Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv

Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv

Pokud chcete poslat mnoha lidem e-mailem zprávu, která bude přizpůsobená každému příjemci, použijte hromadnou korespondenci. Můžete vytvořit dávku osobně zaměřených e-mailových zpráv, které budou stejně formátované a budou obsahovat stejný text i grafiku. Jenom určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám. Při použití hromadné korespondence (na rozdíl od poslání jedné zprávy skupině lidí) dostane každý příjemce vlastní zprávu, u které bude jediným příjemcem.

Tři soubory v procesu hromadné korespondence – hlavní dokument plus seznam adresátů, ze kterého se vytváří sady dopisů, e-mailových zpráv, obálek nebo štítků

Součástí vytváření e-mailových zpráv v procesu hromadné korespondence jsou tři dokumenty:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument je vaše e-mailová zpráva. Obsahuje text a grafiku (například logo nebo obrázek), které budou stejné v každé verzi sloučeného dokumentu.

  • Seznam adresátů
    Tento dokument obsahuje data, která slouží k doplnění informací v dopisu. Seznam adresátů obsahuje například jména. Váš hlavní dokument je e-mailová zpráva, která bude adresovaná jménům z tohoto seznamu.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Proces hromadné korespondence bere informace ze seznamu adresátů a vkládá je do hlavního dokumentu, takže pro každou osobu ze seznamu adresátů vznikne osobně zaměřený sloučený dokument.

Krok 1: Příprava hlavního dokumentu

Než začnete s hromadnou korespondencí, napište ve Wordu text e-mailové zprávy, kterou chcete všem poslat. Pokud třeba chcete lidem oznámit chystanou akci, uveďte název, datum, čas a místo konání akce. Tyto podrobnosti o události by měli znát všichni.

  • Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Spustit hromadnou korespondenci a seznam dostupných typů hromadné korespondence, které můžete spustit

Krok 2: Příprava seznamu adresátů

Abyste mohli poslat e-maily, musíte mít nainstalovaný e-mailový program, který je kompatibilní s rozhraním MAPI, například Outlook nebo Gmail. Pokud použijete rozhraní MAPI Outlooku, musíte mít stejné verze Wordu a Outlooku.

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Může to být adresář kontaktů Outlooku, databáze Accessu nebo seznam adres Office. Obsahuje záznamy, ze kterých si Word bere informace k sestavení e-mailových zpráv.


Tipy

Krok 3: Propojení seznamu adresátů s e-mailovou zprávou

Teď je potřeba zvolit ze zdroje dat (seznamu adres) příjemce e-mailových zpráv. Zkontrolujte, jestli váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a jestli v něm jsou e-mailové adresy všech osob, kterým chcete e-mail poslat.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Vybrat příjemce a zvolte jednu z možností.

  2. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud seznam adresátů nemáte, zvolte možnost Zadat nový seznam, a vytvořte ho.

      nebo

    • Pokud máte seznam adresátů v tabulce Excelu, databázi Accessu nebo v datovém souboru jiného typu, zvolte Použít existující seznam. Potom k seznamu přejděte a zvolte Otevřít.

      nebo

    • Pokud chcete použít kontakty Outlooku, zvolte Vybrat z kontaktů Outlooku.

  3. Zvolte Soubor > Uložit jako.

  4. Do pole Název souboru zadejte název souboru a pak zvolte Uložit.


Úprava seznamu adresátů

Pokud chcete e-mailové zprávy poslat všem osobám v seznamu, přejděte na Krok 4: Přidání osobně zaměřeného obsahu do e-mailové zprávy. Pokud chcete e-mailové zprávy poslat jenom některým lidem ze seznamu, můžete seznam adresátů upravit a vybrat v něm jenom požadované příjemce.

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Upravit seznam příjemců

  2. Zaškrtněte jména lidí, kteří mají vaši e-mailovou zprávu dostat.

    Vyberte řádky zaškrtnutím políčka.

Abyste snadněji našli jména a adresy, můžete seznam seřadit nebo vyfiltrovat.

Krok 4: Přidání osobně zaměřeného obsahu do e-mailové zprávy

Přizpůsobte e-mailové zprávy příjemcům přidáním jmen a adres osob. Osvědčeným způsobem, jak tyto podrobnosti přidat, je vložit do hlavního dokumentu slučovací pole.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Blok adresy.

    Pole hromadné korespondence Vložit blok adresy

  2. V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce objevit v e-mailové zprávě.

    Možnosti bloku adresy

  3. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.

  4. Ve skupině Zapsat a vložit zvolte Řádek s pozdravem.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je zvýrazněný příkaz Řádek s pozdravem

  5. V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem zvolte požadovaný formát.

  6. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.

  7. Zvolením možností Soubor > Uložit si e-mail uložte.

    Poznámka : Po vložení polí budete muset e-mail ručně naformátovat.

Do e-mailové zprávy můžete přidat i jiná pole ze zdroje dat. Další informace najdete v článku Vložení polí hromadné korespondence.

Kontrola názvů slučovacích polí

    Zkontrolujte, jestli Word najde v seznamu adresátů jména a adresy.

    1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Shoda polí.

      Tip :  Dialog Shoda polí se dá otevřít i z dialogového okna Vložit blok adresy, pomocí kterého jste přidali do hlavního dokumentu blok adresy.

    2. V dialogovém okně Shoda polí zkontrolujte, jestli pole záznamů zobrazená v seznamu odpovídají názvům záhlaví sloupců pro záznamy ve vašem zdroji dat seznamu adresátů.

      Dialogové okno Shoda polí

      Poznámka : V dialogovém okně jsou dva sloupce. V levém sloupci je seznam běžných názvů polí v obchodním záznamu. V pravém sloupci jsou názvy polí z vašeho zdroje dat, které jsou přiřazené (namapované) k běžným názvům z levého sloupce.

    3. Udělejte některou z těchto věcí:

      • Pokud zobrazené názvy polí odpovídají názvům záhlaví sloupců pro záznamy ve vašem zdroji dat seznamu adresátů, nedělejte nic.

        nebo

      • Pokud se v pravém sloupci objeví (Není spárováno), i když by tam mělo být některé ze záhlaví sloupců ve vašem zdroji dat, zvolte šipku rozevíracího seznamu a pak vyberte správné pole ve zdroji dat seznamu adresátů. Tento krok podle potřeby opakujte.

    4. Zvolte OK.


    Formátování polí hromadné korespondence

    Pokud chcete změnit písmo, velikost nebo mezery sloučeného obsahu, vyberte název slučovacího pole hromadné korespondence a udělejte požadované změny.

    1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Náhled výsledků na tlačítko Náhled výsledků. Tím přepnete ze sloučených výsledků zpátky na slučovací pole hromadné korespondence ve svém dopisu.

      Skupina Náhled výsledků na kartě Korespondence ve Wordu

    2. Zvolte název slučovacího pole hromadné korespondence.

      Vybrané pole Blok adresy

    3. Na kartě Domů zvolte požadované písmo a velikost.

      Ve Wordu na kartě Domů můžete ve skupině Písmo zvolit písmo a jeho velikost.

    4. Na kartě Rozložení stránky (Word 2013) nebo Rozložení (Word 2016) zvolte požadované mezery mezi odstavci.

      Ve Wordu na kartě Rozložení můžete ve skupině Odstavec nastavit mezery.

      Poznámka : Word považuje každý řádek v bloku adresy za odstavec, takže možná budete chtít zmenšit mezery mezi řádky.

Krok 5: Náhled a dokončení

Po přidání slučovacích polí do hlavního dokumentu můžete zobrazit náhled výsledků slučování. Pokud budete s náhledem spokojení, můžete slučování dokončit.

  1. Zvolte Náhled výsledků a potom pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence a Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam zkontrolujte, jestli jména a adresy v textu dopisu vypadají správně.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

    Tip :  Pokud budete chtít přejít na začátek seznamu, zvolte tlačítko První Tlačítko První záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam. Pokud budete chtít přejít na konec seznamu, zvolte tlačítko Poslední Tlačítko Poslední záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam.

  2. Zvolte Dokončit a sloučit > Poslat e-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

  3. V poli Komu zvolte název sloupce e-mailových adres ve vašem seznamu adresátů.

    Poznámka : Word pošle individuální zprávu na každou e-mailovou adresu. Nemůžete přidat příjemce kopie nebo skryté kopie ani přílohy e-mailové zprávy.

  4. Do pole Předmět zadejte předmět zprávy.

  5. V poli Formát pošty zvolte HTML (výchozí nastavení) nebo Prostý text, abyste dokument poslali jako text e-mailové zprávy.

    Důležité : Pokud e-mailovou zprávu pošlete ve formátu Prostý text, nebude hlavní dokument obsahovat formátování textu ani grafiku.

  6. V části Odeslat záznamy udělejte některou z těchto věcí:

    • Přijměte výchozí nastavení slučování – Všechny záznamy.

      nebo

    • Zvolte Aktuální záznam – odešle se jenom zpráva pro záznam zobrazený na obrazovce.

      nebo

    • Zvolte poslední možnost a do pole Od zadejte číslo záznamu, na kterém má slučování začít, a do pole Do zadejte číslo záznamu, na kterém má slučování skončit.

      Poznámka : E-mail se nepošle nikomu, kdo nemá číslo záznamu v intervalu Od–Do.

  7. Zvolte OK a dokončete tak proces hromadné korespondence.

Krok 6: Uložení osobně zaměřené zprávy

Pokud budete chtít e-mailovou zprávu někdy příště použít pro jinou hromadnou korespondenci, uložte si ji.

Když uložíte hlavní dokument, uložíte taky jeho spojení se zdrojem dat, který jste zvolili. Až budete hlavní dokument otvírat příště, Word se vás zeptá, jestli chcete zachovat spojení se zdrojem dat.

  • Pokud zvolíte Ano, dokument se otevře a uvidíte informace po sloučení s prvním záznamem.

  • Pokud zvolíte Ne, spojení mezi hlavním dokumentem a zdrojem dat se přeruší. Hlavní dokument pro e-mail se změní na standardní dokument Wordu.

Viz taky

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×