Příprava na používání poštovních schránek webu v Office 365

Poštovní schránka webu se dá používat z týmového webu služby SharePoint k ukládání a třídění e-mailů týmu. Pro e-maily týmu a jako způsob rychlého ukládání příloh a získávání dokumentů z týmového webu se může používat taky z aplikace Outlook 2013, který se dodává v Office 365 ProPlus nebo Office Professional Plus nebo Office Professional Plus.

Než začnete poštovní schránky webu používat v organizaci, hlavně když je plánujete používat z aplikace Outlook, přečtěte si tento článek, abyste pochopili požadavky a různé další aspekty jejich nastavení. Podívejte se na časté otázky, abyste věděli, na co se tak asi uživatelé ptají, a abyste dokázali řešit problémy s přístupem.

V tomto článku

Kdy a jak používat poštovní schránku webu

Oprávnění a požadavky

Časté otázky ke správě poštovních schránek webu

Používání poštovních schránek webu

Práce s dokumenty z Outlooku

Vytváření a odebírání poštovních schránek webu

Poradce při potížích s přístupem k poštovním schránkám webu

Kdy a jak používat poštovní schránku webu

Pro začátek se seznamte s tím, jak poštovní schránka webu usnadňuje týmovou spolupráci. Až budete připravení a budete chtít nastavit a používat poštovní schránku webu, přečtěte si následující témata:

Oprávnění a požadavky

Oprávnění pro práci s poštovními schránkami webu se řídí na základě přidání lidí do konkrétních skupin na webu služby SharePoint. Následující tabulka uvádí, kdo co může dělat.

Úloha

Kdo ji může dělat

Odeslání e-mailu na e-mailovou adresu poštovní schránky webu

Všichni

Vytvoření poštovní schránky webu pro daný web

Všichni ve skupině vlastníků služby SharePoint pro daný web

Čtení, třídění, odpovídání na e-maily nebo odstraňování e-mailů z poštovní schránky webu ve službě SharePoint

  • Poštovní schránku webu ze služby SharePoint můžou používat všichni ve výchozí skupině vlastníků nebo výchozí skupině členů webu (každý uživatel s oprávněním k přispívání). Lidé můžou být uvedení ve skupině vlastníků nebo členů jako jednotlivci nebo jako součást skupiny zabezpečení.

  • Externí členové týmu nemají k poštovní schránce webu přístup.

  • Všechny osoby musí mít licenci pro SharePoint a Exchange ve stejném předplatném Office 365.

Použití poštovní schránky webu z aplikace Outlook 2013, který se dodává v Office 365 ProPlus nebo Office Professional Plus nebo Office Professional Plus

Důležité    Co byste měli vědět:

  • Musíte použít Outlook 2013, který se dodává v Office 365 ProPlus nebo Office Professional Plus nebo Office Professional Plus.

  • Ze žádné jiné verze Outlooku se nedá používat poštovní schránka webu popsaným způsobem.

  • Outlook 2013, který se dodává v Office 365 ProPlus nebo Office Professional Plus je dostupný jenom v některých plánech předplatného Office 365.

  • Jména jednotlivých uživatelů musí být uvedená ve výchozí skupině vlastníků nebo výchozí skupině členů služby SharePoint.

  • Když přidáte skupinu zabezpečení, ve které už je uživatel, do skupiny služby SharePoint, neuvidí takový uživatel poštovní schránku webu v aplikaci Outlook, i když ji může používat ze služby SharePoint.

Pokud chcete u hybridních konfigurací vidět poštovní schránku webu v aplikaci Outlook, musí být poštovní schránka uživatele hostovaná na serveru Exchange 2013 nebo v Office 365.

Odeslání e-mailu z e-mailové adresy poštovní schránky webu

E-maily odeslané z poštovní schránky webu mají standardně adresu Od osoby, která e-mail posílá. Pokud chcete uživateli umožnit, aby jako adresu Od mohl použít e-mailovou adresu poštovní schránky webu, můžete pro tuto e-mailovou adresu uživateli udělit oprávnění Odeslat jako.

Časté otázky ke správě poštovních schránek webu

Tady jsou odpovědi na běžné otázky, které se můžou vyskytnout, když ve své organizaci začnete používat poštovní schránky webu.

Používání poštovních schránek webu

Jak člen webu zjistí, kdo si může prohlížet poštovní schránku webu?

V aplikaci Outlook klikněte pravým tlačítkem na název účtu v navigačním podokně a potom klikněte na Spravovat všechny poštovní schránky webu. Otevře se nové okno se seznamem poštovních schránek webu, ke kterým máte přístup. Poklikejte na poštovní schránku webu a potom klikněte na Uživatelé.

Můžete taky použít Outlook Web App. V pravém horním rohu klikněte na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu, klikněte na Možnosti, klikněte na Poštovní schránky webu, poklikejte na poštovní schránku webu a potom klikněte na Uživatelé.

Můžu v aplikaci Outlook e-mail do poštovní schránky webu zkopírovat (místo jeho přesunutí)?

Když přetáhnete e-mail ze svojí poštovní schránky do poštovní schránky webu, tak ho přesunete. Pokud ho chcete zkopírovat, klikněte na e-mail pravým tlačítkem, přetáhněte ho do poštovní schránky webu a potom klikněte na Kopírovat.

Co se stane, když se dva lidé pomocí aplikace Outlook pokusí do poštovní schránky webu nahrát stejný dokument?

Každý dokument musí mít jedinečný název souboru. Druhému uživateli se doručí e-mail se zprávou o tom, že soubor se nedá přidat, protože už existuje jiný soubor se stejným názvem. V e-mailu je příloha.

Co se stane, když dva lidé pomocí Aplikace poštovní schránky webu na webu služby SharePoint současně upravují koncept e-mailu v poštovní schránce webu?

Úpravy druhého člověka přepíšou změny, které udělal první člověk.

Práce s dokumenty z aplikace Outlook

Může uživatel rezervovat soubor z aplikace Outlook?

Ne. Pokud chcete rezervovat soubor, musíte přejít na týmový web ve službě SharePoint.

Pokud váš pracovní postup služby SharePoint vyžaduje rezervování dokumentů, nejde tyto dokumenty upravovat z aplikace Outlook.

Co se stane, když dva lidé upravují stejný dokument z poštovní schránky webu v aplikaci Outlook?

SharePoint zpracuje revize a sloučí změny.

Jak se nastaví metadata služby SharePoint, když uživatel přetáhne dokument nebo přílohu do poštovní schránky webu?

Když uživatel přetáhne přílohu nebo dokument do poštovní schránky webu v aplikaci Outlook, uloží se data o příloze nebo dokumentu. V následující tabulce jsou zobrazené vlastnosti aplikace Outlook, které se ukládají jako metadata služby SharePoint.

Název vlastnosti aplikace Outlook

SharePoint Metadata

Předmět

Název souboru

Od

Naposledy upravil

Naposledy upravil

Naposledy upravil

Čas přijetí

Naposledy změněno

Velikost dokumentu

Velikost dokumentu

Rezervováno pro

Rezervováno pro

Pokud vaše knihovna dokumentů potřebuje další metadata a uživatel přetáhne dokument na web pomocí aplikace Outlook, zobrazí se tento dokument ve službě SharePoint jako rezervovaný, dokud ta stejná osoba nepřejde na SharePoint a potřebná metadata nepřidá.

Jak často se Outlook synchronizuje s poštovní schránkou webu?

Když je poštovní schránka webu otevřená v aplikaci Outlook nebo ve službě SharePoint, synchronizují se data každých 15 minut. Informace poštovní schránky webu pro Outlook se synchronizují při každém otevření aplikace Outlook.

Když je potřeba ruční synchronizace, můžou ji všichni uživatelé spustit z aplikace Outlook nebo Outlook Web App. V aplikaci Outlook klikněte pravým tlačítkem na název účtu na navigačním panelu a potom klikněte na Spravovat všechny poštovní schránky webu. Otevře se nové okno se seznamem všech poštovních schránek webu, ke kterým máte přístup. Poklikejte na poštovní schránku webu, klikněte na Stav synchronizace a potom klikněte na Spustit synchronizaci. V aplikaci Outlook Web App klikněte v pravém horním rohu na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu, klikněte na Možnosti a klikněte na poštovní schránky webu. Poklikejte na poštovní schránku webu, klikněte na Stav synchronizace a potom klikněte na Spustit synchronizaci.

Co se stane, když přetáhnu přílohu nebo dokument, který je v aplikaci SharePoint, do poštovní schránky webu a Outlook nemůže dokument uložit?

Pokud jde dokument uložit do knihovny dokumentů služby SharePoint, uloží se. Pokud uložit nejde, dostanete e-mail, který má dokument uložený jako přílohu.

Co mám udělat, když se mi v poštovní schránce webu zobrazuje složka Nezdařené synchronizace?

Složka Nezdařené synchronizace se zobrazuje v případě, že se synchronizace nepovedla, nebo se dokument nedá odeslat nebo odstranit. Pokud se soubor z aplikace Outlook nedá odeslat nebo odstranit, zkuste použít SharePoint web (a odeslat nebo odstranit soubor na SharePoint webu). Pokud chcete přejít na SharePoint web, klikněte si v poštovní schránce webu v aplikaci Outlook pravým tlačítkem na složku dokumentů a pak klikněte na Otevřít ve webovém prohlížeči.

Pokud se nepovede synchronizace dokumentu z SharePoint webu do poštovní schránky webu v Outlooku, zkuste problém vyřešit ruční synchronizací. Ruční synchronizaci musíte spustit z aplikace Outlook Web App pro váš účet, ne ze služby SharePoint. V aplikaci Outlook Web App klikněte na Nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu, na Možnosti a potom klikněte na Poštovní schránky webu. Poklikejte na poštovní schránku webu, klikněte na Stav synchronizace a potom na Spustit synchronizaci. Pokud to nepomůže, klikněte na Poslat podrobnosti e-mailem a vyřešte problém. Pokud to budete potřebovat, můžete taky kontaktovat podporu.

Vytváření a odebírání poštovních schránek webu

Musím k e-mailové adrese poštovní schránky webu přiřadit licenci?

Ne. E-mailová adresa webu nepotřebuje licenci Exchange.

Existují situace, kdy bychom neměli používat poštovní schránku webu?

Jsou chvíle, kdy poštovní schránky webu nemusí být vhodné:

  • Zvažte důvěrnost informací – všechny e-maily v poštovní schránce webu může číst nebo přeposílat každý člen webu.

  • Protože je poštovní schránka webu sdíleným pracovním prostorem, může každý uživatel e-maily odstraňovat a měnit jejich uspořádání.

Můžu poštovní schránku webu přejmenovat?

Zobrazovaný název poštovní schránky webu je zobrazovaný název týmového webu služby SharePoint. Když zobrazovaný název webu ve službě SharePoint změníte, změní se i v aplikaci Outlook. E-mailovou adresu webu ale změnit nejde.

Můžu pro nové weby přidat předponu k e-mailové adrese poštovní schránky webu?

K vytvoření předpony, která se bude používat pro všechny nové poštovní schránky webu, můžete použít rutinu Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell s parametrem –AliasPrefix.

Můžu poštovní schránku webu odstranit?

Když dojde k uzavření nebo odstranění webu, ať už ručně nebo v důsledku zásad pro uzavírání webů, uzavře se nebo odstraní taky poštovní schránka webu.

Když nechcete, aby uživatelé vytvářeli poštovní schránky webu, nezaškrtávejte ve výchozí zásadě přiřazování rolí možnost pro poštovní schránky mého týmu. Pak můžete pro uživatele, kteří nepotřebují oprávnění k vytváření poštovních schránek webu, vytvořit novou zásadu.

Můžu vytváření poštovních schránek webu automatizovat?

Ano.

  1. Pokud chcete poštovní schránku webu pro existující SharePoint web nechat vytvořit automatizovaným systémem zřizování, nainstalujte si Aplikace poštovní schránky webu.

  2. Pomocí prostředí Windows PowerShell s rutinami Exchange Online spusťte následující příkaz pro vytvoření poštovní schránky webu a nastavení zobrazovaného názvu:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Tady je příklad toho, jak vytvořit novou poštovní schránku webu na webu marketingového týmu:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Další informace o rutinách, které slouží ke správě poštovních schránek webu, najdete v tématu Rutiny pro sdílení a spolupráci.

Jak se dá nastavit maximální velikost poštovní schránky?

Pro nastavení maximální velikosti doručovaných e-mailových zpráv, stavu, při kterém se má zobrazit upozornění na velikost poštovní schránky, a maximální velikosti poštovní schránky použijte rutinu Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell.

Jsou dostupné statistiky využívání poštovní schránky?

Ano. K získání informací o využití můžete použít následující rutiny prostředí Windows PowerShell:

  • Get-SiteMailbox: získání základních informací o poštovní schránce

  • Get-MailboxFolderStatistics: zobrazení počtu položek a velikosti složky

  • Get-MailboxStatistics: zobrazení posledního času přihlášení

Další informace o použití těchto rutin najdete v tématu Rutiny pro sdílení a spolupráci.

Poradce při potížích s přístupem k poštovním schránkám webu

Proč uživatel nevidí poštovní schránku webu v aplikaci SharePoint, i když ji vidí ve službě Outlook?

To, že uživatelé vidí poštovní schránku webu ve službě SharePoint, ale ne v aplikaci Outlook, může mít víc příčin. Zkontrolujte následující:

  • Ujistěte se, že uživatel používá podporovanou verzi aplikace Outlook.

  • Přesvědčte se, jestli byl uživatel přidaný do skupiny vlastníků webu nebo do skupiny členů webu jako samostatný uživatel a ne jako součást skupiny zabezpečení.

  • V aplikaci Outlookjde najednou používat jenom 10 poštovních schránek. Pokud už má uživatel nastavených 10 poštovních schránek a chce jich vidět víc, musí nejdřív některé poštovní schránky webu skrýt. Informace o tom, jak zrušit zaškrtnutí políčka Zobrazit v aplikaci Outlook, najdete v tématu Přístup k projektovým e-mailům a dokumentům z jednoho místa.

  • Pokud je vaše organizace v Office 365 v hybridní konfiguraci s místním Exchange Serverem 2013, musíte pro podporu přístupu k poštovní schránce webu pro místní uživatele Exchange stáhnout a spustit skripty pro podporu synchronizace adresáře poštovní schránky webu Microsoft Exchange 2013.

Proč uživatel vidí dokument ve službě SharePoint, ale ne v poštovní schránce webu v aplikaci Outlook?

Aby byl dokument vidět v poštovní schránce webu v aplikaci Outlook, musí být knihovna dokumentů, která ho obsahuje, připnutá k panelu Snadné spuštění.

Proč uživatel vidí dokument v aplikaci Outlook, ale ne ve službě SharePoint?

Outlook zobrazuje všechny dokumenty, ale SharePoint zobrazuje jenom ty dokumenty, u kterých má uživatel oprávnění ke čtení. Pokud uživatel nemá oprávnění ke čtení pro určitý dokument, název dokumentu se zobrazí v poštovní schránce webu v aplikaci Outlook, ale uživatel aplikace Outlook dokument otevřít nemůže.

Použít na: Office 365 End User



Byly tyto informace užitečné?

Ano Ne

Jak ji můžeme vylepšit?

255 zbývajících znaků

Pokud si chcete chránit soukromí, nedávejte do zpětné vazby kontaktní informace. Ohodnoťte aplikaci zásady ochrany osobních údajů.

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Zdroje technické podpory

Změnit jazyk