Použití hromadné korespondence k vytvoření a odeslání hromadné pošty, štítků a obálek

Použití hromadné korespondence k vytvoření a odeslání hromadné pošty, štítků a obálek

Organizace každý den komunikují se svými zákazníky. Tato komunikace může mít různé formy. Můžou to být například uvítací dopisy, speciální oznámení, děkovné dopisy nebo faktury a další typy korespondence. Funkce hromadné korespondence ve Wordu pomáhá organizacím efektivněji vytvářet různé formy psané komunikace.

Pomocí hromadné korespondence si organizace může vytvořit sadu přizpůsobených dopisů nebo e-mailů určených k odesílání profesionálním kontaktům. Každý dopis nebo e-mail může obsahovat standardní i individuální obsah. Můžete například oslovit každého příjemce křestním jménem, použít jeho poštovní adresu nebo přidat jedinečné informace, například členské číslo. Všechny informace, které použijete k přizpůsobení dopisu nebo e-mailu, pocházejí z položek ve vašem zdroji dat, například v seznamu adresátů.

Kombinací dopisu nebo e-mailu se seznamem adresátů můžete vytvořit dokument hromadné korespondence, který odešle hromadnou poštu konkrétním osobám nebo všem osobám ze seznamu adresátů. Pomocí hromadné korespondence můžete také vytvořit a vytisknout adresní štítky a obálky.

Proces hromadné korespondence

V procesu hromadné korespondence se při vytváření a tisku dopisů a emailů nebo štítků a obálek používají tři dokumenty:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafické prvky (například logo nebo obrázek), které jsou v každé verzi sloučeného dokumentu stejné. Příkladem takového stejného obsahu je například zpáteční adresa na obálce nebo v textu dopisu nebo e-mailové zprávy.

  • Seznam adresátů
    Tento dokument obsahuje údaje, které slouží k vyplnění informací v hlavním dokumentu. Seznam adresátů obsahuje například adresy, které se mají vytisknout na štítky nebo obálky.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Informace získané ze seznamu adresátů se vloží do hlavního dokumentu, čímž vznikne sloučený dokument – dopis, e-mail, štítky nebo obálky – přizpůsobený různým osobám ze seznamu adresátů.

Jaký dokument hromadné korespondence chcete vytvořit?

Jaký typ seznamu adresátů používáte?

Word může načítat data pro hromadnou korespondenci z různých zdrojů dat. Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu procesu hromadné korespondence. Tady je seznam několika jednoduchých zdrojů dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Když jste si vybrali dokument hromadné korespondence a máte připravený seznam adresátů, můžete vytvořit hromadnou korespondenci a poslat zprávy zákazníkům.

Jaké dokumenty hromadné korespondence chcete vytvořit?

Typ dokumentu hromadné korespondence

Word for Mac 2011

Word pro Mac 2016

Dopisy

Vytvořte formulářový dopis pomocí hromadné korespondence. Každý dopis se vytiskne na samostatný list papíru.

Vytvořte a vytiskněte sadu přizpůsobených dopisů pro všechny osoby ze seznamu adresátů. Každý dopis se vytiskne na samostatný list papíru.

E-mail

Tato funkce není pro Word for Mac 2011 k dispozici.

Vytvořte a odešlete e-mailové zprávy jednotlivým osobám ze seznamu adresátů. Použijí se přizpůsobené informace vložené ze seznamu adresátů.

Obálky

Vytvoření obálek pomocí hromadné korespondence ve Wordu pro Mac

Vytvoření obálek pomocí hromadné korespondence ve Wordu pro Mac

Štítky

Vytvoření a vytištění štítků pomocí hromadné korespondence

Vytvořte a vytiskněte štítky pomocí hromadné korespondence. Na každém štítku bude jiná poštovní adresa.

Jaký typ seznamu adresátů používáte?

Word může načítat data pro hromadnou korespondenci z různých zdrojů dat. Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho snadno vytvořit v průběhu procesu hromadné korespondence. Tady je několik jednoduchých zdrojů dat, které můžete pro hromadnou korespondenci použít.

Když jste si vybrali dokument hromadné korespondence a máte připravený seznam adresátů, můžete vytvořit hromadnou korespondenci.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×