Poštovní schránky místností a vybavení

Pokud máte konferenční místnost, firemní vozidlo nebo vybavení, které potřebují používat všichni pracovníci, musíte najít způsob, jak si budou moct tyto prostředky rezervovat. Nejlepší možností je vytvořit v Office 365 pro každý prostředek poštovní schránku místnosti nebo vybavení. Můžete ji vytvořit pro konferenční místnost v přízemí, multimediální zařízení nebo stěhovací vůz.

Když poštovní schránku místnosti nebo vybavení vytvoříte, může si ji každý pracovník společnosti rezervovat pro schůzky nebo události v Outlooku. Informace o tom, jak takovou poštovní schránku používat a jak ji nastavit, najdete na následujících dvou kartách. Tady jsou některé časté otázky k poštovním schránkám místností a vybavení.

Otevřete Outlook a vytvořte novou událost. Přidejte k události místnost nebo vybavení (jako by to byla osoba). Když zvolíte Pomocník pro plánování, uvidíte živé zobrazení kalendáře s dostupností místnosti nebo vybavení. Pokud je hodinový úsek čistý, je k dispozici, pokud je modrý, je rezervovaný.

Otevřete událost, kterou jste v Outlooku naplánovali, a potom odeberte místnost nebo vybavení z události stejným způsobem, jako by to byl účastník. Místnost si pak budou moct rezervovat ostatní.

Ne, žádosti nemusí nutně někdo přijímat nebo odmítat. Můžete se rozhodnout, jestli chcete, aby se místnost nebo vybavení rezervovaly automaticky nebo aby je spravoval někdo v organizaci.

Ne. Většina lidí ve vaší organizaci sice potřebuje licenci k používání Office 365, ale licenci k poštovní schránce místnosti nebo poštovní schránce vybavení přiřazovat nemusíte.

Ne, nemusíte nikoho pověřit, aby měl na starosti poštovní schránku místnosti nebo poštovní schránku vybavení.

Když chcete poštovní schránky místností nebo vybavení používat, otevřete Outlook na počítači nebo se přihlaste k Outlooku na webu. Naplánujte novou událost a přidejte k ní místnost nebo vybavení stejným způsobem, jako kdybyste zvali jiné zaměstnance nebo zákazníky. Tak je rezervujete.

  1. Otevřete Outlook na počítači.

  2. Na kartě Domů zvolte Nové položky > Událost.

    Když chcete naplánovat schůzku, zvolte na kartě Domů ve skupině Nové možnost Nové položky a potom zvolte Událost.

    Nebo v Kalendáři jednoduše zvolte Nová událost.

  3. Do pole Komu zadejte název konferenční místnosti nebo vybavení, které chcete rezervovat, a účastníky, které chcete pozvat.

    Nebo klikněte na Komu a v seznamu pak poklikejte na konferenční místnost nebo vybavení. Potom klikněte na OK.

    Rezervace poštovní schránky místnosti v Outlooku
  4. V řádku Předmět zadejte účel rezervace nebo události.

  5. Změňte hodnotu v poli Místo konání nebo ji nechte, jak je.

  6. Změňte Čas zahájení a Čas ukončení. Nebo zvolte Celodenní zvláštní událost. Pokud chcete, aby se událost nebo rezervace opakovala, zvolte nahoře Opakování.

    Rezervování času schůzky

  7. Napište zprávu popisující účel, a pokud je potřeba, připojte soubory.

  8. Pokud chcete umožnit ostatním, aby se ke schůzce připojili online nebo telefonicky, klikněte na Skypová schůzka.

  9. Jestli chcete zajistit, aby místnost, vybavení a pozvaní lidé byli k dispozici, klikněte nahoře na Pomocník pro plánování. Potom vyberte v kalendáři dostupný čas.

    Kontrola dostupnosti místnosti nebo vybavení

    Tip : Modrá barva v plánovacím kalendáři znamená, že místnost nebo vybavení jsou rezervované (obsazené). Vyberte v kalendáři bílou (neobsazenou) oblast.

  10. Až to budete mít, zvolte Odeslat.

Když chcete nastavit poštovní schránku místnosti nebo vybavení, přejděte do Centra pro správu Office 365. (Budete k tomu potřebovat oprávnění správce.) Vytvořte poštovní schránku a dejte všem vědět, že si ji můžou začít rezervovat pro schůzky a události.

  1. Přihlaste se k Office 365 pomocí svého účtu pracovní nebo školní účet.

  2. Přejděte do Centra pro správu Office 365.

  3. Vyhledejte místnosti nebo vybavení nebo přejděte na Prostředky > Místnosti a vybavení.

    Přejděte na Prostředky Office 365 a vyberte Místnosti a vybavení
  4. Klikněte na tlačítko Přidat.

  5. Vyplňte pole pro místnost nebo vybavení:

    Přidání poštovní schránky místnosti v Office 365
    • Místnost nebo Vybavení: Typ poštovní schránky, kterou chcete vytvořit

    • Název: Popisný název nebo krátký popis

    • E-mail: E-mailový alias místnosti nebo vybavení. Toto je nutné kvůli odeslání žádosti o místnost nebo vybavení.

    • Kapacita: Počet lidí, kteří se vejdou do místnosti nebo můžou současně používat zařízení

    • Místo konání: Číslo místnosti nebo umístění místnosti v budově nebo oblasti

    • Telefonní číslo: Telefonní číslo samotné místnosti. Toto číslo je jiné než telefonní číslo schůzky vygenerované při používání Skypu pro firmy.

  6. Zvolte Přidat.

  7. Zvolte Zobrazit podrobnosti a zobrazte tak poštovní schránku místnosti nebo vybavení, kterou jste vytvořili.

    Nebo zvolte Nastavit možnosti plánování a změňte povolené časy událostí, rezervační dobu a další věci.

    Úpravy možností rezervování místností a vybavení

  8. Potom zvolte Uložit a Zavřít.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×