Převod nabídek na zaplacené faktury pomocí šablony webové databáze Služby

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Šablona webové databáze Služby pro aplikaci Access 2010 vytvoří databázi připravenou k použití, která umožní sledovat nabídky, faktury, zákazníky a další údaje související s vedením firmy poskytující různé služby.

Následující video ukazuje stručný situace může být použití této šablony.

Váš prohlížeč nepodporuje video. Nainstalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player nebo Internet Explorer 9.

Pokud jste to ještě neudělali, Stáhněte si šabloně služby.

Čtěte dále a zjistěte, jak použít šablonu k vytvoření vlastní databáze a jak ji začít používat k provozu vlastní společnosti.

Poznámka : Tento článek se nevztahuje na webové aplikace Accessu – novější druh databáze navrhnout v Accessu 2013 (nebo vyšší) a publikovat online. Další informace najdete v tématu Vytvoření webové aplikace pro Access .

V tomto článku

První spuštění databáze

Začínáme: Přidání existujících dat do databáze služby

Karta Vítejte: Nápověda a další zdroje

Karta informace o společnosti: zadání informací o společnosti

Karta zaměstnanci: zadání informací o zaměstnancích

Karta služby: zadání informací o službách

Přidání dat služby, které máte uložené v aplikaci Excel

Transponování dat Excelu z řádků do sloupců

Změna uspořádání sloupců dat aplikace Excel, které jsou v jiném pořadí než v datovém listu služby

Vložení dat ze sloupců, které jsou ve stejném pořadí jako sloupce na datovém listu služby

Postupné přidávání služeb

Karta produkty: zadání informací o produktech

Přidání údajů o produktech, které máte uložené v aplikaci Excel

Transponování dat Excelu z řádků do sloupců

Změna uspořádání sloupců Excelu, které jsou v jiném pořadí oproti datovému listu produkty

Vložení dat ze sloupců, které jsou ve stejném pořadí jako sloupce na datovém listu produkty

Postupné přidávání produktů

Karta nabídky a faktury: Zadání nabídek a faktur

Řídicí panel: Sledování aktivních nabídek a faktur

Zobrazení údajů o nabídce nebo faktuře

Vytvoření nové nabídky nebo faktury

Nabídky: Správa všech nabídek

Zobrazení údajů o nabídce

Formulář údaje nabídky

Vytvoření nové nabídky

Odeslání nabídky ke schválení

Schválení nebo zamítnutí odeslané nabídky

Převod schválené nabídku na fakturu

Tisk nebo e-mailu nabídky

Faktury: Správa všech faktur

Zobrazení údajů o faktuře

Formulář údaje faktury

Vytvoření nové faktury

Odeslání faktury k platbě

Tisk nebo e-mailu faktury

Označení faktury jako zaplacené

Centrum sestav: Zobrazení a tisk sestav

Pokročilé: Správa služeb, produktů, zaměstnanců a zákazníků

Další kroky

První spuštění databáze

Zobrazí se dialogové okno umožňující zvolit, zda se mají zachovat vzorová data nebo zda se mají odstranit, abyste mohli začít zadávat svá vlastní:

Spouštěcí formulář šablony webové databáze Služby

Kliknutím na tlačítko vlevo otevřete databázi a můžete začít pracovat se vzorovými daty. Access naplní databázi Služby daty fiktivní společnosti Northwind Traders.

Kliknutím na tlačítko vpravo se odstraní vzorová data, takže můžete začít zadávat svá vlastní.

Poznámka :  Po odstranění vzorových dat se také přestane zobrazovat dialogové okno při spuštění.

Aby se toto dialogové okno nadále nezobrazovalo, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.

Poznámka : Všechna pole a ovládací prvky v šabloně Služby, která zobrazují data měny, využívají jako symbol měny znak dolaru ($). Pokud vaše národní prostředí využívá jiný symbol měny, měli byste před odebráním vzorových dat zvážit úpravu dotčených polí a ovládacích prvků. Další informace naleznete v části Viz také.

Začínáme: Přidání existujících dat do databáze služby

Karta Začínáme obsahuje následující další karty, které vám pomohou s umístěním vašich firemních dat a se zahájením práce:

Karty Začínáme

Funkce

Vítej

Odkazy na užitečné zdroje

Informace o společnosti

Pole pro uložení informací o vaší společnosti pro použití na fakturách a dalších sestavách

Zaměstnanců

Zobrazení datového listu s informacemi o zaměstnancích. Přihlášený zaměstnanec je zaznamenáván na nové nabídky a faktury.

Služby

Zobrazení datového listu pro služby, které lze přidat do nabídek a faktur.

Produkty

Zobrazení datového listu s materiály, které prodáváte nebo používáte. Tyto produkty můžete přidávat na nabídky a faktury.

Nabídky a faktury

Zobrazení dvou datových listů: vaše nabídky a faktury

Když v dialogovém okně při spuštění kliknete na možnost Začít zadávat data, Access vás přenese na kartu Vítejte pod kartou Začínáme, kde můžete zahájit zadávání svých dat do své nové databáze Služby.

Karta Začínáme v šabloně webové databáze Služby

Kartu Začínáme nemusíte používat k zadávání všech svých dat. Tato karta slouží pouze pro vaše pohodlí, abyste mohli rychle začít. Většina informací, které můžete zadat na následujících kartách Začínáme lze také zadat na hlavních kartách, jako například na kartě Nabídky nebo na kartě Faktury. Nicméně informace o své společnosti, které budou uvedeny na nabídkách a fakturách, můžete zadat pouze pomocí karty Informace o společnosti.

Karta Vítejte: Nápověda a další zdroje

Odkazy na kartě Vítejte vedou na nejaktuálnější zdroje, abyste svou databázi Služby mohli maximálně využívat. Přestože se tyto odkazy nemění, jejich cíle jsou aktualizovány, jakmile jsou k dispozici nové zdroje.

  • Až si prohlédnete informace na kartě Vítejte, klikněte na tlačítko Další a přejděte na kartu Informace o společnosti.

Karta informace o společnosti: zadání informací o společnosti

Na kartě Informace o společnosti můžete zadat informace o své společnosti, jako je název, adresa, telefon a e-mailová adresa. Tyto informace se zobrazí na fakturách a dalších sestavách vytvořených v databázi.

Karta Informace o společnosti v šabloně databáze Služby

  • Zadejte do příslušných polí informace o své společnosti a klikněte na tlačítko Další.

Karta zaměstnanci: zadání informací o zaměstnancích

Na kartě Zaměstnanci můžete do databáze začít přidávat zaměstnance. To vám pomůže sledovat, co který zaměstnanec udělal. Pokud je například vytvořena nová nabídka, je jako součást této nové nabídky zaznamenán přihlášený zaměstnanec.

  • Zadejte do datového listu informace o jednotlivých zaměstnancích a klikněte na tlačítko Další.

    Na hlavní kartě Zaměstnanci také můžete zaměstnance prohlížet, upravovat a přidávat.

Karta služby: zadání informací o službách

Na kartě Služby můžete přidávat informace o službách, které poskytujete, jako je například jejich hodinová sazba. Služby také můžete odebírat jejich odstraněním nebo označením jako přerušené. Službu můžete odstranit pouze tehdy, když se nenachází na žádné nabídce nebo faktuře.

Poznámka : Když do nabídky nebo faktury přidáte nějakou službu, je přidána její výchozí hodinová sazba. Před odesláním nabídky nebo faktury však můžete hodinovou sazbu u libovolné služby změnit. Úprava sazby na nabídce nebo faktuře nebude mít vliv na výchozí hodinovou sazbu pro danou službu.

Přidání údajů o službách uložených v aplikaci Excel

Do datového listu Accessu můžete kopírovat a vkládat data z Excelu. Kopírování a vkládání dat vám může ušetřit čas, obzvláště když se data v Excelu nachází v řádcích nebo sloupcích, které jsou stejné nebo velmi podobné sloupcům v datovém listu.

Při přípravě na kopírování dat z Excelu a jejich vložení do Accessu je třeba vzít v úvahu dva hlavní aspekty.

Důležité :  Sloupec Kód služby musí pro každou službu obsahovat nějakou hodnotu a tato hodnota musí být jedinečná – tj. dvě nebo více služeb nesmí mít stejný název.

Poznámka :  Kroky v této části předpokládají, že máte v datovém listu Služby data pro všechny čtyři sloupce. Pokud nemáte data pro všechny z nich, můžete zkopírovat data, která máte k dispozici. Jediný sloupec, který je povinný a musí obsahovat jedinečné hodnoty je Kód služby.

Transponování dat Excelu z řádků do sloupců

Tip :  Pokud nejsou vaše data seřazena stejně jako sloupce v datovém listu Accessu, zvažte vložení listu do Excelu a transponování dat na nový list. Použití nového listu může usnadnit uspořádání dat do stejného pořadí jako jsou sloupce datového listu Accessu.

  1. V Excelu vyberte data a potom stiskněte kombinaci kláves CTRL+C.

Chcete-li vybrat několik nesouvisejících skupin nebo buněk, stiskněte a podržte při výběru klávesu CTRL.

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku, která je mimo vaše vybraná data (například buňka pod nejspodnějším řádkem vašeho výběru) a potom v části Možnosti vložení, klikněte na tlačítko Transponovat:
    Vložit a Transponovat

Změna uspořádání sloupců dat v Excelu, které jsou v jiném pořadí než v datovém listu Služby
  1. Otevřete sešit Excelu, který obsahuje data o vašich službách.

  2. Vložte nový list. Pokud potřebujete pomoc s tímto krokem najdete v článku aplikace Excel vložení nebo odstranění listu.

  3. Na novém listu:

    1. Zadejte nebo vložte Kód služby do buňky A1.

    2. Zadejte nebo vložte Popis služby do buňky B1.

    3. Zadejte nebo vložte Výchozí hodinovou sazbu do buňky C1.

    4. Zadejte nebo vložte poznámky do buňky D1.

  4. Zkopírujte názvy nebo kódy svých služeb do sloupce A:

    1. Klikněte na ouško listu, kde jsou uvedeny názvy nebo kódy.

    2. Vyberte seznam názvů nebo kódů a stiskněte kombinaci kláves CTRL+C

    3. Klikněte na ouško nového listu.

    4. Vyberte buňku A2 a stiskněte kombinaci kláves CTRL+V.

  5. Zkopírujte popisy služeb do sloupce B:

    1. Klikněte na buňku B2 a zadejte rovnítko (=).

    2. Klikněte na ouško listu, kde jsou uvedeny popisy.

    3. Klikněte na buňku obsahující první popis a poté stiskněte klávesu ENTER.
      Excel vloží odkaz na buňku do buňky B2 na novém listu.

    4. Na novém listu klikněte opět na buňku B2 a potom poklikejte na Úchyt Úchyt .
      Excel vloží odkazy na buňky pro zbytek seznamu do sloupce B.

  6. Opakujte krok 5, ale použijte sloupec C a zkopírujte výchozí hodinové sazby pro své služby.

  7. Opakujte krok 5, ale použijte sloupec D a zkopírujte poznámky pro své služby.

Vložení dat ze sloupců, které jsou ve stejném pořadí jako sloupce na datovém listu Služby
  1. V Excelu vyberte data a potom stiskněte kombinaci kláves CTRL+C.

Chcete-li vybrat více nesouvisejících skupin nebo buněk, stiskněte a podržte při výběru klávesu CTRL.

  1. Na kartě služby v Accessu klikněte pravým tlačítkem na hvězdičku na datovém listu a potom klikněte na Vložit.
    Kontextová nabídka na datovém listu Služby

Postupné přidávání služeb

  • Kliknutím na odkaz Přidat novou službu otevřete formulář Údaje o službě a zadejte informace o službě.
    – nebo –

  • Zadejte data do datového listu na kartě Služby.

Karta produkty: zadání informací o produktech

Na kartě Produkty přidejte informace o produktech, které prodáváte nebo používáte při poskytování služby.

Poznámka : Když do nabídky nebo faktury přidáte nějaký produkt, je jako součást nabídky nebo faktury zaznamenána jednotková cena. Před odesláním konkrétní nabídky nebo faktury však můžete jednotkovou cenu u libovolného produktu změnit. Úprava ceny na nabídce nebo na faktuře neovlivní jednotkovou cenu produktu.

Přidání údajů o produktech, které máte uložené v Excelu

Do datového listu Accessu můžete kopírovat a vkládat data z Excelu. Kopírování a vkládání dat vám může ušetřit čas, obzvláště když se data v Excelu nachází v řádcích nebo sloupcích, které jsou stejné nebo velmi podobné sloupcům v datovém listu.

Při přípravě na kopírování dat z Excelu a jejich vložení do Accessu je třeba vzít v úvahu dva hlavní aspekty.

Důležité :  Sloupec Kód produktu musí pro každý produkt obsahovat nějakou hodnotu a tato hodnota musí být jedinečná – tj. dva nebo více produktů nesmí mít stejný název.

Poznámka :  Kroky v této části předpokládají, že máte v datovém listu Produkty data pro všechny čtyři sloupce. Pokud nemáte data pro všechny z nich, můžete zkopírovat data, která máte k dispozici. Jediný sloupec, který je povinný a musí obsahovat jedinečné hodnoty je Kód produktu.

Transponování dat Excelu z řádků do sloupců

Pokud jsou data uspořádána do řádků (na rozdíl od sloupců), před vložením do Accessu je v Excelu transponujte.

Tip :  Pokud nejsou vaše data seřazena stejně jako sloupce v datovém listu Accessu, zvažte vložení listu do Excelu a transponování dat na nový list. Použití nového listu může usnadnit uspořádání dat do stejného pořadí jako jsou sloupce datového listu Accessu.

  1. V Excelu vyberte data a potom stiskněte kombinaci kláves CTRL+C.

Chcete-li vybrat několik nesouvisejících skupin nebo buněk, stiskněte a podržte při výběru klávesu CTRL.

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku, která je mimo vaše vybraná data (například buňka pod nejspodnějším řádkem vašeho výběru) a potom v části Možnosti vložení, klikněte na tlačítko Transponovat:
    Vložit a Transponovat

Uspořádání sloupců Excelu, které jsou v jiném pořadí oproti datovému listu Produkty
  1. Otevřete sešit Excelu, který obsahuje data o vašich produktech.

  2. Vložte nový list. Pokud potřebujete pomoc s tímto krokem najdete v článku aplikace Excel vložení nebo odstranění listu.

  3. Na novém listu:

    1. Zadejte nebo vložte Kód produktu do buňky A1.

    2. Zadejte nebo vložte Popis produktu do buňky B1.

    3. Zadejte nebo vložte Jednotkovou cenu do buňky C1.

    4. Zadejte nebo vložteMnožství v jednotce do buňky D1.

    5. Zadejte nebo vložte poznámky do buňky E1.

  4. Zkopírujte názvy nebo kódy produktů do sloupce A:

    1. Klikněte na ouško listu, kde jsou uvedeny názvy nebo kódy.

    2. Vyberte seznam názvů nebo kódů a stiskněte kombinaci kláves CTRL+C

    3. Klikněte na ouško nového listu.

    4. Vyberte buňku A2 a stiskněte kombinaci kláves CTRL+V.

  5. Zkopírujte popisy svých produktů do sloupce B:

    1. Klikněte na buňku B2 a zadejte rovnítko (=).

    2. Klikněte na ouško listu, kde jsou uvedeny popisy.

    3. Klikněte na buňku obsahující první popis a poté stiskněte klávesu ENTER.
      Excel vloží odkaz na buňku do buňky B2 na novém listu.

    4. Na novém listu klikněte opět na buňku B2 a potom poklikejte na Úchyt Úchyt .
      Excel vloží odkazy na buňky pro zbytek seznamu do sloupce B.

  6. Opakujte krok 5, ale použijte sloupec C a zkopírujte jednotkovou cenu svých produktů.

  7. Opakujte krok 5, ale použijte sloupec D a zkopírujte Množství v jednotce pro své produkty.

  8. Opakujte krok 5, ale použijte sloupec E a zkopírujte poznámky pro své produkty.

Vložení dat ze sloupců, které jsou ve stejném pořadí jako sloupce na datovém listu Produkty
  1. V Excelu vyberte data a potom stiskněte kombinaci kláves CTRL+C.

    Chcete-li vybrat více nesouvisejících skupin nebo buněk, stiskněte a podržte při výběru klávesu CTRL.

  2. Na kartě produkty v Accessu klikněte pravým tlačítkem na hvězdičku na datovém listu a potom klikněte na Vložit.
    Kontextová nabídka na datovém listu Služby

Postupné přidávání produktů

  • Kliknutím na odkaz Přidat nový produkt otevřete formulář Údaje o produktu a zadejte informace o produktu.
    – nebo –

  • Zadejte data do datového listu na kartě Produkty.

Karta nabídky a faktury: Zadání nabídek a faktur

Pokud již máte hotové nějaké nabídky nebo faktury, můžete je zadat do datového listu na kartě Nabídky a faktury.

  1. Chcete-li zadat nabídku, klikněte na odkaz Přidat novou nabídku. Chcete-li zadat fakturu, klikněte na odkaz Přidat novou fakturu.

  2. Otevře se formulář pro zadání podrobných údajů, ve kterém zadejte informace, které máte k dispozici. Například stav, zaměstnanec, který vytvořil nabídku nebo fakturu, a zákazník.

  3. Pokud zadáte zákazníka, který není v databázi, Access vás vyzve k zadání nového zákazníka. Klikněte na tlačítko Ano a vyplňte informace o novém zákazníkovi, které máte k dispozici. Po zavření datového listu bude zákazník dostupný v rozevíracím seznamu Zákazník.

  4. Po skončení zadávání každé nabídky nebo faktury klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Data budou uložena a formulář se uzavře.

  5. Jakmile skončíte s přidáváním existujících nabídek a faktur, klikněte na tlačítko Další.

Řídicí panel: Sledování aktivních nabídek a faktur

Karta Řídicí panel představujte praktické místo pro sledování otevřených nabídek a nezaplacených faktur, a zároveň umožňuje přidání nové nabídky nebo faktury.

Karta Řídicí panel v šabloně databáze Služby

Zobrazení údajů o nabídce nebo faktuře

  • Klikněte na hodnotu v poli Č. nabídky a otevřete formulář Údaje nabídky pro danou nabídku.

    Podrobnosti o nabídce můžete upravovat před jeho odesláním – tedy pokud je StavNový.

  • Klikněte na hodnotu v poli Č. faktury a otevřete formulář Údaje faktury pro danou fakturu.

Vytvoření nové nabídky nebo faktury

  • Klikněte na odkaz Nová nabídka nebo Nová faktura a poté vyplňte zobrazený formulář.

    Pokud nejste do databáze přihlášeni, vyberte své jméno z rozevíracího seznamu Prodejce a přidejte své jméno do nabídky nebo faktury.

Nabídky: Správa všech nabídek

Karta Nabídky poskytuje zobrazení pro správu nabídek na základě jejich stavu.

Karta Nabídky v šabloně databáze Služby

Nabídky jsou uvedeny na následujících kartách:

  • Aktivní    Seznam nabídek, které nebyly fakturovány, odmítnuty nebo kterým nevypršela platnost.

  • Schválení    Seznam nabídek, které byly schválené nebo fakturované.

  • Fakturované    Seznam nabídek, které byly vyfakturovány. Můžete zobrazit fakturu uvedených nabídky.

  • Vypršela platnost    Seznam nabídek s prošlou platností, které nebyly fakturovány.

  • Odmítnutí    Seznam nabídek, které jsou odmítnuté. Můžou schvalovat odmítnutým nabídce zpřístupnit pro fakturaci.

Zobrazení údajů o nabídce

  • Klikněte na hodnotu v poli Č. nabídky a otevřete formulář Údaje nabídky pro danou nabídku.

    Podrobnosti o nabídce můžete upravovat před jeho odesláním – tedy pokud je StavNový.

Formulář Údaje nabídky

V levém horním rohu formuláře Údaje nabídky se zobrazí číslo nabídky a stav.

Pomocí tlačítek v horní části formuláře Údaje nabídky můžete nabídku odeslat, schválit, odmítnout nebo fakturovat, vytvořit její duplikát a zobrazit si náhled nabídky pro tisk.

Obecné informace o nabídce jsou uvedeny v polích přímo pod tlačítky v horní části formuláře Údaje nabídky.

Karty uprostřed formuláře Údaje nabídky jsou určeny pro údaje nabídky: řádkové položky (služby a produkty), umístění služby, daně a podmínky a poznámky. Sazby a jednotkové ceny pro řádkové položky libovolné nabídky můžete upravovat, aniž byste ovlivnili hodnotu související služby nebo produktu.

Celkové částky pro služby, produkty a daně jsou zobrazeny v pravém dolním rohu formuláře Údaje nabídky. Pokud aktualizujete údaje na kartě Řádkové položky nebo na kartě Daně a podmínky, klikněte na tlačítko Aktualizovat součty a aktualizujte částky uvedené v této oblasti.

Vytvoření nové nabídky

  • Na kartě Nabídky klikněte na odkaz Nová nabídka a poté vyplňte formulář Údaje nabídky.

    Pokud nejste do databáze přihlášeni, vyberte své jméno z rozevíracího seznamu Prodejce a přidejte své jméno do nabídky.

Odeslání nabídky ke schválení

Nabídek, které nebyly odeslány nemají číslo nabídky; hodnotu […] se zobrazí v části nabídky #.

  1. Na kartě Nabídky klikněte ve sloupci s nabídkou, kterou chcete odeslat, na údaj […].
    Access otevře formulář Údaje nabídky a zobrazí nabídku.

  2. Zkontrolujte obecné informace a údaje pro danou nabídku a proveďte veškeré nezbytné změny, jako je přidání nebo odebrání řádkových položek, úprava sazby nebo jednotkové ceny pro řádkovou položku či přidání poznámek.

  3. V horní části formuláře Údaje nabídky klikněte na tlačítko Odeslat.

Schválení nebo zamítnutí odeslané nabídky

  1. Na kartě Nabídky kliknutím na hodnotu ve sloupci Č. nabídky otevřete formulář Údaje nabídky a zobrazte nabídku.

  2. Zkontrolujte informace nabídky a proveďte jeden z následujících úkonů:

    • Pokud je nabídka přijatelná, klikněte na tlačítko Schválit v horní části formuláře Údaje nabídky.

    • Pokud by nabídka byla přijatelná s drobnými změnami, klikněte na tlačítko Duplikovat v horní části formuláře Údaje nabídky. Access vytvoří novou nabídku na základě té původní. Pak můžete tuto novou nabídku přezkoumat a odeslat a poté ji schválit.

    • Pokud je nabídka nepřijatelná, klikněte na tlačítko Odmítnout v horní části formuláře Údaje nabídky.

Převod schválené nabídku na fakturu

  1. Na kartě Nabídky klikněte na kartu Schváleno.
    Access zobrazí schválené nabídky, včetně nabídek, které již byly vyfakturovány.

  2. Klikněte na hodnotu v poli Č. nabídky a otevřete formulář Údaje nabídky pro danou nabídku.

  3. Zkontrolujte údaje nabídky.

    Poznámka : Ve schválených nabídkách nelze provádět žádné změny. Můžete však vytvořit duplicitní nabídku kliknutím na tlačítko Duplikovat, duplikovanou nabídku přezkoumat a odeslat a poté ji schválit a použít pro vytvoření faktury.

  4. V horní části formuláře Údaje nabídky klikněte na tlačítko Fakturovat.

Tisk nebo zaslání nabídky e-mailem

  1. Na kartě Nabídky kliknutím na hodnotu ve sloupci Č. nabídky otevřete formulář Údaje nabídky a zobrazte nabídku.

  2. V horní části formuláře Údaje nabídky klikněte na tlačítko Zobrazit nabídku.
    Access otevře nabídku ve formě, ve které bude vytištěna.

    Tlačítka v horní části nabídky se na konečném výtisku nezobrazují.

  3. Klikněte na příslušné tlačítko v horní části nabídky.

Faktury: Správa všech faktur

Na kartě Faktury můžete vytvářet nové faktury a kontrolovat faktury podle stavu.

Karta Faktury v šabloně databáze Služby

Faktury jsou uvedeny na následujících kartách:

  • Nezaplacené    Seznam faktur, které nebyly zaplaceny, ale ještě nejsou po splatnosti.

  • Po splatnosti   Seznam faktur, které nebyly zaplaceny a jsou po splatnosti.

  • Placená   Seznam zaplacených faktur.

Zobrazení údajů o faktuře

  • Klikněte na hodnotu v poli Č. faktury a otevřete formulář Údaje faktury pro danou fakturu.

    Podrobnosti o faktury můžete upravovat před jeho odesláním – tedy pokud je StavNový.

Formulář Údaje faktury

Formulář Údaje faktury

V levém horním rohu formuláře Údaje faktury se zobrazí číslo faktury a stav.

Pomocí tlačítek v horní části formuláře Údaje faktury můžete fakturu odeslat nebo označit jako zaplacenou, můžete vytvořit duplikát faktury, zobrazit náhled faktury před tiskem a uložit do faktury změny a zavřít formulář Údaje faktury.

Obecné informace o faktuře jsou uvedeny v polích přímo pod tlačítky v horní části formuláře Údaje faktury. Pokud byla faktura vytvořena z nějaké nabídky, zdědí její údaje, ale ve faktuře můžete provést změny, aniž byste původní nabídku ovlivnili.

Karty uprostřed formuláře Údaje faktury jsou určeny pro údaje o faktuře: řádkové položky (služby a produkty), umístění služby, daně a podmínky a poznámky. Pokud byla faktura vytvořena z nějaké nabídky, zdědí její údaje, ale ve faktuře můžete provést změny, aniž byste původní nabídku ovlivnili. Můžete také upravovat sazby a jednotkové ceny pro řádkové položky libovolné faktury, aniž byste ovlivnili výchozí hodnotu související služby nebo produktu.

Celkové částky za služby, produkty a daně jsou zobrazeny v pravém dolním rohu formuláře Údaje faktury. Pokud aktualizujete údaje na kartě Řádkové položky nebo na kartě Daně a podmínky, klikněte na tlačítko Aktualizovat součty a aktualizujte částky uvedené v této oblasti.

Vytvoření nové faktury

  • Klikněte na odkaz Nová fakturaa potom vyplňte formulář Údaje faktury.

    Pokud nejste do databáze přihlášeni, vyberte své jméno z rozevíracího seznamu Prodejce a přidejte své jméno do nabídky.

Odeslání faktury k platbě

Faktur, které nebyly odeslány nemají číslo faktury; hodnotu […] se zobrazí v části Faktura číslo.

  1. Na kartě Nabídky klikněte ve sloupci s nabídkou, kterou chcete odeslat, na údaj […].
    Access otevře formulář Údaje nabídky a zobrazí nabídku.

  2. Zkontrolujte obecné informace a údaje pro danou fakturu a proveďte veškeré nezbytné změny, jako je přidání nebo odebrání řádkových položek, úprava sazby nebo jednotkové ceny pro řádkovou položku či přidání poznámek.

  3. V horní části formuláře Údaje faktury klikněte na tlačítko Odeslat.

Tisk nebo odeslání faktury e-mailem

  1. Na kartě Faktury kliknutím na hodnotu ve sloupci Č. faktury otevřete formulář Údaje faktury a zobrazte nabídku.

  2. V horní části formuláře Údaje faktury klikněte na tlačítko Zobrazit fakturu.
    Access otevře fakturu ve formě, ve které bude vytištěna.

    Tlačítka v horní části faktury se na konečném výtisku nezobrazují.

  3. Klikněte na příslušné tlačítko v horní části faktury.

Označení faktury jako zaplacené

  1. Na kartě Faktury, na kartě Nezaplaceno, kliknutím na hodnotu ve sloupci Č. faktury otevřete formulář Údaje faktury a zobrazte fakturu.

  2. V horní části formuláře Údaje faktury klikněte na tlačítko Označit jako odeslané.

Centrum sestav: Zobrazení a tisk sestav

Šablona databáze Služby obsahuje čtyři sestavy: seznam zákazníků a tři sestavy prodejů (měsíční, čtvrtletní a roční).

Karta Centrum sestav v šabloně databáze Služby

Chcete-li zobrazit náhled sestavy, postupujte takto:

  • Klikněte na kartu Centrum sestav a pak v části Vybrat sestavu klikněte na sestavu, kterou chcete zobrazit.
    Access zobrazí sestavu v podokně náhledu.

Náhled můžete přizpůsobit pomocí možností zobrazených v horní části podokna s náhledem. Zobrazené možnosti závisí na tom, pro kterou sestavu si prohlížíte náhled.

Tisk sestavy:

  1. Zobrazte si náhled sestavy, kterou chcete vytisknout.

  2. Na kartě Centrum sestav klikněte na odkaz Otevřít na nové kartě a stiskněte kombinaci kláves CTRL+P.

Pokročilé: Správa služeb, produktů, zaměstnanců a zákazníků

Karta Pokročilé představuje praktické místo pro správu následujících seznamů:

  • Zákazníci

  • Zaměstnanci

  • Produkty

  • Služby

Jednotlivé seznamy jsou zobrazeny jako datové listy, kde si snáze všimnete nekonzistencí a kde můžete provádět hromadné změny dat.

Karta Pokročilé v šabloně databáze Služby

Další kroky

Jakmile začnete webovou databázi Services používat ke správě svých firemních záležitostí, budete s velkou pravděpodobností přemýšlet o nových způsobech vyhledávání dat pomocí dotazů nebo jejich filtrování. Pravděpodobně také zjistíte, že potřebujete databázi upravit tak, aby lépe vyhovovala vašim potřebám. Pomocí odkazů v této části můžete získat další informace o běžných úlohách a úpravách, které můžete provádět.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×