Použití pracovního postupu Schválení dispozice

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pracovní postup Schválení dispozice je navržen tak, aby podporoval požadavky na správu záznamů v organizaci. Tento pracovní postup spravuje platnost dokumentů a proces uchování tak, že umožňuje uživatelům rozhodnout, zda chtějí dokumenty nebo položky s vypršenou platností zachovat nebo odstranit.

V tomto článku

Fungování pracovního postupu schválení dispozice

Přidání nebo změna pracovního postupu schválení dispozice pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu

Konfigurace zásad vypršení platnosti k použití pracovního postupu schválení dispozice

Spuštění pracovního postupu schválení dispozice

Provedení úkolu pracovního postupu schválení dispozice

Jakým způsobem pracovní postup Schválení dispozice funguje?

Pracovní postup Schválení dispozice podporuje procesy správy záznamů a dokumentů a umožňuje organizacím spravovat a sledovat procesy vyhodnocení a odstranění obsahu, jehož platnost skončila. Uživatelé mohou ručně spustit pracovní postupu Schválení dispozice u jednotlivých dokumentů nebo položek. Za účelem zajištění větší konzistence při správě obsahu s ukončenou platností mohou organizace nakonfigurovat pracovní postup Schválení dispozice tak, aby spolupracoval se součástí zásady vypršení platnosti v rámci zásady správy informací, takže při ukončení platnosti dokumentů nebo webu je pracovní postup spuštěn automaticky. Pracovní postup Schválení dispozice je možné použít pro libovolný seznam, knihovnu nebo typ obsahu na webu serverových aplikací Microsoft Office SharePoint Server 2007, ale lze jej také použít v Centru záznamů pro podporu správy záznamů a zásad uchování dokumentů v organizaci.

Po spuštění pracovního postupu Schválení dispozice jsou vytvořeny úkoly tohoto pracovního postupu pro konkrétní dokumenty v seznamu úkolů pracovního postupu. Tyto úkoly nejsou přiřazeny jednotlivým uživatelům, ale jsou zaznamenány v seznamu úkolů pracovního postupu. Uživatelé, kteří mají oprávnění k přístupu k tomuto seznamu úkolů (například správci záznamů) mohou přejít do seznamu úkolů a úkoly dokončit schválením nebo odmítnutím položek určených k odstranění. Vzhledem k tomu, že je pravděpodobné, že pracovní postup Schválení dispozice může vytvořit velké množství úkolů, zvláště pokud je nakonfigurováno automatické spuštění při ukončení platnosti položek, nabízí pracovní postup Schválení dispozice možnost hromadného dokončení úkolů, takže správci úkolů nebo ostatní oprávnění uživatelé mohou zpracovat velké množství položek určených k odstranění v jednom kroku.

Začátek stránky

Přidání nebo změna pracovního postupu Schválení dispozice v seznamu, knihovně nebo typu obsahu

Před použitím pracovního postupu je nutné jej přidat do seznamu, knihovny nebo typu obsahu, kde je k dispozici pro dokumenty nebo položky v určitém umístění. K přidání pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo typu obsahu je nutné oprávnění Spravovat seznamy. Ve většině případů provádějí tento úkol správci webu nebo uživatelé spravující určité seznamy nebo knihovny. Dostupnost pracovního postupu na webu se liší v závislosti na tom, kam byl postup přidán:

  • Pokud pracovní postup přidáte přímo do seznamu nebo knihovny, je k dispozici pouze pro položky v tomto seznamu nebo knihovně.

  • Jestliže pracovní postup přidáte do typu obsahu seznamu (instance typu obsahu, která byla přidána k určitému seznamu nebo knihovně), je k dispozici pouze pro položky tohoto typu obsahu v seznamu nebo knihovně, se kterými je typ obsahu spojen.

  • Pokud pracovní postup přidáte k typu obsahu webu, je tento pracovní postup k dispozici pro všechny položky tohoto typu obsahu ve všech seznamech a knihovnách, ke kterým byla instance tohoto typu obsahu webu přidána. Chcete-li, aby byl pracovní postup k dispozici ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů pro určitý typ obsahu, je nejlepší přidat pracovní postup přímo k typu obsahu webu.

Přidání nebo změna pracovního postupu Schválení dispozice

Postup pro přidání pracovního postupu Schválení dispozice do seznamu, knihovny nebo typu obsahu a postup pro změnu pracovního postupu Schválení dispozice, který již je přiřazen k seznamu, knihovně nebo typu obsahu, je stejný.

  1. Stránku Přidat pracovní postup pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, ke kterým chcete přidat pracovní postup, zobrazíte některým z následujících postupů.

Seznam nebo knihovna

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, do které chcete přidat pracovní postup.

    1. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

      V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V oblasti Oprávnění a správa klepněte na možnost Nastavení pracovního postupu.

Typ obsahu seznamu

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu obsahující instanci typu obsahu, ke kterému chcete přidat pracovní postup.

    1. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

      V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V oblasti Typy obsahu klepněte na název typu obsahu, ke kterému chcete přidat pracovní postup.

    Poznámka : Jestliže není v seznamu nebo knihovně nastavena možnost použití více typů obsahu, nezobrazí se oblast Typy obsahu na stránce Přizpůsobit příslušného seznamu nebo knihovny.

  3. V oblasti Nastavení klepněte na možnost Nastavení pracovního postupu.

Typ obsahu webu

  1. Na domovské stránce kolekce webů, v nabídce Akce webu Obrázek tlačítka přejděte na Nastavení webu a potom klikněte na Změnit všechna nastavení webu.

  2. V oblasti Galerie klepněte na možnost Typy obsahu webu.

  3. Klepněte na název typu obsahu webu, ke kterému chcete přidat pracovní postup, a potom klepněte na možnost Nastavení pracovního postupu.

Pokud jsou k tomuto seznamu, knihovně nebo typu obsahu pracovní postupy již přidány, budete v tomto kroku převedeni přímo na stránku Změnit nastavení pracovního postupu. Klepnutím na možnost Přidat pracovní postup přejdete na stránku Přidat pracovní postup. Pokud do tohoto seznamu, knihovny nebo typu obsahu nebyly přidány žádné pracovní postupy, budete v tomto kroku převedeni přímo na stránku Přidat pracovní postup.

  1. Na stránce Přidat pracovní postup klepněte v oblasti Pracovní postup na šablonu pracovního postupu Schválení dispozice.

  2. V oblasti Název zadejte jedinečný název pracovního postupu.

  3. V oblasti Seznam úkolů zadejte seznam úkolů, které chcete použít pro tento pracovní postup.

    Poznámky : 

    1. Můžete použít výchozí seznam úkolů nebo vytvořit nový seznam. Pokud použijete výchozí seznam úkolů, mohou uživatelé pracovního postupu snadno vyhledat a zobrazit své úkoly v rámci pracovního postupu pomocí zobrazení Vlastní úkoly v seznamu úkolů.

    2. Nový seznam úkolů vytvořte, pokud pracovní postup obsahuje citlivé nebo důvěrné informace, které chcete oddělit od seznamu obecných úkolů.

    3. Při vytváření seznamu úkolů pro pracovní postup Schválení dispozice je vhodné omezit oprávnění k tomuto seznamu úkolů na uživatele v rámci organizace, kteří mají oprávnění schvalovat odstranění položek, například správci záznamů.

    4. Nový seznam úkolů je vhodné vytvořit, pokud organizace používá velký počet pracovních postupů nebo pokud pracovní postupy obsahují mnoho úkolů. V tomto případě můžete vytvořit seznamy úkolů pro každý pracovní postup.

  4. V oblasti Seznam historie vyberte seznam historie, který chcete použít pro tento pracovní postup. Seznam historie zobrazuje všechny události, ke kterým dojde během určité instance pracovního postupu.

    Můžete použít výchozí seznam historie nebo vytvořit nový. Pokud se v organizaci používá velký počet pracovních postupů, je vhodné vytvořit samostatný seznam historie pro jednotlivé pracovní postupy.

  5. V části Možnosti spuštění zadejte jak, kdy nebo kdo má pracovní postup spustit.

    Poznámky : 

    1. Některé možnosti nemusí být k dispozici, pokud nejsou podporovány vybranou šablonou pracovního postupu.

    2. Možnost Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze produktu je k dispozici pouze v případě, že je pro knihovnu povolena podpora hlavních a vedlejších verzí a vybranou šablonu pracovního postupu lze použít ke schválení obsahu.

  6. Jestliže přidáváte tento pracovní postup k typu obsahu webu, zadejte v části Aktualizovat typy obsahu seznamu a webu, zda chcete pracovní postup přidat ke všem typům obsahu založeným na tomto typu obsahu.

    Poznámka : Část Aktualizovat typy obsahu seznamu a webu je na stránce Přidat pracovní postup zobrazena pouze pro typy obsahu webu.

  7. Klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Konfigurace zásady vypršení platnosti pro použití pracovního postupu Schválení dispozice

Pokud chcete spustit pracovní postup Schválení dispozice automaticky po vypršení platnosti dokumentů nebo položek, je pro příslušný seznam, knihovnu nebo typ obsahu nutné nakonfigurovat zásadu vypršení platnosti v rámci zásady správy informací.

  1. Pokud jste to ještě neudělali, Přidání pracovního postupu schválení dispozice do seznamu, knihovně nebo typu obsahu, pro kterou konfigurujete zásad vypršení platnosti.

  2. Chcete-li otevřít stránku Nastavení zásad správy informací pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu, zvolte některý z následujících postupů:

Seznam nebo knihovna

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro které chcete konfigurovat zásadu vypršení platnosti.

    1. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

      V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V oblasti Oprávnění a správa klepněte na možnost Nastavení zásad správy informací.

Typ obsahu seznamu

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu obsahující instanci typu obsahu, pro který chcete konfigurovat zásadu vypršení platnosti.

    1. V nabídce Nastavení nabídka nastavení klikněte na Nastavení seznamu nebo klikněte na možnost nastavení pro typ knihovny, který chcete otevřít.

      V knihovně dokumentů klepněte například na příkaz Nastavení knihovny dokumentů.

  2. V oblasti Typy obsahu klepněte na název typu obsahu, ke kterému chcete přidat pracovní postup.

    Jestliže není seznam nebo knihovna nastavena tak, že umožňuje více typů obsahu, nezobrazí se oblast Typy obsahu na stránce Přizpůsobit příslušného seznamu nebo knihovny.

  3. V oblasti Nastavení klepněte na možnosti Nastavení zásad správy informací.

Typ obsahu webu

  1. Na domovské stránce kolekce webů, v nabídce Akce webu Obrázek tlačítka přejděte na Nastavení webu a potom klikněte na Upravit všechna nastavení webu.

  2. V oblasti Galerie klepněte na možnost Typy obsahu webu.

  3. Klepněte na název typu obsahu webu, pro který chcete konfigurovat zásadu vypršení platnosti, a klepněte na možnost Nastavení zásad správy informací.

Jestliže chcete konfigurovat zásadu vypršení platnosti pro seznam nebo knihovnu a tento seznam nebo knihovna podporují správu více typů obsahu, vyberte typ obsahu, pro který chcete zadat zásadu správy informací, a klepněte na tlačítko OK.

  1. V oblasti Zadat zásadu klepněte na možnost Definovat zásadu.

  2. Klepněte na tlačítko OK.

  3. Na stránce Upravit zásadu zadejte v části Název a popis pro správu stručný popis zásady, kterou vytváříte.

    Poznámka : Můžete zadat názvy pouze těch zásad správy informací, které jsou definovány v seznamu Zásady kolekce webů.

  4. V části Prohlášení o zásadách zadejte popisné prohlášení, které vysvětluje uživatelům účel zásady. Toto prohlášení je zobrazeno, když uživatelé otevřou dokumenty nebo položky, kterých se zásada týká. V prohlášení bylo mělo být vysvětleno, které součásti zásady se týkají obsahu a jaké jsou speciální požadavky na zpracování obsahu. Text prohlášení může mít až 512 znaků.

  5. Pokud chcete zadat období uchování dokumentů a položek, na které se vztahuje tato zásada, klepněte na možnost Povolit vypršení platnosti a zadejte období uchování a akce, které mají být provedeny po vypršení platnosti položek.

  6. Výběrem možnosti období uchování zadáte, kdy je nastaveno vypršení platnosti dokumentů nebo položek. Zvolte některý z následujících postupů:

    1. Pokud chcete zadat datum vypršení platnosti na základě vlastnosti data, klepněte na možnost Časové období založené na vlastnostech položky a vyberte akci spojenou s dokumentem nebo položkou (například Vytvořeno nebo Upraveno) a časový úsek po této akci (například počet dní, měsíců nebo roků), kdy chcete, aby platnost položky vypršela.

    2. Jestliže chcete použít pracovní postup nebo vlastní vzorec pro uchování určující vypršení platnosti, klepněte na možnost Nastavit programem.

  7. V oblasti Při vypršení platnosti položky zadejte akci po vypršení platnosti dokumentu nebo položky. Chcete-li pro dokument nebo položku spustit pracovní postup Schválení dispozice, klepněte na možnost Zahájit tento pracovní postup a vyberte název požadovaného pracovního postupu Schválení dispozice.

  8. Klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Spuštění pracovního postupu Schválení dispozice

V mnoha případech je nastaveno automatické spuštění pracovního postupu Schválení dispozice při vypršení platnosti položek. Pokud je pracovní postup Schválení dispozice nastaven tak, že povoluje uživatelům ruční spuštění, můžete tento pracovní postupu spustit pro dokument nebo knihovnu přímo z knihovny nebo seznamu, kde je uložen. Ke spuštění pracovního postupu je nutné minimální oprávnění Upravit položky. Některé pracovní postupy mohou ke spuštění vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy.

  1. Pokud seznam nebo knihovna nejsou dosud otevřené, klepněte na jejich název na panelu Snadné spuštění.

    Pokud se název seznamu nebo knihovny neobjeví, klepněte na tlačítko Zobrazit veškerý obsah webu a potom na název požadovaného seznamu nebo knihovny.

  2. Přejděte na název dokumentu nebo položky, pro které chcete spustit pracovní postup, klepněte na zobrazenou šipku a na možnost Pracovní postupy.

  3. V oblasti Spustit nový pracovní postup klepněte na název pracovního postupu Schválení dispozice, který chcete spustit.

    Pracovní postup Schválení dispozice je spuštěn okamžitě a vytvoří úkol Schválení dispozice v seznamu úkolů pracovního postupu.

Začátek stránky

Dokončení úkolu pracovního postupu Schválení dispozice

Pracovní postup Schválení dispozice je navržen tak, aby vytvořil úkoly schválení dispozice pro dokumenty nebo položky. Tyto úkoly nejsou přiřazeny konkrétním uživatelům, ale jsou zaznamenány do seznamu úkolů pracovního postupu. Uživatelé s oprávněním k přístupu k tomuto seznamu úkolů (například správci záznamů) mohou přejít do seznamu úkolů a tyto úkoly dokončit schválením nebo odmítnutím položek určených k odstranění.

Úkoly pracovního postupu Schválení dispozice lze dokončit jednotlivě nebo hromadně. Vzhledem k tomu, že je pravděpodobné, že pracovní postupy Schválení dispozice budou generovat velké množství úkolů pracovního postupu, může být užitečné úkoly pracovního postupu zpracovat hromadně.

Dokončení jednoho úkolu pracovního postupu Schválení dispozice

  1. Přejděte do seznamu úkolů webu a vyhledejte úkoly schválení dispozice, které chcete dokončit.

    Poznámka : Pokud pracovní postup nepoužívá výchozí seznam úkolů, nemusí se úkol zobrazit v seznamu úkolů. Jestliže chcete vyhledat úkoly pracovního postupu, přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka pracovního postupu uložena. Přejděte na požadovanou položku, klepněte na zobrazenou šipku a na možnost Pracovní postupy. Na stránce Stav pracovního postupu klepněte v části Úkoly na odkaz na seznam úkolů daného pracovního postupu.

  2. Přejděte na název úkolu, který chcete dokončit, klepněte na zobrazenou šipku a na možnost Upravit položku.

  3. Pokud chcete zobrazit položky, která byla odeslána k dispozici, klikněte na odkaz vedle Tento úkol pracovního postupu platí pro.

  4. V části Dispozice proveďte některou z následujících akcí:

    • Pokud chcete položku odstranit, klepněte na možnost Odstranit tuto položku a zadejte, zda chcete zachovat kopii metadat položky v protokolu auditování.

    • Jestliže chcete položku zachovat, klepněte na možnost Neodstraňovat tuto položku.

  5. V části komentářů zadejte všechny komentáře, které chcete o provedené akci uvést.

  6. Klepněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Dokončení více úkolů pracovního postupu Schválení dispozice současně

  1. Otevřete seznam úkolů pracovního postupu Schválení dispozice, ve kterém chcete dokončit několik úkolů současně.

    Poznámka : Pokud pracovní postup nepoužívá výchozí seznam úkolů, nemusí se úkol zobrazit v seznamu úkolů. Jestliže chcete vyhledat úkoly pracovního postupu, přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka pracovního postupu uložena. Přejděte na požadovanou položku, klepněte na zobrazenou šipku a na možnost Pracovní postupy. Na stránce Stav pracovního postupu klepněte v části Úkoly na odkaz na seznam úkolů daného pracovního postupu.

  2. V seznamu úkolů pracovního postupu, v nabídce Akce Obrázek nabídky klikněte na zpracovat všechny úkoly.

  3. V části Hromadný výběr úkolů vyberte typ úkolu, který chcete zpracovat hromadně.

  4. Pokud jste k zobrazení podmnožiny úkolů schválení dispozice v seznamech úkolů použili filtry, potvrďte s části Informace o úkolu, že jste vyfiltrovali požadované úkoly.

  5. Klepněte na tlačítko OK.

  6. V části Dispozice proveďte některou z následujících akcí:

    • Jestliže chcete schválit položky k dispozici, klepněte na možnost Odstranit tyto položky. Pokud chcete zachovat kopie metadat těchto položek, zaškrtněte políčko Uchovávat kopie metadat položky v protokolu auditování.

    • Chcete-li položky k dispozici odmítnout, klepněte na možnost Neodstraňovat tyto položky.

  7. V části Komentáře zadejte komentář, který chcete uvést k akcím dispozice.

  8. Klepněte na tlačítko OK.

  9. Na stránce Operace byla úspěšně dokončena informuje, že naplánovali vybraných úkolů pro processsing a po zpracovali úkoly obdržíte e-mailové potvrzení. Ve výchozím nastavení úkoly zpracovávají každou noc, i když toto nastavení můžete změnit správce serveru. Klikněte na OK.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×