Přidávání záznamů do databáze

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento článek vysvětluje, jak zadávání dat do databáze Access a poskytuje informace potřebné k pochopení různých postupů zadávání dat. Článek vysvětluje, jak používat několik metod zadávání dat v Accessu.

V tomto článku

Základní informace o přidávání záznamů

Přidání záznamů přímo do tabulky v zobrazení Datový list

Přidání záznamů pomocí formuláře

Úpravy položek ve vyhledávacím poli

Zadejte řetězce nulové délky

Přidání záznamů importem nebo propojením dat

Metody pro ukládání času při zadávání dat

Základní informace o přidávání záznamů

Zadávání dat v databázi aplikace Access přesně a rychle, je dobré bychom si vysvětlit některé základní informace o tom, jak funguje databáze. Informace v následujících částech popisuje některé základní struktury a návrh zásad, kterými se řídí zadávání dat.

Vliv zadávání dat návrhu databáze

Databáze aplikace Access není souboru v stejně jako dokument aplikace Microsoft Word nebo prezentaci aplikace PowerPoint. Místo toho databáze aplikace Access je sada objekty – tabulek, formulářů, sestav, dotazy a podobně –, třeba spolupráce pro danou databázi budou fungovat správně.

Kromě toho tyto objekty musí dodržovat sadu zásady návrh nebo databáze budou pracovat špatně nebo selhání úplně odebrat. Tyto zásady návrh zase vliv na zadávání dat. Je potřeba pamatovat na tyto skutečnosti týkající se databázových objektů a návrh.

  • Access ukládá všechna data v jedné nebo více tabulek. Počet tabulek, které používáte závisí na návrh a složitosti databáze. I když může zobrazit data do formuláře, sestavy, nebo ve výsledcích dotazu, uložena data jenom v tabulkách a jiných objektů v databázi jsou postavená těchto tabulek.

  • Každá tabulka by měla přijímat pouze jeden typ dat. Příklad tabulky informací o obchodních kontaktech nesmí obsahovat údaje o prodeji produktů. Pokud ano, může být obtížné, pokud není možné hledání správné informace.

  • Obvykle jednotlivá pole v tabulce je možné zadat pouze jednoho typu data. Například nelze ukládat poznámky v poli nastaven na příjem čísla. Pokud se pokusíte zadat text do pole, zobrazí se chybová zpráva. Však není pevné, rychlé pravidlo. Například do pole zadat datový typ Text mohou být uloženy čísla (například poštovní směrovací čísla), ale nemůžete provádět výpočty tato data.

  • S určitými výjimkami pole v záznamu by měl obsahovat pouze jednu hodnotu. Například nelze zadat víc adres do pole adresy. Tím se liší od Microsoft Excelu, který ve výchozím nastavení umožňuje zadat libovolný počet jmen nebo adres nebo obrázky v jedné buňce, pokud nastavíte danou buňku přijmout omezené typy dat.

    Však můžete zadat oddělený seznam položek v polích s nastavením na datový typ Text a Memo. Kromě toho Access poskytuje funkci pole s více hodnotami. Pole s více hodnotami použijete připojit víc datovými údaji jeden záznam a vytvářet seznamy, které podporují více hodnot. Například můžete připojíte prezentaci aplikace PowerPoint a libovolný počet obrázků na záznam v databázi. Můžete taky vytvořit seznam jmen a podle potřeby vyberte, kolik názvy. Použití vícehodnotových polí může zdát přerušit pravidla návrhu databáze, protože mohou být uloženy víc než jeden záznam pro každou pole tabulky, ale ve skutečnosti není, protože tato pravidla "na pozadí jako" uložením data do zvláštních skrytých tabulek.

  • V dřívějších verzích aplikace Access (před rokem 2007) dosáhl navrhování a vytváření alespoň jednu tabulku před zadáváním data. Jste měli rozhodnout, která pole přidáte do tabulky a jste vytvořili datové typy u každého pole. V novějších verzích Access můžete teď otevřít prázdnou tabulku a začít zadávat data. Aplikace Access se odvodit datového typu pro pole podle zadaných.

Další informace

Informace v této části nedotýká na návrhu databáze, tabulky – návrh a funkci pole s více hodnotami.

Následující odkazy můžete přejít na články, které poskytují další informace o těchto tématech.

  • Základy návrhu databáze

    Tento článek vysvětluje základní koncepty, například plánování databáze, návrh dat a normalizace – procesu rozdělení data do několika souvisejících tabulek a vyloučení nadbytečná data.

  • Vytváření tabulek v databázi

    Tento článek vysvětluje postup při vytváření tabulek, přidávání primárních klíčů (polí, která jednoznačně určují každý řádek nebo záznam v tabulce) a jak nastavit datovým typům a vlastnostem tabulky.

  • Připojení souborů k záznamům v databázi

    Tento článek vysvětluje, jak připojit jeden nebo více datovými údaji na pole přílohy.

  • Použití seznamu, který umožňuje uložení více hodnot

    Tento článek vysvětluje, jak uložit více hodnot pomocí zaškrtávacími políčky zaškrtávacích políček a rozevírací seznamy.

Jak datové typy ovlivňují zadávání dat

Když navrhujete databázovou tabulku, vyberte datový typ pro jednotlivá pole v této tabulce, obrázku, který zajišťuje přesnější zadávání dat. Předpokládejme například, otevřete prázdné tabulky a zadejte nastavení údajů o prodeji. Access pak odvozeny číslo datový typ pole. Pokud se někdo snaží zadejte text do tohoto pole, aplikace Access zobrazí chybovou zprávu a nebude, aby tento uživatel uložit změněného záznamu – krok, který pomáhá chránit vaše data.

Ukázat zobrazíte datové typy

V navigačním podokně proveďte jednu z následujících akcí:

  • Poklikejte na tabulku, která chcete prozkoumat, otevřete tabulku v zobrazení Datový list. Na kartě pole ve skupině formátování podívejte se na hodnotu v seznamu datový typ. Osobní zprávu, pokud používáte aplikaci Access 2007 najdete tento seznam na kartě datový list ve skupině datových typů a formátování. Změny hodnot při umístěte kurzor do různých polí v tabulce. Tento obrázek znázorňuje seznamu:

    Seznam Datový typ

  • Klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete prozkoumat a na příkaz Návrhové zobrazení.

    Tabulka se otevře v návrhové mřížce a v horní části mřížky se zobrazí název a datový typ jednotlivá pole tabulky. Na tomto obrázku vidíte typické tabulky v návrhové mřížce.

    Pole v návrhovém zobrazení

Datový typ, kterou jste nastavili pro jednotlivá pole tabulky obsahuje první úrovně publikum nemůže ovládat můžete a nemůžete zadejte do pole. V některých případech jako při práci s pole typu Memo, můžete zadat všechna data, která chcete. V ostatních případech jako při práci s poli typu Automatické číslo, datový typ nastavení pole zabránit zadání všech informací vůbec. V následující tabulce jsou uvedeny datové typy, které Access poskytuje a popisuje, jak ovlivňují zadávání dat.

Typ dat

Vliv na zadávání dat

Text

Textová pole přijímat textové nebo číselné znaků včetně s oddělovači seznamy položek. Textové pole přijímá menší počet znaků než pole typu Memo – v rozsahu 0 až 255 znaků. V některých případech můžete převodní funkce k provádění výpočtů dat v textovém poli. Poznámka: v Accessu 2013 a textových dat, které jste byla přejmenovali typů Krátký Text na začátku.

Zápis

Velké objemy textových a číselných dat můžete zadat v tomto typu pole. Navíc Návrhář databáze nastaví pole pro podporu RTF, můžete použít typy formátování, které obvykle najdete v aplikacích texty, například Word. Můžete třeba použít různá písma a velikosti písma pro konkrétní znaků v textu a zajištění jejich tučné nebo kurzíva atd. Můžete také přidat značky Hypertext Markup Language (HTML) s daty.

Kromě toho pole typu Memo mají vlastnost nazvanou Pouze přidat. Po povolení této vlastnosti připojit nová data do pole typu Memo, ale nemůžete změnit existující data. Funkce jsou určeny pro použití v aplikací, jako je databáze, kde budete muset mít trvalý záznam, který zůstává beze změny pro sledování problémů. Když umístíte kurzor do pole typu Memo s povoleným ve výchozím nastavení vlastností Pouze přidat text do pole zmizí. Nelze použít změny formátování nebo jiného textu.

Poznámka: v Accessu 2013 a Memo data, která typy byla přejmenoval na Dlouhý Text na začátku.

Jako jsou textová pole můžete taky spustit převodní funkce proti data v poli typu Memo.

Číslo

Můžete zadat pouze čísla v poli tohoto typu a provádění výpočtů na hodnoty v poli číslo.

Velké číslo

Můžete zadat pouze čísla v poli tohoto typu a provádění výpočtů na hodnoty v poli velké množství. Všimněte si velké množství datových typů jsou dostupné pouze ve verzi Accessu pro předplatné Office 365.

Datum a čas

Do tohoto typu pole můžete zadat pouze datum a čas. Podle toho, jak Návrhář databáze nastaví pole můžete narazit na tyto podmínky:

  • Pokud návrhář databáze nastavit vstupní masku u pole (řada literálů a zástupných znaků, které se zobrazí po výběru pole), je nutné zadat data ve formátu, který obsahuje vstupní maska. Například pokud se zobrazí rrrr, zadejte Oct 11 2017 do polí. Nelze zadat úplný název měsíce nebo roku dvou číslic hodnoty.

  • Pokud tvůrce nevytvoří vstupní masky k řízení zadávání data nebo času, můžete zadat hodnoty pomocí libovolné platné formát data nebo času. Například, můžete zadat 11 Oct. 2017, 10 nebo 11 a 17, 11 říjen 2017 a tak dál.

  • Návrhář databáze může použít formát zobrazení na pole. V takovém případě pokud žádná vstupní masky je k dispozici, zadejte hodnotu v prakticky libovolném formátu, ale Access zobrazí datum ve formátu zobrazení. Například zadáte 10 nebo 11/2017, ale formát zobrazení může nastavit tak, aby obsahovalo hodnotu jako 11 Oct 2017.

Měna

Do tohoto typu pole můžete zadat pouze hodnoty s měnou. Navíc není nutné ručně zadat symbol měny. Ve výchozím nastavení Access symbol měny (y, £, $ a tak dál) podle místního nastavení systému Windows.

Automatické číslo

Nelze zadejte nebo změňte data v poli tohoto typu kdykoli. Access zvýší hodnoty v poli typu Automatické číslo při každém přidání nového záznamu do tabulky.

Počítané

Nelze zadejte nebo změňte data v poli tohoto typu kdykoli. Výsledky tohoto pole jsou určena výrazů, které definujete. Access aktualizovat hodnoty v oblasti výpočtu při každém zadání nebo úpravu nového záznamu do tabulky. Všimněte si výpočtu datové typy se přidala do začátku přístup v aplikaci Access 2010.

Ano/Ne

Když kliknete na pole, která je nastavená jako datový typ, zobrazí se zaškrtávacího políčka nebo rozevíracího seznamu podle toho, jak formátu pole. Pokud naformátujete pole zobrazíte seznam, můžete vybrat Ano nebo Ne, PRAVDA nebo Nepravda, nebo na nebo vypnutí v seznamu znovu v závislosti na formátu u pole. Nelze zadat hodnoty v seznamu nebo změňte hodnoty v seznamu přímo z formuláře nebo tabulku.

Objekt OLE

Tento typ pole použijte, pokud chcete zobrazit data ze souboru vytvořeného v jiné aplikaci. Můžete třeba zobrazit textového souboru, Excelový graf nebo snímky aplikace PowerPoint v poli objekt OLE.

Přílohy umožňují rychlejší jednodušší a flexibilnější zobrazení dat z jiných aplikací. Viz položka přílohu dál v této tabulce Další informace.

Hypertextový odkaz

Zadejte údaje do tohoto typu pole a přístup z nich webové adresy. Například, jestliže zadáte hodnotu do pole, Access ohraničuje zvýraznění textu http://www. your_text.com. Pokud chcete zadat platnou webovou adresu, bude odkaz fungovat. V opačném odkaz bude mít za následek chybovou zprávu. Úprava existující hypertextové odkazy, může být obtížné, protože klepnutím na pole hypertextového odkazu pomocí myši spustí prohlížeč a přejdete na web zadané v poli odkaz. Pole hypertextový odkaz upravit, vyberte sousedící pole, přesunutí fokusu na pole hypertextového odkazu pomocí klávesy TAB nebo ŠIPKA a stiskněte klávesu F2 povolte úpravy.

Příloha

Připojení dat z jiných aplikací na tento typ pole, ale nemůžete psát nebo jinak zadávat text nebo číselná data.

Informace o používání pole přílohy naleznete v článku připojování souborů a obrázků k záznamům v databázi.

Průvodce vyhledáváním

Průvodce vyhledáváním není datového typu. Místo toho vytvořit dva typy rozevíracích seznamů pomocí průvodce: seznamy hodnot a vyhledávací pole. Seznam hodnot využívá oddělený seznam položek, které můžete zadat ručně při použití Průvodce vyhledáváním. Jsou tyto hodnoty může být nezávisle na jiných dat nebo objektu v databázi.

Vyhledávací pole naopak používá dotazu k načtení dat z jedné nebo více z jiných tabulek v databázi nebo do jiného umístění, například serveru SharePoint. Vyhledávací pole v rozevíracím seznamu zobrazí data. Ve výchozím nastavení Průvodce vyhledáváním nastaví pole tabulky na datový typ číslo.

Můžete pracovat s vyhledávacích polí přímo v tabulkách a taky ve formulářích a sestavách. Ve výchozím nastavení hodnot ve vyhledávacím poli zobrazena v typu ovládacího prvku seznam s názvem pole se seznamem – seznam, který má na šipku rozevíracího seznamu: Prázdný seznam se šipkou . Podle toho, jak Návrhář databázi nastavil vyhledávací pole a pole se seznamem můžete upravovat položky v seznamu a přidat položky do seznamu. Návrhář databáze musíte to udělat, nastavte vlastnost pro vyhledávací pole (vlastnost se nazývá Omezit na seznama návrháři má tuto možnost vypnete).

Pokud nemůžete upravovat přímo hodnot v seznamu vyhledávání, budete muset přidat nebo změnit data v seznamu předdefinovaných hodnot nebo v tabulce, které bude sloužit jako zdroj pro vyhledávací pole. Informace o tomto postupu najdete v tématu Úpravy položek ve vyhledávacím poli, dál v tomto článku.

Nakonec při vytvoření vyhledávacího pole můžete volitelně nastavíte podporují více hodnot. Po výběru v rozevíracím seznamu zobrazit zaškrtávací políčko vedle každé položky seznamu a zaškrtněte nebo zrušte, kolik položek podle potřeby. Tento obrázek znázorňuje seznam typické s více hodnotami:

Seznam se zaškrtávacími políčky

Informace o vytváření pole s více hodnotami vyhledávání a používání výsledných seznamů naleznete v článcích Použití seznamu, který umožňuje uložení více hodnot a Průvodce pro pole s více hodnotami.

Poznámka : Datové typy příloh, výpočtu a velké množství nejsou dostupné v formáty souborů MDB.

Jak vlastnosti pole tabulky ovlivňují zadávání dat

Principy návrhu, kterými se řídí struktury databáze a datových typů, kterými se řídí můžete zadat v daném poli několika vlastností pole můžete také vliv na zadávání dat do Accessové databáze.

Zobrazení vlastností pro pole tabulky

Access obsahuje dva způsoby zobrazení vlastností pro pole tabulky. Použití ovládacích prvků na kartě datový list nebo otevřete tabulku v návrhovém zobrazení. Následující postup vysvětlují použijte obě metody.

Zobrazení vlastností tabulky na kartě datový list

  1. V navigačním podokně poklikejte na tabulku, kterou chcete použít.

  2. Klikněte na kartu pole a pomocí ovládacích prvků ve skupině formátování zobrazte vlastnosti pro jednotlivá pole tabulky. Osobní zprávu, pokud používáte aplikaci Access 2007 najdete tento seznam na kartě datový list ve skupině datových typů a formátování.

Zobrazení vlastností tabulky v návrhovém zobrazení

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši tabulku a klikněte na Návrhové zobrazení Vzhled tlačítka v místní nabídce.

    Tabulka se otevře v návrhové mřížce.

  2. V dolní části mřížky klikněte na kartu Obecné, pokud není vybrána.

    – nebo –

    Pokud chcete zobrazit vlastnosti pro vyhledávací pole, klikněte na kartu vyhledávání.

    Vyhledávací pole je pole tabulky, které používá dotazu k načtení hodnot z jedné nebo více tabulek v databázi. Ve výchozím nastavení zobrazeny jsou tyto hodnoty ve formě seznamu. Podle toho, jak Návrhář databáze nastaví pro vyhledávací pole můžete vybrat jednu nebo více položek z tohoto seznamu.

V následující tabulce jsou uvedeny vlastnosti, které jste ještě lepších výsledků při zadávání dat a vysvětluje jejich vliv na zadat data.

Vlastnost

Umístění v návrhové mřížce tabulky

Možné hodnoty

Chování při pokusu o zadávání dat

Velikost pole

Karta Obecné

0 do 255

Omezení počtu znaků platí pouze pro pole nastavena na datový typ Text. Pokud se pokusíte zadat více než zadaný počet znaků, pole slouží k vyjmutí je.

Povinné

Karta Obecné

Ano/Ne

Po zapnutí této vlastnosti vynutí zadejte hodnotu v poli a Access nebude umožňují uložit nová data až do dokončení požadované pole. Když vypnou a zůstanou vypnuté, pole přijímá hodnoty null, což znamená, že pole může zůstat prázdná.

Poznámka : Hodnota null není totéž jako hodnotu 0. Nula je číslo a "null" je hodnota chybí, nedefinovanou nebo neznámý.

Povolit řetězce nulové délky.

Karta Obecné

Ano/Ne

Při zapnuté, můžete zadat řetězce nulové délky – řetězce, které neobsahují žádné znaky. Pokud chcete vytvořit řetězec nulové délky, zadáte v poli dvojice uvozovek ("").

Indexování

Karta Obecné

Ano/Ne

Při indexovat poli tabulky aplikace Access zabrání přidání duplicitní hodnoty. Můžete taky vytvořit index z více než jedno pole. Pokud to uděláte, můžete duplicitní hodnoty v jednom poli, ale ne v obou polí.

Vstupní masky

Karta Obecné

Předdefinovaný nebo vlastní sady literálů a zástupných znaků

Vstupní masky vynutí zadávání dat do předdefinovaný formát. Maska se zobrazí, když vyberete nějaké pole v tabulce nebo ovládacího prvku ve formuláři. Předpokládejme například, klikněte na pole Datum a tato sada znaků: MMM-DD-YYYY. To je vstupní masky. Vynutí zadejte hodnoty měsíc jako římskou zkratky, například ŘÍJEN a hodnotě roku jako čtyři číslice – například OCT-15-2017.

Poznámka : Mějte na paměti, že vstupních masek pouze řízení zadávání dat, není jak získat přístup k ukládá nebo tato data zobrazí.

Další informace o vytváření a používání vstupních maskách naleznete v článku řízení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek. Další informace o tom, jak Access ukládá a zobrazuje datum a čas naleznete v článku zadání hodnoty data nebo času.

Omezit na seznam

Kartu vyhledávání

Ano/Ne

Povolí nebo zakáže změny položek ve vyhledávacím poli. Noví uživatelé aplikace Access se někdy pokusíte ručně změnit položky ve vyhledávacím poli. Když aplikace Access zabrání měnit položky v poli, tato vlastnost je nastavena na Ano. Pokud tato vlastnost je povolena a potřebujete změnit položek v seznamu, musíte otevřít do seznamu (Pokud chcete upravovat seznam hodnot) nebo tabulku obsahující zdrojová data seznamu (Pokud chcete upravit vyhledávací pole) a změňte hodnoty. Další informace o používání vyhledávacích polí najdete v tématu Úpravy položek ve vyhledávacím poli, dál v tomto článku.

Povolit úpravy seznamu hodnot

Kartu vyhledávání

Ano/Ne

Povolí nebo zakáže příkaz Upravit položky seznamu pro seznam hodnot, ale ne pro vyhledávací pole. Povolit tomuto příkazu pro vyhledávací pole, zadejte do pole vlastnosti Formulář pro úpravu položek seznamu platný název formuláře. Příkaz Povolit úpravy seznamu hodnot se zobrazí v místní nabídce, která se otevře tak, že pravým tlačítkem myši na ovládací prvek seznam nebo pole se seznamem. Po klepnutí příkaz spustit, zobrazí se dialogové okno Upravit položky seznamu. Můžete také pokud zadáte název formuláře ve vlastnosti Formulář pro úpravu položek seznamu , aplikace Access spustí tohoto formuláře místo opakovaného zobrazení dialogového okna.

Poznámka : Spusťte příkaz Upravit položky seznamu v rozevíracím seznamu a pole se seznamem umístěny ve formulářích a od ovládacích prvcích typu pole se seznamem umístěných v tabulkách a výsledek dotazu nastaví. Formuláře musí být otevřený v návrhovém zobrazení nebo zobrazení pro procházení. tabulky a výsledků dotazu musí být otevřena v zobrazení Datový list.

Formulář pro úpravu položek seznamu

Kartu vyhledávání

Název formuláře pro zadávání dat

Pokud zadáte název formuláře pro zadávání dat jako hodnota v této vlastnosti tabulky, tento formulář se otevře, když uživatel spustí příkaz Upravit položky seznamu. V opačném dialogové okno Upravit položky seznamu se zobrazí při spuštění příkazu.

Začátek stránky

Přidání záznamů přímo do tabulky v zobrazení Datový list

Tabulce otevřené v zobrazení Datový list se podobá Excelového listu a zadejte nebo vložte data do jednoho nebo více polí, stejně jako na buňku v listu.

Je potřeba pamatovat na tyto skutečnosti.

  • Nemusíte explicitně uložte si data. Změny se potvrdí tabulce při přesunutí kurzoru do nového pole ve stejném řádku nebo při přesunutí kurzoru do dalšího řádku.

  • Ve výchozím nastavení jsou pole v databázi aplikace Access nastaven na příjem určitý typ dat, například text nebo čísla. Je nutné zadat typu dat, která je nastaveno na přijmout. Pokud nechcete, zobrazí se chybová zpráva:

    Chybová zpráva Neplatná hodnota

  • Pole může být vstupní maska. Vstupní masky je sada literálů a zástupných znaků, které vynutí zadávání dat v určitém formátu.

    Další informace o vstupních maskách naleznete v článku řízení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek.

  • S výjimkou přílohy a seznamy s více hodnotami můžete zadat pouze jeden záznam ve většině polí. Pokud si nejste jisti, jestli pole přijímá přílohy, můžete zkontrolovat, že vlastností pole. Tak proveďte následující postup v dialogovém okně Vlastnosti zobrazení pro pole tabulkydříve v tomto článku. Seznam s více hodnotami můžete určit vždy, protože aplikace Access zobrazí zaškrtněte políčko vedle položky seznamu.

Zadávání dat v tabulce

  1. V navigačním podokně poklikejte na tabulku, kterou chcete použít.

    Ve výchozím nastavení Access tabulku otevře v zobrazení datového listu – mřížce podobné listu aplikace Excel.

  2. Klikněte na nebo umístěte fokus na první pole, které chcete použít a zadejte data.

  3. Přejděte na další pole ve stejném řádku stisknutím klávesy TAB, pomocí kláves se šipkami doprava nebo doleva nebo klikněte na buňku do pole next.

    Po stisknutí klávesy TAB, ve výchozím nastavení, aplikace Access použije místního nastavení systému Windows a zjistit, jestli ho slouží k přesunutí kurzoru doleva nebo doprava. Pokud počítač používá jazyk čte zleva doprava, přejde kurzor vpravo po stisknutí klávesy TAB. Pokud počítač používá jazyk, který bude číst zprava doleva, vlevo přejde kurzor.

    Přesunutí na další buňku ve sloupci, nahoru nebo dolů kláves se šipkami a klikněte na buňku, kterou chcete.

Použít formátování textu na data v poli dlouhý Text (Memo)

  1. V tabulce otevřete v zobrazení Datový list, vyberte pole, dlouhý Text. Pokud používáte aplikaci Access 2007 nebo 2010 aplikace Access, která by pole typu Memo.

    Obvykle obsahují pole dlouhý Text komentáře nebo poznámky, takže můžete vyhledávat pole s názvem "Komentáře" nebo "Poznámky." Pokud pořád nemůžete najít pole dlouhý Text, podívejte se na kroky v dialogovém okně Vlastnosti zobrazení pro pole tabulkydříve v tomto článku.

  2. Na kartě Domů klikněte ve skupině písmo pomocí tlačítka a nabídky Formátovat text.

    Obrázek pásu karet

    Můžete použít různá písma a velikosti, změnit text na tučné písmo nebo kurzívu, změnit barvy a tak dále.

Začátek stránky

Přidání záznamů pomocí formuláře

Formuláře pro zadávání dat umožňuje jednodušší, rychlejších a přesnějších způsob, jak zadat data. Obvykle vytvoříte formulářů, když potřebujete zadejte data do více než jednu tabulku najednou. Formuláře lze také vytvořit, když chcete skrýt některá z těchto polí v tabulce, když budete chtít usnadnit databáze (krok, který můžete snížit náklady na školení), a pokud chcete zajistit, že uživatel zadá data přesně.

Jak úpravy dat pomocí formuláře závisí na návrhu formuláře. Formuláře mohou obsahovat libovolný počet ovládacích prvků, jako jsou seznamy, textová pole, tlačítka a datových listech – mřížky, které vypadají podobně jako tabulky aplikace Excel. Zároveň každého ovládacího prvku ve formuláři načte data ze nebo zápisu dat polem tabulky. Co můžete dělat s daný ovládací prvek závisí na datový typ, které jste nastavili pro pole podkladové tabulky, všechny vlastnosti nastavení pro toto pole a případně na několik vlastností, které Návrhář databáze nastaví pro každý ovládací prvek. Další informace o tom, jak datovým typům a vlastnostem pole ovlivňují zadávání dat naleznete v částech Jak datové typy ovlivňují zadávání dat , a Jak vlastnosti pole tabulky ovlivňují zadávání dat, dříve v tomto článku.

Následující části popisují, jak používat nejběžnější ovládacích prvků pro položku. Pokud máte nějaké otázky o konkrétní databázi, požádejte správce systému nebo Návrhář databáze.

Přidat nebo upravit text v textovém poli

Při přidávání nebo úpravách textu v textovém poli, práci s daty v poli Text nebo dlouhý text (Memo) pole. Když budete pokračovat, pamatujte na to, že můžete nastavit dlouhý Text pole (nebo ovládací prvek vázaný na pole dlouhý Text) formát RTF, a pak můžete použít různá písma, velikosti, styly a barvy textu.

Úprava textu v textovém poli

  • Umístěte kurzor do textového pole a data změnit. Mějte na paměti, že se nejde počítat s čísly v Text nebo dlouhý Text (Memo) pole.

Použití formátu RTF

Poznámka : Podle následujících pokynů postupujte pouze v případě, že textové pole je vázaný na pole dlouhý Text (Memo). Následující postup v dialogovém okně Vlastnosti zobrazení pro pole tabulkydříve v tomto článku.

  1. Vyberte formulář otevřený v zobrazení formuláře nebo rozložení, nebo v tabulce otevřené v zobrazení Datový list vyberte pole, dlouhý Text (Memo).

  2. Na kartě Domů klikněte ve skupině písmo pomocí tlačítka a nabídky Formátovat text.

    Obrázek pásu karet

    Můžete použít různá písma a velikosti, změnit text na tučné písmo nebo kurzívu, změnit barvy a tak dále.

Zadávání dat pomocí seznamu

Pomocí seznamů ve formulářích a v tabulkách a dotaz sady výsledků otevřené v zobrazení datového listu – mřížce podobné listu aplikace Excel.

Při použití seznamu ve formuláři se může zobrazit ovládací prvek pole se seznamem nebo ovládací prvek seznam. Tyto údaje znázornění pole se seznamem a seznam, respektive.

Prázdný seznam se šipkou

Základní ovládací prvek seznam ve formuláři

Při použití seznamu v sadě výsledků tabulku nebo dotaz Accessu ve výchozím nastavení používá pole se seznamem.

Seznamy navíc podporují více hodnot. Pokud se zobrazí seznam s zaškrtněte políčko vedle položky seznamu, můžete vybrat až 100 položek v seznamu. Seznamy s více hodnotami, které můžete vytvořit bez nutnosti programování můžete vyřešit běžné potíže business. Předpokládejme například, že používáte databázi Accessu ke sledování problémů zákaznické podpory. Pokud potřebujete víc lidem přiřadit problém, můžete seznam s více hodnotami. Tyto obrázky znázorňují typické seznamy s více hodnotami.

Otevřený rozevírací seznam se zaškrtávacími políčky   Seznam se zaškrtávacími políčky

Můžete taky upravovat položky v seznamu. Pokud vy nebo Návrhář databáze povolit příkazu, přidat, změnit přímo ze seznamu odebrat položky seznamu. Návrháři databáze však můžete zakázat, takže nemusí být k dispozici pro všechny databáze.

V následujících částech jsou vysvětleny pomocí a úpravy seznamů.

Vyberte položky z rozevíracího seznamu

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu, který obsahuje příslušný seznam.

    Poznámka : Formuláře musí otevřete ve formulářovém zobrazení nebo zobrazení rozložení. Musíte otevřít tabulek a sadu výsledků dotazu v zobrazení Datový list.

  2. Klikněte na šipku dolů vedle seznamu a potom vyberte položku, kterou chcete.

  3. Potvrďte výběr databáze, přesuňte kurzor na jiné pole.

Vyberte položky v rozevíracím seznamu

  1. Otevřete formulář, který obsahuje příslušný seznam.

  2. Procházejte seznam položek v rozevíracím seznamu a vyberte položku, kterou chcete.

  3. Potvrďte výběr databáze, přesuňte kurzor na jiné pole.

Vyberte položky z rozevíracího seznamu zaškrtávací políčko

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu, který obsahuje příslušný seznam.

    Poznámka : Můžete použít zaškrtněte políčko rozevíracích seznamů ve formulářích, tabulky a výsledků dotazu. Postup, musíte otevřít formulářů ve formulářovém zobrazení nebo zobrazení pro procházení, musíte otevřít tabulek a sadu výsledků dotazu v zobrazení Datový list.

  2. Klikněte na šipku dolů vedle seznamu.

  3. Zaškrtněte políčka až 100 a potom klikněte na OK.

Výběr položek ze seznamu se zaškrtávacími políčky

  1. Otevřete formulář, který obsahuje příslušný seznam.

    Poznámka : Musíte otevřete formulář v zobrazení formuláře nebo zobrazení pro procházení.

  2. Klikněte na šipku dolů vedle seznamu.

  3. Zaškrtněte políčka až 100 a potom klikněte na OK.

Úpravy položek v seznamu

Poznámka : Můžete upravit jakýkoli typ seznamu ve formuláři, tabulku nebo sadu výsledků dotazu. Mějte na paměti, že musíte otevřít formulářů ve formulářovém zobrazení nebo zobrazení pro procházení, musíte otevřít tabulek a sadu výsledků dotazu v zobrazení Datový list. Mějte na paměti, že návrhář databáze nebo pracovníky oddělení IT můžete zakázat tento příkaz, časový limit, nemusí být k dispozici ve všech.

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu, který obsahuje příslušný seznam.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši seznam, který chcete upravit a pak klikněte na Upravit položky seznamu.

    Zobrazí se dialogové okno nebo formuláře pro zadávání dat. Na obrazovce, která se zobrazí, závisí na typu seznamu, který chcete upravit. Aplikace Access použije dva základní typy seznamů, hodnota seznamy a seznamy vyhledávání. Zobrazení seznamů hodnotu sada položek, můžete zadat ručně a seznamy vyhledávání pomocí dotazu k načtení dat z jedné nebo více tabulek. Proveďte jeden z těchto věcí:

    • Pokud upravujete seznam hodnot, úpravy dat seznamu pomocí dialogového okna Upravit položky seznamu a po dokončení klikněte na tlačítko OK.

    • Pokud upravujete vyhledávací seznam, zobrazí se formuláře pro zadávání dat. Tento formulář slouží k úpravě dat seznamu.

Začátek stránky

Úpravy položek ve vyhledávacím poli

Vyhledávací pole zobrazuje seznam data, která uživatelům umožňuje vybrat jeden nebo více položek. Můžete vytvořit dva typy vyhledávacích seznamů.

  • Seznamy hodnot    Tyto obsahovat pevně množiny hodnot, které můžete zadat ručně. Hodnoty jsou umístěny ve vlastnosti Zdroj řádků vyhledávacího pole.

  • Vyhledávací seznam    Tyto hodnoty získat z jiné tabulky pomocí dotazu. Vlastnost Zdroj řádků pole obsahuje dotazu místo pevně seznamu hodnot.

Ve výchozím nastavení zobrazí se vyhledávání dat v rozevíracím seznamu když zadáte ovládací prvek seznam. Rozevírací seznam otevře se rozevírací seznam a potom zavře po provedení výběru. Pole se seznamem naopak, zůstávají stále otevřený.

Spusťte příkaz Upravit položky seznamu nebo upravíte data přímo ve vlastnosti Zdroj řádků nebo zdrojové tabulky. Informace o používání příkazu Upravit položky seznamu najdete v článku zadávání dat pomocí seznamudříve v tomto článku. Postup v této části popisují, jak k úpravám položek přímo ve vlastnosti Zdroj řádků nebo zdrojové tabulky. Tento proces spočívá v několika obecných krocích.

  • Nalezení vyhledávacího pole. Při práci s formulářem nebo s tabulkou, které sledujete mírně odlišnou obrázku.

  • Vystihují typ vyhledávací pole – seznamu hodnot nebo vyhledávací seznam. Pokud používáte vyhledávací seznam, identifikujete zdrojové tabulky, který obsahuje data pro vyhledávací pole.

  • Úpravy položek v seznamu hodnot.

    – nebo –

    Zdrojové tabulky pro vyhledávací seznam otevírat a upravovat data v této tabulce.

Nalezení a vyhledávací pole z formuláře

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na formulář a na příkaz Návrhové zobrazení.

    – nebo –

    Pokud formuláři už otevřené, můžete klikněte pravým tlačítkem myši na kartu formulář a v místní nabídce na příkaz Návrhové zobrazení.

    – nebo –

    Na kartě Domů ve skupině Zobrazit klikněte na tlačítko Zobrazit k přepínání mezi dostupnými zobrazeními. Můžete také klikněte na šipku v části zobrazení a vyberte jednu dostupnými zobrazeními v nabídce.

    Obrázek pásu karet

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši pole nebo pole se seznamem ovládací prvek seznam a klikněte na Vlastnosti.

  3. V seznamu vlastností klikněte na kartu vše a vyhledejte vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků. Vlastnosti Typ zdroje řádků by měl obsahovat Seznamu hodnot nebo Tabulku, dotaz a vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat seznam položek oddělených středníky nebo dotazu. Podle potřeby zvětšete seznam vlastností tak, aby si můžete přečíst seznam položek nebo dotaz.

    Seznamech hodnot se používá tato základní syntaxe: položka """;" Položka";" Položka ""

    V tomto případě seznamu je sada položek uzavřeny v uvozovkách a oddělené středníkem.

    Výběrový dotaz používá tato základní syntaxe: Vyberte [název tabulky nebo dotazu]. [ název_pole] FROM [název tabulky nebo dotazu].

    V tomto případě dotaz obsahuje dva klauzulí (vybrat a od). První klauzule odkazuje na tabulku nebo dotaz a do pole v této tabulce nebo dotazu. Druhá klauzule odkazuje pouze na tabulku nebo dotaz. Tady jsou klíčové pamatovat: klauzule FROM nesmí obsahovat název tabulky nebo dotazu, obsahují jméno alespoň jedno pole. Klauzule FROM však musejí vztahovat ke tabulky nebo dotazu. Ano můžete soubory najít zdrojové tabulky nebo dotazu na zdroj pro vyhledávací pole v tématu klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud používáte seznam hodnot, úpravy položek v seznamu. Ujistěte se, zadejte všechny požadované položky uvozovek a oddělených středníkem.

    • Pokud dotaz ve vyhledávacím seznamu odkazuje na jiný dotaz v navigačním podokně, otevřete tento druhý dotaz v návrhovém zobrazení (klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz a klikněte na příkaz Návrhové zobrazení ). Poznámka: název tabulky, která se zobrazí v horní části okna návrháře dotazu a potom přejděte k dalšímu kroku.

      – nebo –

      Pokud dotaz ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, zapište si název tabulky a přejděte k dalšímu kroku.

  5. Poklikejte na tabulku v navigačním podokně pro otevření v zobrazení Datový list a potom upravit položky seznamu podle potřeby.

Nalezení a vyhledávací pole z tabulky

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši tabulku a klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky dotazu, ve sloupci Datový typ klikněte na nebo umístěte fokus na libovolný Text, číslo, nebo pole Ano/Ne.

  3. V dolní části návrhové mřížky tabulky klikněte na kartu vyhledávání a podívejte se na vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků.

    Vlastnosti Typ zdroje řádků musí číst Tabulku, dotaz nebo Seznam hodnot. Vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat seznamu hodnot nebo dotazu.

    Seznam hodnot pomocí následující syntaxe základní: položka """;" Položka";" Položka ""

    V tomto případě seznamu je sada položek uzavřeny v uvozovkách a oddělené středníkem.

    Obvykle výběrových dotazů pomocí následující syntaxe základní: Vyberte [název tabulky nebo dotazu]. [ název_pole] FROM [název tabulky nebo dotazu].

    V tomto případě dotaz obsahuje dva klauzulí (vybrat a od). První klauzule odkazuje na tabulku nebo dotaz a do pole v této tabulce nebo dotazu. Druhá klauzule odkazuje pouze na tabulku nebo dotaz. Tady jsou klíčové pamatovat: klauzule FROM nesmí obsahovat název tabulky nebo dotazu, obsahují jméno alespoň jedno pole. Klauzule FROM však musejí vztahovat ke tabulky nebo dotazu. Ano můžete soubory najít zdrojové tabulky nebo dotazu na zdroj pro vyhledávací pole v tématu klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud používáte seznam hodnot, úpravy položek v seznamu. Ujistěte se, zadejte všechny požadované položky uvozovek a oddělených středníkem.

    • Pokud dotaz ve vyhledávacím poli odkazuje na jiný dotaz v navigačním podokně, otevřete tento druhý dotaz v návrhovém zobrazení (klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz a klikněte na příkaz Návrhové zobrazení ). Poznámka: název tabulky, která se zobrazí v horní části okna návrháře dotazu a potom přejděte k dalšímu kroku.

      – nebo –

      Pokud dotaz ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, zapište si název tabulky a přejděte k dalšímu kroku.

  5. Poklikejte na tabulku v navigačním podokně pro otevření v zobrazení Datový list a potom upravit položky seznamu podle potřeby.

Začátek stránky

Zadejte řetězce nulové délky

Access umožňuje k rozlišení mezi dvěma druhy prázdných hodnot: hodnotami Null a řetězce nulové délky. Hodnoty Null označují neznámou hodnotu a řetězce nulové délky označení polí obsahujících mezery. Například předpokládá se, že máte tabulku data o zákaznících a tato tabulka obsahuje pole Číslo faxu. Pokud si nejste jisti faxové číslo zákazníka, nechejte pole prázdné. V takovém případě ponechá pole prázdná slouží k vložení hodnotu null, což znamená, že nevíte, co je argument hodnota. Pokud později zjistíte, že zákazníka nemá faxového zařízení, můžete zadat řetězec nulové délky v poli označíte, že víte, že žádnou hodnotu.

Poznámka : Myslete na to, že můžete nastavit vlastnost, která zabrání pole přijímá hodnoty null. Další informace o nastavení této vlastnosti najdete v článku Jak datové typy ovlivňují zadávání dat, dříve v tomto článku.

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu nebo ve formuláři ve formulářovém zobrazení nebo zobrazení pro procházení.

  2. Vyberte požadované pole a zadejte dvě dvojice uvozovek bez mezer mezi nimi ("").

  3. Přesunutí kurzoru na jiný záznam uložte provedené změny do databáze. Ve výchozím nastavení znak uzavírající zmizí.

Začátek stránky

Přidání záznamů importem nebo propojením dat

Můžete importovat nebo propojit data umístěná v různých zdrojů, včetně jiné databáze aplikace Access sešitů aplikace Excel, soubory ve formátu RTF a Wordovými dokumenty a seznamy na serverech Microsoft SharePoint Services.

Vysvětlíme, jak importovat a propojit těmto zdrojům dat je nad rámec tohoto článku. Tyto odkazy vás zavedou ke informace o importu a propojení s daty.

Začátek stránky

Metody pro ukládání času při zadávání dat

Aplikace Access nabízí řadu způsobů, jak urychlit procesu zadávání dat. Postupy uvedené v následující části popisují nastavit výchozí hodnotu pro pole a seznamů ve formulářích a opakované použití hodnoty při řazení dat pomocí klávesových zkratek.

Nastavení výchozí hodnoty pro pole nebo ovládacího prvku

Pokud velký počet záznamů sdílet stejnou hodnotu pro dané pole, například město nebo země/oblasti, můžete ušetřit čas pomocí nastavení výchozí hodnoty pro ovládací prvek vázaný na pole. Otevřete formulář nebo vytvořte nový záznam, výchozí hodnota nabídne do tohoto ovládacího prvku ve výchozím nastavení.

Nastavení výchozí hodnoty ovládacího prvku

  1. Otevřete formulář v návrhovém zobrazení.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, který chcete pracovat s a potom klikněte na Vlastnosti.

  3. Na kartě Data nastavte vlastnost Výchozí hodnota na požadovanou hodnotu.

  4. Opakujte kroky 1 až 3 nastavit výchozí hodnotu novou.

Zadat jinou hodnotu

  • Jako hodnotu v textovém poli zadejte nová data. Kdykoli můžete přepsat výchozí hodnotu.

    – nebo –

  • Jako hodnotu v seznamu vyberte novou hodnotu ze seznamu.

Opakované použití hodnoty při řazení

Při přechodu mezi záznamy, budete muset řazení každý záznam pomocí stejné hodnoty. Po výběru, můžete ušetřit čas pomocí klávesových zkratek opakovat, seřadit hodnoty. Například předpokládá se, že řadit seznam objednávek podle typu produktu. V prvním záznamu zadejte měkkých nápojů chcete kontakty setřídit objednávky, kde zákazníci zakoupili měkkých nápojů. Obsah přesouvaných další záznam, můžete zkopírovat a opakované použití tohoto seřadit hodnoty.

Poznámka : Tento postup předpokládá, že otevřete ve formulářovém zobrazení formuláře.

  1. Přesunutí na pole, kterého chcete zkopírovat hodnotu z odpovídajícího pole v předchozím záznamu.

  2. Stiskněte kombinaci kláves CTRL +' (apostrof).

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×