Použití hromadné korespondence k přizpůsobení dopisů pro hromadné rozesílání

Použití hromadné korespondence k přizpůsobení dopisů pro hromadné rozesílání

Pokud potřebujete odeslat lidem ze svého seznamu adresátů hromadnou poštu, můžete pomocí funkce hromadné korespondence vytvořit sadu dopisů přizpůsobených jednotlivým adresátům. Každý takový dopis bude mít stejné rozložení, formát, text a také grafiku. Jenom určité části e-mailových zpráv se budou lišit a budou přizpůsobené jednotlivým osobám.

Při vytváření a tisku dopisů pomocí hromadné korespondence se používají tyto tři dokumenty:

  • Hlavní dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafiku (například logo nebo obrázek), které jsou stejné pro každou verzi sloučeného dokumentu. Příkladem takového stejného obsahu je třeba text dopisu.

  • Seznam adresátů
    Tento dokument obsahuje data, která slouží k doplnění informací v dopisu. Seznam adresátů obsahuje například jména. Váš hlavní dokument je dopis, který bude adresovaný jménům z tohoto seznamu.

  • Sloučený dokument
    Tento dokument vznikne kombinací hlavního dokumentu a seznamu adresátů. Proces hromadné korespondence bere informace ze seznamu adresátů a vkládá je do hlavního dokumentu. Nakonec vznikne osobní dopis pro každou osobu ze seznamu adresátů.

Další informace o tom, jak se dá využívat funkce hromadné korespondence, najdete v následujícím videu, které je součástí školicího kurzu.

Váš prohlížeč nepodporuje video. Nainstalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player nebo Internet Explorer 9.

Krok 1: Příprava hlavního dokumentu

Než začnete s hromadnou korespondencí, připravte si dopis. Pokud třeba chcete lidem oznámit chystanou akci, uveďte název, datum, čas a místo konání akce. To jsou údaje důležité pro každého z příjemců.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Spustit hromadnou korespondenci > Dopisy.

    Ve Wordu na kartě Korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci a potom vyberte požadovanou možnost.

  2. Napište ve Wordu text dopisu, který chcete všem poslat.

    Ukázka dopisu ve Wordu, který se dá použít pro hromadnou korespondenci.

Krok 2: Příprava seznamu adresátů

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Může to být tabulka Excelu, adresář kontaktů Outlooku, databáze Accessu nebo seznam adres Office. Obsahuje záznamy, ze kterých Word bere informace k sestavení dopisu.

Tipy:

  • Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence. Než proces hromadné korespondence spustíte, shromážděte všechny datové záznamy a přidejte je do zdroje dat.

  • Pokud používáte tabulku v Excelu , je důležité naformátovat sloupec pro PSČ jako text, aby se z údajů neztratily případné nuly na začátku.

  • Pokud chcete použít kontakty Outlooku, musí být Outlook vaším výchozím e-mailovým programem.

Krok 3: Propojení seznamu adresátů s hlavním dokumentem

Teď jste připravení otevřít zdroj dat seznamu adresátů a propojit ho s dopisem.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Vybrat příjemce a zvolte jednu z možností.

    V rámci procesu hromadné korespondence na kartě Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Vybrat příjemce a pak vyberte Zadat nový seznam.

  2. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud seznam adresátů nemáte, zvolte možnost Zadat nový seznam, a vytvořte ho.

      nebo

    • Pokud máte seznam adresátů v tabulce Excelu, databázi Accessu nebo v datovém souboru jiného typu, zvolte Použít existující seznam. Potom k seznamu přejděte a zvolte Otevřít.

      nebo

    • Pokud chcete použít kontakty Outlooku, zvolte Vybrat z kontaktů Outlooku.

  3. Zvolte Soubor > Uložit jako.

  4. Do pole Název souboru zadejte název souboru a pak zvolte Uložit.


Úprava seznamu příjemců

Pokud připravujete a tisknete dopisy pro všechny adresáty v seznamu, přejděte na Krok 4: Přidání osobně přizpůsobeného obsahu do dopisu. Pokud například chcete poslat dopis osobám, které bydlí v okruhu 20 km od místa konání vámi pořádané události, můžete k zúžení seznamu použít filtr PSČ.

  1. Zvolte Upravit seznam příjemců.

    V rámci wordové hromadné korespondence na kartě Korespondence klikněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na Upravit seznam příjemců.

  2. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence vyberte zaškrtnutí políčka vedle jména člověka, kterému chcete korespondenci poslat.

    Vyberte řádky zaškrtnutím políčka.

V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence jsou možnosti pro upřesnění seznamu příjemců. Dvě nejčastěji používané možnosti jsou seřazení a filtrování seznamu pro usnadnění vyhledávání jmen a adres.

Ve wordovém dokumentu hromadné korespondence vyberte Upravit příjemce a v dialogovém okně Hromadná korespondence v seznamu Upřesnit příjemce vyberte požadovanou možnost.

Další informace najdete v článku Seřazování a filtrování dat pro hromadnou korespondenci.

Krok 4: Přidání osobně přizpůsobeného obsahu do dopisu

Nyní přidejte tu část dopisu, která se u každého příjemce dopisu, liší, například jméno a adresa. Osvědčeným způsobem, jak tyto podrobnosti přidat, je vložit do hlavního dokumentu slučovací pole.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Blok adresy.

    Při používání hromadné korespondence ve Wordu zvolte Blok adresy na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole.

  2. V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce objevit v dopisu.

    Možnosti bloku adresy

  3. Zvolte OK.

    Poznámka: Jestli chcete vidět, jak se adresy zobrazí v dopisu, klikněte na tlačítko Náhled a vyberte Náhled výsledků. Pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence nebo Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam můžete přecházet mezi záznamy ve zdroji dat.

  4. Ve skupině Zapsat a vložit zvolte Řádek s pozdravem.

    Při používání hromadné korespondence ve Wordu zvolte Řádek s pozdravem na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole.

  5. V dialogovém okně Vložit řádek s pozdravem zvolte požadovaný formát.

  6. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do dopisu.

  7. Jestli chcete uložit soubor, který právě připravujete pro hromadnou korespondenci (jako v následujícím příkladu), zvolte Soubor > Uložit.

    Ukázka dopisu hromadné korespondence ve Wordu zobrazující pole Blok adresy a pole Řádek s pozdravem.

Pokud chcete do dopisu vložit další pole, která budou přizpůsobená jednotlivým adresátům, podívejte se na článek Přidávejte pole hromadné korespondence jedno po druhém.


Ověření názvů slučovacích polí

Zkontrolujte, jestli Word najde v seznamu adresátů jména a adresy.

  1. Na kartě Korespondence ve skupině Zapsat a vložit pole zvolte Shoda polí.

    Tip:  Dialog Shoda polí se dá otevřít i z dialogového okna Vložit blok adresy, pomocí kterého jste přidali do hlavního dokumentu blok adresy.

  2. V dialogovém okně Shoda polí zkontrolujte, jestli pole záznamů zobrazená v seznamu odpovídají názvům záhlaví sloupců pro záznamy ve vašem zdroji dat seznamu adresátů.

    Dialogové okno Shoda polí

    Poznámka: V dialogovém okně jsou dva sloupce. V levém sloupci je seznam běžných názvů polí v obchodním záznamu. V pravém sloupci jsou názvy polí z vašeho zdroje dat, které jsou přiřazené (namapované) k běžným názvům z levého sloupce.

  3. Udělejte některou z těchto věcí:

    • Pokud zobrazené názvy polí odpovídají názvům záhlaví sloupců pro záznamy ve vašem zdroji dat seznamu adresátů, nedělejte nic.

      nebo

    • Pokud se v pravém sloupci objeví (Není spárováno), i když by tam mělo být některé ze záhlaví sloupců ve vašem zdroji dat, zvolte šipku rozevíracího seznamu a pak vyberte správné pole ve zdroji dat seznamu adresátů. Tento krok podle potřeby opakujte.

  4. Zvolte OK.


Formátování polí hromadné korespondence

Pokud chcete změnit písmo, velikost nebo mezery sloučeného obsahu, vyberte název slučovacího pole hromadné korespondence a udělejte požadované změny.

  1. Na kartě Korespondence klikněte ve skupině Náhled výsledků na tlačítko Náhled výsledků. Tím přepnete ze sloučených výsledků zpátky na slučovací pole hromadné korespondence ve svém dopisu.

    Skupina Náhled výsledků na kartě Korespondence ve Wordu

  2. Zvolte název slučovacího pole hromadné korespondence.

    Vybrané pole Blok adresy

  3. Na kartě Domů zvolte požadované písmo a velikost.

    Ve Wordu na kartě Domů můžete ve skupině Písmo zvolit písmo a jeho velikost.

  4. Na kartě Rozložení stránky (Word 2013) nebo Rozložení (Word 2016) zvolte požadované mezery mezi odstavci.

    Ve Wordu na kartě Rozložení můžete ve skupině Odstavec nastavit mezery.

    Poznámka: Word považuje každý řádek v bloku adresy za odstavec, takže možná budete chtít zmenšit mezery mezi řádky.

Krok 5: Zobrazení náhledu a vytištění dopisů

  1. Zvolte Náhled výsledků a potom pomocí tlačítek Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence a Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam zkontrolujte, jestli jména a adresy v textu dopisu vypadají správně.

    Tip:  Pokud budete chtít přejít na začátek seznamu, zvolte tlačítko První Tlačítko První záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam. Pokud budete chtít přejít na konec seznamu, zvolte tlačítko Poslední Tlačítko Poslední záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence záznam.

  2. Zvolte Dokončit a sloučit > Vytisknout dokumenty.

    V rámci procesu hromadné korespondence na kartě Pošta ve skupině Dokončit zvolte možnost Dokončit a sloučit a poté vyberte některou z možností.

Krok 6: Uložení dopisu přizpůsobeného jednotlivým adresátům

Při uložení zůstane dokument hromadné korespondence propojený se seznamem adresátů, takže ho můžete použít pro budoucí hromadnou poštu.


Opětovné použití dokumentu hromadné korespondence

  • Otevřete dokument hromadné korespondence a až Word zobrazí výzvu, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano.


Změna adres v dokumentu dopisu hromadné korespondence

  • Když otevřete dokument hromadné korespondence a zvolíte Upravit seznam příjemců, můžete řadit, filtrovat a zvolit konkrétní adresy.

Další informace

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×