Přidávání záznamů do databáze

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento článek vysvětluje, jak můžete zadávat data do databáze Microsoft Office Access 2007 a poskytuje informace potřebné k pochopení různých postupů zadávání dat. Článek vysvětluje, jak používat několik metod zadávání dat v Accessu.

V tomto článku

Základy přidávání záznamů

Přímé přidávání záznamů do tabulky v zobrazení datového listu

Přidávání záznamů pomocí formuláře

Úpravy položek ve vyhledávacím poli

Zadávání řetězců nulové délky

Přidávání záznamů pomocí funkce Shromažďování dat

Přidávání záznamů importem nebo propojením dat

Přidávání záznamů z jiné databáze pomocí přidávacího dotazu

Možnosti zrychlení zadávání dat

Základy přidávání záznamů

Chcete-li zadávat data do databáze aplikace Access přesně a rychle, je dobré nejprve rámcově porozumět tomu, jak databáze funguje. V následujících částech naleznete informace vysvětlující základní strukturu a principy návrhu, které jsou určující pro zadávání dat.

Jak návrh databáze ovlivňuje zadávání dat

Databáze aplikace Access není souborem ve stejném smyslu jako dokument aplikace Microsoft Office Word 2007 nebo prezentace aplikace Microsoft Office PowerPoint 2007. Je to kolekce objektů – tabulek, formulářů, sestav, dotazů a tak dále – které musí spolupracovat, aby databáze fungovala správně.

Tyto objekty musejí navíc splňovat určité principy návrhu, jinak by databáze fungovala špatně nebo vůbec ne. Tyto principy návrhu zase zpětně ovlivňují zadávání dat. Na tyto skutečnosti o objektech a návrhu databáze je třeba při práci s databází pamatovat.

  • Aplikace Access ukládá všechna data v tabulkách. Počet tabulek závisí na návrhu a složitosti databáze. Data je sice možné zobrazit ve formuláři, v sestavě nebo jako výsledky dotazu, uložena jsou však jen v tabulkách a ostatní objekty v databázi jsou vytvořeny na základě těchto tabulek.

  • Každá tabulka přijímá pouze jeden datový typ. Například tabulka informací o obchodních kontaktech by neměla obsahovat informace o výsledcích prodeje. Pokud by tomu tak bylo, stalo by se nalezení správných informací obtížným, ne-li nemožným úkolem.

  • Každé pole tabulky zpravidla přijímá pouze jeden datový typ. Nelze například ukládat poznámky do pole určeného pro uchování čísel. Pokusíte-li se do takového pole zadat text, zobrazí se chybová zpráva. Nejedná se však o striktní, rychlé pravidlo. Můžete například ukládat čísla (například poštovní směrovací čísla) do pole nastaveného na datový typ Text, s těmito daty však nelze provádět výpočty.

  • Až na určité výjimky přijímají pole záznamu pouze jednu hodnotu. Například do pole adresy nelze zadat více než jednu adresu. To je rozdíl oproti aplikaci Microsoft Office Excel 2007, která standardně umožňuje zadat do jedné buňky libovolný počet jmen, adres nebo obrázků (není-li tato buňka nastavena tak, aby přijímala jen některé typy dat).

    Je však možné zadat seznam oddělený oddělovacími znaménky pro datový typ Text nebo Memo. Aplikace Office Access 2007 navíc nabízí novou funkci - takzvaná vícehodnotová pole. Pomocí vícehodnotových polí je možné k jednomu záznamu připojit více dat a vytvářet seznamy, které dovolují výběr více hodnot. K záznamu v databázi můžete například připojit snímky prezentace aplikace Microsoft Office PowerPoint 2007 nebo libovolný počet obrázků. Lze také vytvořit seznam jmen a vybrat potřebný počet jmen. Vícehodnotová pole zdánlivě porušují principy návrhu databáze, protože v každém poli tabulky lze uložit více než jednu hodnotu, ale ve skutečnosti tomu tak není, protože data se na pozadí ukládají do zvláštních skrytých tabulek.

  • V dřívějších verzích aplikace Access bylo nutné před zadáváním dat navrhnout a vytvořit nejméně jednu tabulku. Bylo třeba se rozhodnout, která pole do tabulky přidáte a nastavit typy dat pro každé z polí. V aplikaci Office Access 2007 je nyní možné otevřít prázdnou tabulku a začít zadávat data. Aplikace Access odvodí datový typ pro pole na základě zadaných hodnot.

Další informace

Informace v této části zasahují do oblastí návrhu databází a tabulek a nové funkce nazývané vícehodnotová pole.

Pomocí následujících odkazů můžete přejít k článkům, které obsahují podrobnější informace.

  • Základy návrhu databáze

    V tomto článku jsou vysvětleny základní koncepce, například plánování databáze, návrh dat a normalizace – což je postup rozdělení dat do vzájemně souvisejících tabulek a vyloučení nadbytečnosti (redundance) dat.

  • Vytváření tabulek v databázi

    Tento článek popisuje vytváření tabulek, přidávání primárních klíčů (polí, která jednoznačně identifikují jednotlivé řádky neboli záznamy v tabulce) a nastavení datových typů a vlastností tabulek.

  • Připojení souborů a obrázků k záznamům v databázi

    V tomto článku je popsáno, jak připojovat jednotlivá data k poli typu Příloha.

  • Použití seznamu, který umožňuje uložení více hodnot

    Tento článek vysvětluje, jak používat seznamy zaškrtávacích políček a rozevírací seznamy zaškrtávacích políček k ukládání více hodnot.


Jak datové typy ovlivňují zadávání dat

Při navrhování databázové tabulky je třeba u každého pole tabulky vybrat datový typ. Dosáhne se tak mnohem přesnějšího zadávání dat. Předpokládejme například, že otevřete prázdnou tabulku a zadáte řadu údajů o prodeji. Aplikace Access na základě toho pro toto pole odvodí datový typ Číslo. Pokusí-li se uživatel zadat do tohoto pole text, zobrazí aplikace Access chybovou zprávu a neumožní uživateli změněný záznam uložit – to přispívá k ochraně dat.

Zobrazit postup zobrazení datových typů

V navigačním podokně proveďte jeden z následujících kroků:

  • Poklepejte na tabulku, kterou chcete procházet a na kartě Datový list se ve skupině Datové typy a formátování podívejte na hodnotu v seznamu Datový typ. Při přecházení kurzorem po jednotlivých polích v tabulce se hodnota odpovídajícím způsobem mění. Tento obrázek znázorňuje seznam:

    Seznam Datový typ

  • Klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete prozkoumat, a klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

    Tabulka se otevře v návrhové mřížce. V horní části mřížky se zobrazí názvy a datové typy jednotlivých polí tabulky. Na tomto obrázku je zobrazena typická tabulka v návrhové mřížce.

    Pole v návrhovém zobrazení

Nastavením datového typu u každého pole tabulky vznikne první úroveň kontroly nad tím, co uživatel může a nemůže do pole zadat. V některých případech může datový typ úplně zabránit zadání jakýchkoli informací. V některých případech, například při práci s polem Poznámka, můžete zadat libovolná data. V jiných případech, například při práci v poli Automatické číslování vám nastavení datového typu pro pole zabrání zadat jakékoli informace. V následující tabulce jsou uvedeny datové typy, které aplikace Office Access 2007 nabízí, a popis toho, jak tyto typy ovlivňují zadávání dat.

Datový typ

Vliv na zadávání dat

Text

Textová pole přijímají textové nebo číselné znaky, neumožňují však provádět s čísly výpočty. Do textového pole lze zadat menší počet znaků než do pole typu Memo – od 0 do 255 znaků. V některých případech je možné u dat v poli Text provést výpočty pomocí funkcí pro převod.

Memo

Do pole tohoto typu lze zadat velké množství textových a číselných dat. S čísly uloženými v těchto polích však nelze provádět výpočty. Pokud návrhář databáze nastaví u tohoto typu pole, aby podporovalo formát RTF, může uživatel používat formátování obvyklé u aplikací pro zpracování textu, jako je aplikace Word. U textu lze například nastavovat různé druhy a velikosti písma, zvolit tučný text nebo kurzívu a podobně. K datům lze rovněž přidávat značky jazyka HTML.

Pole typu Memo navíc obsahují novou vlastnost nazvanou Pouze přidat. Pokud tuto vlastnost povolíte, můžete do pole typu Memo přidat nová data, ale nemůžete měnit data stávající. Tato funkce je určena pro aplikace, jako jsou databáze pro sledování problémů, kde může být nutné vést trvalý záznam, který zůstává beze změny. Pokud umístíte kurzor do pole typu Memo, u něhož je povolena vlastnost Pouze přidat, text v tomto poli ve výchozím nastavení zmizí. U textu nelze použít žádné formátování ani jiné změny.

Další informace o použití formátu RTF v polích typu Memo naleznete v článku Formátování dat v řádcích a sloupcích.

Stejně jako u polí typu Text můžete funkci převodu použít i u dat v poli typu Memo.

Číslo

Do tohoto typu pole lze zadávat pouze čísla. S hodnotami uloženými v těchto polích lze provádět výpočty.

Datum a čas

Do tohoto typu pole lze zadávat pouze hodnoty kalendářního data a času. Podle toho, jak návrhář databáze pole tohoto typu nastaví, mohou vzniknout tyto situace:

  • Pokud návrhář databáze nastaví pro pole vstupní masku (řada literálních a zástupných znaků, která se zobrazí, když uživatel pole vybere), je nutné zadat data ve formátu této masky. Pokud se například zobrazí maska DD. MMM. RRRR, je třeba zadat datum ve tvaru 11. říj. 2006. Nelze zadat název měsíce nebo dvouciferný letopočet.

  • Pokud návrhář nevytvoří vstupní masku, která určuje, jak zadávat datum a čas, může uživatel zadat hodnotu v libovolném platném formátu data a času. Může například zadat 11. 10. 2006, 11. X. 2006, 11. říj. 2006, 11. říjen 2006 a tak dál.

  • Návrhář databáze může u pole nastavit formát zobrazení. Uživatel pak může v případě, že není k dispozici vstupní maska, zadat hodnotu ve formátu podle vstupní masky, datum se však zobrazí v souladu s nastaveným formátem zobrazení. Může například zadat 11. 10. 2006, ale formát zobrazení může být nastaven tak, že se hodnota zobrazí jako 11. října 2006.

    Další informace o vstupních maskách naleznete v článku Formátování dat v řádcích a sloupcích.

Měna

Do tohoto typu pole lze zadávat pouze hodnoty měny. Není třeba ručně zadávat symbol měny. Aplikace Access zobrazí ve výchozím nastavení symbol měny (Kč, €, $, L a tak dál) nastavený v místním nastavení systému Windows.

Automatické číslo

V poli tohoto typu nelze nikdy zadávat ani měnit data. Při přidání nového záznamu do tabulky se hodnota v tomto poli automaticky zvětší.

Ano/ne

Po klepnutí do pole, které je nastavené na tento datový typ, se zobrazí zaškrtávací políčko nebo rozevírací seznam, v závislosti na tom, jakým způsobem je pole formátované. Podle nastavení formátu pole můžete vybírat v seznamu z možností Ano a Ne, Pravda a Nepravda, Zapnuto a Vypnuto. Přímo ve formuláři nebo v tabulce nelze hodnoty do seznamu vkládat ani je měnit.

Objekt OLE

Tento typ pole použijte, chcete-li zobrazit data ze souboru vytvořeného v jiné aplikaci. V poli typu Objekt OLE lze například zobrazit textový soubor, graf aplikace Excel nebo balíček snímků aplikace PowerPoint.

Rychlejší, snadnější a pružnější možnost zobrazení dat vytvořených v jiných aplikacích nabízí pole typu Příloha. Další informace naleznete v této tabulce u datového typu Příloha.

Hypertextový odkaz

Zadejte údaje do tohoto typu pole a přístup z nich webové adresy. Například, jestliže zadáte hodnotu do pole, Access ohraničuje zvýraznění textu http://www. your_text.com. Pokud chcete zadat platnou webovou adresu, bude odkaz fungovat. V opačném odkaz bude mít za následek chybovou zprávu. Úprava existující hypertextové odkazy, může být obtížné, protože klepnutím na pole hypertextového odkazu pomocí myši spustí prohlížeč a přejdete na web zadané v poli odkaz. Pole hypertextový odkaz upravit, vyberte sousedící pole, přesunutí fokusu na pole hypertextového odkazu pomocí klávesy TAB nebo ŠIPKA a stiskněte klávesu F2 povolte úpravy.

Příloha

K tomuto typu pole lze připojit data z jiných aplikací, ale nelze do něj psát nebo jinak zadávat textové nebo číselné údaje.

Informace o použití polí typu Příloha naleznete v článku Připojení souborů a obrázků k záznamům v databázi.

Průvodce vyhledáváním

Průvodce vyhledáváním není datového typu. Místo toho slouží k vytvoření dvou typů rozevíracího seznamu: seznamy hodnot a vyhledávací pole. Seznam hodnot využívá oddělený seznam položek, které při použití Průvodce vyhledáváním zadáte ručně. Tyto hodnoty mohou být nezávislé na jakýchkoli jiných datech nebo objektech v databázi.

Vyhledávací pole naproti tomu používá k načtení dat z jedné nebo více jiných tabulek v databázi nebo z jiného umístění, jako je například server se spuštěnou službou Windows SharePoint Services 3.0, dotaz. Ve vyhledávacím poli se pak tato data zobrazují jako rozevírací seznam. Průvodce vyhledáváním ve výchozím nastavení nastaví pole tabulky na datový typ Číslo.

S vyhledávacími poli lze pracovat přímo v tabulkách, ale také ve formulářích a sestavách. Hodnoty vyhledávacího pole se standardně zobrazují jako ovládací prvek, který se nazývá pole se seznamem – je to seznam se šipkou (po klepnutí na šipku se seznam rozbalí): Prázdný seznam se šipkou . Pokud návrhář databáze nastaví vhodným způsobem vlastnosti vyhledávacího pole a pole se seznamem, může uživatel upravovat položky v seznamu a přidávat do seznamu nové položky. Návrhář musí vypnout vlastnost vyhledávacího pole, která se nazývá Omezit na seznam.

Nemůže-li uživatel upravit hodnoty ve vyhledávacím poli přímo, musí přidat nebo změnit data v předdefinovaném seznamu hodnot nebo v tabulce, která slouží jako zdroj pro vyhledávací pole. Informace o tom, jak postupovat, naleznete dále v tomto článku v části Úpravy položek ve vyhledávacím poli.

Při vytvoření vyhledávacího pole je možné pole nastavit tak, aby podporovalo více hodnot. Ve výsledném seznamu se pak u každé položky zobrazí zaškrtávací políčko a uživatel může zaškrtnout tolik položek, kolik je třeba. Tento obrázek znázorňuje typický seznam nabízející výběr více hodnot.

Seznam se zaškrtávacími políčky

Informace o vytváření vícehodnotových vyhledávacích polí a použití výsledných seznamů uvádějí články Použití seznamu, který umožňuje uložení více hodnot a Příručka k vícehodnotovým polím.

Jak vlastnosti polí tabulky ovlivňují zadávání dat

Principy návrhu tedy ovlivňují strukturu databáze a datové typy určují, co může uživatel do jednotlivých polí zadat. Na zadávání dat do databáze aplikace Access mají však také vliv některé vlastnosti polí.

Zobrazení vlastností pole tabulky

Aplikace Access nyní nabízí dva způsoby prohlížení vlastností pole tabulky. Můžete použít ovládací prvky na kartě Datový list nebo tabulku otevřít v zobrazení Návrh. Následující postupy vysvětlují použití obou způsobů.

Zobrazení vlastností tabulky na kartě Datový list

  1. V navigačním podokně poklepejte na požadovanou tabulku.

  2. Klepněte na kartu Datový list a pomocí ovládacích prvků ve skupině Datový typ a formátování zobrazte vlastnosti jednotlivých polí tabulek.

Zobrazení vlastností tabulky v zobrazení Návrh

  1. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši tabulku a klikněte na Návrhové zobrazení Obrázek tlačítka v místní nabídce.

    Tabulka se otevře v návrhové mřížce.

  2. V dolní části mřížky klepněte na kartu Obecné (není-li již vybrána).

    – nebo –

    Chcete-li zobrazit vlastnosti specifické pro vyhledávací pole, klepněte na kartu Vyhledávání.

    Vyhledávací pole je pole tabulky, které získává hodnoty z jedné nebo více tabulek databáze pomocí dotazu. Tyto hodnoty jsou ve výchozím nastavení nabídnuty uživateli v podobě seznamu. Podle toho, jak návrhář databáze vyhledávací pole nastaví, může uživatel v tomto seznamu vybrat buď jen jednu položku, nebo více položek.

V následující tabulce jsou uvedeny vlastnosti, které mají na zadávání dat největší vliv. Je v ní také vysvětleno, jak jednotlivé vlastnosti ovlivňují zadávání dat.

Vlastnost

Umístění v návrhové mřížce tabulky

Možné hodnoty

Chování při zadávání dat

Velikost pole

Karta Obecné

0-255

Omezení počtu znaků platí pouze pro pole typu Text. Pokud se uživatel pokusí zadat více znaků, než je nastaveno v této vlastnosti, budou nadbytečné znaky odříznuty.

Je nutno zadat

Karta Obecné

Ano / Ne

Pokud je tato vlastnost zapnuta, musí uživatel zadat do pole hodnotu. Dokud pole nevyplní, nemůže nová data uložit. Je-li tato vlastnost vypnuta, bude pole přijímat hodnotu Null – může tedy zůstat nevyplněné.

Poznámka : Hodnota Null není totéž jako nulová hodnota. Nula je číslo, hodnota Null představuje chybějící, nedefinovanou nebo neznámou hodnotu.

Povolit nulovou délku

Karta Obecné

Ano / Ne

Pokud je tato vlastnost zapnuta, může uživatel zadat do pole řetězec nulové délky – řetězec, který neobsahuje žádné znaky. Provede to tak, že zadá do pole dvojici uvozovek ("").

Indexovat

Karta Obecné

Ano / Ne

Indexováním pole tabulky lze uživateli zabránit, aby zadal duplicitní hodnoty. Index můžete také vytvořit z více než jednoho pole. Pokud tak učiníte, můžete duplikovat hodnoty v jednom z polí, ale ne v obou.

Vstupní maska

Karta Obecné

Předdefinovaná nebo vlastní sada literálů a zástupných znaků

Vstupní maska nutí uživatele zadat datum v předdefinovaném formátu. Maska se zobrazí, když uživatel vybere pole v tabulce nebo ovládací prvek ve formuláři. Klepne-li na pole typu Datum, zobrazí se například tyto znaky: DD. MMM. RRRR. To je vstupní maska. Uživatel musí zadat měsíc jako třípísmenovou zkratku (například říj) a rok pomocí čtyř číslic – například 15. říj. 2006.

Poznámka : Vstupní maska ovlivňuje pouze zadávání dat, nikoli uložení a zobrazení dat.

Další informace o vytváření a používání vstupních masek naleznete v článku Formátování dat v řádcích a sloupcích. Další informace o tom, jak aplikace Access ukládá a zobrazuje hodnoty typu Datum a čas, naleznete v článku Zadávání hodnot typu datum a čas.

Omezit na seznam

Karta Vyhledávání

Ano/Ne

Tato vlastnost povoluje nebo zakazuje provádění změn položek seznamu přímo ve vyhledávacím poli. Noví uživatelé aplikace Access se někdy snaží ručně změnit položky ve vyhledávacím poli. Pokud je tato vlastnost nastavena na hodnotu Ano, aplikace Access zabrání uživatelům měnit položky v poli. Potřebujete-li změnit položky v seznamu, musíte otevřít seznam (chcete-li upravit seznam hodnot) nebo tabulku obsahující zdrojová data seznamu (chcete-li upravit vyhledávací pole) a změnit hodnoty v této tabulce. Další informace o používání vyhledávacích polí naleznete dále v tomto článku v části Úpravy položek ve vyhledávacím poli.

Povolit úpravy seznamu hodnot

Karta Vyhledávání

Ano / Ne

Tato vlastnost povoluje nebo zakazuje příkaz Upravit položky seznamu pro seznamy hodnot, ale ne pro vyhledávací pole. Chcete-li tento příkaz pro vyhledávací pole povolit, zadejte u vlastnosti Formulář pro úpravu položek seznamu platný název formuláře. Příkaz Povolit úpravy seznamu hodnot´se zobrazí v místní nabídce, která se otevře klepnutím pravým tlačítkem myši na ovládací prvek seznam nebo pole se seznamem. Pokud příkaz spustíte, otevře se dialogové okno Upravit položky seznamu. Případně, pokud zadáte název formuláře do vlastnosti Formulář pro úpravu položek seznamu, aplikace Access spustí místo zobrazení dialogového okna tento formulář.

Poznámka : Příkaz Upravit položky seznamu je možné spustit z místní nabídky ovládacích prvků seznam nebo pole se seznamem, které jsou umístěny ve formulářích, a také z místní nabídky polí se seznamem umístěných v tabulkách a sadách výsledků dotazů. Formuláře musí být otevřeny v návrhovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení. Tabulky a sady výsledků dotazů musí být otevřeny v zobrazení datového listu.

Formulář pro úpravu položek seznamu

Karta Vyhledávání

Název formuláře pro zadávání dat

Pokud je v této vlastnosti tabulky zadán název formuláře pro zadávání dat, tento formulář se otevře, když uživatel spustí příkaz Upravit položky seznamu. V opačném případě se zobrazí dialogové okno Upravit položky seznamu.

Začátek stránky

Přímé přidávání záznamů do tabulky v zobrazení datového listu

Tabulka otevřená v zobrazení datového listu připomíná list aplikace Excel – do polí tabulky, která jsou ekvivalentem buněk listu, lze zadávat nebo kopírovat data.

Mějte přitom na paměti následující skutečnosti:

  • Data není třeba ukládat zvláštním příkazem nebo tlačítkem. Změny v poli se potvrdí, jakmile přesunete kurzor do jiného pole ve stejném řádku. Změny v řádku se uloží, jakmile přesunete kurzor do jiného řádku.

  • Pole v databázi aplikace Access jsou standardně nastavena tak, aby přijímala pouze určitý typ dat, například textová nebo číselná data. Do pole je nutné zadat stanovený typ dat, jinak se zobrazí chybová zpráva.

    Chybová zpráva Neplatná hodnota

  • U pole lze použít vstupní masku. Vstupní maska je skupina literálů a zástupných znaků, která vynutí zadávání dat v určitém formátu.

    Další informace o vstupních maskách naleznete v článku Formátování dat v řádcích a sloupcích.

  • S výjimkou příloh a vícehodnotových seznamů lze do většiny polí zadat pouze jeden záznam. Pokud nevíte, zda pole přijímá přílohy, můžete zkontrolovat jeho vlastnosti. To provedete podle kroků v části Zobrazení vlastností pole tabulky dříve v tomto článku. Vícehodnotový seznam lze vždy snadno rozpoznat, protože u každé položky seznamu je zobrazeno zaškrtávací políčko.

Zadávání dat do tabulky

  1. V navigačním podokně poklepejte na požadovanou tabulku.

    Tabulka se při výchozím nastavení otevře v zobrazení datového listu – v mřížce, která připomíná list aplikace Excel.

  2. Umístěte fokus (například klepnutím) do prvního pole, které chcete použít, a zadejte požadovaná data.

  3. Chcete-li přejít do dalšího pole ve stejném řádku, stiskněte klávesu TAB, použijte klávesu se šipkami vlevo nebo vpravo nebo klepněte do buňky v následujícím poli.

    Stisknete-li klávesu TAB, aplikace Access na základě místního nastavení systému Windows určí, zda má kurzor přesunout doleva nebo doprava. Pokud je v počítači nastaven jazyk se směrem toku textu zleva doprava, přesune se kurzor při stisknutí klávesy TAB doprava. Je-li v počítači nastaven jazyk se směrem toku textu zprava doleva, přesune se kurzor doleva.

    Pro přechod do další buňky ve sloupci použijte klávesu s šipkou nahoru nebo dolů nebo klepněte na požadovanou buňku.

Použití formátu RTF v poli typu Memo

  1. V tabulce otevřené v zobrazení datového listu přejděte do pole typu Memo.

    Pole typu Memo obsahují komentáře nebo poznámky. Hledejte proto pole nazvané například Komentáře nebo Poznámky. Nemůžete-li pole typu Memo najít, přečtěte si postup uvedený dříve v tomto článku pod odkazem Zobrazení vlastností pole tabulky.

  2. Na kartě Domů ve skupině Písmo naformátujte text pomocí tlačítek a nabídek.

    Pás karet aplikace Access

    U textu v poli typu Memo můžete použít různá písma a jejich velikosti, zvolit tučné písmo nebo kurzívu, měnit barvy a tak dále.

Začátek stránky

Přidávání záznamů pomocí formuláře

Formuláře pro zadávání dat mohou umožňovat snadnější, rychlejší a přesnější zadávání dat. Formuláře se vytvářejí obvykle tehdy, když potřebujete zadávat data do více tabulek současně. Vytvářejí se také v případě, že chcete skrýt některá z polí tabulky, zjednodušit práci s databází (a tím i náklady na školení uživatelů) a zajistit, aby mohli uživatelé zadávat data přesněji.

Způsob práce s formulářem při úpravách dat závisí na tom, jak je formulář navržen. Formuláře mohou obsahovat mnoho ovládacích prvků, jako jsou seznamy, textová pole, tlačítka a datové listy – mřížky, které vypadají jako listy aplikace Excel. Tyto ovládací prvky mohou číst data z polí podkladových tabulek nebo je do nich zapisovat. Operace, které může uživatel s daným ovládacím prvkem provádět, závisejí na nastaveném datovém typu pole podkladové tabulky, na vlastnostech tohoto pole a také na různých vlastnostech, které návrhář databáze nastavil u jednotlivých ovládacích prvků. Další informace o tom, jak datové typy a vlastnosti polí ovlivňují zadávání dat, naleznete v předchozích částech tohoto článku Jak datové typy ovlivňují zadávání dat a Jak vlastnosti polí tabulky ovlivňují zadávání dat.

V následujících částech je popsáno, jak pracovat s běžnými ovládacími prvky pro zadávání dat. Budete-li mít otázky ke konkrétní databázi, obraťte se na správce systému nebo návrháře databáze.

Přidávání a úpravy textu v textových polích

Při přidávání nebo úpravách textu v textovém poli pracujete s daty v poli Text nebo Memo. Při dalším postupu mějte na paměti, že pole Memo (nebo ovládací prvek s ním svázaný) můžete nastavit tak, aby podporovalo formát RTF, a následně můžete u textu použít jiná písma, velikosti, styly a barvy.

Úprava textu v textovém poli

  • Umístěte kurzor do textového pole a změňte data. S čísly v polích typu Text a Memo nelze provádět výpočty.

Plné formátování textu (RTF)

Poznámka : Takto lze postupovat pouze v případě, že je textové pole svázáno s polem typu Memo. Přečtěte si postup uvedený dříve v tomto článku pod odkazem Zobrazení vlastností pole tabulky.

  1. Ve formuláři otevřeném ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení rozložení (nebo v tabulce otevřené v zobrazení datového listu) přejděte do pole typu Memo.

  2. Na kartě Domů ve skupině Písmo naformátujte text pomocí tlačítek a nabídek.

    Pás karet aplikace Access

    V textu pole typu Memo můžete nastavovat různá písma a jejich velikosti, zvolit tučné písmo nebo kurzívu, měnit barvy a tak dále.

Zadávání dat pomocí seznamů

Seznamy lze používat ve formulářích a v tabulkách a sadách výsledků dotazů otevřených v zobrazení datového listu – v mřížce, která připomíná list aplikace Excel.

Ve formulářích lze pracovat s ovládacími prvky Pole se seznamem a Seznam. Na těchto obrázcích jsou znázorněny ovládací prvky Pole se seznamem a Seznam.

Prázdný seznam se šipkou

Základní ovládací prvek seznam ve formuláři

V tabulkách a v sadách výsledků dotazů se standardně používá pole se seznamem.

Seznamy mohou podporovat výběr více hodnot. Pokud je v seznamu u jednotlivých položek zobrazeno zaškrtávací políčko, je možné v tomto seznamu vybrat až 100 položek. Vícehodnotové seznamy, které můžete vytvářet bez programování, jsou novou funkcí aplikace Office Access 2007, která řeší situaci, jež se často vyskytuje při podnikání. Dejme tomu, že používáte databázi aplikace Access ke sledování problémů podpory zákazníků. Potřebujete-li přidělit pro řešení jednoho problému více pracovníků, můžete použít vícehodnotový seznam. V dřívějších verzích aplikace Access byly k tomuto účelu nutné důkladnější znalosti programování. Tyto obrázky znázorňují typické vícehodnotové seznamy.

Otevřený rozevírací seznam se zaškrtávacími políčky   Seznam se zaškrtávacími políčky

V této verzi aplikace Access máte také možnost upravovat položky v seznamu. Pokud návrhář databáze tento příkaz povolí, mohou uživatelé přidávat, měnit a odebírat položky přímo v seznamu. Návrháři však mohou tento příkaz zakázat, nemusí proto být dostupný ve všech databázích.

Postupy v následujících částech popisují, jak používat a upravovat seznamy.

Výběr položek v rozevíracím seznamu

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu obsahující seznam.

    Poznámka : Formulář je třeba otevřít v zobrazení formuláře nebo v zobrazení rozložení. Tabulku nebo sadu výsledků dotazu je třeba otevřít v zobrazení datového listu.

  2. Klepněte na šipku dolů vedle seznamu a vyberte požadovanou položku.

  3. Potvrďte svou volbu tím, že přesunete kurzor do jiného pole.

Výběr položek v seznamu

  1. Otevřete formulář obsahující seznam.

  2. Vyhledejte a vyberte v seznamu požadovanou položku.

  3. Potvrďte svou volbu tím, že přesunete kurzor do jiného pole.

Výběr položek v rozevíracím seznamu se zaškrtávacími políčky

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu obsahující seznam.

    Poznámka : Rozevírací seznamy se zaškrtávacími políčky se vyskytují ve formulářích, tabulkách a sadách výsledků dotazů. Chcete-li je používat, otevřete formulář ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení; sadu výsledků dotazu otevřete v zobrazení datového listu.

  2. Klepněte na šipku dolů vedle seznamu.

  3. Zaškrtněte maximálně 100 políček a klepněte na tlačítko OK.

Výběr položek v seznamu se zaškrtávacími políčky

  1. Otevřete formulář obsahující seznam.

    Poznámka : Formulář je třeba otevřít ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení.

  2. Klepněte na šipku dolů vedle seznamu.

  3. Zaškrtněte maximálně 100 políček a klepněte na tlačítko OK.

Úpravy položek v seznamu

Poznámka : Upravovat lze jakýkoli typ seznamu ve formuláři, tabulce nebo sadě výsledků dotazu. Formulář je třeba otevřít ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení. Tabulku nebo sadu výsledků dotazu je třeba otevřít v zobrazení datového listu. Návrhář databáze nebo pracovník oddělení IT může tento příkaz zakázat – příkaz proto nemusí být vždy dostupný.

  1. Otevřete formulář, tabulku nebo sadu výsledků dotazu obsahující seznam.

  2. Pravým tlačítkem myši klepněte na seznam, který chcete upravit, a v místní nabídce klepněte na příkaz Upravit položky seznamu.

    Zobrazí se dialogové okno nebo formulář pro zadávání dat. Závisí to na druhu seznamu, který chcete upravit. V aplikaci Access se používají dva základní druhy seznamů – seznamy hodnot a vyhledávací seznamy. V seznamech hodnot se zobrazují položky, které byly zadány ručně. Ve vyhledávacích seznamech se data načítají z tabulek pomocí dotazů. Proveďte některou z následujících akcí:

    • Budete-li upravovat seznam hodnot, upravte data seznamu v dialogovém okně Upravit položky seznamu a potom klepněte na tlačítko OK.

    • Pokud budete upravovat vyhledávací seznam, zobrazí se formulář pro zadávání dat. Upravte data seznamu pomocí tohoto formuláře.

Začátek stránky

Úpravy položek ve vyhledávacím poli

Vyhledávací pole prezentuje seznam dat, ve kterém mohou uživatelé vybírat jednu nebo více položek. Vytvářet lze dva druhy vyhledávacích seznamů:

  • Seznamy hodnot:    Tyto seznamy obsahují pevně danou sadu hodnot, která se zadává ručně. Hodnoty jsou definovány ve vlastnosti Zdroj řádků vyhledávacího pole.

  • Vyhledávací seznamy:    U těchto seznamů se hodnoty načítají z jiné tabulky pomocí dotazu. Vlastnost Zdroj řádků pole neobsahuje pevně danou sadu hodnot, ale definici dotazu (nebo název tabulky či dotazu).

V aplikaci Access se data vyhledávacího pole zobrazují standardně v rozevíracím seznamu, návrhář však může zvolit ovládací prvek Seznam. Rozevírací seznam je třeba otevřít – po provedení výběru se rozevírací seznam opět zavře. Seznam zůstává stále otevřený.

Pokud uživatel v minulých verzích aplikace Access potřeboval upravit položky ve vyhledávacím poli, musel postupovat takto: Nejprve zjistil, která tabulka vyhledávací pole obsahuje. Jestliže byl v poli použit seznam hodnot, upravil uživatel položky ve vlastnosti Zdroj řádků tohoto pole. Jestliže byl v poli použit k načítání hodnot dotaz, vyhledal uživatel tabulku použitou v dotazu a upravil data přímo v této zdrojové tabulce. V aplikaci Office Access 2007 je možné spustit příkaz Upravit položky seznamu anebo upravit data přímo ve vlastnosti Zdroj řádků nebo ve zdrojové tabulce. Informace o použití příkazu Upravit položky seznamu naleznete v dřívější části tohoto tématu nazvané Zadávání dat pomocí seznamů. V této části uvedeme postupy, jak upravovat položky přímo ve vlastnosti Zdroj řádků nebo ve zdrojové tabulce. Každý postup se ve skutečnosti skládá ze tří obecnějších kroků:

  • Nalezení vyhledávacího pole. Postup se mírně liší podle toho, zda budete pracovat s formulářem nebo s tabulkou.

  • Zjištění druhu vyhledávacího pole – zda se jedná o seznam hodnot nebo vyhledávací seznam. Pokud jde o vyhledávací seznam, je třeba zjistit, která zdrojová tabulka dodává data pro vyhledávací pole.

  • Úprava položek v seznamu hodnot.

    – nebo –

    Otevření zdrojové tabulky vyhledávacího seznamu a úprava dat v této tabulce.

Nalezení a úprava vyhledávacího pole ve formuláři

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na formulář a klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

    – nebo –

    Pokud je formulář již otevřený, můžete klepnout pravým tlačítkem myši na kartu formuláře a v místní nabídce klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

    – nebo –

    Na kartě Domů ve skupině Zobrazit klikněte na tlačítko Zobrazit k přepínání mezi dostupnými zobrazeními. Můžete také klikněte na šipku v části zobrazení a vyberte jednu dostupnými zobrazeními v nabídce.

    Obrázek pásu karet

  2. Pravým tlačítkem myši klepněte na ovládací prvek seznam nebo pole se seznamem a pak klepněte na příkaz Vlastnosti.

  3. V okně vlastností klepněte na kartu Vše a vyhledejte vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků. Vlastnost Typ zdroje řádků by měla obsahovat položky Seznam hodnot nebo Tabulka či dotaz a vlastnost Zdroj řádků by měla obsahovat seznam položek oddělených středníky nebo definici dotazu (nebo název tabulky či dotazu). Zvětšete okno vlastností podle potřeby tak, abyste mohli přečíst seznam položek nebo definici dotazu.

    Seznamech hodnot se používá tato základní syntaxe: položka """;" Položka";" Položka ""

    V tomto případě je seznam tvořen jednotlivými položkami uzavřenými v uvozovkách a oddělenými středníky.

    Výběrový dotaz používá tato základní syntaxe: Vyberte [název tabulky nebo dotazu]. [ název_pole] FROM [název tabulky nebo dotazu].

    V tomto případě je definice dotazu tvořena dvěma klauzulemi (SELECT a FROM). První klauzule obsahuje odkaz na tabulku či dotaz a na pole v této tabulce či dotazu. Druhá klauzule obsahuje odkaz pouze na tabulku nebo dotaz. Tento základní princip je třeba si pamatovat: Klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky či dotazu, ale obsahuje název alespoň jednoho pole. Klauzule FROM však musí obsahovat odkaz na tabulku nebo dotaz. Zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz vyhledávacího pole lze tedy vždy zjistit z klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud je použit seznam hodnot, upravte položky seznamu. Každou položku uzavřete do uvozovek a jednotlivé položky oddělte středníkem.

    • Pokud definice dotazu ve vyhledávacím seznamu odkazuje na jiný dotaz, otevřete tento druhý dotaz pomocí navigačního podokna v návrhovém zobrazení (klepněte pravým tlačítkem myši na dotaz a potom klepněte na příkaz Návrhové zobrazení). Zapamatujte si název tabulky, který se zobrazí v horní části návrhového okna dotazu, a přejděte na další krok.

      – nebo –

      Pokud definice dotazu ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, zapamatujte si název této tabulky a přejděte na další krok.

  5. Poklepejte v navigačním podokně na zjištěnou tabulku. Tabulka se otevře v zobrazení datového listu. Upravte položky seznamu podle potřeby.

Nalezení a úprava vyhledávacího pole v tabulce

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na tabulku a klepněte na příkaz Návrhové zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky tabulky klepněte ve sloupci Datový typ do některého pole určujícího typ Text, Číslo nebo Ano/ne.

  3. V dolní části návrhové mřížky tabulky klepněte na kartu Vyhledávání a prohlédněte si vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků.

    U vyhledávacího pole musí být vlastnost Typ zdroje řádků nastavena na možnost Seznam hodnot nebo Tabulka či dotaz a vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat seznam hodnot nebo definici dotazu (nebo název tabulky či dotazu).

    Seznam hodnot pomocí následující syntaxe základní: položka """;" Položka";" Položka ""

    V tomto případě je seznam tvořen jednotlivými položkami uzavřenými v uvozovkách a oddělenými středníky.

    Obvykle výběrových dotazů pomocí následující syntaxe základní: Vyberte [název tabulky nebo dotazu]. [ název_pole] FROM [název tabulky nebo dotazu].

    V tomto případě je definice dotazu tvořena dvěma klauzulemi (SELECT a FROM). První klauzule obsahuje odkaz na tabulku či dotaz a na pole v této tabulce či dotazu. Druhá klauzule obsahuje odkaz pouze na tabulku nebo dotaz. Tento základní princip je třeba si pamatovat: Klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky či dotazu, ale obsahuje název alespoň jednoho pole. Klauzule FROM však musí obsahovat odkaz na tabulku nebo dotaz. Zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz vyhledávacího pole lze tedy vždy zjistit z klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud je použit seznam hodnot, upravte položky seznamu. Každou položku uzavřete do uvozovek a jednotlivé položky oddělte středníkem.

    • Pokud definice dotazu ve vyhledávacím poli odkazuje na jiný dotaz, otevřete tento druhý dotaz pomocí navigačního podokna v návrhovém zobrazení (klepněte pravým tlačítkem myši na dotaz a potom klepněte na příkaz Návrhové zobrazení). Zapamatujte si název tabulky, který se zobrazí v horní části návrhového okna dotazu, a přejděte na další krok.

      – nebo –

      Pokud definice dotazu ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, zapamatujte si název této tabulky a přejděte na další krok.

  5. Poklepejte v navigačním podokně na zjištěnou tabulku. Tabulka se otevře v zobrazení datového listu. Upravte položky seznamu podle potřeby.

Začátek stránky

Zadávání řetězců nulové délky

V aplikaci Access je možné rozlišovat mezi dvěma druhy prázdných hodnot – hodnotami Null a řetězci nulové délky. Hodnota Null může signalizovat, že daná hodnota není známa, zatímco řetězec nulové délky může indikovat, že dané pole obsahuje mezeru. Předpokládejme například, že máte tabulku s informacemi o zákaznících a tato tabulka obsahuje pole Číslo faxu. Pokud číslo faxu zákazníka neznáte, můžete ponechat toto pole prázdné. V tomto případě bude v tabulce uložena hodnota Null, což znamená, že tuto hodnotu neznáte. Jestliže později zjistíte, že tento zákazník žádný fax nemá, můžete do tohoto pole zadat řetězec nulové délky a dát tak najevo, že o této skutečnosti víte.

Poznámka : Máte možnost nastavit vlastnost, která zabrání polím přijímat hodnoty Null. Další informace o nastavení této vlastnosti naleznete v dřívější části tohoto článku nazvané Jak datové typy ovlivňují zadávání dat.

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu nebo formulář ve formulářovém zobrazení či v zobrazení pro procházení.

  2. Vyberte požadované pole a zadejte dvojici uvozovek, mezi kterými není mezera ("").

  3. Uložte provedené změny do databáze tím, že přesunete kurzor do jiného záznamu. Při výchozím nastavení uvozovky, které jste zadali, zmizí.

Začátek stránky

Přidávání záznamů pomocí funkce Shromažďování dat

Aplikace Access 2007 má nové funkce s názvem shromažďování dat, který může být užitečné, když budete chtít shromažďování dat prostřednictvím e-mailu a uložte ji v aplikaci Access. Můžete nastavit formuláře pro zadávání dat v Microsoft Office Outlook 2007, odeslána tohoto formuláře jako e-mailové zprávy můžete získat informace a uložit tato data v databázi aplikace Access. Vysvětlíme, jak používat funkci shromažďování dat je nad rámec tohoto článku.

Informace o používání shromažďování dat naleznete v článku shromažďování dat prostřednictvím e-mailových zpráv.

Začátek stránky

Přidávání záznamů importem nebo propojením dat

Můžete importovat nebo propojit data umístěná v celé řadě zdrojů, například v jiných databázích aplikace Access, sešitech aplikace Excel, textových souborech, dokumentech aplikace Word a seznamech na serverech se spuštěnou službou Microsoft Windows SharePoint Services verze 2.0 nebo vyšší.

Vysvětlení postupu importu a propojení z těchto zdrojů dat je nad rámec tohoto článku. Pomocí následujících odkazů můžete získat další informace o importu a propojení dat.

Začátek stránky

Přidávání záznamů z jiné databáze pomocí přidávacího dotazu

Přidávací dotaz slouží k přidání skupiny záznamů z jedné nebo více tabulek ve zdrojové databázi do jedné nebo několika tabulek v cílové databázi. Předpokládejme například, že získáte nové zákazníky a spolu s nimi i databázi obsahující tabulku s informacemi o těchto zákaznících. Abyste nemuseli zadávat tyto nové údaje ručně, můžete přidat nová data do odpovídající tabulky ve své databázi pomocí přidávacího dotazu. Přidávací dotazy je možné používat také k těmto účelům:

  • Přidávání polí na základě kritérií. Lze například přidat pouze jména a adresy zákazníků, jejichž objednávky nejsou vyřízeny.

  • Přidávání záznamů v situaci, kdy některá pole v jedné tabulce existují a v druhé ne. Dejme tomu, že vaše tabulka Zákazníci obsahuje 11 polí a tabulka Zákazníci v jiné databázi obsahuje pouze 9 stejných polí jako vaše tabulka, ostatní pole jsou jiná. Pomocí přidávacího dotazu lze do vaší tabulky přidat pouze data ze stejných polí a ostatní pole ignorovat.

Postup vytváření přidávacího dotazu se skládá z těchto základních kroků:

  • Otevřete databázi zdroj (databázi obsahující záznamy, které chcete přidat) a vytvoření výběrového dotazu, který vrátí jenom ty záznamy, které chcete přidat.

  • Převod výběrového dotazu na přidávací dotaz.

  • Přidání cílových tabulek a polí k připojenému dotazu. Pokud připojujete záznamy k jiné databázi, otevřete nejprve tuto databázi a pak vyberte tabulky.

  • Spuštění dotazu a přidání záznamů.

Poznámka : Než začnete, zálohujte data. Pokud uděláte chybu, můžete přidané záznamy z cílové tabulky odstranit, ale ruční odstranění velkého počtu záznamů může trvat dlouhou dobu. . Vytvoření zálohy vám může pomoci vyřešit jakékoli chyby za kratší dobu.

Vytvoření výběrového dotazu

  1. Otevřete zdrojovou databázi – databázi obsahující záznamy, které chcete přidat.

  2. Ve skupině Jiné na kartě Vytvořit klikněte na Návrh dotazu.

    Obrázek pásu karet aplikace Access

    Otevře se návrhová mřížka dotazu a zobrazí se dialogové okno Zobrazit tabulku.

  3. Vyberte tabulku obsahující záznamy, které chcete přidat, klepněte na tlačítko Přidat a potom na tlačítko Zavřít.

    Tabulka se zobrazí v podobě okna v horní části návrhové mřížky dotazu. Okno obsahuje seznam všech polí tabulky. Na tomto obrázku je znázorněna typická tabulka v návrhové mřížce dotazu.

    Tabulka v Návrháři dotazu

  4. Do řádku Pole v dolní části návrhové mřížky dotazu přetáhněte pole, která chcete z této tabulky přidat do jiné tabulky.

    Každý sloupec v dolní části bude obsahovat jedno pole. Pokud byste chtěli rychle přidat všechna pole, poklepejte na hvězdičku (*) na začátku seznamu polí tabulky. Tento obrázek znázorňuje Návrhář dotazu s několika přidanými poli tabulky:

    Dotaz se třemi poli v návrhové mřížce

    Na tomto obrázku je znázorněn návrhář se všemi přidanými poli.

    Dotaz se všemi poli tabulky

  5. Na kartě Návrh klepněte ve skupině Výsledky na tlačítko Spustit.

    Ověřte, zda dotaz vrací záznamy, které chcete přidat. Zrušením zaškrtnutí políčka Zobrazit nebo stisknutím klávesy DELETE můžete nepotřebná pole odebrat. Můžete také přetáhnout do návrhové mřížky další pole. Pokračujte tak dlouho, až budete s výsledky dotazu spokojeni.

  6. Pokračujte v provádění dalších kroků.

Převod dotazu na přidávací dotaz

  • Na kartě Návrh klikněte ve skupině Typ dotazu na položku Přidat.

  • Můžete přidat záznamy z jedné tabulky do jiného ve stejné databázi nebo přidání záznamů do tabulky do jiné databáze.

Přidání záznamů do tabulky ve stejné databázi

  1. V dialogovém okně Přidat klepněte na přepínač Aktuální databáze (není-li tato možnost již vybrána) a v rozevíracím seznamu Název tabulky vyberte cílovou tabulku.

  2. Klikněte na OK.
    v kroku 4 v předchozí části přidáte část nebo všechna pole ze zdrojové tabulky do návrhové mřížky dotazu. Pokud jste přidali celou tabulku v tomto kroku, Access přidá teď celou cílovou tabulku do řádku Přidat do znázorněná na obrázku.
    Připojený dotaz obsahující pole ze dvou tabulek
    – nebo –
    Pokud jste přidali jednotlivá pole v kroku 4 v předchozí části a názvy polí ve zdrojové a cílové tabulce si odpovídají, Access automaticky sečte názvy cílových polí v řádku Přidat do znázorněná na obrázku.
    Připojený dotaz s odpovídajícími poli
    – nebo –
    Pokud jste přidali jednotlivá pole a některé nebo všechny jmen ve zdrojové a cílové tabulce si neodpovídají, aplikace Access ponechá neodpovídající pole v řádku Přidat do prázdné. Klikněte na každé prázdné pole a vyberte pole zdroj, který chcete ve výsledném seznamu, jak ukazuje tato část.
    Volba cílových polí pro připojený dotaz

  3. Chcete-li zobrazit náhled provedených změn, klepněte na tlačítko Zobrazení datového listu.

  4. Vraťte se do návrhového zobrazení a klepnutím na tlačítko Spustit připojte záznamy.

Přidání záznamů do tabulky v jiné databázi

  1. V dialogovém okně Přidat klepněte na přepínač Jiná databáze.

  2. Do pole Název souboru zadejte umístění a název cílové databáze.

  3. V rozevíracím seznamu Název tabulky vyberte cílovou tabulku a klepněte na tlačítko OK.

    – nebo –

    Klepněte na tlačítko Procházet a pomocí dalšího dialogového okna Přidat vyhledejte umístění databáze. Jakmile cílovou databázi najdete a vyberete, klepněte na tlačítko OK. Druhé dialogové okno se zavře. V prvním dialogovém okně vyberte v rozevíracím seznamu Název tabulky cílovou tabulku a klepněte na tlačítko OK.

    Vyberete-li nebo zadáte název cílové tabulky a klepnete na tlačítko OK, první dialogové okno Přidat se zavře.

    V kroku 4 předchozí části jste do řádku Pole návrhové mřížky dotazu přidali některá nebo všechna pole zdrojové tabulky. Pokud jste přidali celou tabulku, aplikace Access nyní vloží do řádku Přidat do celou cílovou tabulku, jak uvádí tento postup:

    Připojený dotaz obsahující pole ze dvou tabulek

    – nebo –

    Pokud jste v kroku 4 předchozí části přidali do návrhové mřížky dotazu jednotlivá pole a jestliže se názvy polí zdrojové a cílové tabulky shodují, aplikace Access automaticky vloží názvy cílových polí do řádku Přidat do, jak uvádí tento postup:

    Připojený dotaz s odpovídajícími poli

    – nebo –

    Pokud jste přidali jednotlivá pole a jestliže se některé nebo všechny názvy polí zdrojové a cílové tabulky neshodují, aplikace Access ponechá u těchto polí buňku v řádku Přidat do prázdnou. Klepněte na každé prázdné pole a v rozevíracím seznamu vyberte požadované cílové pole, jak uvádí tento postup:

    Volba cílových polí pro připojený dotaz

  4. Chcete-li zobrazit náhled provedených změn, klepněte na tlačítko Zobrazení datového listu.

  5. Přepněte do návrhového zobrazení a klepnutím na tlačítko Spustit připojte záznamy.

Začátek stránky

Možnosti zrychlení zadávání dat

V aplikaci Access jsou k dispozici různé možnosti, jak urychlit zadávání dat. Postupy v následujících částech popisují, jak ve formulářích nastavit výchozí hodnoty polí a seznamů a jak pomocí klávesové zkratky opakovaně zadávat stejné hodnoty pro účely řazení záznamů.

Nastavení výchozí hodnoty pole nebo ovládacího prvku

Pokud několik záznamů sdílí pro dané pole stejnou hodnotu, například název města nebo země či oblasti, lze ušetřit čas nastavením výchozí hodnoty u ovládacího prvku svázaného s tímto polem. Otevře-li uživatel formulář pro přidávání záznamů nebo vytvoří-li nový záznam, objeví se tato výchozí hodnota v příslušném ovládacím prvku.

Nastavení výchozí hodnoty ovládacího prvku

  1. Otevřete formulář v návrhovém zobrazení.

  2. Pravým tlačítkem myši klikněte na požadovaný ovládací prvek a poté klikněte na příkaz Vlastnosti.

  3. Na kartě Datové nastavte vlastnost Výchozí hodnota na požadovanou hodnotu.

  4. Chcete-li nastavit novou výchozí hodnotu, opakujte kroky 1 až 3.

Zadání jiné hodnoty

  • Textové pole: Zadejte nová data. Výchozí hodnotu lze kdykoli přepsat.

    – nebo –

  • Seznam: Vyberte novou hodnotu v seznamu.

Opakované zadávání stejných hodnot pro účely řazení

V některých polích záznamů se často opakují stejné hodnoty, které pak slouží k řazení nebo filtraci záznamů. Při zadávání těchto opakovaných hodnot lze ušetřit čas používáním klávesových zkratek. Předpokládejme například, že budete chtít řadit seznam objednávek podle druhů výrobků. Do prvního záznamu zadáte jako druh výrobku nealkoholický nápoj. Po přechodu na následující záznam můžete tuto hodnotu do tohoto záznamu zkopírovat.

Poznámka : V tomto postupu se předpokládá, že jste otevřeli formulář ve formulářovém zobrazení.

  1. Přejděte do pole, do kterého chcete zkopírovat hodnotu z odpovídajícího pole předchozího záznamu.

  2. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+' (apostrof).

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×