Použití hromadné korespondence k vytvoření formuláře e-mailové zprávy ve Wordu 2016 pro Mac

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pokud chcete poslat více lidem e-mailem dopis, který má být přizpůsobený každému příjemci, použijte hromadnou korespondenci. Můžete vytvořit dávku přizpůsobených e-mailových zpráv, které budou stejně formátované a budou obsahovat stejný text. Jen určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám. Při hromadné korespondenci (na rozdíl od poslání jedné zprávy skupině lidí) je každý příjemce výhradním příjemcem zprávy.

K vytvoření e-mailových zpráv v hromadné korespondenci potřebujete tři soubory:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument představuje vaši e-mailovou zprávu a obsahuje text, který je stejný pro každou verzi sloučeného dokumentu.

  • Seznamu adresátů
    to je zdrojem dat, často Excel tabulku, která slouží k naplnění informací v e-mailu. Seznamu adresátů obsahuje názvy, například a je do hlavního dokumentu e-mailu, který bude určeno názvům v seznamu.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Hromadná korespondence bere informace ze seznamu adresátů a vkládá je do hlavního dokumentu, takže pro každou osobu v seznamu adresátů vznikne přizpůsobený, sloučený dokument.

Prvního kroku v procesu hromadné korespondence je vytvořit hlavní dokument.

  1. Na kartě korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    e-mailu hromadné korespondence

  2. Do Word zadejte e-mailu, který chcete odeslat všem.

První řádek v tabulce Excel je záznam záhlaví. Každý sloupec v řádku má název popisku, který označuje kategorii informací. Popisky sloupců může být například e-mailovou adresu, název, poštovní adresy, Město, Stava PSČ. Každý následující řádek obsahuje jeden záznam dat u každého příjemce. Nesmí být prázdné řádky ani sloupce v seznamu.

Tip : Chcete-li tabulku Excel adresáře Outlook, export kontaktů do souboru oddělený tabulátory (TXT) a otevřete soubor TXT v Excel. Další informace najdete v tématu Export nebo Ruční archivace položek Outlooku.

  1. V prvním řádku tabulky Excel zadejte popisky sloupců pro vaši příjemci. V prvním sloupci, zadejte například e-mailovou adresu; ve druhém sloupci zadejte jméno. a ve třetím sloupci, zadejte Příjmení.

    Důležité : Doporučujeme, aby první sloupec obsahoval všech příjemců e-mailovou adresu.

  2. Do druhého a další řádky zadejte e-mailovou adresupříjemce, Křestní jménoa Příjmení.

  3. V nabídce soubor zvolte Uložit a zadejte název souboru.

    Poznámka : Nezapomeňte místo v tabulce; musíte ho později ho propojit do dokumentu hromadné korespondence.

  4. Uložte a zavřete tabulku.

    Poznámka : Pokud nemáte zavřete Excel tabulka, která obsahuje váš seznam nebo jej znovu neotevřete před dokončením hromadné korespondence nelze dokončení hromadné korespondence.

Na kartě korespondence zvolte Vybrat příjemce a potom vyberte jednu z možností.

Na kartě korespondence je zvýrazněná s seznam možností vybrat příjemce

Možnost

Popis

Vytvoření nového seznamu

Spusťte nový seznam adres, když nastavujete hromadné korespondence

Použít existující seznam

Použití Excel tabulky nebo jiný typ datového souboru aplikace jako seznamu adres

Vybrat z kontaktů Outlook

Vyberte jména přímo z vašich kontaktů Outlook k seznamu adres

Apple kontaktů

Vyberte jména přímo z adresáře Apple k seznamu adres

FileMaker Pro

Import dat z databáze FileMaker Pro

Vytvoření nového seznamu

V dialogovém okně Upravit seznam políWord automaticky vytvoří pole pro některé základní informace, jako jsou křestní jméno, příjmení a adresa. Pokud chcete přidat nové pole – například pole zprávy – ho přidat hned, tak, aby pole mohli vyplnit při zadávání položky.

  1. Do pole Název zadejte název pole , které chcete přidat a potom na tlačítko + (symbol plus).

    Tip : Pokud chcete změnit pořadí polí, vyberte pole, které chcete přesunout a potom nahoru nebo šipka pole přesunout dolů.

  2. Když všech polí jsou nastavit tak, jak se má, zvolte vytvořit vytvoření nového seznamu.

Použít existující seznam

  1. Vyhledejte soubor, který chcete použít a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Otevřít sešit vyberte tabulku, kterou chcete použít a proveďte jednu z následujících akcí:

    • Nechte Oblast buněk prázdné používat celý list.

      nebo

    • Zadejte oblast buněk pro data, která chcete použít.

  3. Zvolte OK.

Vybrat z kontaktů Outlook

  1. Vyberte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu vedle Příjemci hromadné korespondence seznamu podle vyberte úplný záznam.

  3. V seznamu kontaktů vyberte kontakty, které chcete zahrnout do hromadné korespondence a klikněte na OK.

Apple kontaktů

  1. Vyberte Filtrovat příjemce a vyberte příjemce, které chcete zahrnout.

  2. V dialogovém okně Možnosti dotazu ve skupinovém rámečku Apple skupina kontaktů vyberte skupinu, kterou chcete zahrnout do hromadné korespondence a klikněte na OK.

FileMaker Pro

  1. Vyhledejte soubor, který chcete použít a zvolte Otevřít.

  2. V dialogovém okně Oddělovače položek vyberte oddělovač k oddělení jednotlivých datových polí a záznam oddělovač k oddělení každý záznam data a klikněte na OK.

  1. Na kartě korespondence vyberte Vložit slučovací pole a klikněte na pole, které chcete přidat.

    Na kartě korespondence je zvýrazněná Vložit slučovací pole

  2. Do hlavního dokumentu klikněte v seznamu přetáhněte pole do tohoto pole nebo zadejte text a potom klikněte na text, který chcete odebrat.

  3. Přidání a formátování polí, které chcete zahrnout e-mailu a vyberte OK.

  1. Na kartě korespondence klikněte na Náhled výsledků vzhled e-mailové zprávy.

    Na kartě korespondence je zvýrazněná náhled výsledků

    Poznámka : Pomocí tlačítek se šipkami vlevo a vpravo na kartě korespondence posunutím zobrazení pomocí posuvníku si projděte jednotlivé e-mailové zprávy.

  2. Lze provést další změny formátování, klikněte na Náhled výsledků znovu, které můžete přidat nebo odebrat pole hromadné korespondence.

  3. Když zprávy vzhled, na kartě korespondence zvolte Dokončit a sloučit > sloučení katalogů do e-mailu k dokončení hromadné korespondence.

    Tip : Sloučit do e-mailu je k dispozici, pokud jste nevybrali výchozí e-mailový program.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×