Přidání dat shromážděných prostřednictvím e-mailů do databáze aplikace Access

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Informace můžete prostřednictvím e-mailů shromáždit nebo aktualizovat pomocí aplikace Microsoft Access 2010 ve spolupráci s aplikací Microsoft Outlook 2010. Aplikace Access vás provede procesem vytvoření formuláře pro shromažďování dat a odeslání tohoto formuláře v e-mailové zprávě. Jakmile příjemci e-mailu pošlou zpět vyplněné formuláře, mohou být shromážděná data automaticky zpracována a uložena do zadané databáze aplikace Access. Tato metoda shromažďování dat vám může ušetřit čas a úsilí, které je obvykle nutné při kopírování a vkládání dat nebo při ručním zadávání dat. V následujících odstavcích najdete několik scénářů, ve kterých lze využít tento proces shromažďování dat:

Průzkumy   : můžete provést průzkum a kompilace výsledky tak, že nejdřív vytvoření databáze aplikace Access s nezbytná tabulkami uložení výsledků a pomocí průvodce vytvoříte formulář průzkumu a potom rozeslat účastníkům průzkumu. Jakmile respondenti odpoví, průzkumu uložení dat automaticky v databázi.

Zprávy o stavu   : ať už jde nejnovější úroveň stavu skladových zásob nebo aktuální informace o čekání na problémy, váš tým můžete sledovat zasíláním e-mailové zprávy, které obsahují aktuální informace v pravidelných intervalech.

Správa událostí   : Při uspořádání konference nebo školení nebo jiné události, můžete odeslat jeden nebo více formulářů jako e-mailu zpráva s žádostí o získat kontaktní informace, cesty a ubytování předvolby atd. Pokud se rozhodnete automatické zpracování odpovědí, účastníci můžou kdykoli změnit své předvolby bez nutnosti s upozorněním a vždy mít přístup k nejnovějším datům rozhodování.

Tento článek vysvětluje, co je potřebné k využití tohoto procesu a jak lze začít pracovat s průvodcem, a následně poskytuje další informace o různých krocích, které vám při práci s průvodcem pomohou vybrat nejvhodnější možnosti.

Poznámka : Nebude moct přidání dat shromážděných při příjemce služby Hotmail nebo Yahoo odešlete formulář pro shromažďování dat.

Než začnete

Jestliže data pomocí e-mailových zpráv shromažďujete poprvé, proveďte následující kroky:

  1. Ujistěte se, zda máte v počítači nainstalovány následující aplikace:

    • Access 2007 nebo Access 2010

    • Outlook 2007 nebo Outlook 2010. V počítači používaném pro odesílání e-mailových zpráv musí být nainstalována a nakonfigurována aplikace Outlook. Pokud máte aplikaci Outlook nainstalovánu, ale zatím ji nemáte nakonfigurovánu, spusťte ji a postupujte podle pokynů v Průvodci spuštěním aplikace Outlook. Nápovědu k tomuto průvodci najdete v nápovědě k aplikaci Outlook.

    • Jestliže chcete použít formulář aplikace InfoPath, ujistěte se, zda máte nainstalovánu aplikaci InfoPath 2007 nebo novější. Bude také nutné, aby aplikaci InfoPath měli nainstalovánu příjemci.

    • Příjemci musí mít ve svých počítačích nainstalovánu aplikaci InfoPath nebo e-mailového klienta, který podporuje formát HTML, jinak nebudou moci formulář zobrazit a upravit.

      Formulář pro shromažďování dat prostřednictvím e-mailové zprávy není formuláře aplikace Access. Průvodce vytvoří speciální formulář ve formátu HTML nebo aplikace InfoPath.

      Určete cílovou databázi. Databáze může být ve formátu MDB nebo ACCDB. Podporovány jsou dále také soubory MDE a ACCDE. Nechcete-li použít existující databázi, je třeba vytvořit novou.

  2. Identifikujte nebo vytvoření tabulky, které chcete, aby se data z e-mailové odpovědi. Pokud shromažďujete data existující tabulky ověřte tabulky nejsou určeny jen pro čtení a máte oprávnění přidávat nebo aktualizovat záznamy jejich obsah.

Poznámka : Pomocí e-mailových zpráv nelze shromažďovat data do polí typu Příloha, Automatické číslo, OLE a Pole s více hodnotami.

Pokud operace shromažďování dat naplní dvě nebo více tabulek, musíte vytvořit výběrový dotaz a použít jako zdroj dat formuláře. Ujistěte se, že dotazu zahrnuje všechna požadovaná pole ze související tabulky. Pokud používáte existujícího dotazu, ujistěte se, že se dotaz není jen pro čtení a máte oprávnění přidávat nebo aktualizovat jeho obsah. Další informace o vytváření dotaz založený na dvě nebo více tabulek naleznete v článku Úvod k dotazům.

V následujících situacích ukládejte data jako nové záznamy:

  • Data budou vyplňovat více tabulek.

  • Cílová tabulka nemá pole s primárním klíčem. Hodnoty primárního klíče jsou nutné pro mapování jednotlivých odpovědí na existující záznamy. Pokud cílová tabulka nemá pole s primárním klíčem, přidejte je nebo jako primární klíč nastavte existující pole obsahující jedinečné hodnoty.

  • Cílová tabulka neobsahuje žádné záznamy. Pokud je tabulka prázdná, průvodce předpokládá, že chcete záznamy přidat.

  • E-mailové adresy příjemců nejsou uloženy jako pole v databázi. Při shromažďování dat za účelem aktualizace záznamů není možné do zprávy generované průvodcem zadat adresy ručně. Pole s adresami musí být v cílové tabulce nebo v tabulce, u které existuje relace s cílovou tabulkou.

Začátek stránky

Začínáme

  1. Otevřete databázi, do které budou ukládána shromážděná data.

  2. Chcete-li přidat data do jedné tabulky, vyberte ji v navigačním podokně. Chcete-li vyplnit více souvisejících tabulek, vyberte dotaz vázaný na dané tabulky.

  3. Spusťte průvodce provedením jedné z následujících akcí:

    • Na kartě Externí data klikněte ve skupině Shromáždit data na položku Vytvořit e-mail.

    • Klikněte na tabulku nebo dotaz pravým tlačítkem myši a potom klikněte na příkaz Shromáždit a aktualizovat data e-mailem.

      Poznámka : Pokud tabulka neobsahuje žádná pole nebo jenom obsahuje typu Automatické číslo, objekt OLE, přílohy nebo s více hodnotami typy vyhledávacích polí, zobrazí se tato zpráva: vybranou tabulku nebo dotaz, které neobsahují žádná pole, které podporují získávání dat e-mailu.

Jestliže tabulka obsahuje pole podporující shromažďování dat, spustí se průvodce. Pokud cílová tabulka podporuje jak přidávání, tak aktualizaci dat, průvodce vás provede kroky potřebnými ke shromáždění dat prostřednictvím e-mailových zpráv.

V následujících částech najdete odpovědi na otázky, které byste mohli mít během následujících sedmi hlavních kroků v rámci tohoto procesu.

  1. Volba typu formuláře pro zadávání dat, který bude odeslán

  2. Volba, zda chcete shromáždit nová data nebo aktualizovat existující data

  3. Zadejte data, která chcete shromažďovat

  4. Určení automatického nebo ručního zpracování dat

  5. Výběr způsobu zadání e-mailových adres příjemců

  6. Kontrola a zadání seznamu příjemců

  7. Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy

Začátek stránky

Volba typu formuláře pro zadávání dat, který bude odeslán

Vyberte typ formuláře, jehož použití bude nejjednodušší pro vás a pro příjemce.

Vyberte formulář    Formulář HTML můžete prohlížet a upravovat tak, že všichni uživatelé, jejichž e-mailový klient podporuje HTML

Vyberte Microsoft Infopathu formuláře    Zobrazí se tato možnost je na počítači nainstalovaný pouze pokud aplikace InfoPath. Tuto možnost vyberte, jenom v případě příjemcům všechny aplikace InfoPath a na svém počítači nainstalovanou aplikaci Outlook. Formulář aplikace InfoPath poskytuje lepší zadávání dat a úprav prostředí

Další stránka zobrazená průvodcem závisí na tom, zda cílový objekt podporuje aktualizaci dat. Pokud se jedná o dotaz založený na dvou či více tabulkách nebo tabulku, která nemá pole s primárním klíčem nebo neobsahuje žádné záznamy, průvodce předpokládá, že chcete přidat nové záznamy, a vyzve vás k výběru polí formuláře. Ve všech ostatních případech zobrazí průvodce nejprve dotaz, zda chcete data přidat nebo aktualizovat, a až potom vás požádá o výběr polí formuláře.

Začátek stránky

Volba, zda chcete shromáždit nová data nebo aktualizovat existující data

Zadejte, jakou akci chcete s daty provést. Typ používaného formuláře má vliv na počet nových záznamů, které vám může příjemce odeslat v jedné odpovědi. Při aktualizaci dat určuje počet záznamů, které musí být aktualizovány příjemci, počet předem vyplněných formulářů, které budou zahrnuty do zprávy.

Poznámka : Chcete-li přidat nové záznamy, můžete při vytváření e-mailové zprávy zadat e-mailové adresy ručně. Chcete-li aktualizovat existující data, musí být e-mailové adresy příjemců uloženy jako pole v podkladové tabulce či dotazu nebo v související tabulce.

Začátek stránky

Určení dat, která chcete shromáždit

Při volbě polí, která budou zahrnuta ve formuláři, není nutné do formuláře zahrnout všechna pole, jež existují v podkladové tabulce nebo dotazu. Je však třeba splnit následující podmínky:

  • Požadovaná pole:    Pole označené symbol hvězdičky (*) jsou povinná. Pokud shromažďujete nové záznamy, průvodce automaticky vkládat všechna pole, jehož vlastnost je nutno zadat je nastavena na hodnotu Ano. Pokud libovolný záznam je pole prázdné, aplikace Access se nedaří přidání záznamu do tabulky.

  • Nepodporované typy polí:    Nebude moct zahrnout určité typy polí ve formuláři například typu Automatické číslo, přílohy, objekt OLE nebo s více hodnotami vyhledávací pole.

  • Polem primárního klíče:    Uživatel bude moct zadejte hodnotu v poli při přidávání záznamů však; Pokud zadaná hodnota se už používá nebudou zpracovány odpověď.

    Poznámka : Pro každé zahrnuté pole můžete ve skupinovém rámečku Vlastnosti pole zadat popisek, a pokud nechcete, aby uživatel měnil data v daném poli, můžete zaškrtnout políčko Jen pro čtení.

Začátek stránky

Určení automatického nebo ručního zpracování dat

Můžete vybrat automatické nebo ruční zpracování odpovědí. Automatické zpracování znamená, že jakmile dostanete odpovědi, provedou aplikace Outlook a Access ve vzájemné spolupráci export dat do cílových tabulek v databázi. Automatické zpracování vám může ušetřit čas a námahu. Ruční zpracování znamená pouze to, že ručně spustíte operaci exportu, která přenese data ze zadané složky v aplikaci Outlook do cílové tabulky v aplikaci Access.

Odpovědi budou úspěšně exportovány do cílové tabulky, pokud budou v době jejich doručení do vaší poštovní schránky splněny následující podmínky:

  • V počítači musí být spuštěna aplikace Outlook. Pokud aplikace Outlook není spuštěna, bude zpracování zahájeno při jejím příštím spuštění.

  • Aplikace Access nesmí být chráněna heslem a neměla by být spuštěna ve výhradním režimu. Po odeslání e-mailové zprávy se nesmí změnit název ani umístění databáze.

  • Po odeslání e-mailové zprávy se nesmí změnit názvy tabulek a dotazů ani vlastnosti polí zahrnutých do formuláře.

  • Musíte mít potřebná oprávnění k přidávání nebo aktualizování obsahu podkladových tabulek nebo dotazu.

    Poznámka : Pokud se automatické zpracování nezdaří, zkuste opravit zjištěné problémy a potom odpovědi, u kterých došlo k chybě, exportovat ručně. Odpovědi, které dorazí do vaší složky Doručená pošta po vyřešení problémů, budou dále zpracovávány automaticky.

Nastavení vlastností pro řízení automatického zpracování odpovědí

Chcete-li zadat jinou složku aplikace Outlook pro ukládání odpovědí, klikněte na stránce průvodce Zadejte, jak chcete zpracovat odpovědi na název složky. V dialogovém okně Vybrat složku vyberte odlišnou složku nebo klikněte na tlačítko Nová a vytvořte novou složku.

Můžete také kliknout na odkaz Nastavit vlastnosti pro řízení automatického zpracování odpovědí a změnit nebo vyladit nastavení importu. Informace o dostupných možnostech najdete v následující tabulce:

Možnost

Výsledek

Kliknutím na zahodit odpovědi od uživatelů, kterým neodeslal zprávy   

Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete automaticky zpracovat pouze odpovědi poslané původními příjemci vaší zprávy. Odpovědi od jiných osob budou uloženy do cílové složky, ale nebudou automaticky zpracovány.

Přijmout více odpovědí od jednotlivých příjemců   

Toto políčko zaškrtněte, pokud chcete automaticky zpracovat pouze první odpověď od každého příjemce. Druhá a další odpovědi budou uloženy do cílové složky, ale nebudou automaticky zpracovány.

Poznámka : Toto nastavení řídí pouze počet odpovědí, které budou zpracovány, nikoli počet záznamů v rámci jedné odpovědi. Jinými slovy to znamená, že pokud odešlete formulář aplikace InfoPath, budou vám uživatelé moci poslat více záznamů v jedné odpovědi a aplikace Access automaticky zpracuje všechny záznamy v odpovědi, i když není toto políčko zaškrtnuto.

Povolit pouze aktualizace stávajících dat   

Pokud příjemci aktualizují data pomocí formuláře aplikace InfoPath, mohou kromě aktualizací stávajících záznamů poslat také nové záznamy. Zaškrtnete-li toto políčko, budou zpracovány pouze aktualizace existujících záznamů.

Počet odpovědí, které mají být zpracovány   

Zadejte celkový počet odpovědí (od všech příjemců), které chcete automaticky zpracovat. Pokud chcete automaticky zpracovat všechny odpovědi, zadejte do tohoto pole velkou hodnotu, například 5000. Odpovědi přijaté po dosažení zadané hodnoty budou uloženy do cílové složky, ale nebudou automaticky zpracovány.

Datum a čas ukončení   

Zadejte, kdy má být u této e-mailové zprávy ukončeno automatické zpracovávání odpovědí. Odpovědi přijaté po tomto datu a času budou uloženy do cílové složky, ale nebudou automaticky zpracovány.

Budete-li tyto možnosti chtít později změnit, klikněte na kartě Externí data ve skupině Shromáždit data na tlačítko Správa odpovědí. V dialogovém okně Spravovat zprávy shromažďování dat vyberte zprávu, u které chcete změnit nastavení, a klikněte na tlačítko Možnosti zprávy. Změny provedené v tomto dialogovém okně budou platné pro všechny další odpovědi, které obdržíte na tuto zprávu.

Ruční zpracování odpovědí

Chcete-li mít kontrolu nad tím, které odpovědi budou zpracovány a kdy, nevybírejte možnost automatického zpracování. Odpovědi budou uloženy v zadané složce aplikace Outlook, dokud je nevyberete, nekliknete na ně pravým tlačítkem myši a nekliknete v místní nabídce na příkaz Exportovat data do aplikace Microsoft Access.

V některých případech může být také nutné ručně zpracovat odpovědi, jejichž automatické zpracování se nezdařilo.

Důležité předpoklady pro export dat

  • Databáze aplikace Access by neměla být otevřena ve výhradním režimu a po odeslání e-mailové zprávy se nesmí změnit název ani umístění databáze.

  • Po odeslání e-mailové zprávy se nesmí změnit názvy tabulek a dotazů ani vlastnosti polí zahrnutých do formuláře.

  • Musíte mít potřebná oprávnění k přidávání nebo aktualizování obsahu podkladových tabulek nebo dotazu.

Začátek stránky

Výběr způsobu zadání e-mailových adres příjemců

Pokud pouze shromažďujete nové informace, můžete e-mailové adresy zadat dvěma způsoby:

  • První možností je zadání jednotlivých e-mailových adres ve zprávě aplikace Outlook nebo výběr adres z adresáře.

  • Druhou možností je použít pole s e-mailovými adresami v tabulce nebo dotazu v aktuální databázi aplikace Access.

    Poznámka : Při shromažďování dat za účelem aktualizace existujících záznamů se toto dialogové okno nezobrazí, protože e-mailové adresy příjemců musí být dostupné jako pole v databázi.

Zadání e-mailových adres přímo v aplikaci Outlook

Pokud zadáváte příjemce v aplikaci Outlook, můžete před odesláním zprávy zobrazit její náhled a přizpůsobit ji. V textu e-mailové zprávy bude zahrnut stručný popis a formulář. Doporučujeme neprovádět žádné změny formuláře. Změny ve struktuře formuláře by mohly mít za následek, že odpověď nebude zpracována.

Použití e-mailových adres uložených v poli v databázi

Možnost vybrat Související tabulka odkazuje na tabulky, které se týkají. Chcete-li zobrazit nebo upravit relací mezi tabulkami v databázi, na kartě Databázové nástroje. karet ve skupině relace na položku relace

Další informace o relacích najdete v článku Příručka k relacím mezi tabulkami.

Začátek stránky

Kontrola a zadání seznamu příjemců

Poslední hlavní krok zahrnuje zobrazení náhledu e-mailové zprávy a její přizpůsobení, doladění seznamu příjemců a následné odeslání zprávy pro shromažďování dat.

Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy

Jakmile průvodce oznámí, že nyní je možné vytvořit e-mailovou zprávu, a zobrazí informace o tom, jak lze zobrazit stav e-mailu pomocí příkazu Správa odpovědí, mohou se zobrazit určitá upozornění. V následující tabulce jsou popsána jednotlivá upozornění a akce, jejichž pomocí je lze vyřešit:

Upozornění zpráva

Popis

S kroky řešení

Některé záznamy neobsahují v poli zadané e-mailové adresy platnou adresu. Pro tyto řádky nebudou vrácena žádná data.

Vybrané pole s e-mailovými adresami obsahuje prázdné hodnoty.

Pokud chcete shromáždit data pro všechny záznamy, ukončete průvodce a nahraďte prázdné hodnoty e-mailovými adresami. Potom spusťte průvodce znovu.

Databáze je otevřena ve stavu s výhradním zámkem. Do uvolnění tohoto výhradního zámku nebude probíhat automatické zpracování e-mailových zpráv.

Aktuálně máte databázi otevřenu ve výhradním režimu.

Pokud jste zvolili možnost automatického zpracování odpovědí, zpracování se nezdaří, protože aplikace Access nemůže přidávat nebo aktualizovat záznamy v databázi s výhradním zámkem. Ihned po odeslání zprávy databázi zavřete a otevřete ji znovu v nevýhradním režimu.

Tyto e-mailové zprávy mohou obsahovat data, která jsou tajná nebo mají důvěrnou povahu.

Shromažďujete data za účelem aktualizace existujících záznamů a formulář, který se chystáte odeslat, bude předem vyplněn existujícími daty.

Pokud některá pole formuláře obsahují citlivá data, vraťte se v průvodci zpět k výběru polí a odeberte pole s citlivými daty z formuláře.

Jakmile zobrazíte náhled zprávy a přizpůsobíte ji, můžete filtrovat pole s e-mailovými adresami a vybrat příjemce. E-mailové adresy, které chcete použít, můžete zvolit zaškrtnutím příslušných políček. Pokud se zobrazí dialogové okno uvádějící neplatné e-mailové adresy, poznamenejte si tyto adresy a klikněte na tlačítko Konec. Ověřte tyto neplatné adresy, proveďte potřebné opravy a potom zkuste zprávu odeslat znovu.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×