Plánování schůzek pomocí FindTime

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

FindTime je Outlook doplněk, který usnadňuje plánování schůzek tím, že umožní pozvat uživatele ke vhodnému času.

Naplánování schůzky v Outlook s FindTime:

  1. Vytvořte nový e-mail nebo vyberte e-mail, na který chcete odpovědět.

  2. Seznam povinných pozvaných na schůzku komu a Nepovinní účastníci schůzky. 

  3. Na kartě Domů vyberte Odpovědět pomocí hlasování schůzky.

    FindTime > odpovědět pomocí hlasování schůzky

  4. Vyberte nastavení schůzky:

    Doba trvání schůzky FindTime

    • Doba trvání: v seznamu vyberte dobu trvání.

      • Vyberte 8 hodin pro každodenní schůzku.

      • Pomocí možnosti vlastní můžete nastavit vlastní čas. Maximální doba trvání je 23 hodin 59 minut.

        FindTime vlastní doba trvání

    • Pracovní hodiny: Zaškrtnutím políčka omezíte dobu konání schůzky na pouze dny a hodiny.


      FindTime pracovní doba
      Poznámka: pracovní hodiny použité ve výchozím nastavení se načítají z nastavení organizátora a v případě, že toto nastavení Exchange nefunguje. Ve výchozím nastavení jsou 8 dop./odp., pokud nebyla nalezena žádná nastavení.

    • Časové pásmo: vyberte Ikona časového pásma a změňte časové pásmo schůzky.

      Úprava časového pásma
       

      Poznámky: 

      • Použité časové pásmo se načte z nastavení organizátora, ale v seznamu můžete vybrat nový.

      • Letní čas se bere v úvahu a na schůzkách po skončení ročního přechodu se zobrazí správný čas

  5. FindTime prohledá pozvaní plány (pokud jsou dostupné) a navrhne vhodné doby schůzky.

    Poznámka: FindTime používá firemní účet Office 365 pro přístup k vašemu kalendáři a kalendáři účastníků ve vaší organizaci, aby určil dostupnost. Kalendáře, které nejsou přidružené k účtu Office 365, nejsou podporované.


    Pomocí odkazů můžete seřadit možnosti schůzky.

    • Dostupnost: zobrazí seznam nejvhodnějších možností (v případě, že jsou všechna povinná pozvaní zadarmo). Faktory, které se používají k určení nejvýhodnějších možností, zahrnují, kolik účastníků je zdarma, kolik povinných a nepovinných účastníků je zdarma a jestli konfliktní účastníci mají v kalendáři nezávazné nebo neobsazené závazky.

      Možnosti schůzky seřazené podle dostupnosti

    • Čas: zobrazí seznam možností chronologicky.


      Možnosti schůzky seřazené podle času
      Poznámka: pomocí šipek můžete procházet dny a měsíce. Dostupné dny jsou podtržené zeleně. Tmavší zelená označuje, že dny s nejvíce možnostmi a světlejší zelená a červená označuje nejvíce konfliktů. Víkendové dny jsou označené k dispozici, pokud není vybrána pracovní doba .

    • Ikony lidé ukazují, jestli jsou povinní pozvaní a jejich dostupnost.

      • Modré podtržení: povinné

      • Zelená: k dispozici

      • Žlutá: Možná je obsazená

      • Červená: obsazeno

      • Šedá: Neznámá

        Klávesa ikony lidé

    • K získání dalších informací můžete použít ikony.

      • Výběrem možnosti Ikona stavu pozvaných uživatelů otevřete stavový zásobník pozvánek.

        Pozvaný stavový zásobník

      • Najeďte myší na ikonu jednotlivých osob nebo zobrazte informace o jejich dostupnosti.

      • Pokud chcete zobrazit svůj kalendář, vyberte Ikona Kalendář .

        Kalendář organizátora

  6. Vyberte několik vhodných časů schůzky.

    • Když vyberete tuto možnost, změní se na zelenou barvu.

    • Můžete vybrat maximálně 20 krát.

      Možnosti vybrané schůzky

  7. Vyberte Další.

  8. Zadejte umístění schůzky.

    • Online schůzky jsou ve výchozím nastavení povolené. Zaškrtnutím políčka online schůzka je zakážete. 


      Snímek obrazovky s podoknem nový dotaz na schůzku
      Když je vybrána online schůzka , FindTime Skype pro firmy nebo Microsoft Teams schůzku. FindTime použije, podle toho, jakou má vaše organizace výchozí kanál online schůzky. 

      Poznámka: Pokud jste v řídicím panelu uložili nastavení Skype pro firmy, FindTime ho použije místo Microsoft Teams. Pokud chcete použít Microsoft Teams, odstraňte na řídicím panelu nastavení Skype pro firmy.

  9. Vyberte nastavení schůzky a nastavte možnosti zapnuto/vypnuto .

    • Oznámení: při hlasování pozvat budete dostávat e-mailová oznámení.

    • Automatické plánování: schůzka bude automaticky naplánována v kalendáři, pokud všichni povinní pozvaní účastníci mají možnost pro schůzku použít Ano . Podívejte se, jak funguje automatické plánování.

    • Vlastní Přidá do kalendáře předběžná událost pro každou vybranou možnost schůzky. Blokování se odeberou, když je schůzka naplánovaná nebo se už přeruší.

      Poznámka: zvolený čas schůzky můžete v tomto okamžiku odstranit tak, že v seznamu Výběr časů vyberete X .

      Odstranění časů schůzky

  10. Vyberte Vložit do e-mailu.

  11. FindTime vloží do e-mailu navrhovaný čas schůzky. V případě potřeby vyberte Možnosti úprav a změňte nastavení schůzky.

    Možnosti úprav v e-mailu
    Poznámka: Pokud uděláte změny a znovu vložíte čas schůzky, musíte původní pozvání odstranit ručně.

  12. Pokud chcete odeslat pozvánky na schůzku a zahájit proces hlasování, vyberte Odeslat .

  13. Na hlasovací stránku pro vaši schůzku dostanete přímý odkaz.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×