Připravit zdroj dat aplikace Excel pro hromadnou korespondenci aplikace Word

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Základní kroku v procesu hromadné korespondence Word nastavení a příprava zdroje dat. Použití existujícího zdroje dat Excel nebo vytvořit nové importováním oddělený tabulátory (TXT) nebo souboru textový soubor s oddělovači (CSV). Jakmile jste nastavili a připravit zdroj dat, můžete provést hromadné korespondence pomocí příkazu DDE (Dynamic Data Exchange) v Průvodci hromadnou korespondencí krok za krokem nebo pomocí metody odpisu ruční hromadné korespondence.

Pokud nepoužíváte existujícího zdroje dat Excel pro hromadnou korespondenci, můžete seznamu kontaktů nebo adresáře txt nebo souboru CSV. Průvodce importem textu vás provede kroky pro získání dat, který je v txt nebo souboru .csv do Excel.

  1. Otevřete Excel.

  2. Na kartě Data zvolte Načíst externí data > Z textu.

    Na kartě Data je zvýrazněná možnost Z textu.

  3. Vyberte požadovaný soubor .txt nebo .csv a pak zvolte Importovat.

  4. V Průvodci importem textu zvolte v podokně Zdrojový datový typ možnost Oddělovač.

    Excel, Načíst externí data, Z textu, Průvodce importem textu, Krok 1 ze 3

  5. Pokud importovaný soubor obsahuje záhlaví, zaškrtněte políčko Data obsahují záhlaví nad podoknem Náhled. Potom zvolte Další.

  6. V podokně Oddělovače zaškrtněte políčko u oddělovače, který je použitý u vašich dat (například Tabulátor nebo Středník), a pak zvolte Další.

    V Průvodci importem textu jsou zvýrazněné možnosti pro Oddělovače.

    Tip: Podokno Náhled dat ukazuje, jak budou výsledky vypadat v tabulkovém formátu.

  7. V podokně Náhled dat zvolte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla (PSČ) a v podokně Formát dat ve sloupcích zvolte Text.

    V Průvodci importem textu je pro Formát dat ve sloupcích zvýrazněná možnost Text.

    Poznámky: 

    • Dostupné formáty jsou hlavníText a Datum. Pokaždé, když použijete formátu dat do sloupce název formátu se zobrazí v záhlaví daného sloupce.

    • Sloupec, který obsahuje číselná data například procentuální hodnotu nebo hodnotu měny, například lze jenom formátovat po dokončení importu souboru. Viz pododdílu "Formátování číselných dat v Excel ", který následuje další informace.

  8. Krok 7 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.

  9. Zvolte Dokončit.

  10. V dialogovém okně Importovat data přijměte výchozí nastavení Existující list a adresu buňky a pak zvolte OK.

    V dialogovém okně Import dat zvolte, jestli chcete data umístit do existujícího listu (výchozí nastavení), nebo do nového listu.

    Upozornění: Adresa buňky v dialogovém okně Importovat data odpovídá aktuálně vybrané buňce. Data se naimportují do oblasti začínající uvedenou adresou buňky.

  11. Po dokončení uložení zdroje dat se nový název souboru.

Formátování číselných dat v Excel

Formátovat žádná číselná data jako procenta nebo hodnoty s měnou ve zdroji všechny nové nebo existující dat v Excel, který chcete použít v hromadné korespondenci Word. Chcete-li zachovat číselná data při hromadné korespondenci jste formátované jako procentuální hodnotu nebo jako měnu, postupujte podle pokynů "krok 2: použití Dynamic Data Exchange (DDE) pro hromadnou korespondenci" oddíl.

V excelovém zdroji dat, který chcete použít jako seznam adresátů ve wordové hromadné korespondenci, zajistěte správné formátování sloupců číselných dat. Například sloupec obsahující čísla naformátujte tak, aby to odpovídalo určité kategorii, třeba Měna.

  1. Otevřete zdroj dat Excel.

  2. Vyberte sloupec, který chcete formátovat.

  3. Na kartě Domů ve skupině Číslo zvolte šipku dolů u pole Formát čísla – Obecný a pak vyberte jednu z možností v seznamu.

    V Excelu na kartě Domů ve skupině Číslo zvolte šipku dolů u pole Obecný a zvolte požadovaný číselný formát.

  4. Podle potřeby opakujte kroky 2 a 3.

  5. Po dokončení vyberte Uložit.

Když budete mít zdroj dat Excel, který obsahuje formátovaný čísel jako procent a hodnoty s měnou, některá data na číselné nemusí jeho formátování zachovat při hromadné korespondenci. Zobrazí se výsledky hromadné korespondence a pak můžete zachovat formát číselných dat v Excel pomocí rozhraní DDE.

Excel formát dat ve sloupcích ve srovnání s slučovací pole práce pomocí nebo nepoužíváte Dynamic Data Exchange

Poznámka: Pokud se rozhodnete používat DDE, postupujte podle návodu v pomocí hromadné korespondence k odeslání hromadné e-mailové zprávy.

  1. Otevřete Word, zvolte soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V části Obecné a vyberte Při otevírání potvrdit převod formátu souboru zaškrtněte políčko.

    Možnost Při otevírání potvrdit převod formátu souboru

  3. Zvolte OK.

  4. Na kartě korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci > Průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem.

    Ve Wordu na kartě korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci a pak zvolte krok za krokem Průvodce hromadnou korespondencí

  5. V podokně hromadné korespondence klikněte v části Výběr příjemců vyberte použít existující seznam.

    Ve Wordu hromadnou korespondenci otevření podokna úloh, když zvolíte krok za krokem Hromadná korespondence ve skupině hromadné korespondence

  6. Ve skupinovém rámečku použít existující seznam zvolte Procházet a pak otevřete formátovaný tabulky.

  7. V dialogovém okně Potvrdit zdroj dat zaškrtněte políčko Zobrazit vše, zvolte Sešity MS Excel pomocí rozhraní DDE (*.xls) > OK.

    Dialog Potvrdit zdroj dat

  8. V dialogovém okně Microsoft Excel vyberte Celý list > OK.

    Dialog Microsoft Excel ve Wordu

  9. Až se otevře dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence, kliknutím na OK.

    Příjemci hromadné korespondence dialogovým oknem zobrazujícím obsah tabulky aplikace Excel použít jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci

  10. Pokračujte v hromadné korespondenci písmeno, e-mailové zprávy, štítkynebo obálky .

Tip: Můžete zabránit zobrazení výzvy tak, že Word při každém otevření datového souboru. Po připojení k seznamu adresátů, přejděte na soubor > Možnosti > Upřesnit. Ve skupinovém rámečku Obecné zrušte zaškrtnutí políčka Při otevírání potvrdit převod formátu souboru.

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×