Plánování obsahu na webu služby SharePoint

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Když logicky uspořádání obsahu webu snadno najít, je snadněji spravovat a správa a uživatelé webu budou produktivnější. Jako správce kolekce webů nebo vlastníka webu můžete chtít Plánujte strategie webu před vytvořením webu. V tomto článku jsme prozkoumat:

Jaké typy webů potřebujete?

V závislosti na velikosti nebo organizace a objemu obsah, který chcete mít na vašem webu můžete vytvořit podřízené weby, klikněte v části hlavní webu k uspořádání obsahu. Další informace o tom, jak vytvářet weby najdete v tématu Vytvoření webu.

Diagram hierarchie webů

Pak můžete uspořádat podřízené weby mnoha možnými způsoby. Příklady:

  • Podle týmu nebo oddělení

  • Podle kategorie obsahu

  • Podle projektu

  • Podle zákazníka

  • Podle úrovně oprávnění nebo citlivosti (Pokud například máte informace, ke kterým potřebujete omezit přístup, můžete je izolovat na samostatném webu.)

Než začnete vytvářet weby, je vhodné důkladně si promyslet, kolik jich budete potřebovat a jak je budete chtít uspořádat. Může být užitečné vytvořit si diagram hierarchie webů, který vám plánování usnadní. Diagram můžete rychle načrtnout na papír nebo na tabuli, ale je taky možné vytvořit formálnější diagram pomocí některého z obrazců kategorie Hierarchie, které jsou dostupné jako obrázky SmartArt v Microsoft Wordu nebo Microsoft PowerPointu. Tak získáte diagram, který můžete uložit pro pozdější použití a v případě potřeby ho časem měnit.

Popřemýšlejte taky o účelu nebo funkci každého webu. To vám pomůže určit, jaké šablony webů máte při vytváření nových webů použít. SharePoint Online zahrnuje celou řadu šablon webů, jejichž pomocí jde vytvářet nové weby. Pokud vyberete šablonu určenou pro specifický účel, může to vám i vašim uživatelům výrazně usnadnit práci. Pokud třeba chcete vytvořit web, na kterém by členové týmu pravidelně sdíleli zajímavé novinky nebo nápady, je vhodné začít výběrem šablony webu typu Blog, protože ta je navržená přesně pro tento typ komunikace.

Některé šablony webů zahrnuté v Sharepointu příklady:

  • Týmový web

  • S blogem

  • Web Projectu

  • Web komunity

Další informace o šablonách webu najdete v článku použití šablony pro vytváření různých typů Sharepointových webů.

Jaký druh obsahu budete na webech mít?

Až si promyslíte počet a typ webů, které potřebujete, je vhodné pustit se do plánování obsahu, který bude na těchto webech uložený. Cílem tohoto plánování je určit tyto věci:

  • Jaké druhy seznamů, knihoven nebo stránek, které chcete vytvořit na webech k uspořádání obsahu    Knihovny mohou sloužit k ukládání dokumentů a jiných souborů a seznamy můžou být užitečné pro sledování úkolů nebo problémů. Stránky jsou jednotlivé položky v rámci webu, kde můžete zobrazit obsah, aplikace, odkazy a další.

  • Jaké typy aplikací chcete zahrnout    Obsahuje integrované aplikace třeba seznamy a knihovny dokumentů Sharepointu Online, ale můžete také vytvořit vlastní aplikace nebo koupit aplikace od třetích stran v SharePoint Storu.

  • Jestli chcete vytvořit typy obsahu    Typy obsahu nápovědy můžete přizpůsobit způsob zpracování a sledovat určité typy obsahu.

Ve vaší organizaci může tento typ plánování probíhat centrálně (zejména co se týče typů obsahu), ale měli by se mu věnovat také vlastníci jednotlivých webů, kteří chtějí přizpůsobit weby, za něž jsou zodpovědní.

Jaké typy aplikací chcete přidat?

Vedle úvah o typech obsahu může být vhodné zamyslet se nad ostatními druhy informací, které budou na webech uložené, a nad typy úkolů, které by uživatelé ve vaší organizaci rádi pomocí webů prováděli. To vám pomůže naplánovat různé aplikace, které by mohlo být užitečné na weby přidat hned na začátku. Pokud třeba potřebujete nějaké místo pro ukládání dokumentů, je dobré přidat knihovnu dokumentů. Když potřebujete sledovat důležitá data a termíny, je dobré přidat kalendář.

Není nutné okamžitě přidat všechny aplikace, které by mohly být nakonec potřebné. Vlastníci webů můžou nové aplikace přidávat a odebírat průběžně, jak se budou měnit firemní potřeby. Naplánování toho, jak chcete obsah na webech přizpůsobit, vám ale může pomoct zajistit, aby weby byly pro uživatele hned užitečné.

SharePoint Online zahrnuje integrované aplikace, které slouží k celé řadě obchodních účelů, od ukládání a správy dokumentů přes řízení a sledování projektů po komunikaci. Na web přitom můžete přidat víc instancí těchto typů aplikací. Na web taky můžete koupit a přidat aplikace jiných výrobců ze SharePoint Storu.

Další informace najdete v článcích Přidání aplikace na web a Nákup aplikace ze SharePoint Storu.

Potřebujete definovat typy obsahu?

Typy obsahu umožňují uživatelům webu rychle vytvářet specializované druhy obsahu v seznamu nebo knihovně, a to pomocí příkazu Nová položka nebo Nový dokument. Typy obsahu jsou užitečné, protože vlastníci webů mohou pomocí nich zajistit konzistenci obsahu mezi weby. Rovněž umožňují, aby jediný seznam nebo knihovna obsahovaly více typů položek nebo dokumentů. Vlastníci webů mohou při nastavování typů obsahu pro web, seznam nebo knihovnu předem nakonfigurovat specifické podrobnosti týkající se obsahu.

Vlastníci webů můžou definovat typy obsahu pro položky seznamů, dokumenty nebo složky.

Definování typů obsahu pro určitý obsah může být užitečné, pokud daný obsah splňuje následující kritéria:

Pokud platí:

Typy obsahu mohou být užitečné následujícím způsobem

Máte specifické typy dokumentů se standardizovaným formátem nebo účelem a chcete, aby byly v celé organizaci konzistentní.

Nakonfigurujte pro tyto typy dokumentů typy obsahu na úrovni týmového webu, aby byly k dispozici k použití na všech podřízených webech týmového webu. Díky tomu budou všichni uživatelé v organizaci vytvářet tyto dokumenty konzistentním způsobem.

Máte specifické šablony, které uživatelé používají pro určité typy dokumentů.

Přidejte tyto šablony dokumentů do odpovídajících typů obsahu, aby všechny nové dokumenty vytvořené z daného typu obsahu používaly příslušnou šablonu.

Existuje standardní sada informací, kterou chcete u určitých typů dokumentů nebo položek sledovat.

Přidejte do typu obsahu sloupce, ve kterých budete tyto informace sledovat. Pokud jsou některé údaje obzvláště důležité, můžete příslušné sloupce označit jako povinné. Pro určité sloupce můžete při konfiguraci typu obsahu také zadat výchozí hodnoty.

Je definován obchodní proces určující způsob zpracování nebo kontroly konkrétních typů dokumentů.

Zvažte konfiguraci pracovních postupů pro konkrétní typy obsahu. Pomocí pracovních postupů můžete spravovat obchodní procesy, jako je kontrola a schvalování dokumentů.

Až určíte obsah, pro který by mohlo být vhodné definovat typy obsahu, měli byste se zamyslet nad tím, kde je chcete definovat. Pokud typy obsahu definujete na úrovni týmového webu, budou široce dostupné k opakovanému použití v seznamech a knihovnách na všech podřízených webech tohoto webu. Jednotliví vlastníci webů můžou taky definovat typy obsahu pro své weby, ale ty pak budou dostupné pro použití jenom v seznamech a knihovnách na daném webu a všech webech pod ním.

Může být užitečné vytvořit si tabulku, do které si zaznamenáte informace, které chcete zahrnout při definování typů obsahu. Pro začátek byste si mohli například vytvořit jednoduchý přehled, jako je níže uvedená tabulka, a pak ho upravovat přidáváním jakýchkoli dalších informací, které by mohlo být užitečné sledovat, jako je třeba uvedení webů nebo týmů, které budou dané typy obsahu používat:

Nový typ obsahu

Nadřazený typ obsahu

Sloupce

Šablona dokumentu

Pracovní postupy

Zadejte název typu obsahu, který chcete vytvořit.

Zadejte nadřazený typ obsahu, na jehož základě bude vytvořen.

Uveďte nový nebo existující sloupec, který chcete k typu obsahu přidat.

Určete, zda bude k typu obsahu přidružena šablona dokumentu.

Určete, zda budou k typu obsahu přidruženy nějaké pracovní postupy.

Další informace o práci s typy obsahu najdete v článku Vytvoření nebo přizpůsobení typu obsahu.

Jak budou uživatelé obsah vyhledávat a získávat k němu přístup?

Popřemýšlejte taky o způsobech, jakými budou uživatelé obsah na webech SharePointu Online vyhledávat a používat. Takovéto plánování vám pomůže při rozhodování o konfiguraci navigace a vyhledávání na týmovém webu a podřízených webech.

Které weby chcete zahrnout do globální navigace?

Při plánování navigace může být užitečné vytvořit si diagram webů v dané hierarchii. Pokud jste si již diagram vytvořili při plánování webů, můžete začít s ním a postupně jej upravit. Přidejte všechny podřízené weby týmového webu. Může být také vhodné uvést všechny důležité seznamy nebo knihovny, které se na týmovém webu a jeho podřízených webech nacházejí. To vám umožní rozpoznat jediným pohledem důležité cílové oblasti, které by uživatelé mohli chtít najít, když vyjdou z domovské stránky týmového webu.

Horní navigace na webu poskytuje takzvanou globální navigaci.

Začátek odkazy s jednou vybranou.

Ve výchozím nastavení používá každý web svou vlastní horní navigaci, ale můžete určit, že ji weby mají dědit z nadřazeného webu, aby byla navigace konzistentní na všech webech. Můžete nakonfigurovat, jaké weby se mají v horní navigaci objevit. Pokud chcete do navigace webu integrovat odkazy na externí zdroje, můžete zahrnout odkazy na jakoukoli další požadovanou adresu URL. Další informace o přizpůsobení horní navigace najdete v článku Přizpůsobení navigace na týmovém webu.

Pokud má týmový web mnoho podřízených webů, nemusí být nejlepším řešením, aby byly všechny uvedené na horním panelu odkazů, protože by to mohlo být pro uživatele nepřehledné. Zároveň by ale pak nemělo být těžké důležité weby nebo obsah vyhledat. Na základě diagramu hierarchie webů určete klíčové weby, které by měly být v globální navigaci vystavené.

Jak se budou uživatelé pohybovat v rámci webů?

Kromě horní navigace jsou na webech dostupné taky navigační prvky po levé straně stránky, kterým se říká panel Snadné spuštění.

Na panelu Snadné spuštění se obvykle zobrazují odkazy, které jsou specifické pro aktuální web, a můžete ho využít ke zvýraznění nejdůležitějšího obsahu. Když vytvoříte nový seznam nebo knihovnu, zobrazí se nový odkaz automaticky na panelu Snadné spuštění v části Nejnovější. V části Nejnovější se zobrazí jenom pět nejnovějších odkazů.

Odkaz Nejnovější na panelu Snadné spuštění zobrazující nedávno vytvořené stránky, seznamy a knihovny

Můžete upravit panelu Snadné spuštění k přidání nebo odebrání odkazů do seznamů a knihoven na webu. Můžete také propojení skupiny klikněte v části vlastní záhlaví. Pokud se rozhodnete všechny podřízené weby, které dědí globální navigační panel, pak je důležité, vlastníci webů přizpůsobíte navigaci na panelu Snadné spuštění, protože budou uživatelé primárním způsobem, jak najít obsah, v rámci webu při návštěvě ho. Pokud se rozhodnete obsahují podřízené weby Zdědit globální navigace na týmovém webu, uživatelé budou moct používat horní panel odkazů a panelu Snadné spuštění na podřízený web hledání obsahu v něm obsažené. Další informace o úpravách odkazy na panelu Snadné spuštění najdete v článcích Přizpůsobení navigace na týmovém webu.

Začátek stránky

Co byste měli vzít v úvahu při plánování vyhledávacích funkcí?

Oblíbenost práce se SharePointem Online u uživatelů velmi pravděpodobně vzroste, pokud dokážou snadno nacházet potřebné informace. Použitím funkcí pro obsah, jako jsou typy obsahu, nebo přidáním sloupců s metadaty k seznamům a knihovnám můžete uživatelům vyhledávání obsahu usnadnit.

Správci kolekcí webů nebo jednotlivých webů můžou konfigurovat celou řadu možností uživatelského prostředí pro vyhledávání.

Akce

Informace v tématu

Pokud chcete přizpůsobit styly a nastavení, které mají vliv na výsledky hledání, můžete přizpůsobit Centrum vyhledávání a webové části používané na stránkách Centra vyhledávání.

Správa Centra vyhledávání v SharePointu Online

Vytvořením pravidel dotazu můžete vylepšit způsob, jakým vyhledávání odpovídá záměru uživatele.

Správa pravidel dotazu

Můžete přizpůsobit zdroje výsledků pro vyhledávání.

Správa zdrojů výsledků

Můžete zobrazit, vytvořit nebo změnit spravované vlastnosti nebo mapovat procházené vlastnosti na spravované vlastnosti.

Správa schématu vyhledávání v SharePointu Online

Přizpůsobená nastavení konfigurace vyhledávání můžete exportovat a importovat mezi weby. Mezi exportovaná a importovaná nastavení patří všechna přizpůsobená pravidla dotazu, zdroje výsledků, typy výsledků, modely řazení a nastavení vyhledávání na webu.

Export a import nastavení konfigurace přizpůsobeného vyhledávání

Zpřístupnění obsahu při vyhledávání

Vyhledávací služba je naplánovaný pro SharePoint Online obsahem procházení každých pět minut. Po položky se přidá na web služby SharePoint Online, budete moct období dobu, po jejímž je indexovaných a vrácená ve výsledcích hledání. Tento počet hodin, se liší v závislosti na aktuální činnosti uživatelů. Úkoly typu webu migrace, upgrade a údržba rozšiřte zatížení kanálu indexování. Nové položky obsahu by měl obvykle zobrazit ve výsledcích hledání v rámci za hodinu.

Co potřebují uživatelé dělat s obsahem?

Pokud se zeptáte na pár základních otázek o tom, co uživatelé potřebují s obsahem dělat, budete moct stanovit potřebnou konfiguraci specifických webů, seznamů nebo knihoven a určit, které konkrétní funkce budou uživatelé webu asi potřebovat.

Otázky k posouzení

Co zvážit při konfiguraci obsahu

Potřebujete sledovat verze určitých typů dokumentů nebo položek seznamů?

  • Zvažte povolení správy verzí u těchto seznamů nebo knihoven.

  • Zvažte nastavení požadavku, aby dokumenty nebo položky byly před úpravou rezervovány.

Potřebují mít uživatelé webu možnost pracovat na určitých dokumentech současně nebo na nich spolupracovat?

  • Zvažte povolení spoluvytváření u příslušných knihoven, aby byla možná spolupráce.

Budou určité typy obsahu před širším zpřístupněním vyžadovat schválení?

  • Zvažte povolení schválení obsahu u knihoven nebo využití pracovních postupů k řízení schvalování.

Podléhají určité typy dokumentů specifickým obchodním procesům nebo pracovním postupům v oblasti lidských zdrojů?

  • Zvažte vytvoření nebo konfiguraci pracovních postupů pro typy obsahu, které budou u těchto dokumentů používány, nebo pro knihovny, do kterých budou tyto dokumenty ukládány.

Budete řídit nebo spravovat procesy pomocí seznamů?

  • Zvažte vytvoření nebo konfiguraci pracovních postupů založených na seznamech pro procesy, jako je sledování a správa problémů.

Budou weby obsahovat citlivý obsah, u kterého je třeba znemožnit všeobecnou přístupnost?

  • Zvažte vytvoření specifických webů nebo knihoven pro ukládání citlivého obsahu, u kterých budou nakonfigurována jedinečná oprávnění.

  • Zvažte nastavení oprávnění na úrovni položky, pokud jsou nároky na omezení přístupu k obsahu minimální.

  • Zvažte použití směrování na cílovou skupinu, aby se různým uživatelům zobrazoval různý obsah.

  • Zvažte, zda není potřeba vyloučit konkrétní seznamy nebo knihovny z indexování vyhledávání.

Potřebují uživatelé přijímat aktualizace týkající se změn obsahu?

  • Zvažte povolení technologie RSS u klíčových seznamů a knihoven.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×