Použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Sestava je skvělým nástrojem pro získání podstatu účty, obchodních kontaktů, potenciálních zákazníků, příležitostí, obchodních projektů a marketingové aktivity. Můžete otevřete desítky výchozích sestav v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook plus upravit, uložit, aktualizovat a opakované použití skoro neomezený počet další sestavy.

Tento článek popisuje funkce sestavu v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook a jak můžete pracovat se sestavami, přizpůsobit a používat k spuštění jiné činnosti.

V tomto článku

Otevřít a upravit sestavu

Uložení, aktualizace nebo tisk otevřené sestavy

Vytvoření grafu ze sestavy

Export sestavy do aplikace Excel nebo jiné aplikace pro analýzu

Zahájení marketingové aktivity ze sestavy

Otevření sestavy z miniaplikace

Zobrazit seznam standardních sestav

Otevření a úpravy sestavy

Business Contact Manager pro aplikaci Outlook obsahuje mnoho předdefinovaných sestav. Pokud nevidíte přesně to, co potřebujete, můžete otevřít zprávu, která se podobá a změňte ji podle potřeby. Můžete také uložit vlastní sestavy pro pozdější opakované použití.

Otevření sestavy

  1. Na pásu karet klikněte kartu dostupných sestav jsou seskupená podle jejich související pracovních prostorů: Správa kontaktůprodeje, marketingu a Obchodní projekty. Skupina Open obsahuje sestavy, které jste upravili a uložili.

    Karta Sestavy na pásu karet

  2. Pokud chcete otevřít předem definovanou sestavu, klikněte na tlačítko typu sestavy, kterou chcete zobrazit, a potom na název sestavy v seznamu.

  3. Jestliže chcete uložit upravenou sestavu, kterou jste uložili, klikněte na volbu Uložené sestavy, klikněte na název sestavy v dialogovém okně Otevřít uložené sestavy a potom na volbu Otevřít.

Tip : Pokud si nejste jistí, která skupina nebo kategorie obsahuje sestavu, kterou hledáte, podívejte se do seznamu standardních sestav.

Nápovědu při úpravě sestavy získáte v tématu Úprava sestavy, aby byla užitečnější.

Začátek stránky

Změna sestavy

Máte velkou publikum nemůže ovládat vzhled sestav v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

V tomto oddílu

Změna rozložení sestavy

Úprava sestavy, aby byla užitečnější

Změna rozložení sestavy

Existuje několik způsobů, jak změnit rozložení neboli vzhled sestavy. Tyto metody lze použít jednotlivě nebo v kombinaci. Pořadí změn, které provedete, není důležité.

  • Použít podokno vlastní sestavy    Na pásu karet klikněte ve skupině rozložení klikněte na některou z možností otevřete Přizpůsobit podokno sestavy:

    • Zvolit sloupec: Jestliže chcete změnit to, které sloupce se zobrazí, klikněte na toto tlačítko a kliknutím na znaménko + (plus) rozbalte seznam a zobrazte všechny položky v seznamu. Dostupné možnosti se budou lišit podle sestavy, kterou upravujete. Zaškrtněte políčka u sloupců, které chcete zobrazit a zrušte zaškrtnutí políček u položek, které se v sestavě nemají zobrazit.

    • Záhlaví a zápatí: Pokud chcete přidat k sestavě záhlaví nebo zápatí či poznámky, klikněte na toto tlačítko a zaškrtněte políčka a zadejte informace u sloupců, které se mají zobrazit. U sloupců, které se v sestavě zobrazit nemají, zaškrtnutí políček zrušte.

    • Písma: Jestliže chcete změnit zobrazení písem a čísel, klikněte na volbu Písma. Klikněte na možnosti, které chcete změnit, a podle potřeby je aktualizujte. Můžete změnit písmo v těle sestavy, v popiscích řádků a sloupců a v číselných polích součtů a mezisoučtů.

  • Pomocí ovládacích prvků seřadit a filtrovat     Na pásu karet klikněte ve skupině Seřadit a filtrovat udělejte jednu z následujících akcí:

    • Filtr. Můžete nastavit omezení výsledků v sestavě zobrazit tak, že filtrace sestavy. Informace o filtrování sestavy najdete v tématu filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

    • Sestupně nebo Vzestupně: Kliknutím na některou z těchto možností změníte řazení záznamů v sestavě. Ve výchozím nastavení jsou seznamy řazeny abecedně na základě prvního pole v sestavě. Například v sestavě nazvané Obchodní kontakty dle klienta bude seznam původně řazen podle názvu klienta. V části s názvy klientů se zobrazí v abecedním pořadí jednotlivé obchodní kontakty propojené s klientem.

      Tip :  Jména se zobrazují podle informací v poli Jméno a příjmení. Pokud do jména a příjmení zahrnete tituly, budou tituly součástí řazení. Například celé jméno MUDr. Helena Kupková bude zařazeno pod písmenem M.

  • Změna pořadí sloupců     Pokud chcete změnit pořadí sloupců v sestavě, jednoduše klikněte na název sloupce a přetáhněte jej na požadované místo.

  • Seřazení položek v poli sekundárního datového    Chcete-li převrátit směru textu nebo čísel v sekundárního pole, klikněte na název pole v sestavě. Například v sestavě s názvem Obchodní kontakty pomocí účtu, a kliknete sloupec Obchodní kontakt znovu seřadit názvy uvedených obchodní kontakty v rámci každé název účtu v obráceném pořadí podle abecedy. Klepněte na záhlaví sloupce znovu k obnovení původního pořadí. Podobně platí Pokud kliknete na název sloupce adresa – PSČ, obchodní kontakty seznamu každý název účtu přeuspořádat v obráceném numerickém pořadí.

  • Sbalení nebo rozbalení skupiny sekundárního datového pole     Klikněte (znaménko mínus) na některém z řádků sestavy sbalení všech podřízených položek a zobrazení pouze první řádek položka sestavy. Například v sestavě s názvem Obchodní kontakty pomocí účtu, můžete kliknout - (znaménko mínus) tak, že název účtu skrýt seznam propojené obchodní kontakty. Vyznačení, že je sbalený seznam (znaménko mínus) změní + (znak plus). Tato funkce může být užitečné pro zmenšení velikosti a složitosti sestavy. Pokud chcete rozbalit skupiny, klikněte na + znak plus.

Začátek stránky

Úprava sestavy, aby byla užitečnější

Existuje několik způsobů, jak upravit sestavy, aby byly užitečnější pro vás nebo kolegy.

  • Filtrování výsledků    Po otevření sestavy, použijte vyloučit konkrétní záznamy ze sestavy jednoduchého a rozšířeného filtru. Filtrování výsledků sestavy může být užitečné pro řadu úkolů. Sestavy na potenciálních zákazníků, která je filtrované podle umístění je například pracovníků základem reklamní pošty marketingové kampaně o událost, na kterou se chystáte v oblasti. Další informace o filtrování najdete v tématu filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

  • Změna vzhledu    Aktualizovat vzhled sestav s informace v tématu Změna rozložení sestavy

  • Přizpůsobení dat    Před otevřením i zprávu, můžete provádět důležitými změnami, spolu s vlastním nastavením jako uživatelem definovaných polí nebo změny výchozí položky v různých seznamů. Přidání uživatelem definovaných polí do pořádat Formulář například záznam potřebných informací oborové a následné vytvoření sestavy ho. Změnit možnosti dostupné v seznamu a budou sloupce dat do další sestavy tyto možnosti.

Další informace o úpravách hodnot v seznamech najdete v tématu Vytvoření a přizpůsobení typů záznamů a seznamů.

Poznámka : Pokud pole definované uživatelem, které jste přidali do sestavy se odstraní z Databáze aplikace Business Contact Manager, uloženou sestavu se nezobrazují informace z pole odstraněné. Pokud informace, které aplikace Excel před odstraněním pole export sestavy se tyto sestavy nejsou ovlivněny.

Začátek stránky

Oprava chyb dat v sestavě

Když si procházíte sestavu, můžete si všimnout chyb, které budete chtít opravit. Můžete si například všimnout toho, že byl obchodní kontakt spojen s nesprávným klientem. Tento druh chyby nelze opravit v sestavě, je nutné ho opravit v konkrétním záznamu.

Chybu v tomto příkladu opravíte tak, že otevřete záznam obchodního kontaktu a na stránce Obecné v záznamu zadejte do pole Propojený klient správného klienta. Když se potom vrátíte zpátky do sestavy a ve skupině Akce kliknete na volbu Aktualizovat, bude sestava správně.

Začátek stránky

Uložení, aktualizace nebo tisk otevřené sestavy

Po zobrazení sestavy možná budete chtít uložit změny, které jste provedli, aktualizovat data nebo sestavu vytisknout. Abyste mohli kteroukoli z těchto akcí provést, začněte otevřením sestavy.

Uložení opravené sestavy

Je potřeba uložit zprávu uloženy, protože není k dispozici na pásu karet na kartu sestavy. Uložené sestavy se uloží Business Contact Manager pro aplikaci Outlook databáze.

  1. Na pásu karet klikněte na kartu Sestavy a na typ sestavy, kterou chcete otevřít. Sestavu potom kliknutím na její název otevřete.

  2. Sestavu upravte podle návodu v části Otevření a úpravy sestavy.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce na tlačítko Uložit jako.

  4. V dialogovém okně Uložit jako, které se zobrazí, zadejte název sestavy a klikněte na tlačítko OK.

Upravenou sestavu otevřete kliknutím na volbu Uložené sestavy.

Tip :  Sestava bude uložena ve stejné kategorii jako sestava, kterou jste upravili pro vytvoření uložené sestavy.

Aktualizace dat v sestavě

Data sestavy jsou aktualizována při každém otevření uložené sestavy. Tu také můžete podle potřeby aktualizovat.

  1. Na pásu karet klikněte na kartu Sestavy a na typ sestavy, kterou chcete otevřít. Sestavu potom kliknutím na její název otevřete.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce na tlačítko Aktualizovat.

Tisk sestavy

  1. Na pásu karet klikněte na kartu Sestavy a na typ sestavy, kterou chcete otevřít. Sestavu potom kliknutím na její název otevřete.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce na tlačítko Tisk.

Začátek stránky

Vytvoření grafu ze sestavy

Graf můžete vytvořit z nejčastěji sestav v aplikaci Business Contact Manager pro aplikaci Outlook a vlastní sestavy vytvořené ze sestavy. Sestavy, které mohou být zobrazena v podobě diagramu zobrazí aktivní tlačítko graf ( chart button ), na pásu karet. Sestavy, které neobsahují žádná data se nedají zobrazit jako grafy.

  1. Otevřete sestavu, kterou chcete zobrazit jako graf.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na tlačítko Graf. V případě, že graf bude příliš široký pro zobrazení na obrazovce, zobrazí se pod grafem vodorovný posuvník.

    Tip : Jestliže chcete vytvářet propracovanější grafy, exportujte data sestavy do aplikace Excel a graf vytvořte v této aplikaci. Další informace o exportu dat do aplikace Excel získáte v tématu Export sestavy do aplikace Excel nebo jiné aplikace pro analýzu.

chart example

  1. K úpravám grafů použijte ovládací prvky ve skupině Graf na pásu karet.

  2. Popisky     Klikněte na popisky k přidání nebo odebrání názvy OS a legendy.

  3. Hodnoty     Klikněte na hodnoty pro výběr dat v sestavě zobrazit. Například v grafu příležitosti podle zdroje, můžete zobrazit Číslo příležitostí    nebo výnosy data.

  4. Očekávaná    a celkové    vyberte tato zaškrtávací políčka, pokud mají grafu zobrazte skutečných výnosů a očekávané výnosy.

    Poznámka :  Tato zaškrtávací políčka nejsou k dispozici u všech grafů.

Začátek stránky

Export sestavy do aplikace Excel nebo jiné aplikace pro analýzu

Sestavy Business Contact Manager pro aplikaci Outlook můžete snadno exportovat do aplikace Microsoft Excel nebo jiný program pro důkladnější analýza. Export dat sestavy do aplikacích Excel, začněte tím, export dat do Excelu. Pak v aplikaci Excel, můžete uložit data ve formátu souboru, který můžete otevřít jiném programu. Například Excelový soubor uložené ve formátu souboru hodnoty oddělené čárkami (.csv) lze otevřít v různých programech.

Proveďte některou z následujících akcí:

Uložení sestavy do počítače ve formátu souboru aplikace Excel   

  1. Otevřete sestavu, kterou chcete exportovat do aplikace Excel.

  2. Ve skupině Akce na pásu karet klikněte na tlačítko Exportovat do aplikace Excel. Sestava se otevře v aplikaci Excel.

  3. V aplikaci Excel kliknutím na tlačítko Uložit otevřete dialogové okno Uložit jako. Vyberte si z více než 20 formátů souborů pro uložení sestavy.

Odeslání sestavy e-mailem jako přílohy ve formátu aplikace Excel   

  1. Otevřete sestavu, kterou chcete odeslat jako přílohu e-mailem.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Akce na tlačítko Odeslat e-mailem. Otevře se formulář e-mailové zprávy aplikace Outlook se sestavou připojenou ve formátu Excel (XLSX).

  3. Zadejte informace na řádky Komu a Předmět, zadejte zprávu (volitelně) a klikněte na tlačítko Odeslat.

Začátek stránky

Zahájení marketingové aktivity ze sestavy

Sestavu obsahující adresy, telefonního čísla nebo e-mailové adresy klientů, obchodních kontaktů, můžete použít nebo vede k spuštění s marketingovou aktivitou Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.

  1. Otevřete sestavu, kterou chcete použít jako základ pro marketingovou aktivitu.

  2. Stisknutím kombinace kláves CTRL+A zvýrazněte všechny záznamy v seznamu.

  3. Na pásu karet ve skupině Komunikace klikněte na volbu Nový seznam volání, Hromadný e-mail nebo Tisk cílené pošty a potom klikněte na volbu Všichni příjemci nebo Vybraní příjemci.

  4. Ve formuláři marketingové aktivity, který se otevře, vytvořte seznam příjemců pro aktivitu a obsah.

    Informace o vytváření seznam volání najdete v tématu Vytvoření a použití seznamy volání v aplikaci Business Contact Manager. Informace o vytváření jiné marketingové aktivity najdete v tématu Prodej produktů a služeb v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Otevření sestavy z miniaplikace

Otevření sestavy z miniaplikace, klepněte na ikonu zprávy na miniaplikaci. Sestavy otevřen z miniaplikace chovají stejně jako sestavy otevřen z pásu karet.

Další informace o miniaplikace najdete v článku použití miniaplikací v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Zobrazení seznamu standardních sestav

Následující seznam standardní sestavy, které jsou k dispozici v Business Contact Manager pro aplikaci Outlook seřazené podle typu záznamu.

Tip : Jak je popsáno v tématu Vytvoření grafu ze sestavy, lze většinu sestav převést na graf.

Účet sestavy    

  • Klienti dle přiřazení

  • Klienti dle měst

  • Klienti dle státu nebo regionu

  • Klienti dle PSČ

  • Klienti dle regionů

  • Klienti dle kategorií

  • Klienti dle hodnocení

  • Klienti dle stavu úhrady

  • Klienti dle zdroje

  • Souhrn aktivity klienta

  • Aktivity dle klienta

  • Opomenutí klienti

  • Rychlý seznam klientů

Obchodní kontakt sestavy    

  • Obchodní kontakty dle klienta

  • Obchodní kontakty dle přiřazení

  • Obchodní kontakty dle měst

  • Obchodní kontakty dle státu nebo regionu

  • Obchodní kontakty dle PSČ

  • Obchodní kontakty dle kategorie

  • Obchodní kontakty dle hodnocení

  • Obchodní kontakty dle stavu úhrady

  • Obchodní kontakty dle zdroje

  • Obchodní kontakty dle výročí

  • Obchodní kontakty dle narozenin

  • Souhrn aktivity obchodního kontaktu

  • Aktivity dle obchodních kontaktů

  • Opomenuté obchodní kontakty

  • Rychlý přehled obchodních kontaktů

Sestavy potenciálních zákazníků

  • Potenciální zákazníci dle přiřazení

  • Potenciální zákazníci podle přiřazení a hodnocení

  • Potenciální zákazníci dle skóre

Sestavy příležitostí

  • Příležitosti dle produktů nebo služeb

  • Příležitosti dle přiřazení

  • Příležitosti dle zdroje

  • Příležitosti dle klienta

  • Příležitosti dle obchodního kontaktu

  • Příležitosti po termínu

  • Filtr prodejů

  • Prodejní kanál

  • Aktivity dle příležitostí

Ostatní prodejní sestavy

  • Hlavní zákazníci podle výnosů: Klienti

  • Hlavní zákazníci podle výnosů: Obchodní kontakty

  • Hlavní produkty: Produkty s nejlepším odbytem

  • Hlavní produkty: Produkty s nejvyšším ziskem

  • Hlavní produkty: Produkty s nejvyšší marží

  • Hlavní doporučující osoby: Podle objemu potenciálních zakázek

  • Hlavní doporučující osoby: Podle celkového prodeje

  • Neaktivní zákazníci: Posledních 30 dnů

  • Neaktivní zákazníci: Posledních 90 dnů

  • Neaktivní zákazníci: Posledních 180 dnů

  • Neaktivní zákazníci: Posledních 365 dnů

Sestavy marketingu

  • Příležitosti dle marketingových aktivit

  • Obchodní kontakty dle marketingových aktivit

  • Klienti dle marketingových aktivit

  • Marketingové aktivity dle kampaně

  • Marketingové aktivity dle typu

  • Telefonní hovory dle seznamu volání

Sestavy obchodních projektů

  • Obchodní projekty – vše

  • Obchodní projekty – další podle termínu splnění

  • Obchodní projekty – zpožděné

  • Obchodní projekty dle stavu

  • Obchodní projekty dle termínu splnění

  • Obchodní projekty dle přiřazení

  • Obchodní projekty dle typu

  • Obchodní projekty dle priority

  • Obchodní projekty dle klientů

  • Obchodní projekty dle obchodního kontaktu

  • Úkoly projektu – vše

  • Úkoly projektu – další podle termínu splnění

  • Úkoly projektu – zpožděné

  • Úkoly projektu dle projektů

  • Úkoly projektu dle přiřazení

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×