Přidávání záznamů do databáze

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento článek vysvětluje, jak zadávání dat do databáze Access a poskytuje informace potřebné k pochopení různých postupů zadávání dat. Článek vysvětluje, jak používat několik metod zadávání dat v Accessu.

V tomto článku:

Základní informace o přidávání záznamů

Přidání záznamů přímo do tabulky v zobrazení Datový list

Přidání záznamů pomocí formuláře

Úpravy položek ve vyhledávacím poli

Zadejte řetězce nulové délky

Přidání záznamů importem nebo propojením dat

Metody pro ukládání času při zadávání dat

Základy přidávání záznamů

Chcete-li zadávat data do databáze aplikace Access přesně a rychle, je dobré nejprve rámcově porozumět tomu, jak databáze funguje. V následujících částech naleznete informace vysvětlující základní strukturu a principy návrhu, které jsou určující pro zadávání dat.

Jak návrh databáze ovlivňuje zadávání dat

Databáze aplikace Access není souboru v stejně jako dokument aplikace Microsoft Word nebo prezentaci aplikace PowerPoint. Místo toho databáze aplikace Access je sada objekty – tabulek, formulářů, sestav, dotazy a podobně –, třeba spolupráce pro danou databázi budou fungovat správně.

Tyto objekty musejí navíc splňovat určité principy návrhu, jinak by databáze fungovala špatně nebo vůbec ne. Tyto principy návrhu zase zpětně ovlivňují zadávání dat. Na tyto skutečnosti o objektech a návrhu databáze je třeba při práci s databází pamatovat.

  • Aplikace Access ukládá všechna data v tabulkách. Počet tabulek závisí na návrhu a složitosti databáze. Data je sice možné zobrazit ve formuláři, v sestavě nebo jako výsledky dotazu, uložena jsou však jen v tabulkách a ostatní objekty v databázi jsou vytvořeny na základě těchto tabulek.

  • Každá tabulka přijímá pouze jeden datový typ. Například tabulka informací o obchodních kontaktech by neměla obsahovat informace o výsledcích prodeje. Pokud by tomu tak bylo, stalo by se nalezení správných informací obtížným, ne-li nemožným úkolem.

  • Každé pole tabulky zpravidla přijímá pouze jeden datový typ. Nelze například ukládat poznámky do pole určeného pro uchování čísel. Pokusíte-li se do takového pole zadat text, zobrazí se chybová zpráva. Nejedná se však o striktní, rychlé pravidlo. Můžete například ukládat čísla (například poštovní směrovací čísla) do pole nastaveného na datový typ Text, s těmito daty však nelze provádět výpočty.

  • S určitými výjimkami pole v záznamu by měl obsahovat pouze jednu hodnotu. Například nelze zadat víc adres do pole adresy. Tím se liší od Microsoft Excelu, který ve výchozím nastavení umožňuje zadat libovolný počet jmen nebo adres nebo obrázky v jedné buňce, pokud nastavíte danou buňku přijmout omezené typy dat.

    Však můžete zadat oddělený seznam položek v polích s nastavením na datový typ Text a Memo. Kromě toho Access poskytuje funkci pole s více hodnotami. Pole s více hodnotami použijete připojit víc datovými údaji jeden záznam a vytvářet seznamy, které podporují více hodnot. Například můžete připojíte prezentaci aplikace PowerPoint a libovolný počet obrázků na záznam v databázi. Můžete taky vytvořit seznam jmen a podle potřeby vyberte, kolik názvy. Použití vícehodnotových polí může zdát přerušit pravidla návrhu databáze, protože mohou být uloženy víc než jeden záznam pro každou pole tabulky, ale ve skutečnosti není, protože tato pravidla "na pozadí jako" uložením data do zvláštních skrytých tabulek.

  • V dřívějších verzích aplikace Access (před rokem 2007) dosáhl navrhování a vytváření alespoň jednu tabulku před zadáváním data. Jste měli rozhodnout, která pole přidáte do tabulky a jste vytvořili datové typy u každého pole. V novějších verzích Access můžete teď otevřít prázdnou tabulku a začít zadávat data. Aplikace Access se odvodit datového typu pro pole podle zadaných.

Další informace

Informace v této části nedotýká na návrhu databáze, tabulky – návrh a funkci pole s více hodnotami.

Pomocí následujících odkazů můžete přejít k článkům, které obsahují podrobnější informace.

  • Základy návrhu databáze

    V tomto článku jsou vysvětleny základní koncepce, například plánování databáze, návrh dat a normalizace – což je postup rozdělení dat do vzájemně souvisejících tabulek a vyloučení nadbytečnosti (redundance) dat.

  • Vytváření tabulek v databázi

    Tento článek popisuje vytváření tabulek, přidávání primárních klíčů (polí, která jednoznačně identifikují jednotlivé řádky neboli záznamy v tabulce) a nastavení datových typů a vlastností tabulek.

  • Připojení souborů k záznamům v databázi

    V tomto článku je popsáno, jak připojovat jednotlivá data k poli typu Příloha.

  • Použití seznamu, který umožňuje uložení více hodnot

    Tento článek vysvětluje, jak používat seznamy zaškrtávacích políček a rozevírací seznamy zaškrtávacích políček k ukládání více hodnot.

Jak datové typy ovlivňují zadávání dat

Při navrhování databázové tabulky je třeba u každého pole tabulky vybrat datový typ. Dosáhne se tak mnohem přesnějšího zadávání dat. Předpokládejme například, že otevřete prázdnou tabulku a zadáte řadu údajů o prodeji. Aplikace Access na základě toho pro toto pole odvodí datový typ Číslo. Pokusí-li se uživatel zadat do tohoto pole text, zobrazí aplikace Access chybovou zprávu a neumožní uživateli změněný záznam uložit – to přispívá k ochraně dat.

Ukázat zobrazíte datové typy

V navigačním podokně proveďte jeden z následujících kroků:

  • Poklikejte na tabulku, která chcete prozkoumat, otevřete tabulku v zobrazení Datový list. Na kartě pole ve skupině formátování podívejte se na hodnotu v seznamu datový typ. Osobní zprávu, pokud používáte aplikaci Access 2007 najdete tento seznam na kartě datový list ve skupině datových typů a formátování. Změny hodnot při umístěte kurzor do různých polí v tabulce. Tento obrázek znázorňuje seznamu:

    Seznam Datový typ

  • Klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete prozkoumat, a klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

    Tabulka se otevře v návrhové mřížce. V horní části mřížky se zobrazí názvy a datové typy jednotlivých polí tabulky. Na tomto obrázku je zobrazena typická tabulka v návrhové mřížce.

    Pole v návrhovém zobrazení

Datový typ, kterou jste nastavili pro jednotlivá pole tabulky obsahuje první úrovně publikum nemůže ovládat můžete a nemůžete zadejte do pole. V některých případech jako při práci s pole typu Memo, můžete zadat všechna data, která chcete. V ostatních případech jako při práci s poli typu Automatické číslo, datový typ nastavení pole zabránit zadání všech informací vůbec. V následující tabulce jsou uvedeny datové typy, které Access poskytuje a popisuje, jak ovlivňují zadávání dat.

Datový typ

Vliv na zadávání dat

Text

Textová pole přijímat textové nebo číselné znaků včetně s oddělovači seznamy položek. Textové pole přijímá menší počet znaků než pole typu Memo – v rozsahu 0 až 255 znaků. V některých případech můžete převodní funkce k provádění výpočtů dat v textovém poli. Poznámka: v Accessu 2013 a textových dat, které jste byla přejmenovali typů Krátký Text na začátku.

Memo

Do pole tohoto typu lze zadat velké množství textových a číselných dat. S čísly uloženými v těchto polích však nelze provádět výpočty. Pokud návrhář databáze nastaví u tohoto typu pole, aby podporovalo formát RTF, může uživatel používat formátování obvyklé u aplikací pro zpracování textu, jako je aplikace Word. U textu lze například nastavovat různé druhy a velikosti písma, zvolit tučný text nebo kurzívu a podobně. K datům lze rovněž přidávat značky jazyka HTML.

Kromě toho pole typu Memo mají vlastnost nazvanou Pouze přidat. Po povolení této vlastnosti připojit nová data do pole typu Memo, ale nemůžete změnit existující data. Funkce jsou určeny pro použití v aplikací, jako je databáze, kde budete muset mít trvalý záznam, který zůstává beze změny pro sledování problémů. Když umístíte kurzor do pole typu Memo s povoleným ve výchozím nastavení vlastností Pouze přidat text do pole zmizí. Nelze použít změny formátování nebo jiného textu.

Poznámka: v Accessu 2013 a Memo data, která typy byla přejmenoval na Dlouhý Text na začátku.

Stejně jako u polí typu Text můžete funkci převodu použít i u dat v poli typu Memo.

Číslo

Do tohoto typu pole lze zadávat pouze čísla. S hodnotami uloženými v těchto polích lze provádět výpočty.

Velké číslo

Můžete zadat pouze čísla v poli tohoto typu a provádění výpočtů na hodnoty v poli velké množství. Všimněte si velké množství datových typů jsou dostupné pouze ve verzi Accessu pro předplatné Office 365.

Datum a čas

Do tohoto typu pole lze zadávat pouze hodnoty kalendářního data a času. Podle toho, jak návrhář databáze pole tohoto typu nastaví, mohou vzniknout tyto situace:

  • Pokud návrhář databáze nastavit vstupní masku u pole (řada literálů a zástupných znaků, které se zobrazí po výběru pole), je nutné zadat data ve formátu, který obsahuje vstupní maska. Například pokud se zobrazí rrrr, zadejte Oct 11 2017 do polí. Nelze zadat úplný název měsíce nebo roku dvou číslic hodnoty.

  • Pokud tvůrce nevytvoří vstupní masky k řízení zadávání data nebo času, můžete zadat hodnoty pomocí libovolné platné formát data nebo času. Například, můžete zadat 11 Oct. 2017, 10 nebo 11 a 17, 11 říjen 2017 a tak dál.

  • Návrhář databáze může použít formát zobrazení na pole. V takovém případě pokud žádná vstupní masky je k dispozici, zadejte hodnotu v prakticky libovolném formátu, ale Access zobrazí datum ve formátu zobrazení. Například zadáte 10 nebo 11/2017, ale formát zobrazení může nastavit tak, aby obsahovalo hodnotu jako 11 Oct 2017.

Měna

Do tohoto typu pole lze zadávat pouze hodnoty měny. Není třeba ručně zadávat symbol měny. Aplikace Access zobrazí ve výchozím nastavení symbol měny (Kč, €, $, L a tak dál) nastavený v místním nastavení systému Windows.

Automatické číslo

V poli tohoto typu nelze nikdy zadávat ani měnit data. Při přidání nového záznamu do tabulky se hodnota v tomto poli automaticky zvětší.

Vypočítané

Nelze zadejte nebo změňte data v poli tohoto typu kdykoli. Výsledky tohoto pole jsou určena výrazů, které definujete. Access aktualizovat hodnoty v oblasti výpočtu při každém zadání nebo úpravu nového záznamu do tabulky. Všimněte si výpočtu datové typy se přidala do začátku přístup v aplikaci Access 2010.

Ano/Ne

Po klepnutí do pole, které je nastavené na tento datový typ, se zobrazí zaškrtávací políčko nebo rozevírací seznam, v závislosti na tom, jakým způsobem je pole formátované. Podle nastavení formátu pole můžete vybírat v seznamu z možností Ano a Ne, Pravda a Nepravda, Zapnuto a Vypnuto. Přímo ve formuláři nebo v tabulce nelze hodnoty do seznamu vkládat ani je měnit.

Objekt OLE

Tento typ pole použijte, chcete-li zobrazit data ze souboru vytvořeného v jiné aplikaci. V poli typu Objekt OLE lze například zobrazit textový soubor, graf aplikace Excel nebo balíček snímků aplikace PowerPoint.

Rychlejší, snadnější a pružnější možnost zobrazení dat vytvořených v jiných aplikacích nabízí pole typu Příloha. Další informace naleznete v této tabulce u datového typu Příloha.

Hypertextový odkaz

Zadejte údaje do tohoto typu pole a přístup z nich webové adresy. Například, jestliže zadáte hodnotu do pole, Access ohraničuje zvýraznění textu http://www. your_text.com. Pokud chcete zadat platnou webovou adresu, bude odkaz fungovat. V opačném odkaz bude mít za následek chybovou zprávu. Úprava existující hypertextové odkazy, může být obtížné, protože klepnutím na pole hypertextového odkazu pomocí myši spustí prohlížeč a přejdete na web zadané v poli odkaz. Pole hypertextový odkaz upravit, vyberte sousedící pole, přesunutí fokusu na pole hypertextového odkazu pomocí klávesy TAB nebo ŠIPKA a stiskněte klávesu F2 povolte úpravy.

Příloha

K tomuto typu pole lze připojit data z jiných aplikací, ale nelze do něj psát nebo jinak zadávat textové nebo číselné údaje.

Informace o používání pole přílohy naleznete v článku připojování souborů a obrázků k záznamům v databázi.

Průvodce vyhledáváním

Průvodce vyhledáváním není datového typu. Místo toho slouží k vytvoření dvou typů rozevíracího seznamu: seznamy hodnot a vyhledávací pole. Seznam hodnot využívá oddělený seznam položek, které při použití Průvodce vyhledáváním zadáte ručně. Tyto hodnoty mohou být nezávislé na jakýchkoli jiných datech nebo objektech v databázi.

Vyhledávací pole naopak používá dotazu k načtení dat z jedné nebo více z jiných tabulek v databázi nebo do jiného umístění, například serveru SharePoint. Vyhledávací pole v rozevíracím seznamu zobrazí data. Ve výchozím nastavení Průvodce vyhledáváním nastaví pole tabulky na datový typ číslo.

Můžete pracovat s vyhledávacích polí přímo v tabulkách a taky ve formulářích a sestavách. Ve výchozím nastavení hodnot ve vyhledávacím poli zobrazena v typu ovládacího prvku seznam s názvem pole se seznamem – seznam, který má na šipku rozevíracího seznamu: Prázdný seznam se šipkou . Podle toho, jak Návrhář databázi nastavil vyhledávací pole a pole se seznamem můžete upravovat položky v seznamu a přidat položky do seznamu. Návrhář databáze musíte to udělat, nastavte vlastnost pro vyhledávací pole (vlastnost se nazývá Omezit na seznama návrháři má tuto možnost vypnete).

Pokud nemůžete upravovat přímo hodnot v seznamu vyhledávání, budete muset přidat nebo změnit data v seznamu předdefinovaných hodnot nebo v tabulce, které bude sloužit jako zdroj pro vyhledávací pole. Informace o tomto postupu najdete v tématu Úpravy položek ve vyhledávacím poli, dál v tomto článku.

Při vytvoření vyhledávacího pole je možné pole nastavit tak, aby podporovalo více hodnot. Ve výsledném seznamu se pak u každé položky zobrazí zaškrtávací políčko a uživatel může zaškrtnout tolik položek, kolik je třeba. Tento obrázek znázorňuje typický seznam nabízející výběr více hodnot.

Seznam se zaškrtávacími políčky

Informace o vytváření pole s více hodnotami vyhledávání a používání výsledných seznamů naleznete v článcích Použití seznamu, který umožňuje uložení více hodnot a Průvodce pro pole s více hodnotami.

Poznámka : Datové typy příloh, výpočtu a velké množství nejsou dostupné v formáty souborů MDB.

Jak vlastnosti polí tabulky ovlivňují zadávání dat

Principy návrhu tedy ovlivňují strukturu databáze a datové typy určují, co může uživatel do jednotlivých polí zadat. Na zadávání dat do databáze aplikace Access mají však také vliv některé vlastnosti polí.

Zobrazení vlastností pro pole tabulky

Access obsahuje dva způsoby zobrazení vlastností pro pole tabulky. Použití ovládacích prvků na kartě datový list nebo otevřete tabulku v návrhovém zobrazení. Následující postup vysvětlují použijte obě metody.

Zobrazení vlastností tabulky na kartě Datový list

  1. V navigačním podokně poklepejte na požadovanou tabulku.

  2. Klikněte na kartu pole a pomocí ovládacích prvků ve skupině formátování zobrazte vlastnosti pro jednotlivá pole tabulky. Osobní zprávu, pokud používáte aplikaci Access 2007 najdete tento seznam na kartě datový list ve skupině datových typů a formátování.

Zobrazení vlastností tabulky v zobrazení Návrh

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši tabulku a klikněte na Návrhové zobrazení Vzhled tlačítka v místní nabídce.

    Tabulka se otevře v návrhové mřížce.

  2. V dolní části mřížky klepněte na kartu Obecné (není-li již vybrána).

    – nebo –

    Chcete-li zobrazit vlastnosti specifické pro vyhledávací pole, klepněte na kartu Vyhledávání.

    Vyhledávací pole je pole tabulky, které získává hodnoty z jedné nebo více tabulek databáze pomocí dotazu. Tyto hodnoty jsou ve výchozím nastavení nabídnuty uživateli v podobě seznamu. Podle toho, jak návrhář databáze vyhledávací pole nastaví, může uživatel v tomto seznamu vybrat buď jen jednu položku, nebo více položek.

V následující tabulce jsou uvedeny vlastnosti, které mají na zadávání dat největší vliv. Je v ní také vysvětleno, jak jednotlivé vlastnosti ovlivňují zadávání dat.

Vlastnost

Umístění v návrhové mřížce tabulky

Možné hodnoty

Chování při zadávání dat

Velikost pole

Karta Obecné

0-255

Omezení počtu znaků platí pouze pro pole typu Text. Pokud se uživatel pokusí zadat více znaků, než je nastaveno v této vlastnosti, budou nadbytečné znaky odříznuty.

Je nutno zadat

Karta Obecné

Ano / Ne

Pokud je tato vlastnost zapnuta, musí uživatel zadat do pole hodnotu. Dokud pole nevyplní, nemůže nová data uložit. Je-li tato vlastnost vypnuta, bude pole přijímat hodnotu Null – může tedy zůstat nevyplněné.

Poznámka : Hodnota Null není totéž jako nulová hodnota. Nula je číslo, hodnota Null představuje chybějící, nedefinovanou nebo neznámou hodnotu.

Povolit nulovou délku

Karta Obecné

Ano / Ne

Pokud je tato vlastnost zapnuta, může uživatel zadat do pole řetězec nulové délky – řetězec, který neobsahuje žádné znaky. Provede to tak, že zadá do pole dvojici uvozovek ("").

Indexovat

Karta Obecné

Ano / Ne

Indexováním pole tabulky lze uživateli zabránit, aby zadal duplicitní hodnoty. Index můžete také vytvořit z více než jednoho pole. Pokud tak učiníte, můžete duplikovat hodnoty v jednom z polí, ale ne v obou.

Vstupní maska

Karta Obecné

Předdefinovaná nebo vlastní sada literálů a zástupných znaků

Vstupní masky vynutí zadávání dat do předdefinovaný formát. Maska se zobrazí, když vyberete nějaké pole v tabulce nebo ovládacího prvku ve formuláři. Předpokládejme například, klikněte na pole Datum a tato sada znaků: MMM-DD-YYYY. To je vstupní masky. Vynutí zadejte hodnoty měsíc jako římskou zkratky, například ŘÍJEN a hodnotě roku jako čtyři číslice – například OCT-15-2017.

Poznámka : Vstupní maska ovlivňuje pouze zadávání dat, nikoli uložení a zobrazení dat.

Další informace o vytváření a používání vstupních maskách naleznete v článku řízení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek. Další informace o tom, jak Access ukládá a zobrazuje datum a čas naleznete v článku zadání hodnoty data nebo času.

Omezit na seznam

Karta Vyhledávání

Ano/Ne

Povolí nebo zakáže změny položek ve vyhledávacím poli. Noví uživatelé aplikace Access se někdy pokusíte ručně změnit položky ve vyhledávacím poli. Když aplikace Access zabrání měnit položky v poli, tato vlastnost je nastavena na Ano. Pokud tato vlastnost je povolena a potřebujete změnit položek v seznamu, musíte otevřít do seznamu (Pokud chcete upravovat seznam hodnot) nebo tabulku obsahující zdrojová data seznamu (Pokud chcete upravit vyhledávací pole) a změňte hodnoty. Další informace o používání vyhledávacích polí najdete v tématu Úpravy položek ve vyhledávacím poli, dál v tomto článku.

Povolit úpravy seznamu hodnot

Karta Vyhledávání

Ano / Ne

Tato vlastnost povoluje nebo zakazuje příkaz Upravit položky seznamu pro seznamy hodnot, ale ne pro vyhledávací pole. Chcete-li tento příkaz pro vyhledávací pole povolit, zadejte u vlastnosti Formulář pro úpravu položek seznamu platný název formuláře. Příkaz Povolit úpravy seznamu hodnot´se zobrazí v místní nabídce, která se otevře klepnutím pravým tlačítkem myši na ovládací prvek seznam nebo pole se seznamem. Pokud příkaz spustíte, otevře se dialogové okno Upravit položky seznamu. Případně, pokud zadáte název formuláře do vlastnosti Formulář pro úpravu položek seznamu, aplikace Access spustí místo zobrazení dialogového okna tento formulář.

Poznámka : Příkaz Upravit položky seznamu je možné spustit z místní nabídky ovládacích prvků seznam nebo pole se seznamem, které jsou umístěny ve formulářích, a také z místní nabídky polí se seznamem umístěných v tabulkách a sadách výsledků dotazů. Formuláře musí být otevřeny v návrhovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení. Tabulky a sady výsledků dotazů musí být otevřeny v zobrazení datového listu.

Formulář pro úpravu položek seznamu

Karta Vyhledávání

Název formuláře pro zadávání dat

Pokud je v této vlastnosti tabulky zadán název formuláře pro zadávání dat, tento formulář se otevře, když uživatel spustí příkaz Upravit položky seznamu. V opačném případě se zobrazí dialogové okno Upravit položky seznamu.

Začátek stránky

Přímé přidávání záznamů do tabulky v zobrazení datového listu

Tabulka otevřená v zobrazení datového listu připomíná list aplikace Excel – do polí tabulky, která jsou ekvivalentem buněk listu, lze zadávat nebo kopírovat data.

Mějte přitom na paměti následující skutečnosti:

  • Data není třeba ukládat zvláštním příkazem nebo tlačítkem. Změny v poli se potvrdí, jakmile přesunete kurzor do jiného pole ve stejném řádku. Změny v řádku se uloží, jakmile přesunete kurzor do jiného řádku.

  • Pole v databázi aplikace Access jsou standardně nastavena tak, aby přijímala pouze určitý typ dat, například textová nebo číselná data. Do pole je nutné zadat stanovený typ dat, jinak se zobrazí chybová zpráva.

    Chybová zpráva Neplatná hodnota

  • U pole lze použít vstupní masku. Vstupní maska je skupina literálů a zástupných znaků, která vynutí zadávání dat v určitém formátu.

    Další informace o vstupních maskách naleznete v článku řízení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek.

  • S výjimkou přílohy a seznamy s více hodnotami můžete zadat pouze jeden záznam ve většině polí. Pokud si nejste jisti, jestli pole přijímá přílohy, můžete zkontrolovat, že vlastností pole. Tak proveďte následující postup v dialogovém okně Vlastnosti zobrazení pro pole tabulkydříve v tomto článku. Seznam s více hodnotami můžete určit vždy, protože aplikace Access zobrazí zaškrtněte políčko vedle položky seznamu.

Zadávání dat do tabulky

  1. V navigačním podokně poklepejte na požadovanou tabulku.

    Tabulka se při výchozím nastavení otevře v zobrazení datového listu – v mřížce, která připomíná list aplikace Excel.

  2. Umístěte fokus (například klepnutím) do prvního pole, které chcete použít, a zadejte požadovaná data.

  3. Chcete-li přejít do dalšího pole ve stejném řádku, stiskněte klávesu TAB, použijte klávesu se šipkami vlevo nebo vpravo nebo klepněte do buňky v následujícím poli.

    Stisknete-li klávesu TAB, aplikace Access na základě místního nastavení systému Windows určí, zda má kurzor přesunout doleva nebo doprava. Pokud je v počítači nastaven jazyk se směrem toku textu zleva doprava, přesune se kurzor při stisknutí klávesy TAB doprava. Je-li v počítači nastaven jazyk se směrem toku textu zprava doleva, přesune se kurzor doleva.

    Pro přechod do další buňky ve sloupci použijte klávesu s šipkou nahoru nebo dolů nebo klepněte na požadovanou buňku.

Použít formátování textu na data v poli dlouhý Text (Memo)

  1. V tabulce otevřete v zobrazení Datový list, vyberte pole, dlouhý Text. Pokud používáte aplikaci Access 2007 nebo 2010 aplikace Access, která by pole typu Memo.

    Obvykle obsahují pole dlouhý Text komentáře nebo poznámky, takže můžete vyhledávat pole s názvem "Komentáře" nebo "Poznámky." Pokud pořád nemůžete najít pole dlouhý Text, podívejte se na kroky v dialogovém okně Vlastnosti zobrazení pro pole tabulkydříve v tomto článku.

  2. Na kartě Domů ve skupině Písmo naformátujte text pomocí tlačítek a nabídek.

    Obrázek pásu karet v Accessu

    U textu v poli typu Memo můžete použít různá písma a jejich velikosti, zvolit tučné písmo nebo kurzívu, měnit barvy a tak dále.

Začátek stránky

Přidávání záznamů pomocí formuláře

Formuláře pro zadávání dat mohou umožňovat snadnější, rychlejší a přesnější zadávání dat. Formuláře se vytvářejí obvykle tehdy, když potřebujete zadávat data do více tabulek současně. Vytvářejí se také v případě, že chcete skrýt některá z polí tabulky, zjednodušit práci s databází (a tím i náklady na školení uživatelů) a zajistit, aby mohli uživatelé zadávat data přesněji.

Jak úpravy dat pomocí formuláře závisí na návrhu formuláře. Formuláře mohou obsahovat libovolný počet ovládacích prvků, jako jsou seznamy, textová pole, tlačítka a datových listech – mřížky, které vypadají podobně jako tabulky aplikace Excel. Zároveň každého ovládacího prvku ve formuláři načte data ze nebo zápisu dat polem tabulky. Co můžete dělat s daný ovládací prvek závisí na datový typ, které jste nastavili pro pole podkladové tabulky, všechny vlastnosti nastavení pro toto pole a případně na několik vlastností, které Návrhář databáze nastaví pro každý ovládací prvek. Další informace o tom, jak datovým typům a vlastnostem pole ovlivňují zadávání dat naleznete v částech Jak datové typy ovlivňují zadávání dat , a Jak vlastnosti pole tabulky ovlivňují zadávání dat, dříve v tomto článku.

V následujících částech je popsáno, jak pracovat s běžnými ovládacími prvky pro zadávání dat. Budete-li mít otázky ke konkrétní databázi, obraťte se na správce systému nebo návrháře databáze.

Přidávání a úpravy textu v textových polích

Při přidávání nebo úpravách textu v textovém poli, práci s daty v poli Text nebo dlouhý text (Memo) pole. Když budete pokračovat, pamatujte na to, že můžete nastavit dlouhý Text pole (nebo ovládací prvek vázaný na pole dlouhý Text) formát RTF, a pak můžete použít různá písma, velikosti, styly a barvy textu.

Úprava textu v textovém poli

  • Umístěte kurzor do textového pole a data změnit. Mějte na paměti, že se nejde počítat s čísly v Text nebo dlouhý Text (Memo) pole.

Plné formátování textu (RTF)

Poznámka : Podle následujících pokynů postupujte pouze v případě, že textové pole je vázaný na pole dlouhý Text (Memo). Následující postup v dialogovém okně Vlastnosti zobrazení pro pole tabulkydříve v tomto článku.

  1. Vyberte formulář otevřený v zobrazení formuláře nebo rozložení, nebo v tabulce otevřené v zobrazení Datový list vyberte pole, dlouhý Text (Memo).

  2. Na kartě Domů ve skupině Písmo naformátujte text pomocí tlačítek a nabídek.

    Obrázek pásu karet v Accessu

    V textu pole typu Memo můžete nastavovat různá písma a jejich velikosti, zvolit tučné písmo nebo kurzívu, měnit barvy a tak dále.

Zadávání dat pomocí seznamů

Seznamy lze používat ve formulářích a v tabulkách a sadách výsledků dotazů otevřených v zobrazení datového listu – v mřížce, která připomíná list aplikace Excel.

Ve formulářích lze pracovat s ovládacími prvky Pole se seznamem a Seznam. Na těchto obrázcích jsou znázorněny ovládací prvky Pole se seznamem a Seznam.

Prázdný seznam se šipkou

Základní ovládací prvek seznam ve formuláři

V tabulkách a v sadách výsledků dotazů se standardně používá pole se seznamem.

Seznamy navíc podporují více hodnot. Pokud se zobrazí seznam s zaškrtněte políčko vedle položky seznamu, můžete vybrat až 100 položek v seznamu. Seznamy s více hodnotami, které můžete vytvořit bez nutnosti programování můžete vyřešit běžné potíže business. Předpokládejme například, že používáte databázi Accessu ke sledování problémů zákaznické podpory. Pokud potřebujete víc lidem přiřadit problém, můžete seznam s více hodnotami. Tyto obrázky znázorňují typické seznamy s více hodnotami.

Otevřený rozevírací seznam se zaškrtávacími políčky   Seznam se zaškrtávacími políčky

V této verzi aplikace Access máte také možnost upravovat položky v seznamu. Pokud návrhář databáze tento příkaz povolí, mohou uživatelé přidávat, měnit a odebírat položky přímo v seznamu. Návrháři však mohou tento příkaz zakázat, nemusí proto být dostupný ve všech databázích.

Postupy v následujících částech popisují, jak používat a upravovat seznamy.

Výběr položek v rozevíracím seznamu

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu obsahující seznam.

    Poznámka : Formulář je třeba otevřít v zobrazení formuláře nebo v zobrazení rozložení. Tabulku nebo sadu výsledků dotazu je třeba otevřít v zobrazení datového listu.

  2. Klepněte na šipku dolů vedle seznamu a vyberte požadovanou položku.

  3. Potvrďte svou volbu tím, že přesunete kurzor do jiného pole.

Výběr položek v seznamu

  1. Otevřete formulář obsahující seznam.

  2. Vyhledejte a vyberte v seznamu požadovanou položku.

  3. Potvrďte svou volbu tím, že přesunete kurzor do jiného pole.

Výběr položek v rozevíracím seznamu se zaškrtávacími políčky

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu obsahující seznam.

    Poznámka : Rozevírací seznamy se zaškrtávacími políčky se vyskytují ve formulářích, tabulkách a sadách výsledků dotazů. Chcete-li je používat, otevřete formulář ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení; sadu výsledků dotazu otevřete v zobrazení datového listu.

  2. Klepněte na šipku dolů vedle seznamu.

  3. Zaškrtněte maximálně 100 políček a klepněte na tlačítko OK.

Výběr položek v seznamu se zaškrtávacími políčky

  1. Otevřete formulář obsahující seznam.

    Poznámka : Formulář je třeba otevřít ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení.

  2. Klepněte na šipku dolů vedle seznamu.

  3. Zaškrtněte maximálně 100 políček a klepněte na tlačítko OK.

Úpravy položek v seznamu

Poznámka : Upravovat lze jakýkoli typ seznamu ve formuláři, tabulce nebo sadě výsledků dotazu. Formulář je třeba otevřít ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení. Tabulku nebo sadu výsledků dotazu je třeba otevřít v zobrazení datového listu. Návrhář databáze nebo pracovník oddělení IT může tento příkaz zakázat – příkaz proto nemusí být vždy dostupný.

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu obsahující seznam.

  2. Pravým tlačítkem myši klepněte na seznam, který chcete upravit, a v místní nabídce klepněte na příkaz Upravit položky seznamu.

    Zobrazí se dialogové okno nebo formulář pro zadávání dat. Závisí to na druhu seznamu, který chcete upravit. V aplikaci Access se používají dva základní druhy seznamů – seznamy hodnot a vyhledávací seznamy. V seznamech hodnot se zobrazují položky, které byly zadány ručně. Ve vyhledávacích seznamech se data načítají z tabulek pomocí dotazů. Proveďte některou z následujících akcí:

    • Budete-li upravovat seznam hodnot, upravte data seznamu v dialogovém okně Upravit položky seznamu a potom klepněte na tlačítko OK.

    • Pokud budete upravovat vyhledávací seznam, zobrazí se formulář pro zadávání dat. Upravte data seznamu pomocí tohoto formuláře.

Začátek stránky

Úpravy položek ve vyhledávacím poli

Vyhledávací pole prezentuje seznam dat, ve kterém mohou uživatelé vybírat jednu nebo více položek. Vytvářet lze dva druhy vyhledávacích seznamů:

  • Seznamy hodnot:    Tyto seznamy obsahují pevně danou sadu hodnot, která se zadává ručně. Hodnoty jsou definovány ve vlastnosti Zdroj řádků vyhledávacího pole.

  • Vyhledávací seznamy:    U těchto seznamů se hodnoty načítají z jiné tabulky pomocí dotazu. Vlastnost Zdroj řádků pole neobsahuje pevně danou sadu hodnot, ale definici dotazu (nebo název tabulky či dotazu).

V aplikaci Access se data vyhledávacího pole zobrazují standardně v rozevíracím seznamu, návrhář však může zvolit ovládací prvek Seznam. Rozevírací seznam je třeba otevřít – po provedení výběru se rozevírací seznam opět zavře. Seznam zůstává stále otevřený.

Spusťte příkaz Upravit položky seznamu nebo upravíte data přímo ve vlastnosti Zdroj řádků nebo zdrojové tabulky. Informace o používání příkazu Upravit položky seznamu najdete v článku zadávání dat pomocí seznamudříve v tomto článku. Postup v této části popisují, jak k úpravám položek přímo ve vlastnosti Zdroj řádků nebo zdrojové tabulky. Tento proces spočívá v několika obecných krocích.

  • Nalezení vyhledávacího pole. Postup se mírně liší podle toho, zda budete pracovat s formulářem nebo s tabulkou.

  • Zjištění druhu vyhledávacího pole – zda se jedná o seznam hodnot nebo vyhledávací seznam. Pokud jde o vyhledávací seznam, je třeba zjistit, která zdrojová tabulka dodává data pro vyhledávací pole.

  • Úprava položek v seznamu hodnot.

    – nebo –

    Otevření zdrojové tabulky vyhledávacího seznamu a úprava dat v této tabulce.

Nalezení a úprava vyhledávacího pole ve formuláři

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na formulář a klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

    – nebo –

    Pokud je formulář již otevřený, můžete klepnout pravým tlačítkem myši na kartu formuláře a v místní nabídce klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

    – nebo –

    Na kartě Domů ve skupině Zobrazit klikněte na tlačítko Zobrazit k přepínání mezi dostupnými zobrazeními. Můžete také klikněte na šipku v části zobrazení a vyberte jednu dostupnými zobrazeními v nabídce.

    Obrázek pásu karet v Accessu

  2. Pravým tlačítkem myši klepněte na ovládací prvek seznam nebo pole se seznamem a pak klepněte na příkaz Vlastnosti.

  3. V okně vlastností klepněte na kartu Vše a vyhledejte vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků. Vlastnost Typ zdroje řádků by měla obsahovat položky Seznam hodnot nebo Tabulka či dotaz a vlastnost Zdroj řádků by měla obsahovat seznam položek oddělených středníky nebo definici dotazu (nebo název tabulky či dotazu). Zvětšete okno vlastností podle potřeby tak, abyste mohli přečíst seznam položek nebo definici dotazu.

    Seznamech hodnot se používá tato základní syntaxe: položka """;" Položka";" Položka ""

    V tomto případě je seznam tvořen jednotlivými položkami uzavřenými v uvozovkách a oddělenými středníky.

    Výběrový dotaz používá tato základní syntaxe: Vyberte [název tabulky nebo dotazu]. [ název_pole] FROM [název tabulky nebo dotazu].

    V tomto případě je definice dotazu tvořena dvěma klauzulemi (SELECT a FROM). První klauzule obsahuje odkaz na tabulku či dotaz a na pole v této tabulce či dotazu. Druhá klauzule obsahuje odkaz pouze na tabulku nebo dotaz. Tento základní princip je třeba si pamatovat: Klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky či dotazu, ale obsahuje název alespoň jednoho pole. Klauzule FROM však musí obsahovat odkaz na tabulku nebo dotaz. Zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz vyhledávacího pole lze tedy vždy zjistit z klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud je použit seznam hodnot, upravte položky seznamu. Každou položku uzavřete do uvozovek a jednotlivé položky oddělte středníkem.

    • Pokud definice dotazu ve vyhledávacím seznamu odkazuje na jiný dotaz, otevřete tento druhý dotaz pomocí navigačního podokna v návrhovém zobrazení (klepněte pravým tlačítkem myši na dotaz a potom klepněte na příkaz Návrhové zobrazení). Zapamatujte si název tabulky, který se zobrazí v horní části návrhového okna dotazu, a přejděte na další krok.

      – nebo –

      Pokud definice dotazu ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, zapamatujte si název této tabulky a přejděte na další krok.

  5. Poklepejte v navigačním podokně na zjištěnou tabulku. Tabulka se otevře v zobrazení datového listu. Upravte položky seznamu podle potřeby.

Nalezení a úprava vyhledávacího pole v tabulce

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku a klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky tabulky klepněte ve sloupci Datový typ do některého pole určujícího typ Text, Číslo nebo Ano/ne.

  3. V dolní části návrhové mřížky tabulky klepněte na kartu Vyhledávání a prohlédněte si vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků.

    U vyhledávacího pole musí být vlastnost Typ zdroje řádků nastavena na možnost Seznam hodnot nebo Tabulka či dotaz a vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat seznam hodnot nebo definici dotazu (nebo název tabulky či dotazu).

    Seznam hodnot pomocí následující syntaxe základní: položka """;" Položka";" Položka ""

    V tomto případě je seznam tvořen jednotlivými položkami uzavřenými v uvozovkách a oddělenými středníky.

    Obvykle výběrových dotazů pomocí následující syntaxe základní: Vyberte [název tabulky nebo dotazu]. [ název_pole] FROM [název tabulky nebo dotazu].

    V tomto případě je definice dotazu tvořena dvěma klauzulemi (SELECT a FROM). První klauzule obsahuje odkaz na tabulku či dotaz a na pole v této tabulce či dotazu. Druhá klauzule obsahuje odkaz pouze na tabulku nebo dotaz. Tento základní princip je třeba si pamatovat: Klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky či dotazu, ale obsahuje název alespoň jednoho pole. Klauzule FROM však musí obsahovat odkaz na tabulku nebo dotaz. Zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz vyhledávacího pole lze tedy vždy zjistit z klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud je použit seznam hodnot, upravte položky seznamu. Každou položku uzavřete do uvozovek a jednotlivé položky oddělte středníkem.

    • Pokud definice dotazu ve vyhledávacím poli odkazuje na jiný dotaz, otevřete tento druhý dotaz pomocí navigačního podokna v návrhovém zobrazení (klepněte pravým tlačítkem myši na dotaz a potom klepněte na příkaz Návrhové zobrazení). Zapamatujte si název tabulky, který se zobrazí v horní části návrhového okna dotazu, a přejděte na další krok.

      – nebo –

      Pokud definice dotazu ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, zapamatujte si název této tabulky a přejděte na další krok.

  5. Poklepejte v navigačním podokně na zjištěnou tabulku. Tabulka se otevře v zobrazení datového listu. Upravte položky seznamu podle potřeby.

Začátek stránky

Zadávání řetězců nulové délky

V aplikaci Access je možné rozlišovat mezi dvěma druhy prázdných hodnot – hodnotami Null a řetězci nulové délky. Hodnota Null může signalizovat, že daná hodnota není známa, zatímco řetězec nulové délky může indikovat, že dané pole obsahuje mezeru. Předpokládejme například, že máte tabulku s informacemi o zákaznících a tato tabulka obsahuje pole Číslo faxu. Pokud číslo faxu zákazníka neznáte, můžete ponechat toto pole prázdné. V tomto případě bude v tabulce uložena hodnota Null, což znamená, že tuto hodnotu neznáte. Jestliže později zjistíte, že tento zákazník žádný fax nemá, můžete do tohoto pole zadat řetězec nulové délky a dát tak najevo, že o této skutečnosti víte.

Poznámka : Myslete na to, že můžete nastavit vlastnost, která zabrání pole přijímá hodnoty null. Další informace o nastavení této vlastnosti najdete v článku Jak datové typy ovlivňují zadávání dat, dříve v tomto článku.

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu nebo formulář ve formulářovém zobrazení či v zobrazení pro procházení.

  2. Vyberte požadované pole a zadejte dvojici uvozovek, mezi kterými není mezera ("").

  3. Uložte provedené změny do databáze tím, že přesunete kurzor do jiného záznamu. Při výchozím nastavení uvozovky, které jste zadali, zmizí.

Začátek stránky

Přidávání záznamů importem nebo propojením dat

Můžete importovat nebo propojit data umístěná v různých zdrojů, včetně jiné databáze aplikace Access sešitů aplikace Excel, soubory ve formátu RTF a Wordovými dokumenty a seznamy na serverech Microsoft SharePoint Services.

Vysvětlení postupu importu a propojení z těchto zdrojů dat je nad rámec tohoto článku. Pomocí následujících odkazů můžete získat další informace o importu a propojení dat.

Začátek stránky

Možnosti zrychlení zadávání dat

V aplikaci Access jsou k dispozici různé možnosti, jak urychlit zadávání dat. Postupy v následujících částech popisují, jak ve formulářích nastavit výchozí hodnoty polí a seznamů a jak pomocí klávesové zkratky opakovaně zadávat stejné hodnoty pro účely řazení záznamů.

Nastavení výchozí hodnoty pole nebo ovládacího prvku

Pokud několik záznamů sdílí pro dané pole stejnou hodnotu, například název města nebo země či oblasti, lze ušetřit čas nastavením výchozí hodnoty u ovládacího prvku svázaného s tímto polem. Otevře-li uživatel formulář pro přidávání záznamů nebo vytvoří-li nový záznam, objeví se tato výchozí hodnota v příslušném ovládacím prvku.

Nastavení výchozí hodnoty ovládacího prvku

  1. Otevřete formulář v návrhovém zobrazení.

  2. Pravým tlačítkem myši klikněte na požadovaný ovládací prvek a poté klikněte na příkaz Vlastnosti.

  3. Na kartě Datové nastavte vlastnost Výchozí hodnota na požadovanou hodnotu.

  4. Chcete-li nastavit novou výchozí hodnotu, opakujte kroky 1 až 3.

Zadání jiné hodnoty

  • Textové pole: Zadejte nová data. Výchozí hodnotu lze kdykoli přepsat.

    – nebo –

  • Seznam: Vyberte novou hodnotu v seznamu.

Opakované zadávání stejných hodnot pro účely řazení

Při přechodu mezi záznamy, budete muset řazení každý záznam pomocí stejné hodnoty. Po výběru, můžete ušetřit čas pomocí klávesových zkratek opakovat, seřadit hodnoty. Například předpokládá se, že řadit seznam objednávek podle typu produktu. V prvním záznamu zadejte měkkých nápojů chcete kontakty setřídit objednávky, kde zákazníci zakoupili měkkých nápojů. Obsah přesouvaných další záznam, můžete zkopírovat a opakované použití tohoto seřadit hodnoty.

Poznámka : V tomto postupu se předpokládá, že jste otevřeli formulář ve formulářovém zobrazení.

  1. Přejděte do pole, do kterého chcete zkopírovat hodnotu z odpovídajícího pole předchozího záznamu.

  2. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+' (apostrof).

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×