Použití outlookových kontaktů jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci

Použití outlookových kontaktů jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci

Když chcete poslat uživatelům ve vašem seznamu kontaktů v Outlooku hromadnou poštu, můžete použít hromadnou korespondenci ve Wordu. Jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci můžete použít seznam kontaktů v Outlooku. Seznam kontaktů je adresář, do kterého se zaznamenávají a ve kterém se uspořádávají informace o lidech.

Hromadná korespondence pomocí seznamu kontaktů v aplikaci Outlook

Nejdůležitější krok v procesu hromadné korespondence je nastavení a příprava dat. Karta kontaktu v aplikaci Outlook může obsahovat základní informace, jako je jméno a e-mailová adresa, a další informace, jako je třeba poštovní adresa, telefonní číslo a fotka. Pokud budete chtít přidat do adresáře v Outlooku další kontakty, přečtěte si téma Přidání kontaktu.

Když máte připravený seznam kontaktů v Outlooku, vytvořte s využitím Wordu podle pokynů níže hromadnou korespondenci.

  1. Ve složce Kontakty v Outlooku vyberte na kartě Domů na pásu karet možnost Hromadná korespondence.

    Tlačítko Hromadná korespondence je na kartě Domů ve skupině Akce.

  2. V dialogovém okně Kontakty pro hromadnou korespondenci vyberte požadované možnosti. Pak zvolte typ dokumentu, který chcete vytvořit. Klikněte na tlačítko OK.

    Klikněte na Hromadná korespondence na kartě Domů ve složce Kontakty a spusťte tak hromadnou korespondenci.

    Poznámky : 

    • Pokud chcete vybrat pro hromadnou korespondenci jenom určité kontakty, klikněte na přepínač Pouze vybrané kontakty. Kontakty je potřeba mít vybrané před tím, než se dostanete do tohoto bodu, takže pokud jste je zatím nevybrali, klikněte na Storno, vraťte se tak do složky Kontakty, vyberte příslušné kontakty a začněte znovu od bodu 1.

    • Pokud už máte dokument pro hromadnou korespondenci ve Wordu vytvořený a uložený, klikněte na přepínač Existující dokument a dokument vyberte. V opačném případě nechejte zapnutý přepínač Nový dokument a ve Wordu se zobrazí výzva k jeho vytvoření, když přejdete na krok 3.

    • Pokud budete chtít tento seznam použít znovu, zaškrtněte políčko Trvalý soubor a soubor s kontakty pojmenujte a uložte. Užitečné je to zejména, pokud jste pro hromadnou korespondenci vybrali určitou sadu kontaktů, kterou budete chtít použít opakovaně, aniž byste museli pokaždé kontakty znovu ručně vybírat.

  3. Otevře se Microsoft Word. Podle možností, které jste vybrali v kroku 2, budete mít předem vytvořený dokument hromadné korespondence nebo nový prázdný dokument. Zadejte text, který se má zobrazit na všech dokumentech hromadné korespondence.

    Poznámka : Pokud chcete získat další nápovědu k procesu hromadné korespondence, klikněte na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na Spustit hromadnou korespondenci > Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Informace v tomto článku můžete použít, když přejdete na krok 3 v průvodci hromadnou korespondencí Vybrat příjemce.

  4. Vložte pole hromadné korespondence, která získají pro váš dokument informace z kontaktů v Outlooku.

    Poznámky : Příklady polí hromadné korespondence:

    • Blok adresy: Umožňuje přidat do dopisu nebo e-mailu celé jméno a adresu příjemce ze seznamu kontaktů v Outlooku.

      Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Blok adresy.

    • Řádek s pozdravem: Umožňuje přidat do dopisu nebo e-mailu pozdrav (například Vážený pane Kohoute).

      Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Řádek s pozdravem.

    Ve skupině Zapsat a vložit pole můžete vkládat pole do dokumentu hromadné korespondence.

    Další informace o přidávání polí hromadné korespondence z kontaktů v Outlooku najdete v tématu Vložení polí hromadné korespondence.

  5. Když je dokument připravený, zvolte Náhled výsledků a klikněte na tlačítko dalšího Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence nebo předchozího Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznamu a zobrazte tak jednotlivé kopie dokumentu.

  6. Ve skupině Dokončit klikněte na Dokončit a sloučit a vyberte Vytisknout dokumenty nebo Poslat e-mailové zprávy.

Uložení hromadné korespondence

Dokument hromadné korespondence zůstane po uložení připojený ke zdroji dat.

Opětovné použití dokumentu hromadné korespondence

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.

Úprava seznamu adresátů

  • Když otevřete dokument hromadné korespondence a zvolíte Upravit seznam příjemců, můžete řadit a filtrovat adresy a zvolit konkrétní adresy.

Máte dotaz k hromadné korespondenci, na který jsme tady neodpověděli?

Zadejte dotaz do komunitního fóra pro aplikaci Word.

Pomozte nám vylepšit Outlook

Máte nějaké návrhy na zlepšení hromadné korespondence (nebo některé jiné funkce) v Outlooku? Pokud ano, navštivte prosím web Outlook UserVoice a dejte nám vědět.

Související témata

Hromadná korespondence – bezplatný 10minutový video kurz
Hromadná korespondence s obálkami

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×