Požadování schvalování položek v seznamu nebo knihovně webu

Požadování schvalování položek v seznamu nebo knihovně webu

Poznámka:  Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .

Seznamy a knihovny často obsahují důvěrné informace, jako jsou třeba plánované marketingové kampaně nebo iniciativy personálního oddělení. Může být žádoucí, aby uživatelé mohli zobrazit jenom „oficiální“ verze položek nebo souborů. Můžete toho dosáhnout tak, že před zobrazením obsahu většině uživatelů webu budete požadovat schválení položky nebo souboru. Požadováním schválení může organizace do značné míry přispět ke kvalitě a zabezpečení obsahu v seznamech a knihovnách.

Co chcete udělat?

  1. Přejděte do knihovny, pro kterou chcete požadovat schválení.

  2. Klikněte na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu , Nastavení knihovny.

    Pokud se tyto položky nabídky nezobrazují, klikněte na pásu karet na Knihovna a potom klikněte

    ve skupině Nastavení na Nastavení knihovny.

  3. V části Obecné nastavení vyberte Nastavení správy verzí a otevře se stránka Nastavení správy verzí.

    Dialog Nastavení knihovny s vybranou možností Správa verzí
  4. V části Schválení obsahu vyberte u otázky Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky? odpověď Ano. V části historie verzí dokumentu určete, jestli má SharePoint při úpravě souboru vytvářet verze. Můžete také omezit počet uchovávaných verzí.

  5. V části Zabezpečení konceptů určete, kteří uživatelé můžou zobrazovat koncepty v knihovně dokumentů.

    Dialogové okno s možnostmi správy verzí

    Tip:  Když požadujete schvalování obsahu u seznamu nebo knihovny, které už obsahují nějaké položky, budou všechny položky v knihovně označené jako schválené.

  6. Můžete vybrat některou z těchto možností:

    • Libovolný uživatel, který může číst položky

    • Pouze uživatelé, kteří mohou upravovat položky

    • Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat položky (a autor dané položky)

  7. Klikněte na tlačítko OK.

  1. Přejděte do seznamu, pro který chcete požadovat schválení.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam.

  3. Klikněte na Nastavení seznamu.

  4. V části Obecné nastavení vyberte Nastavení správy verzí a otevře se stránka Nastavení správy verzí.

  5. V části Schválení obsahu vyberte u otázky Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky? odpověď Ano. V části historie verzí položky určete, jestli má SharePoint při úpravách položky vytvářet verze. Můžete také omezit počet uchovávaných verzí.

  6. V části Zabezpečení konceptů určete, kteří uživatelé uvidí položky konceptu v seznamu.

    Tip:  Když požadujete schvalování obsahu u seznamu nebo knihovny, které už obsahují nějaké položky, budou všechny položky v knihovně označené jako schválené.

  7. Můžete vybrat některou z těchto možností:

    • Libovolný uživatel, který může číst položky

    • Pouze uživatelé, kteří mohou upravovat položky

    • Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat položky (a autor dané položky)

  8. Klikněte na tlačítko OK.

Když do seznamu nebo knihovny, u kterých se požaduje schválení, někdo odešle položku, bude až do okamžiku schválení (někým, kdo má oprávnění aspoň na úrovni Spravovat seznamy) ve stavu Čeká na vyřízení. Během čekání na schválení zůstává ve stavu Čeká na vyřízení.

Pokud je položka ve stavu Čeká na vyřízení, může ji obvykle zobrazit jenom její autor a lidé, kteří mají oprávnění ke správě seznamů a knihoven. Jakmile se její stav změní z Čeká na vyřízení na Schváleno, bude ji moct zobrazit každý, kdo má oprávnění k zobrazení seznamu nebo knihovny. Odmítnuté články zůstávají v seznamu nebo knihovně do té doby, než je autor (nebo někdo, kdo má potřebná oprávnění) odstraní. Všechny položky nebo soubory, které v seznamu nebo knihovně už existují, mají automaticky přidělený stav Schváleno.

Důležité informace:  Když je zabezpečení v knihovně webu nakonfigurované tak, aby umožňovalo číst položky všem uživatelům, bude moct každý, kdo má k webu oprávnění na úrovni Čtení, zobrazit všechny položky v seznamu nebo knihovně bez ohledu na to, jestli jsou tyhle položky ve stavu Schváleno nebo ne.

Nastavení seznamu nebo knihovny mohou měnit pouze osoby s oprávněními na úrovni Úplné řízení nebo Návrh.

Když chcete schválit dokument, který se nahrál nebo přidal do knihovny požadující schválení, postupujte takto:

  1. Klikněte na tři tečky (...) vedle položky, kterou chcete schválit.

  2. Klikněte na možnost Upřesnit.

  3. Klikněte na Schválit či odmítnout. Pokud se možnost Schválit či odmítnout nezobrazuje, klikněte na Upřesnit a pak na Schválit či odmítnout. Pokud se tato možnost vůbec nezobrazí, možná není správa verzí povolená nebo nemáte oprávnění ke schválení dokumentu.

  4. V části Stav schválení klikněte na Schváleno nebo Odmítnuto. Volitelně můžete do oddílu pro komentář přidat komentáře.

  5. Klikněte na OK.

Co chcete udělat?

Pokud někdo odešle do seznamu či knihovny, ve kterých je požadováno schválení, položku nebo soubor, bude až do okamžiku schválení někým, kdo k tomu má potřebná oprávnění, ve stavu Čeká na vyřízení. Během čekání na schválení zůstává ve stavu Čeká na vyřízení.

Jestliže jsou položka nebo soubor ve stavu Čeká na vyřízení, může je obvykle zobrazit pouze jejich autor a uživatelé s oprávněními ke správě seznamů a knihoven. Jakmile se jejich stav změní z hodnoty Čeká na vyřízení na hodnotu Schváleno, bude je moci zobrazit každý, kdo má oprávnění k zobrazení seznamu nebo knihovny. Odmítnuté články zůstávají v seznamu nebo knihovně do té doby, než je autor (nebo někdo, kdo má potřebná oprávnění) odstraní. Všem položkám nebo souborům, které v seznamu či knihovně již existují, je automaticky přiřazen stav Schváleno.

Důležité informace:  Je-li zabezpečení v knihovně nakonfigurováno tak, aby umožňovalo číst položky všem uživatelům, bude moci každý, kdo má k webu oprávnění na úrovni Čtení, zobrazit všechny položky v seznamu či knihovně bez ohledu na to, zda jsou tyto položky ve stavu Schváleno či nikoli.

Nastavení seznamu nebo knihovny mohou měnit pouze osoby s oprávněními na úrovni Úplné řízení nebo Návrh.

Nastavení požadovaného schválení položek nebo souborů

  1. Pokud nejsou seznam nebo knihovna dosud otevřeny, klikněte na příslušný název v podokně Snadné spuštění.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Knihovna ve skupině Nástroje knihovny nebo Nástroje seznamu.

  3. Pokud pracujete v knihovně, klikněte na tlačítko Nastavení knihovny. Jestliže pracujete v seznamu, klikněte na tlačítko Nastavení seznamu. V tomto příkladu se otevře stránka Nastavení knihovny.

    Stránka pro nastavení knihovny se zobrazeným odkazem Nastavení správy verzí

  4. V části Obecné nastavení klikněte na odkaz Nastavení správy verzí. Otevře se stránka Nastavení správy verzí.

    Stránka pro výběr možností správy verzí s možnostmi nastavení schválení

  5. V části Schválení obsahu vyberte u dotazu Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky? odpověď Ano.

  6. V části Zabezpečení konceptů určete, kteří uživatelé mohou zobrazit koncepty v dané knihovně dokumentů. V tomto příkladu je vybrána možnost Pouze uživatelé, kteří mohou schvalovat položky (a autor dané položky).

  7. Klikněte na OK.

    V následujícím příkladu jsou zobrazeny schválené položky v knihovně po nastavení položky Požadovat schválení obsahu na možnost Ano. Tyto soubory byly schváleny automaticky, protože se v knihovně již nacházely.

    Knihovna služby SharePoint po nastavení požadování schválení. Soubory, které už v knihovně byly, mají stav Schváleno.

V organizaci se může nakonec ukázat, že je požadování schválení každé položky nebo souboru v určitém seznamu či knihovně nepraktické nebo zbytečné. Tento požadavek jednak zabírá čas osobě, která schválení povoluje či odmítá, a navíc zabraňuje uživatelům ve snadné spolupráci na souboru či položce. Pokud zjistíte, že v organizaci již není třeba každou položku či soubor schvalovat, můžete tento požadavek odebrat.

Odebrání požadavku na schvalování položek či souborů v seznamu nebo knihovně

  1. Pokud nejsou seznam nebo knihovna dosud otevřeny, klikněte na příslušný název v podokně Snadné spuštění.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Knihovna ve skupině Nástroje knihovny nebo na kartu Seznam ve skupině Nástroje seznamu.

  3. Pokud pracujete v knihovně, klikněte na tlačítko Nastavení knihovny. Jestliže pracujete v seznamu, klikněte na tlačítko Nastavení seznamu. V tomto příkladu se otevře stránka Nastavení knihovny.

    Stránka pro nastavení knihovny se zobrazeným odkazem Nastavení správy verzí

  4. V části Obecné nastavení klikněte na odkaz Nastavení správy verzí. Otevře se stránka Nastavení správy verzí.

  5. V části Schválení obsahu vyberte u dotazu Chcete požadovat schválení obsahu pro odeslané položky? odpověď Ne. Zobrazí se zpráva upozornění.

    Zpráva upozornění zobrazená při výběru možnosti Ne v části Schválení obsahu v dialogovém okně Nastavení správy verzí

  6. Kliknutím na tlačítko OK zprávu zavřete.

  7. Kliknutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno Nastavení správy verzí. Pokud se vrátíte do seznamu nebo knihovny, nebude již sloupec Stav schválení na stránce k dispozici. Všichni uživatelé, kteří mají oprávnění k zobrazení seznamu nebo knihovny, budou moci zobrazit veškerý obsah seznamu nebo knihovny.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×