Používání obchodních kontaktů v aplikaci Business Contact Manager

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Záznamy obchodních kontaktů slouží k uspořádání a ukládat velké množství informací o lidi, se kterými obchodujete.

Tento článek popisuje, jak vytvářet nové záznamy a vyplňte formulář obchodního kontaktu.

Co chcete udělat?

Vytvoření nové záznamy obchodních kontaktů

Upravit záznamy obchodních kontaktů

Filtrování seznamu obchodních kontaktů

Můžete udělat následující se záznamy obchodních kontaktů:

  • Je přidejte pomocí různých způsobů.

  • Přiřadit je k zaměstnancům nebo spolupracovníkům

  • Účty propojit je.
    Propojením záznamy obchodních kontaktů se záznamy klientů můžete připojit informace o obchodní kontakty s informacemi o společnosti pracují. Když propojíte jeden nebo víc obchodních kontaktů se záznamem klienta, historie komunikace záznamu klienta zahrnuje položky historie komunikace pro každý obchodní kontakty, které je propojená s tímto účtem.

  • Propojit položky historie komunikace s obchodními kontakty, sledování e-mailové zprávy a filtrovat seznam položek historie komunikace.
    Měli přehled o spoustu vašich aktivit (včetně telefonní hovory, e-mailové zprávy, písmena nebo souborů) související s obchodním kontaktem na stránce Historie v záznamu obchodního kontaktu.

    E-mailové zprávy můžete automaticky propojit záznamy obchodních kontaktů. Další informace najdete v tématu propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

  • Převeďte zájemce nebo další záznam, který je založený na typ záznamu obchodního kontaktu s obchodním kontaktem.

  • Úprava informací v záznamy obchodních kontaktů.

  • Přizpůsobení formuláře Obchodní kontakt přidáním nebo odebráním polí a položek v seznamech polí.
    Informace o přizpůsobování formulářů nebo vytváření jiných formulářů ukládat obchodní informace najdete v tématu Vytvoření a přizpůsobení typů záznamů a seznamů.

Začátek stránky

Vytvoření nové záznamy obchodních kontaktů

Záznamy obchodních kontaktů můžete mít přehled o informacích, ke kterým máte o lidi, se kterými obchodujete.

V této části

Ruční přidání nového záznamu obchodního kontaktu

Importovat kontakty z jiné aplikace

Přesunutí nebo zkopírování kontakty aplikace Outlook do aplikace Business Contact Manager

Vytvoření záznamu obchodního kontaktu z-mailové zprávy

Převést záznam potenciálního zákazníka na záznam obchodního kontaktu

Existuje několik způsobů, jak získat informace do záznamy obchodních kontaktů. Zadejte informace do záznamů, import dat z Outlooku nebo jiných programů a zkopírování kontaktů aplikace Outlook.

Informace lze zahrnout:

  • Informace o zaměstnání, například společnosti nebo organizace, obchodního kontaktu.

  • Osobní údaje například datum narození.

  • Položky historie komunikace, jako jsou e-mailové zprávy a schůzky.

  • Cokoli v podrobnostech zaznamenávající v vlastními poli, které přidáte do formuláře.

    Tip : Úpravy formulářů aplikace Business Contact přidávání polí, které jsou specifické pro vaše podnikání nebo přesunutím oddíly a zdůraznit tak informace, které jsou pro vás nejdůležitější. Například florist můžete vytvořit pole s názvem "Oblíbené květinou" a vytápěním specialist můžete vytvořit pole s názvem "Pece modelu". Další informace o přizpůsobování formulářů najdete v tématu Vytvoření a přizpůsobení typů záznamů a seznamů.

Začátek stránky

Ruční přidání nového záznamu obchodního kontaktu

Trvá dosah otevřete prázdný formulář Obchodní kontakt a zadejte několik klíčových datovými údaji. Uložení formuláře vytvoří nový záznam obchodního kontaktu. Později při přípravě vašeho vztahu s uživatelem, můžete znovu otevřete záznam a přidat další podrobnosti.

Tlačítko E-mail s možnostmi

Zjistíte mnoho podobnosti mezi formuláře Obchodní kontakt a kontakt aplikace Outlook.

Otevření formuláře Obchodní kontakt

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Manager na Contact Manager.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Nový klikněte na Nový obchodní kontakt.

Začátek stránky

Vyplňte formulář Obchodní kontakt

Podobně jako většině jiných formulářů obchodní kontakt obsahuje Obecné, Podrobnosti a Historie stránky.

Formulář si přizpůsobíte přesunutím oddíly a pole, přejmenujete pole a do seznamů přidáte položky. Informace o přizpůsobování formulářů nebo vytváření jiných formulářů ukládat obchodní informace najdete v tématu Vytvoření a přizpůsobení typů záznamů a seznamů.

Stránka Obecné

Část obchodní kontakt

  1. Zadejte jméno a příjmení a funkce obchodního kontaktu. Název souboru jako vyberte, jak se má v účtu Outlooku formuláře kontaktu.

    Úplný název je pouze požadovaná pole. Přidání informací o dalších polí je nepovinný krok.

  1. Přiřazení na obchodní kontakt     Obchodní kontakt přiřadit jinému zaměstnanci, v poli přiřazeno klikněte na jméno zaměstnance.

    Poznámka : Názvy v seznamu přiřazeno jsou zaměstnanci, se kterými sdílíte databázi aplikace Business Contact Manager. Další informace o sdílení najdete v tématu sdílení dat aplikace Business Contact Manager s ostatními uživateli.

    Oddíl Informace o společnosti

    Pole společnosti nebo účtu slouží k ukládání název společnosti obchodního kontaktu. Pokud nepoužíváte účet záznamy použijte pole společnosti.

    Části propojený klient

    Tlačítko E-mail s možnostmi

  1. Propojení obchodního kontaktu s klientem     Klikněte na účet k propojení obchodního kontaktu s Klient.

  2. V dialogu Vybrat klienta k propojení s tímto obchodním kontaktem klikněte na účet a potom klikněte na Propojit s.
    Propojení obchodní kontakty s klientem hodnotu, že je historie komunikace na obchodní kontakt taky uvedený v historii komunikace příslušného záznamu klienta. Pokud víc obchodních kontaktů je propojený se stejným účtem, historie komunikace jednotlivých propojené obchodní kontakt taky uvedené v historii komunikace účtu. To umožňuje vidět celá historie komunikace a všechny obchodní kontakty přidružené k organizaci na jednom místě. Další informace o volbě záznam, který chcete propojit najdete v článku propojení záznamů aplikace Business Contact Manager.

    Oddíly Internet, telefonní čísla, adresy a Vizitka

  3. Zadejte e-mailové a webovou stránku adresy, telefonního čísla, business a domácí adresy. Zadejte informace potřebné k dokončení vizitku, stejně jako ve formuláři Kontakt aplikace Outlook.
    Šipky vedle názvu pole (například e-mailu ) označuje, že můžete provést více položek v poli.

    Tip : Pokud zadáte víc adres pro obchodní kontakt, Jedná se o poštovní adresu zaškrtněte políčko Vytvořit adresu, která je použita při hromadné korespondenci.

    Oddíl Informace o zdroji

    Tlačítko E-mail s možnostmi

  4. V oddílu Informace o zdroji zadejte údaje do následujících polí:

    • Zdroje     Klikněte na způsob nebo akci, pomocí které se tímto obchodním kontaktem dozvěděl o vaší firmě. Například jako reklamní, nebo slovo ústy.

    • Zahájil: po     Klikněte na toto tlačítko můžete vybrat marketingovou aktivitu nebo jiných v záznamu obchodního (například jiné obchodní kontakt), přenášet tímto obchodním kontaktem pro vaše podnikání.

      Tip : Zadání jména s marketingovou aktivitou umožňuje Business Contact Manager pro aplikaci Outlook ke sledování typ záznamy, které je výsledkem aktivity. Také propojená záznam marketingové aktivity s obchodním kontaktem. Další informace o marketingové aktivity najdete v tématu Prodej produktů a služeb v aplikaci Business Contact Manager.

      Oddíl Komentáře

  5. V oddílu komentáře psát poznámky, vkládat komentáře z jiných souborů nebo připojovat soubory, položky aplikace Outlook nebo vizitky.

    Tlačítko E-mail s možnostmi

    Tip : Pokud víc váš kolega spolupracuje s obchodním kontaktem, může být užitečné je potřeba pamatovat při zadávání komentáře. Klikněte na Přidat časové razítko pořizovat záznam data a času pro každou položku.

  6. Po dokončení zadávání informací, klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Stránka Podrobnosti

  1. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit klikněte na Podrobnosti a otevřete stránku Podrobnosti.

  2. Další informace o projektu osoby a dat, například datum narození platební morálka zadejte, zda je aktivní záznam a vyberte upřednostňovaný způsob komunikace.

Stránka Historie

  1. Stránku Historie zobrazíte, když kliknete na pásu karet ve skupině Zobrazit na Historie.

  2. Přidejte nebo zobrazte položky historie komunikace, jako jsou e-mailové zprávy, obchodní poznámky nebo události.

    Jak přidám položku historie komunikace?

    1. Na kartě Historie komunikace klikněte na Nová a potom klikněte na typ položky, kterou chcete přidat.

    2. Zadejte informace do formuláře a potom klikněte na Uložit a zavřít.

      Další informace o položkách historie komunikace najdete v tématu Sledování komunikace se zákazníky v Business Contact Manageru.

  3. Pokud chcete najít konkrétní položku, můžete prohledat nebo filtrovat seznam položek historie komunikace.

    1. Jak prohledat seznam položek historie komunikace?

      • Do pole Hledat zadejte údaj, který hledáte, a potom klikněte na tlačítko Hledat Ikona Hledat .

        Poznámka : Prohledávají se jenom pole Předmět a Propojeno. Pomocí filtru můžete zobrazit všechny položky určitého typu, třeba e-mailové zprávy.

    2. Jak filtrovat seznam položek historie komunikace?

      • Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení.

      • Ve skupině Filtr udělejte jednu z těchto věcí:

Začátek stránky

Importovat kontakty z jiné aplikace

Je možné import obchodních kontaktů a dalších typů záznamů z programů, jako je ACT! a Microsoft Excel.

Informace o tom, jak importovat data z jiných programů nebo v Outlookové složce Kontakty najdete v tématu Import dat do aplikace Business Contact Manager.

Začátek stránky

Přesunutí nebo zkopírování kontakty aplikace Outlook do aplikace Business Contact Manager

  1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Kontakty.

  2. V seznamu kontaktů klikněte na kontakt, který chcete přesunout do Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.
    Jak se dá vybrat víc záznamů?

    Sousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy SHIFT a kliknutím na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Nesousedící záznamy vyberete stisknutím klávesy CTRL a kliknutím na jednotlivé záznamy. Všechny záznamy vyberete tak, že kliknete na jeden z nich a stisknete kombinaci kláves CTRL+A.

    Zkopírovat celý obsah složky Kontakty aplikace Outlook do aplikace Business Contact Manager, importujte složky Kontakty aplikace Outlook do obchodních kontaktů. Informace o tom, jak importovat najdete v tématu Import dat do aplikace Business Contact Manager.

  3. Na pásu karet klikněte ve skupině obchodní proveďte jeden z těchto věcí:

    • Přesunutí kontaktu   

      1. Klikněte na Vytvořit záznam.

      2. Přejděte na příkaz přesunout do aplikace Business Contact Manager a potom klikněte na Obchodní kontakt nebo zadejte požadovaný záznam.

    • Zkopírování kontaktu   

      1. Klikněte na Vytvořit záznam.

      2. Přejděte na příkaz Kopírovat do aplikace Business Contact Manager a potom klikněte na Obchodní kontakt nebo zadejte požadovaný záznam.

Pokud chcete pro přístup k obchodním kontaktům v mobilu, stejně jako kontakty aplikace Outlook, můžete zahrnout obchodních kontaktech do složky Kontakty aplikace Outlook funkci synchronizace obchodních kontaktů. Informace o synchronizaci obchodních kontaktů najdete v tématu vzdálený přístup k obchodním kontaktům: použití synchronizace v aplikaci Business Contact Manager.

Důležité : Může skončíte s duplicitními záznamy ve složce Kontakty Pokud je funkce synchronizace obchodních kontaktů. Funkce synchronizace obchodních kontaktů automaticky obsahuje záznamy obchodních kontaktů ve složce Kontakty aplikace Outlook. Když kontakty jsou přesouvané nebo kopírované ke složce obchodní kontakty, se zobrazí ve složce Kontakty jako obchodní kontakty příliš.

Začátek stránky

Vytvoření záznamu obchodního kontaktu z-mailové zprávy

Můžete vytvořit záznam obchodního kontaktu z-mailové zprávy z nového zákazníka.

  1. V navigačním podokně klikněte na složku Doručená pošta.

  2. Poklikejte na e-mailu a otevřete ho.

  3. Na pásu karet ve skupině Obchodní klikněte na Vytvořit záznam.

  4. Klikněte na Obchodní kontakt nebo typ záznamu obchodního kontaktu, který chcete vytvořit pomocí e-mailovou adresu na řádku od zprávy.

Pravým tlačítkem na název, přejdete na příkaz vytvořit v aplikaci Business Contact Manager a potom kliknutím na Obchodní kontakt můžete vytvořit obchodní kontakty z jiných e-mailové adresy do zprávy.

Začátek stránky

Převést záznam potenciálního zákazníka na záznamu typu obchodní kontakt nebo zájemce převést s obchodním kontaktem

Informace o potenciální zákazník obecně vzato jsou uložené v záznam potenciálního zákazníka. Když tuto osobu stane skutečným zákazníkem, můžete převést záznam potenciálního zákazníka na záznam obchodního kontaktu.

Můžete také převést s obchodním kontaktem zájemce nebo jiný typ záznamu, který je založený na typ záznamu obchodního kontaktu.

Vytvoření nové typy záznamů, například zaměstnanec nebo dodavatel začnete s formuláři obchodního kontaktu. Další informace o vytváření nových typů záznamů najdete v tématu Vytvoření a přizpůsobení typů záznamů a seznamů.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. V pracovním prostoru klikněte na kartu vede.

  3. Poklikejte na záznam, který chcete převést.

  4. Na pásu karet klikněte ve skupině Úpravy klikněte na Převést na a potom klikněte na Obchodní kontakt.

  5. Úprava nového záznamu podle potřeby.

  6. Až skončíte, klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Upravit záznamy obchodních kontaktů

Jak obchodujete obchodních kontaktů, můžete další informace o jejich, jak budou chtít možné vás kontaktovat, včetně jejich asistenty názvy nové telefonní čísla a tak dále. Vedení nahoru tento toku informací je denních úkolů, můžete zjednodušit nepřetržitě aktualizace a uložením vaše záznamy obchodních kontaktů. Můžete otevřít záznamu typu obchodní kontakt přidejte nebo upravte informace nebo zobrazit položky historie komunikace například e-mailové zprávy, které jsou propojené s obchodním kontaktem.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. V pracovním prostoru klikněte na kartu Obchodní kontakty a potom:

    • Posuňte se na obchodní kontakt, který chcete otevřít a poklikejte na něj.

      nebo

    • Pomocí vyhledávacího pole zadejte informace o obchodní kontakt, který hledáte a potom poklikejte na záznam.

  3. Přidejte nebo upravte informace podle potřeby.

    Tip : Pokud máte e-mailovou adresu účtu, zajistíte, že e-mailových zpráv z účtu a jsou automaticky součástí historii komunikace příslušného záznamu. Ve skupině Úpravy klikněte na tlačítko Sledování e-mailů a potom klikněte na Spravovat propojení a sledování. Zaškrtněte políčko pro e-mailovou adresu účtu a klikněte na OK. Další informace o automaticky propojení e-mailové zprávy se záznamy najdete v článku propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

  4. Až budete hotovi, klikněte na Uložit a zavřít.

Tip : S funkci hromadné úpravy můžete úpravy obsahu pole s více záznamy obchodních kontaktů. To je užitečné, například pokud chcete zadejte webovou adresu tucet obchodních kontaktů, kteří nepracují ve stejné společnosti. Další informace o tom, jak současné úpravy více záznamů najdete v tématu Úprava mnoha záznamů najednou v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Filtrování seznamu obchodních kontaktů

Nemusíte procházejte všechny své obchodní kontakty najděte co potřebujete. Místo toho můžete filtrovat seznam všech obchodní kontakt tak, aby se zobrazí jenom ty záznamy, které vás zajímají.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. V pracovním prostoru klikněte pravým tlačítkem myši na kartu Obchodní kontakty a pak klikněte na Upravit.

  3. V dialogovém okně Upravit karty klikněte na Filtr.

  4. V dialogovém okně Filtr obchodní kontakty můžete použít jednu nebo obě z následujících akcí:

    • Jednoduchý filtr     Zaškrtněte nebo zrušte přednastavené kategorie.

    • Rozšířený filtr     Vytvoření více filtrů ke zúžení výběru.

Tento filtrovaným seznamem můžete použít k vytvoření vlastní karty, seznam volání nebo seznamu adresátů. Je taky slouží jako základ pro sestavy nebo miniaplikace.

Další informace o filtrování najdete v tématu filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager. Další informace o sestavách najdete v tématu použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager. Další informace o miniaplikace najdete v článku použití miniaplikací v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×