Podpora zavádění Projectu Online pomocí projektové kanceláře (PMO)

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

< Další nápověda k Projectu

Co je PMO?

Takže ve firmě plánujete zavést Project Online. Jak ho plánujete využívat nebo lépe řečeno, jaký problém se ve firmě pokoušíte vyřešit? Například by to mohlo být:

  • Vedení chce mít lepší přehled o stavu projektu.

  • Potřebuji lepší způsob správy zdrojů a jejich přiřazování k projektům.

  • Chci mít snadno přehled o čase, který lidé tráví prací na úkolech.

  • Chci výkonnější způsob, jak sledovat data projektu než pomocí excelových tabulek.

Při řešení podobných problémů pomocí Project Online jsou nejúspěšnější ty organizace, které si vytváří sadu norem, procesů a doporučených postupů pro způsob, jakým se u nich řídí projekty. Osoba nebo skupina, která vytváří a spravuje tato pravidla řízení projektů se někdy označuje jako projektová kancelář (PMO, Project Management Office).

Co projektová kancelář dělá?

Ve větších společnostech může projektovou kancelář tvořit oddělení, které se zabývá problematikou řízení projektů v celé organizaci, jako je například správa zásad správného řízení projektu, implementace, školení, průzkum potřeb v oblasti řízení projektů nebo zjištění nejlepšího způsobu, jak vytvářet užitečné sestavy. V malých a středních firmách se může velikost projektové kanceláře pohybovat od jednoho člověka až po skupinku osob, ale její rozsah se může změnit při řešení stejných problémů, jako ve velkých firmách. Mezi společné cíle všech projektových kanceláří ale patří:

  • Podpora a osvěta zavádění systému řízení projektů

  • Zjednodušení řízení projektů pro uživatele v organizaci díky automatizaci procesů v nástroji

  • Vytváření zásad, postupů a doporučených postupů k funkcím řízení projektů

  • Fungování jako odborníci na problematiku řízení projektů, kteří působí jako záštita prvotřídního provedení všeho, co souvisí s řízením projektů, a poskytují školení na základě osvědčených postupů a nástrojů pro řízení projektů

  • Zajištění podpory vedení při provádění a prosazování změn doporučených ze strany vedení

Je to příliš složité? Trochu přibrzdíme a podíváme se na příklad, který si člověk může snadno představit – jak by se mohla hlava rodiny starat o chod domácnosti:

Potřeba

Projektová kancelář

Rodina

PMO – informace

Projektová kancelář pomáhá vytvořit efektivní způsob předávání informací zainteresovaným stranám projektu prostřednictvím zpráv o stavu a fungování projektu. Součástí toho může být průzkum potřeb v oblasti vytváření zpráv o projektu, přesun potřebných dat do systému a stanovení pracovních postupů, aby se zajistilo, že data potřebná pro pravidelné sestavy se do systému dostanou včas.

Hlava rodiny bude potřebovat informace o stavu věcí:

  • Čtvrtletní zprávy o prospěchu dětí ve škole.

  • Měsíční výpisy z banky, které ukazují stav financí.

  • Každoroční prohlídku u lékaře, která posoudí zdravotní stav členů rodiny.

PMO – informace o tom, kdo co dělá

Projektová kancelář vytvoří procesy, jak dostat do systému řízení projektů správná data, která projektovým manažerům poskytnou informace o stavu na úrovni projektu. Zároveň poskytuje pokyny a doporučené postupy pro řízení zdrojů.

Členové rodiny budou potřebovat vědět, co kdo dělá. To například znamená:

  • Kdo dnes vyzvedne děti ze školy, kdo večer venčí psa, kdo vaří večeři atd.

  • Pokud někdo nemůže udělat některý s obvyklých úkolů, je třeba vědět, kdo ho může zastoupit.

  • Pomáhá ukázat, kdo co dělá, školní rozvrh a dostupnost členů v centrálním rodinném kalendáři. Bude pak snadné zjistit, koho je možné naplánovat pro kterou činnost.

PMO – fóra pro spolupráci

Projektová kancelář pomáhá vytvářet projektové weby pro spolupráci a přizpůsobovat je co nejlépe potřebám uživatelů.

Členové rodiny budou potřebovat fórum, v rámci kterého budou moct spolupracovat, třeba:

  • Publikovat důležité události v nástěnném kalendáři v kuchyni

  • Každý den spolu mluvit u jídelního stolu

Vyhodnocení PMO a zmírnění rizik

Projektová kancelář zodpovídá za vytvoření systému, který bude řešit řízení rizik.

Hlavy rodiny budu nejspíš potřebovat plán snížení rizik:

  • Rozhodnout se o úrazovém pojištění.

  • Pořídit permanentku do fitness studia.

  • Zvýšit částku odváděnou na důchodové pojištění.

PMO – Nastavit pravidla a procesy

Projektová kancelář sleduje aktuální procesy a pracovní postupy a najde způsob, jak je v rámci implementace nástroje pro řízení projektů zautomatizovat. Může se třeba jednat o určující ukazatele pro výběr projektů, které mají pokračovat, vzhledem ke stanovenému rozpočtu (analýza portfolia).

Hlava domácnosti nastaví pro rodinu pravidla a procesy, třeba:

  • V kolik hodin budou děti chodit spát.

  • Na základě faktorů určí, které nákupy se provedou (třeba „Koupíme tento rok auto, opravíme střechu nebo pojedeme na dovolenou?“).

  • Nastaví automatické spínání postřikovačů trávníku.

  • Vybere den v týdnu pro nakupování a pochůzky.

Projektová kancelář vede firmu k efektivnějšímu řízení projektů tím, že dělá věci typu:

  • Shromažďování informací, které pomůžou zjistit požadavky organizace na řízení projektů. Třeba zanalyzuje obchodní potřeby organizace, navrhne procesy, které tyto potřeby naplní a potom namapuje tyto procesy na nastavení nebo pracovní postupy v Project Online.

  • Zjišťování, jaká data je důležité průběžně kontrolovat, a spolupráce se správcem projektu na sdílení těchto dat se zainteresovanými stranami. Třeba určí potřebná data a postup, jak je dostat do systému, aby bylo možné vytvářet týdenní zprávy o stavu projektu, které zúčastněným stranám poskytnou shrnutí stavu probíhajících projektů.

  • Vytváření pravidel pro procesy a pracovní postupy. Třeba nastaví pracovní postup, v rámci kterého budou nápady na projekty procházet procesem schvalování, než se z nich stanou projekty v Project Online.

  • Migrace stávajících dat z aktuálního systému řízení projektů do nového. Třeba vyhledáním nejjednoduššího způsobu, jak migrovat zdroje a projektová data z tabulek aplikace Microsoft Excel do Project Online nebo z aplikace Project Professional na jednotlivých počítačích do centralizovaného prostředí služby Project Online.

  • Poskytnutí podpory správě portfolia projektů, které vám pomůžou se stanovením priorit projektů a odhady. Jako u většiny společností, je řada projektů, které jsou pro vás zajímavé, ale máte omezený rozpočet a zdroje, abyste je mohli provést všechny. Potřebujete způsob, jak určit, do kterých projektů byste se měli pustit. Projektová kancelář může proces výběru projektu a programu řídit, aby bylo jisté, že budoucí investice budou v souladu se strategickými cíli a vizí růstu organizace.

  • Práce s emočním nábojem, se kterým se uživatelé možná setkají během přechodu ze stávajícího systému řízení projektů, na jaký jsou zvyklí. Například šetrně zapůsobit na vedoucí projektů, aby ustoupili od původního postupu ukládání projektových souborů na pevný disk a začali je sdílet, poukázáním na výhody publikování souborů ve službě Project Online. Projektová kancelář by toho mohla dosáhnout tak, že by si vyhradila čas na přesvědčení nejprve výše postavených vedoucí projektů a doufala, že jejich vliv přispěje ke změně ostatní vedoucí projektů.

  • Řešení technické stránky změny nabídkou skvělých školení.

K čemu je dobrá projektová kancelář?

V případě rodiny můžou být důsledky neřešení některých potřeb hrozivé. Třeba vynechání kontroly přehledu známek dítěte poté, co ho přinese domů, může vést k předpokladu, že je všechno v pořádku, zatímco ve skutečnosti by bylo potřeba učit se déle nebo doučování. Stejně tak nasazení Project Online bez vytvoření entity, která pomůže se standardizací a zaváděním může mít nepříjemné důsledky. Vytvoření projektové kanceláře vám pomůže zvýšit šanci na úspěšné zavedení služby Project Online. To může v závislosti na vašich cílech znamenat vyšší efektivitu při řízení projektů (například vyšší počet včas dokončených projektů), což je obvykle spojeno s nižšími náklady na řízení projektů (třeba vyšší počet projektů je dokončen v rámci rozpočtu nebo s rezervou).

Jaké jsou první kroky při vytváření projektové kanceláře?

První kroky při vytváření projektové kanceláře jste už pravděpodobně provedli, když jste vynaložili úsilí na vyhledání tohoto článku. Pokud se zajímáte o přechod na Project Online, je hodně pravděpodobné, že už máte představu, jak by služba mohla pomoct zlepšit efektivitu nebo řešit problém ve vaší společnosti. Při hledání způsobu, jak formálně vytvořit projektovou kancelář, byste měli zvážit následující:

Definujte, co má vaše projektová kancelář dělat.

Hlavní cíl vaše projektová Kancelář bude k řešení problému specifickým obchodním? Můžete třeba provádět časový rozvrh systém získat užší ovládací prvek analýzy nákladů:. Nebo můžete mít projektu dat rozšířit mezi dvěma nebo dokonce tři různé aplikace a konsolidovat data do jednoho systému, který by pomoci poskytnout lepší přehled o provádění projektů. Nebo může být zadejte pokyny pro správu probíhající projektu a vyvraťte je projektu správce školení potřeb. Jakmile jste pochopit, proč je potřeba projektové Kanceláře, bude mnohem snadnější rozsah, jaké požadavky nabízí vytvoření a údržbu.

Získání sponzora projektu ve vedení

Zajistěte si podporu někoho ve vedení. Je důležité, aby vaše projektová kancelář měla sponzora projektu z vedení společnosti, protože nedostatek podpory ve vedení je jedním z hlavních důvodů neúspěchů projektových kanceláří. Pokud už máte člena vedení společnosti, který chápe výhody a význam toho, čeho se pokoušíte dosáhnout, pak je to skvělé. Pokud ne, jedním z nejlepších způsobů, jak získat vedení na svou stranu, je názorně předvést výhody přechodu na systém řízení projektů, jako je Project Online. Můžete to udělat na příkladu řešeného obchodního problému. Možná jste to už do určité míry udělali, když jste vyhodnocovali Project Online, ale můžete získat skutečné spojence ve vedení firmy, pokud jim budete schopní předvést, jak to funguje na vašich datech v pilotním prostředí. Zachycení přínosů je při získávání sponzora projektu mezi členy vedení klíčové.

Mít silného sponzora projektu ve vedení podniku může být užitečné při řešení případné rezistence uživatelů během přechodu ze systému, který dobře znají, na nový systém řízení projektů, jako je třeba Project Online. Osvěta a propagování výhod mezi dalšími vlivnými články, jako jsou výše postavení vedoucí projektů, vám taky může pomoct v překonávání veškerých emocionálních vazeb, které uživatelé můžou cítit k systému, který opouštíte.

Sestavení týmu

Ať už pracujete na vytvoření projektové kanceláře ve velké nebo malé firmě, je třeba, aby jednotlivé role ve vaší projektové kanceláři řešili následující povinnosti:

Role

Popis

Řízení plánu zavedení služby Project Online

Pokud jste ho právě provádění Project Online, musí plánu celková někdo jej řídit. Stejně jako jakýkoli projekt musí plánu zavedení služby některé vlastníky ověřit, že požadované úkoly přiřazeny zdroje a dokončit.

Průzkum požadavků v oblasti řízení projektů

Tato osoba bude vyhodnocovat potřeby správy projektů ve vaší organizaci. Tato osoba bude muset komunikovat s uživateli z celé společnosti a jednotlivých oddělení, aby zjistila, jak aktuálně probíhá řízení projektů, jaké budou mít požadavky a k jakým zlepšením může dojít díky zavedení služby Project Online. Tyto požadavky je nutné předat správci projektu, aby se mohly řádně implementovat do služby Project Online. Tato osoba musí být kvalifikovaná v oblasti řízení projektů, ale taky by to měl být někdo, kdo je zároveň dobrý komunikátor. Je docela možné, že lidé ve firmě budou mít emocionální vazby na postupy, od kterých se je pokoušíte převést, takže je nutné, aby to tato osoba dokázala zvládnout tak, že jim ukáže, jak jim nový systém ulehčí život.

Školení, dokumentace a podpora

Tato osoba musí být schopná hodnotit úroveň dovednosti uživatelů a budete zodpovědná za poskytování výukových materiály, které jsou nutné pro úspěšné využívání produktu. Součástí může být vytváření školení na základě rolí pro správce projektu, vedoucí projektů, vedoucí týmů a členy týmů. Přestože můžete největší úsilí vynaložit na sestavení školení pro vedoucí nebo správce projektů, pro potřeby vedoucích a členů týmů mohou být nejúčinnější stručné referenční příručky, pomocné přehledy, kontrolní seznamy nebo krátké kurzy. Bude taky třeba najít způsob, jak poskytovat lokální podporu uživatelům ve firmě, a vhodné postupy pro eskalování komplikovanějších problémů.

Spojení s oddělením IT

Spolupráce s oddělením IT je nezbytná, protože je nutná jejich asistence během registrace, instalace a konfigurace služby Project Online. Pokud ještě procházíte procesem evaluace služby Project Online, obvykle to celkem bez problémů zvládne udělat někdo z oddělení IT s nahlédnutím do dokumentace Začínáme s Projectem Online.

Projektová kancelář bude potřebovat spolupráci oddělení IT při řešení těchto dvou oblastí:

  • Správa Office 365: Projektová kancelář bude potřebovat spolupracovat se správcem Office 365 kvůli přidávání uživatelů a přiřazování licencí.

  • Správa Projectu Online: Projektová kancelář bude také potřebovat spolupracovat se správcem Projectu Online na věcech, jako jsou vlastní pole, zdroje a konfigurace časového rozvrhu. Možná ještě bude nutná spolupráce s projektovou kanceláří na implementaci procesů do Projectu Online prostřednictvím pracovních postupů.

Některé projektové kanceláře ve větších společnostech taky mají vedoucí projektů, kteří jsou přiřazovaní ke konkrétním projektům vyžadujícím pomoc, aby jim poskytovali vedení. Pomoc může sahat od poskytování rad vlastníkovi projektu po kompletní převzetí vlastnictví, podle rozsahu projektu.

Vytvoření prohlášení o poslání projektové kanceláře

Všechny projektové kanceláře by měly mít prohlášení o poslání. Pokud už víte, proč projektovou kancelář potřebujete, bude pro vás mnohem jednodušší prohlášení vytvořit. Podívejte se na stávající prohlášení o poslání vaší společnosti a zkuste vytvořit takové, které s ním bude v souladu. Prohlášení nemusí být přehnaně komplexní, jen natolik, aby umožňovalo rámcově pochopit, proč má vaše firma projektovou kancelář a jakou hraje roli.

Vytvoření plánu vybudování projektové kanceláře

Po nadefinování úkolů, které jsou pro vytvoření projektové kanceláře nezbytné, pro ni můžete vytvořit plán projektu na vysoké úrovni. Uchopte vybudování projektové kanceláře jako jeden velký projekt se souvisejícími úkoly, dobami trvání a přiřazeními. Úroveň definování plánu projektu postupně poroste, jak budete procházet plněním počátečních úkolů, jako je třeba vyhodnocení prostředí. Plán projektu vaší projektové kanceláři poskytne plán postupu prací, který vám pomůže udržovat si přehled o tom, co je hotovo, na čem pracujete a co je pro vytvoření projektové kanceláře ještě potřeba udělat. Tady je příklad, jak může několik úkolů v rámci plánu vybudování projektové kanceláře vypadat v systému Project Online:

Plán projektu projektové kanceláře v Projectu Online

Další informace o projektových kancelářích

Pokud ještě projektovou kancelář nemáte, může vás představa jejího budování trochu zastrašovat. Přestože projektovou kancelář budou pohánět potřeby a požadavky vaší společnosti, potřebujete zjistit, jak vytvořit rámec pro zřízení a rozvoj projektové kanceláře. V závislosti na vašich cílech můžete zkoumat různé metodiky projektových kanceláří pro výrobní a průmyslová odvětví nebo se podívat, který model projektové kanceláře líp vyhovuje vašim specifickým požadavkům. Existuje mnoho knih, školení a online zdrojů informací o zřizování a řízení projektové kanceláře, které vám mohou ve vašem snažení pomoct.

Pokud se pokoušíte zřídit projektovou kancelář a potřebujete pomoc, můžete se obrátit na certifikovaného partnera společnosti Microsoft nebo využít konzultační služby společnosti Microsoft. V Microsoftu máme taky k dispozici interní konzultanty a skvělé zkušenosti se zřizováním projektových kanceláří pro malé, střední i velké společnosti.

Co dál?

Tak co, jste připravení na zřízení projektové kanceláře? Doufáme, že je vám po přečtení tohoto článku jasné, že zřízení projektové kanceláře je investice u které se vložený čas a úsilí bohatě vyplatí. Projektová kancelář bude vyžadovat spoustu spolupráce mezi lidmi ve vaší firmě a mít ve vedení svého šampióna je klíčové. Bude také nutné investovat do zjištění dalších informací o zřízení projektové kanceláře z mnoha dalších zdrojů, které jsou k dispozici. A pokud budete potřebovat pomoc, můžete se obrátit na certifikované partnery společnosti Microsoft i na konzultační služby společnosti Microsoft.

Pokud pracujete v menší firmě, může se vám zdát množství všech těch informací nepřehledné. Možná nemáte zdroje, abyste mohli najmout lidi na všechny role projektové kanceláře uvedené v tabulce Sestavení týmu, ale to ani není potřeba. Stačí si uvědomit, že pravděpodobně bude potřeba tyto záležitosti někdy vyřešit, a to v takovém rozsahu, který odpovídá vašim potřebám. Nezapomeňte na to, že potřebné úsilí se může přizpůsobit velikosti a cílům vaší firmy. V případě projektové kanceláře menší firmy bude třeba stačit sejít se s několika projektovými manažery firmy na vyšších pozicích a vyhodnotit jejich potřeby – v kontrastu s řadou oddělení s různými požadavky ve větší společnosti.

Když vytvoříte projektovou kancelář, může vám to pomoct k úspěšnému využívání služby Project Online, a když budete používat službu Project Online, může vám to pomoct úspěšně řídit projektovou kancelář. Hodně štěstí při implementaci.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×