Otevření seznamu úkolů pro daný web a pak vyberte Moje úkoly na kartě zobrazení vyhledejte úkol pracovního postupu.

    Poznámka : Pokud pracovní postup nepoužívá výchozí seznam Úkoly vaše úkoly pracovního postupu se nemusí zobrazit v seznamu Úkoly. Chcete-li vyhledat úkoly pracovního postupu, přejděte na seznam nebo knihovnu, v níž je uložena položka pracovního postupu. Přejděte na název úkolu, který chcete dokončit, klepněte na zobrazenou šipku a potom na položku Pracovní postupy. Na stavové stránce pracovního postupu klepněte v části Spuštěné pracovní postupy na název pracovního postupu, jehož se účastníte. V seznamu Úkoly vyhledejte úkoly pracovního postupu.

  2. Přejděte na název úkolu, který chcete dokončit, klepněte na zobrazenou šipku a potom na možnost Upravit položku.

  3. V zobrazeném formuláři zadejte nebo vyberte informace požadované k dokončení úkolu.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×