Použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Sestava je skvělým nástrojem pro získání podstatu účty, obchodních kontaktů, potenciálních zákazníků, příležitostí, obchodních projektů a marketingové aktivity. Můžete otevřít desítky výchozích sestav v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook plus upravit, uložit, aktualizovat a opakované použití téměř neomezený počet další sestavy.

Tento článek popisuje funkce sestavu v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook a jak můžete pracovat se sestavami, přizpůsobit a používat k spuštění jiné činnosti.

Co chcete udělat?

Otevírat a upravovat sestavy

Uložení, aktualizace nebo vytisknout otevřít sestavu

Vytvořit graf ze sestavy služby

Export sestavy do Excelu nebo jiný program pro analýzu

Spustit marketingovou aktivitu ze sestavy služby

Otevřete sestavu ze miniaplikace

Prohlédněte si seznam standardní sestavy

Otevírat a upravovat sestavy

Business Contact Manager pro aplikaci Outlook obsahuje mnoho předdefinovaných sestav. Pokud nevidíte přesně to, co potřebujete, můžete otevřít zprávu, která se podobá a změňte ji podle potřeby. Můžete také uložit vlastní sestavy pro pozdější opakované použití.

Otevření sestavy

  1. Na pásu karet klikněte kartu dostupných sestav jsou seskupená podle jejich související pracovních prostorů: Správa kontaktů, prodeje, marketingu nebo Obchodní projekty. Skupina Open obsahuje sestavy, které jste upravili a uložili.

    Karta Sestavy na pásu karet

  2. Otevření předdefinovaných sestavy, klikněte na tlačítko pro typ sestavy, kterou chcete zobrazit a potom klikněte na název sestavy, v seznamu.

  3. Otevření změněné sestavy, které jste uložili, klikněte na Uložit sestavy, klikněte na název sestavy v dialogovém okně Otevřít uložené sestavy a klikněte na Otevřít.

Tip : Pokud si nejste jisti, která skupina nebo kategorie obsahuje sestavy, kterou hledáte, najdete v seznamu členů standardní sestavy.

Nápovědu k úpravě sestavy naleznete v článku Změna sestavy snažíme usnadnit jeho zvýšíte jeho přínos.

Začátek stránky

Změnit sestavu

Máte velkou publikum nemůže ovládat vzhled sestav v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

V této části

Změna rozložení sestavy

Úprava zprávy tak, aby zvýšíte jeho přínos

Změna rozložení sestavy

Existuje několik způsobů, jak změnit rozložení nebo vzhledu sestavy. Těchto postupů můžete použít jednotlivě nebo v kombinaci; nezáleží pořadí provedené změny.

  • Použít podokno vlastní sestavy    Na pásu karet klikněte ve skupině rozložení klikněte na některou z možností otevřete Přizpůsobit podokno sestavy:

    • Vyberte sloupec. Pokud chcete změnit sloupce, které se zobrazí, klikněte na toto tlačítko a potom klikněte na + () znaménko plus rozbalte seznam a zobrazit všechny položky v nich. Dostupné možnosti závisí na sestavu, kterou měníte. Zaškrtněte políčka u sloupců, které chcete zobrazit a zrušte zaškrtnutí políček u položek, které se nemají zobrazit v sestavě.

    • Záhlaví a zápatí. Pokud chcete přidat záhlaví nebo zápatí do sestavy nebo přidání poznámky do sestavy, kliknutím na toto tlačítko a potom zaškrtněte políčka a zadejte informace pro sloupce, které chcete zobrazit. Zrušte zaškrtnutí políček u sloupců, které se nemají zobrazit v sestavě.

    • Písma. Pokud chcete změnit způsob zobrazení písma a čísla, klikněte na písma. Klikněte na možnosti, které chcete změnit a podle potřeby aktualizujte. Můžete změnit písmo v těle sestavy na popisky řádků a sloupců a číselná pole pro součty a mezisoučty.

  • Pomocí ovládacích prvků seřadit a filtrovat     Na pásu karet klikněte ve skupině Seřadit a filtrovat udělejte jednu z následujících akcí:

    • Filtr. Můžete nastavit omezení výsledků v sestavě zobrazit tak, že filtrace sestavy. Informace o filtrování sestavy najdete v tématu filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

    • Vzestupně nebo Sestupně. Klikněte na jednu z těchto možností můžete změnit pořadí řazení záznamů v sestavě. Ve výchozím nastavení jsou seznamy následují v abecedním pořadí podle pole primárního v sestavě. Například v sestavě s názvem obchodní kontakty pomocí účtu, a v seznamu seřazena původně název účtu. V části název účtu každý obchodního kontaktu s klientem propojený se zobrazí v abecedním pořadí.

      Tip : Názvy se zobrazí informace v poli Příjmení. Jestliže zahrnete názvy v celém jménu, jsou názvy zahrnout do řazení. Třeba byste celé jméno St. Roman Lacerda uvedené v části S.

  • Změna pořadí sloupců     Pokud chcete změnit pořadí sloupců v sestavě, jednoduše klikněte na název sloupce a přetáhněte jej na požadované místo.

  • Seřazení položek v poli sekundárního datového    Chcete-li převrátit směru textu nebo čísel v sekundárního pole, klikněte na název pole v sestavě. Například v sestavě s názvem Obchodní kontakty pomocí účtu, a kliknete sloupec Obchodní kontakt znovu seřadit názvy uvedených obchodní kontakty v rámci každé název účtu v obráceném pořadí podle abecedy. Klepněte na záhlaví sloupce znovu k obnovení původního pořadí. Podobně platí Pokud kliknete na název sloupce adresa – PSČ, obchodní kontakty seznamu každý název účtu přeuspořádat v obráceném numerickém pořadí.

  • Sbalení nebo rozbalení skupiny sekundárního datového pole     Klikněte (znaménko mínus) na některém z řádků sestavy sbalení všech podřízených položek a zobrazení pouze první řádek položka sestavy. Například v sestavě s názvem Obchodní kontakty pomocí účtu, můžete kliknout - (znaménko mínus) tak, že název účtu skrýt seznam propojené obchodní kontakty. Vyznačení, že je sbalený seznam (znaménko mínus) změní + (znak plus). Tato funkce může být užitečné pro omezení velikosti a složitosti sestavy. Pokud chcete rozbalit skupiny, klikněte na + znak plus.

Začátek stránky

Úprava zprávy tak, aby zvýšíte jeho přínos

Existuje několik způsobů, že můžete změnit sestav pro jejich zvýšíte jeho přínos sami sobě nebo spolupracovníky.

  • Filtrování výsledků    Po otevření sestavy, použijte vyloučit konkrétní záznamy ze sestavy jednoduchého a rozšířeného filtru. Filtrování výsledků sestavy může být užitečné pro řadu úkolů. Sestavy na potenciálních zákazníků, která je filtrované podle umístění je například pracovníků základem reklamní pošty marketingové kampaně o událost, na kterou se chystáte v oblasti. Další informace o filtrování najdete v tématu filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

  • Změna vzhledu    Aktualizovat vzhled sestav s informace v tématu Změna rozložení sestavy

  • Přizpůsobení dat    Před otevřením i zprávu, můžete provádět důležitými změnami, spolu s vlastním nastavením jako uživatelem definovaných polí nebo změny výchozí položky v různých seznamů. Přidání uživatelem definovaných polí do pořádat Formulář například záznam potřebných informací oborové a následné vytvoření sestavy ho. Změnit možnosti dostupné v seznamu a budou sloupce dat do další sestavy tyto možnosti.

Další informace o úpravách hodnot v seznamech najdete v tématu Vytvoření a přizpůsobení typů záznamů a seznamů.

Poznámka : Pokud pole definované uživatelem, které jste přidali do sestavy se odstraní z Databáze aplikace Business Contact Manager, uloženou sestavu se nezobrazují informace z pole odstraněné. Pokud informace, které aplikace Excel před odstraněním pole export sestavy se tyto sestavy nejsou ovlivněny.

Začátek stránky

Oprava chyby dat v sestavě

Jak vypadat přes sestavy může pozorování chyby, které chcete odstranit. Například můžete vidět, že s obchodním kontaktem přidružená k nesprávného účtu. Tento typ chyby nelze opravit v sestavě, ale je třeba opravit v jednotlivých záznamů souvisejících.

Chybu opravíte tak v tomto příkladu, otevřete záznam obchodního kontaktu a na Stránce Obecné na záznam v poli Propojený klient zadejte správný účet. Pokud jste pak se vraťte do sestavy a ve skupině Akce, klikněte na Aktualizovat, sestava bude správné.

Začátek stránky

Uložení, aktualizace nebo vytisknout otevřít sestavu

Po zkontrolování sestavy můžete ukládat všechny změny, které jste provedli, aktualizujte data nebo ji vytisknout. Začněte s otevřenou sestavu dokončete některou z těchto akcí.

Uložení sestavy na změny

Je potřeba uložit zprávu uloženy, protože není k dispozici na pásu karet na kartu sestavy. Uložené sestavy se uloží Business Contact Manager pro aplikaci Outlook databáze.

  1. Na pásu karet klikněte na kartu sestavy a pak klikněte na požadovaný typ sestavy, kterou chcete otevřít a potom klikněte na název sestavy a otevřete ho.

  2. Přizpůsobení sestavy podle popisu v Otevřít a upravovat sestavy.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce klikněte na Uložit jako.

  4. V zobrazeném dialogovém okně Uložit jako zadejte název sestavy a klikněte na OK.

Pokud chcete otevřít přizpůsobené sestavy, klikněte na Uložené sestavy.

Tip : Sestavy se uloží do stejné kategorie jako sestavy, které jste změnili vytvoření uložené sestavy.

Aktualizace dat v sestavě

Data sestavy se aktualizují při každém otevření uloženou sestavu. Můžete taky aktualizovat ho podle potřeby.

  1. Na pásu karet klikněte na kartu sestavy a pak klikněte na požadovaný typ sestavy, kterou chcete otevřít a potom klikněte na název sestavy a otevřete ho.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce klikněte na Aktualizovat.

Tisk sestavy

  1. Na pásu karet klikněte na kartu sestavy a pak klikněte na požadovaný typ sestavy, kterou chcete otevřít a potom klikněte na název sestavy a otevřete ho.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce klikněte na Tisk.

Začátek stránky

Vytvořit graf ze sestavy služby

Graf můžete vytvořit z nejčastěji sestav v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook a vlastní sestavy vytvořené ze sestavy. Sestavy, které mohou být zobrazena v podobě diagramu zobrazí aktivní tlačítko graf ( chart button ), na pásu karet. Sestavy, které neobsahují žádná data se nedají zobrazit jako grafy.

  1. Otevřete sestavu, která chcete zobrazit jako graf.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit klikněte na graf. Pokud je graf příliš široký, aby se na obrazovce, vodorovného posuvníku se zobrazí pod grafu.

    Tip : Pokud chcete vytvořit složitější grafy, exportovat data sestavy do aplikace Excel a použít tuto aplikaci k vytvoření grafu. Další informace o exportu sestavy dat do Excelu najdete v tématu Export sestavy do aplikace Excel nebo jiný program pro analýzu.

chart example

  1. Přizpůsobení grafů pomocí ovládacích prvků ve skupině grafu na pásu karet.

  2. Popisky     Klikněte na popisky k přidání nebo odebrání názvy OS a legendy.

  3. Hodnoty     Klikněte na hodnoty pro výběr dat v sestavě zobrazit. Například v grafu příležitosti podle zdroje, můžete zobrazit Číslo příležitostí    nebo výnosy data.

  4. Očekávaná    a celkové    vyberte tato zaškrtávací políčka, pokud mají grafu zobrazte skutečných výnosů a očekávané výnosy.

    Poznámka : Tato zaškrtávací políčka nejsou k dispozici u každé grafu.

Začátek stránky

Export sestavy do Excelu nebo jiný program pro analýzu

Sestavy Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete snadno exportovat do aplikace Microsoft Excel nebo jiný program pro důkladnější analýza. Export dat sestavy do aplikacích Excel, začněte tím, export dat do Excelu. Pak v aplikaci Excel, můžete uložit data ve formátu souboru, který můžete otevřít jiném programu. Například Excelový soubor uložené ve formátu souboru hodnoty oddělené čárkami (.csv) lze otevřít v různých programech.

Proveďte jednu z následujících akcí:

Uložte sestavu jako Excelový soubor v počítači   

  1. Otevřete sestavu, kterou chcete exportovat do Excelu.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce klikněte na Exportovat do Excelu. Sestava se otevře v aplikaci Excel.

  3. V aplikaci Excel klikněte na tlačítko Uložit pro otevření dialogového okna Uložit jako. Vyberte víc než 20 formátů souborů pro uložení sestavy.

E-mailovou zprávu jako přílohu souboru aplikace Excel   

  1. Otevřete sestavu, kterou chcete poslat jako přílohu e-mailu.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce klikněte na Odeslat jako E-mail. Pomocí formuláře e-mailové zprávy aplikace Outlook otevře v sestavě přiložený jako souboru aplikace Excel (XLSX format).

  3. Vyplňte řádky Komu a Předmět, napište zprávu (nepovinné) a potom klikněte na Odeslat.

Začátek stránky

Spustit marketingovou aktivitu ze sestavy služby

Sestavu obsahující adresy, telefonního čísla nebo e-mailové adresy klientů, obchodních kontaktů, můžete použít nebo vede k spuštění s marketingovou aktivitou Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

  1. Otevřete sestavu, kterou chcete použít jako základ marketingové aktivity.

  2. Klikněte na kombinaci kláves CTRL + A zvýrazněte všech záznamů v seznamu.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině komunikace klikněte na Nový seznam volání, Hromadný E-mail nebo Tisk reklamní pošty a klikněte na Všech příjemců nebo Vybranou příjemce.

  4. V marketingové aktivitě, která se otevře vytvořte seznamu příjemců pro aktivity a obsah.

    Informace o vytváření seznam volání najdete v tématu Vytvoření a použití seznamy volání v aplikaci Business Contact Manager. Informace o vytváření jiné marketingové aktivity najdete v tématu Prodej produktů a služeb v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Otevřete sestavu ze miniaplikace

Otevření sestavy z miniaplikace, klepněte na ikonu zprávy v miniaplikaci. Sestavy otevřené z miniaplikace chovají stejně jako sestavy otevřené z pásu karet.

Další informace o miniaplikace najdete v článku použití miniaplikací v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Prohlédněte si seznam standardní sestavy

Následující seznam standardní sestavy, které jsou k dispozici v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook seřazené podle typu záznamu.

Tip : Většina sestav lze převést do jednoho grafu podle popisu v vytvořit graf ze sestavy.

Účet sestavy    

  • Účty tak, že přiřazeno

  • Účty podle města

  • Účty podle státu/provincie

  • Účty tak, že ZIP/Postal Code

  • Účty podle oblasti

  • Účty podle kategorie

  • Účty podle hodnocení

  • Účty tak, že platební morálka

  • Účty podle zdroje

  • Souhrn aktivity klienta

  • Aktivita účtu

  • Opomíjené účty

  • Rychlý seznam klientů

Obchodní kontakt sestavy    

  • Obchodní kontakty podle účtu

  • Obchodní kontakty podle sloupce přiřazeno

  • Obchodní kontakty podle města

  • Obchodní kontakty podle státu/provincie

  • Obchodní kontakty podle ZIP/Postal Code

  • Obchodní kontakty podle kategorie

  • Obchodní kontakty podle hodnocení

  • Obchodní kontakty podle platební morálka

  • Obchodní kontakty podle zdroje

  • Obchodní kontakty podle výročí

  • Obchodní kontakty podle narozenin

  • Souhrn aktivity obchodního kontaktu

  • Aktivity dle obchodních kontaktů

  • Opomenuté obchodní kontakty

  • Rychlý přehled obchodních kontaktů

Sestavy zájemců

  • Potenciální zákazníci tak, že přiřazení

  • Potenciální zákazníci dle přiřazená a hodnocení

  • Potenciální zákazníci podle skóre

Sestavy příležitostí

  • Příležitosti podle produktů nebo služeb

  • Možnosti podle sloupce přiřazeno

  • Příležitosti podle zdroje

  • Příležitosti podle účtu

  • Příležitosti podle obchodní kontakt

  • Po splatnosti příležitostí

  • Filtr prodejů

  • Obchodní profilace

  • Činnosti příležitosti

Další sestavy prodejů

  • Hlavní zákazníci podle výnosů: účty

  • Hlavní zákazníci podle výnosů: obchodní kontakty

  • Hlavní produkty: Produkty s nejlepším odbytem

  • Hlavní produkty: Produkty s nejvyšším ziskem

  • Hlavní produkty: Produkty s nejvyšší marží

  • Hlavní doporučující osoby: Podle počtu potenciálních zákazníků

  • Horní doporučující osoby: Tak, že celkové prodeje

  • Neaktivní zákazníci: V posledních 30 dní

  • Neaktivní zákazníci: Za posledních 90 dnů

  • Neaktivní zákazníci: Za posledních 180 dnů

  • Neaktivní zákazníci: Za posledních 365 dnů

Sestavy marketing

  • Příležitosti podle marketingové aktivity

  • Obchodní kontakty podle marketingové aktivity

  • Klienti podle marketingové aktivity

  • Marketingové aktivity podle kampaně

  • Marketingové aktivity podle typu

  • Zápisy o telefonních hovorech v seznamu volání

Sestav obchodního projektu

  • Obchodní projekty – všechny

  • Obchodní projekty – termín další

  • Obchodní projekty – zpožděné

  • Obchodní projekty podle stavu

  • Obchodní projekty tak, že termín splnění

  • Obchodní projekty podle sloupce přiřazeno

  • Obchodní projekty podle typu

  • Obchodní projekty podle priority (priorita)

  • Obchodní projekty pomocí účtu

  • Obchodní projekty tak, že obchodní kontakt

  • Projekt úkoly – všechny

  • Úkoly – projektu termín další

  • Úkoly projektu – zpožděné

  • Úkoly projektu podle projektu

  • Úkoly projektu podle sloupce přiřazeno

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×