Přesunutí dat z Excelu do Accessu

Důležité informace:  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento článek popisuje, jak přesunout data z Excelu do Accessu a převést data na relační tabulky tak, abyste mohli používat Microsoft Office Excel a Access společně. Abychom si to shrnuli, Access je nejlepší pro záznam a uchovávání dat, vytváření dotazů a sdílení dat a Excel pro výpočty, analýzy a vizualizace dat.

Dva články – Správa dat v Accessu nebo Excelu a 10 hlavních důvodů používání Accessu s Excelem – popisují, která aplikace je nejvhodnější pro konkrétní úkol, a jak používat Excel a Access společně k vytvoření praktického řešení.

V tomto článku

Podstata relačních databází a modelování dat

Součásti relační tabulky

Co je normalizace?

Tabulky můžou být v různých normálních formulářích

Relace a klíče

Integrita a platnost dat

Shrnutí

Základní kroky při přesouvání dat z Excelu do Accessu

Krok 1: Import dat z Excelu do Accessu

Automatické jednoduché připojení dat

Krok 2: Normalizace dat pomocí Průvodce analýzou tabulky

Krok 3: Připojení k datům Accessu z Excelu

Načtení dat do Accessu

Podstata relačních databází a modelování dat

Spousta datových souborů, včetně Excelu, se označuje jako ploché soubory. Tyto soubory jsou často velké a obsahují nadbytečná data, sloupce, které se moc často nepoužívají, a spoustu prázdných hodnot. Tyto soubory můžete zdědit z jiného systému nebo od jiného uživatele nebo se mohly tímto způsobem vytvořit na základě průběžného přidávání sloupců ke splnění měnících se požadavků. I když uspořádání dat v plochém souboru funguje pro konkrétní účel, data nejsou flexibilní a může pro vás být těžké odpovídat na nečekané otázky ohledně dat.

plochý soubor

Relační databáze je časem prověřené řešení pro plochý soubor. Access je aplikace relační databáze a funguje nejlépe, když jsou tabulky dobře navržené a obsahují relace, které odpovídají modelu relační databáze.

Začátek stránky

Součásti relační tabulky

Každá tabulka v dobře navržené relační databázi je kolekce pojmenovaných sloupců a několika řádků, která ukládá informace o jednom předmětu, například zaměstnancích. Každý sloupec v tabulce má jedinečný název a obsahuje informace o předmětu, jako je například jméno a adresa zaměstnance. Řádky tabulky obsahují výskyty předmětu, například aktuální zaměstnance ve firmě. Jedna hodnota je uložena v průsečíku řádku a sloupce a je to jeden fakt, například Olomouc. Nakonec můžete změnit uspořádání řádků a sloupců beze změny významu tabulky.

relační tabulka

1. Tabulka představuje jeden předmět – osobu, místo, věc, událost nebo koncept

2. Každý řádek je jedinečný a má primární klíč, jako například číslo odznáčku

3. Každý sloupec má jedinečný, krátký a výstižný název

4. Všechny hodnoty ve sloupci mají podobný význam a formát

5. Každá hodnota v tabulce (odpovídající buňka v Excelu) představuje jeden fakt

Začátek stránky

Co je normalizace?

Bohužel to je tak, že řádně navržená relační tabulka se v accessové databázi nevytvoří automaticky. Musíte použít metodu analýzy dat v plochému souboru a změnit uspořádání dat z jedné tabulky do dvou nebo více souvisejících tabulek. Tento způsob se nazývá normalizace. V podrobném postupu rozdělíte jednu tabulku na dvě nebo víc menších tabulek tak, že odeberete opakující se hodnoty ve sloupci, odeberete nadbytečná data z řádků a přidáte primární klíče (pole, které jednoznačně identifikuje každý záznam v tabulce) a cizí klíče (pole obsahující hodnoty získané v poli primárního klíče v relační tabulce) k definování relací mezi novými tabulkami.

relační diagram

1. Relační tabulka

2. Názvy sloupců

3. Primární klíč

4. Cizí klíč

5. Relační čáry a symboly

Začátek stránky

Tabulky můžou mít různé normální formy

Tabulka může mít jednu ze čtyř různých normálních forem: nulová, první, druhá a třetí. Každá forma popisuje míru, do které jsou data v tabulce uspořádaná a dají se úspěšně použít v relační databázi. Nulová normální forma je nejméně uspořádaná a třetí je nejefektivněji uspořádaná.

Nulová normální forma:    Jedním ze znaků, že je tabulka v nejméně uspořádaném stavu označovaném jako nulová normální forma, je když jeden nebo víc sloupců obsahuje „neatomické“ hodnoty, což znamená, že jedna buňka obsahuje víc hodnot. Adresa zákazníka může například sestávat z těchto částí: ulice (třeba Polní 2302), město, stát a PSČ. Ideálně jsou jednotlivé prvky adresy uložené v samostatných sloupcích. Dalším příkladem je rozdělení sloupce, který obsahuje celá jména, třeba Šafránek, Filip nebo Lenka Šťastná, na samostatné sloupce s křestními jmény a příjmeními. Uložení křestních jmen a příjmení do samostatných sloupců se osvědčilo a pomáhá rychle vyhledávat a třídit data.

Jiným znakem dat v nulové běžné formě je, když data obsahují informace o různých předmětech, jako jsou prodejci, produkty, zákazníci a objednávky. Kdykoli je to možné, je třeba data rozdělit do samostatných tabulek pro každý předmět.

První normální forma:    Tabulka je v první normální formě, když každý sloupec obsahuje atomické hodnoty, ale jeden nebo více sloupců obsahuje nějaká redundantní data, jako jsou informace o prodejci nebo zákazníkovi pro každou část objednávky. Například jméno Kopecká, Věra se v listu opakuje pětkrát, protože má dvě různé objednávky (jednu na tři produkty a jednu na dva).

Druhá normální forma:    Tabulka je ve druhé normální formě, pokud byla odebrána redundantní data, ale jeden nebo více sloupců není založeno na primárním klíči nebo neobsahují vypočítané hodnoty (například cena * sleva).

Třetí normální forma:    Tabulka je ve třetí normální formě, když jsou všechny sloupce v tabulce založené jenom na primárním klíči. Jak je znázorněno na následujícím obrázku, informace o produktech a dodavatelích jsou uložené v samostatných tabulkách a jsou spojené k vyhledávání v poli ID dodavatele v tabulce Dodavatelé.

Tabulky v nulovém, prvním a druhém normálním formuláři můžou znamenat problém, když chcete změnit data. Aktualizace hodnot, které se často opakují, je například extrémně časově náročný proces. Pokaždé, když aktualizujete hodnotu, musíte ověřit, jestli každý druhý řádek obsahuje tu samou hodnotu. To může způsobit, že budete ztrácet čas a celý postup bude náchylný k chybám. Kromě toho je obtížné efektivně roztřídit a filtrovat sloupce, které obsahují opakující se hodnoty. Tabulky v první a druhé normálním formě jsou velkým zlepšením oproti normálnímu formě, ale přesto můžou představovat problém, když vkládáte, aktualizujete nebo odstraňujete data.

Když procházíte procesem normalizace dat, převedete tabulku z nižší formy na vyšší, až budou všechny tabulky ve třetí normální formě. Ve většině případů je ideální třetí normální forma, protože:

  • Při vkládání, odstraňování nebo aktualizaci dat je možné eliminovat problémy s modifikací.

  • Integritu dat lze udržovat s omezeními dat a obchodními pravidly.

  • Můžete zadávat dotazy na data různými způsoby, abyste získali odpovědi na své otázky.

Začátek stránky

Relace a klíče

Dobře definovaná relační databáze obsahuje několik tabulek, každou ve třetí normální formě, ale existují taky relace mezi těmito tabulkami, které pomáhají spojit dohromady data. Zaměstnanci například patří do Oddělení a jsou přiřazení pro projekty, projekty mají dílčí úkoly, dílčí úkoly jsou vlastnictvím zaměstnanců a oddělení spravují projekty. V tomto scénáři má relační databáze definované čtyři tabulky: Zaměstnanci, Projekty, Dílčí úkoly a Oddělení, přičemž každá má definované tyto klíčové relace: patří do, jsou přiřazení, mají, jsou vlastnění a spravují.

Existují tři typy relací:

  • Relace 1:1    Každý zaměstnanec má například jedinečné ID odznáčku a každé ID odznáčku odkazuje na jedinečného zaměstnance.

  • Relace 1:N    Každý zaměstnanec je například přiřazených pro jedno oddělení, ale oddělení má mnoho zaměstnanců. Tato funkce se označuje taky jako relace nadřazený – podřízený.

  • Relace M:N    Zaměstnanec může být přiřazený mnoha projektům a každý projekt může mít přiřazených mnoho zaměstnanců. K vytváření relací 1:N se často používá speciální tabulka známá jako spojovací tabulka mezi každou normální formou pro celkem tři tabulky, které společně tvoří relaci M:N.

K vytvoření relace mezi dvěma nebo více tabulkami se používá primární a cizí klíč. Primární klíč je sloupec v tabulce, jehož hodnoty jednoznačně identifikují každý řádek v tabulce, jako je Číslo odznáčku nebo Kód oddělení. Cizí klíč je sloupec v tabulce, jehož hodnoty jsou stejné jako hodnoty primárního klíče jiné tabulky. Cizí klíč si můžete představit jako kopii primárního klíče z jiné relační tabulky. Relace mezi dvěma tabulkami je vytvořená tak, že se porovnají hodnoty cizího klíče v jedné tabulce s hodnotami primárního klíče v jiné.

primární a cizí klíč – relace

Začátek stránky

Integrita a platnost dat

Po vytvoření relační databáze se všemi tabulkami ve třetí normální formě a definování správných relací chcete zajistit integritu dat. Integrita dat znamená, že můžete správně a konzistentně procházet relace a pracovat s tabulkami v databázi v čase s tím, jak se databáze aktualizuje. K dispozici jsou dvě základní pravidla pro relační databáze, která pomáhají zajistit integritu dat.

Pravidlo entity:    Každý řádek v tabulce musí mít primární klíč a tento primární klíč musí mít hodnotu. Toto pravidlo zajišťuje, že každý řádek v tabulce jde jednoznačně identifikovat a nikdy se neúmyslně neztratí. Kromě toho je možné při každém vložení, aktualizaci nebo odstranění dat zachovat jedinečnost a existenci všech primárních klíčů.

Pravidlo referenční integrity:    Toto pravidlo řídí pravidla vkládání a odstraňování v relaci 1:N. Pokud tabulka obsahuje cizí klíč, musí být všechny hodnoty cizího klíče null (žádná hodnota) nebo musí odpovídat hodnotám v relační tabulce, ve kterém je tento cizí klíč primárním klíčem.

úpravy relací

Můžete taky dál zajišťovat integritu dat v relační databázi pomocí různých pravidel ověření dat, včetně typu dat (například Celé číslo), délky dat (například 15 nebo méně znaků), formátu dat (třeba měna), výchozí hodnoty (například 10) a omezení (například Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Tato pravidla ověření dat zajišťují, že databáze obsahuje údaje o kvalitě a taky odpovídá zavedeným obchodním pravidlům.

Stojí za zmínku, že při zadávání dat existuje významný rozdíl mezi databází v Accessu a excelovým sešitem. V excelovém listu se data zadávají od ruky. Můžete zadat data prakticky odkudkoli a snadno můžete vrátit zpět změny. Databáze aplikace Access je však mnohem víc strukturovaná a omezená. Kromě toho se při zadávání dat do tabulky změna potvrdí v databázi. Zadání dat nejde vrátit zpět stejně jako v Excelu, i když můžete data odstranit nebo aktualizovat a opravit tak jakékoliv chyby.

Začátek stránky

Shrnutí

Po normalizaci dat v relačních tabulkách s řádně definovanými relacemi a definování integrity dat bude mnohem jednodušší:

  • Ušetřit místo a zlepšit výkon, protože jsou fyzicky odebraná opakující se a redundantní data.

  • Přesně aktualizovat data a zachovat integritu dat.

  • Řadit, filtrovat, vytvářet vypočítané sloupce a shrnovat data.

  • Vytvářet dotazy na data různými způsoby pro zodpovězení očekávaných i neočekávaných otázek.

Pro jistotu uvádíme, že návrh relační databáze má pokročilé aspekty, jako jsou složené klíče (klíč, který sestává z hodnot ze dvou a víc sloupců), další normální formy (čtvrtá normální forma – závislost s víc hodnotami) a denormalizace. Pro většinu jednoduchých až středně těžkých databázových potřeb najdete základní informace o návrhu databáze v následujících případových studiích v tomto článku, kterým byste měli rozumět.

Začátek stránky

Základní kroky při přesouvání dat z Excelu do Accessu

Přesouvání dat z aplikace Excel do aplikace Access vyžaduje tři základní kroky.

tři základní kroky

Začátek stránky

Krok 1: Import dat z Excelu do Accessu

Import dat je operace, která bude mnohem plynulejší, pokud si uděláte čas na přípravu a vyčištění dat. Import dat je jako stěhování do nového domu. Pokud před stěhováním uklidíte a uspořádáte své věci, přesunutí do nového domova je mnohem jednodušší.

Vyčištění dat před importem

Před importem dat do aplikace Access je v aplikaci Excel vhodné zajistit následující:

  • Převeďte buňky obsahující neatomická data (to znamená více hodnot v jedné buňce) na víc sloupců. Buňka ve sloupci „Dovednosti“, která obsahuje víc hodnot dovedností, třeba „Programování v jazyce C“, „Programování v jazyce VBA“ a „Navrhování webů“, by měla být rozdělená do samostatných sloupců, z nichž každý obsahuje jenom jednu hodnotu dovednosti.

  • Pomocí příkazu PROČISTIT odeberte úvodní mezery, koncové mezery a víc vložených mezer.

  • Odeberte netisknutelné znaky.

  • Vyhledejte a opravte pravopisné chyby a chyby interpunkce.

  • Odeberte duplicitní řádky nebo duplicitní pole.

  • Ověřte, že sloupce dat neobsahují smíšené formáty, zejména čísla formátovaná jako text nebo kalendářní data ve formátu čísla.

Další informace najdete v následujících tématech nápovědy pro Excel:

Poznámka: Pokud jsou vaše potřeby v oblasti čištění dat složité nebo nemáte čas ani zdroje k automatizaci procesu, můžete uvažovat o využití externího dodavatele. Zkuste pomocí svého oblíbeného vyhledávacího webu ve webovém prohlížeči najít pojmy jako „software pro čištění dat“ nebo „kvalita dat“.

Výběr nejlepšího datového typu při importu

Během operace importu v aplikaci Access budete chtít správně rozhodovat, aby se vrátilo jenom málo chyb převodu (pokud vůbec nějaké) vyžadujících ruční zásah. Následující tabulka uvádí souhrn, jak se při importu dat z Excelu do Accessu převádějí číselné formáty v Excelu a datové typy v Accessu, a nabízí tipy, jaké nejlepší datové typy vybrat v průvodci importem listu.

Číselný formát aplikace Excel

Datový typ aplikace Access

Komentáře

Doporučený postup

Text

Text, Memo

Datový typ Text aplikace Access ukládá alfanumerická data až do 255 znaků. Datový typ Memo aplikace Access ukládá alfanumerická data až do 65 535 znaků.

Zvolte Memo, pokud chcete předejít zkrácení nějakých dat.

Číslo, Procento, Zlomek, Vědecký

Číslo

Access má datový typ Číslo, který se liší na základě vlastnosti Velikost pole (Bajt, Celé číslo, Dlouhé celé číslo, Jednoduchá přesnost, Dvojitá přesnost, Desetinné číslo).

Pokud se chcete vyhnout chybám převodu dat, zvolte formát Dvojitá přesnost.

Datum

Datum

Aplikace Access i Excel používá k ukládání kalendářních dat stejné pořadové číslo. V Accessu je rozsah dat větší: od -657,434 (1. ledna, 100 n.l.) do 2 958 465 (31. prosince 9999 n.l.).

Vzhledem k tomu, že Access nerozpoznává kalendářní systém 1904 (použitý v aplikaci Excel pro Macintosh), potřebujete převést kalendářní data v aplikaci Excel nebo Access, aby nedošlo k nedorozumění.

Další informace najdete v tématu Změna kalendářní systém, formát nebo dvěma číslicemi interpretaci a Import a propojení dat ze sešitu aplikace Excel

.

Zvolte Datum.

Čas

Čas

Aplikace Access i Excel ukládají hodnoty času pomocí stejného datového typu.

Zvolte Čas, což je obvykle výchozí hodnota.

Měna, účetnictví

Měna

V aplikaci Access datový typ Měna ukládá data jako 8bajtová čísla s přesností na čtyři desetinná místa, používá se k ukládání finančních dat a zabraňuje zaokrouhlování hodnot.

Zvolte Měna, což je obvykle výchozí formát.

Logická hodnota

Ano/Ne

Access používá pro všechny hodnoty Ano -1 a pro všechny hodnoty Ne 0, zatímco Excel používá 1 pro všechny hodnoty PRAVDA a 0 pro všechny hodnoty NEPRAVDA.

Zvolte Ano/Ne. Tím se automaticky převedou základní hodnoty.

Hypertextový odkaz

Hypertextový odkaz

Hypertextový odkaz v aplikaci Excel i Access obsahuje adresu URL nebo webovou adresu, na kterou můžete kliknout a přejít.

Zvolte Hypertextový odkaz, jinak může Access použít jako výchozí datový typ Text.

Jakmile budou data v aplikaci Access, můžete odstranit data z Excelu. Nezapomeňte původní sešit aplikace Excel před odstraněním zálohovat.

Další informace najdete v tématu téma nápovědy přístup, Import a propojení dat ze sešitu aplikace Excel.

Začátek stránky

Automatické jednoduché připojení dat

Běžné potíže Excel uživatelé přidávání dat pomocí stejného sloupce do jednoho listu velká. Například bude pravděpodobně aktivum sledování řešení, které na úvodní obrazovce Excel, ale teď roste zahrnout souborů z mnoha pracovní skupiny a oddělení. Tato data může být v jiných listech a sešitech, nebo textové soubory, které jsou datové kanály z jiných systémů. Nemůže žádným způsobem příkaz uživatelské rozhraní ani snadný způsob, jak přidat podobná data v Excelu.

Nejlepším řešením je použít aplikaci Access, kde můžete snadno importovat a připojit data do jedné tabulky pomocí Průvodce importem tabulky. Kromě toho můžete do jedné tabulky přidat velké množství dat. Můžete uložit operace importu, přidat je jako naplánované úkoly aplikace Microsoft Office Outlook a dokonce pomocí maker automatizovat proces.

Začátek stránky

Krok 2: Normalizace dat pomocí Průvodce analýzou tabulky

Na první pohled se procházení procesem normalizace dat může zdát odrazující. Naštěstí je normalizace tabulky v aplikaci Access proces, který je mnohem jednodušší díky Průvodci analýzou tabulky.

průvodce analýzou tabulky

1. Přetažení vybraných sloupců do nové tabulky a automatické vytvoření relací

2. Přejmenování tabulky pomocí příkazových tlačítek, přidání primárního klíče, nastavení existujícího sloupce jako primárního klíče a vrácení poslední akce zpět

Tohoto průvodce můžete použít k následujícímu:

  • Převedení tabulky na sadu menších tabulek a automatické vytvoření relace primárního a cizího klíče mezi tabulkami.

  • Přidání primárního klíče do existujícího pole obsahujícího jedinečné hodnoty nebo vytvoření nového pole ID, které používá datový typ Automatické číslo.

  • Automatické vytváření relace k jejímu vynucení referenční integrity s kaskádové aktualizace. Kaskádové odstranění nejsou automaticky přidají zabránění omylem odstraňování dat, ale můžete snadno přidáte kaskádové odstranění později.

  • Vyhledání nadbytečných nebo duplicitních dat v nových tabulkách (například stejný zákazník se dvěma různými telefonními čísly) a jejich aktualizace podle potřeby.

  • Zálohování původní tabulky a její přejmenování přidáním textu _OLD k jejímu názvu. Pak vytvoříte dotaz, který rekonstruuje původní tabulku, s názvem původní tabulky tak, aby všechny existující formuláře nebo sestavy založené na původní tabulce fungovaly s novou strukturu tabulky.

Začátek stránky

Krok 3: Připojení k datům Accessu z Excelu

Po normalizaci dat v Accessu a vytvoření dotazu nebo tabulky, která rekonstruuje původní data, už stačí jenom připojit se k datům Accessu z Excelu. Data jsou teď v aplikaci Access jako externí zdroj dat a jde je tak připojit k sešitu prostřednictvím připojení dat, což je kontejner informací, který se používá pro vyhledání, přihlášení a přístup k externímu zdroji dat. Informace o připojení jsou uložené v sešitu a můžou být uložené taky v souboru připojení, jako je soubor připojení ODC (Office Data) (přípona názvu souboru .odc) nebo souboru Název zdroje dat (s příponou DSN). Po připojení k externím datům můžete taky automaticky aktualizovat sešit aplikace Excel z aplikace Access při každé aktualizaci dat v aplikaci Access.

Další informace najdete v tématu Základní informace o připojení (import) dat a Výměna (kopírování, import, export) dat mezi aplikací Excel a Access.

Začátek stránky

Načtení dat do Accessu

V této části vás provedeme následujícími fázemi normalizace dat: Rozdělení hodnot ve sloupcích Prodejce a Adresa na ty nejmenší částice, oddělení souvisejících témat do vlastních tabulek, kopírování a vkládání těchto tabulek z aplikace Excel do aplikace Access, vytvoření klíčových relací mezi nově vytvořenými tabulkami aplikace Access a vytvoření a spuštění jednoduchého dotazu aplikace Access pro vrácení informací.

Příklad dat v nenormalizovaném formuláři

Následující ukázkový list obsahuje neatomické hodnoty ve sloupci Prodejce a Adresa. Oba sloupce by měly být rozdělené na dva nebo více samostatných sloupců. Tento sešit obsahuje také informace o prodejcích, produktech, zákaznících a objednávkách. Tyto informace by měly být také dále rozděleny podle předmětu do samostatných tabulek.

Prodejce

Kód objednávky

Datum objednávky

ID produktu

Množ.

Cena

Název zákazníka

Adresa

Telefon

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

1

$8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard uložit Pardubicích, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

5,08

$4,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard uložit Pardubicích, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

17

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard uložit Pardubicích, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

. 2349

3/4/09

C-789

15

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

. 2349

3/4/09

C-795

18

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

5,08

$16,75

Společnost Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

18

$5,25

Společnost Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

2,5

$4,50

Společnost Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

. 2351

3/4/09

C-795

18

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard uložit Pardubicích, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

5,08

$16,75

Společnost Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

15

$7,25

Společnost Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

18

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

17

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luis

. 2354

3/7/09

A-2275

15

$16,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard uložit Pardubicích, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

1

$7,25

Společnost Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

15

$9,75

Společnost Adventure Works

1025 Kolumbie kruh Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

18

$7,00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard uložit Pardubicích, WA 98227

425-555-0222

Informace rozdělené na nejmenší díly: atomická data

Při práci s daty v tomto příkladu můžete pomocí příkazu Text do sloupce v Excelu rozdělit buňku na „atomické“ části (jako adresa, město, stát a PSČ) v samostatných sloupcích.

Následující tabulka zobrazuje nové sloupce ve stejném listu poté, co byly rozděleny tak, aby všechny hodnoty byly atomické. Informace ve sloupci Prodejce jsou rozdělené do sloupců Příjmení a Jméno a informace ve sloupci Adresa jsou rozdělené do sloupců Ulice, Město, Stát a PSČ. Tato data mají „první normální formu“.

Příjmení

Jméno

 

Ulice

Město

Stát:

PSČ

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Sousa

Luis

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Rozdělení dat podle uspořádaných předmětů v aplikaci Excel

Následujících několik tabulek s příklady dat znázorňuje stejné informace z excelového listu po rozdělení do tabulek pro prodejce, produkty, zákazníky a objednávky. Návrh tabulky není definitivní, ale už skoro odpovídá její zamýšlené podobě.

Tabulka Prodejci obsahuje jenom informace o prodejcích. Každý záznam má jedinečné ID (ID prodejce). Hodnota ID prodejce se bude používat v tabulce Objednávky pro propojení objednávek s prodejci.

Prodejci

ID prodejce

Příjmení

Jméno

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

109

Sousa

Luis

Tabulka Produkty obsahuje pouze informace o produktech. Každý záznam má jedinečné ID (ID produktu). Hodnota ID produktu se použije k propojení informací o produktu s tabulkou Podrobnosti o objednávce.

Produkty

ID produktu

Cena

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Tabulka Zákazníci obsahuje pouze informace o zákaznících. Každý záznam má jedinečné ID (ID zákazníka). Hodnota ID zákazníka se použije k propojení informací o zákazníkovi s tabulkou objednávky.

Zákazníci

Kód zákazníka

Název

Ulice

Město

Stát:

PSČ

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Společnost Adventure Works

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabulka Objednávky obsahuje informace o objednávkách, prodejcích, zákaznících a produktech. Každý záznam má jedinečné ID (ID objednávky). Některé informace v této tabulce je nutné rozdělit do další tabulky, která obsahuje rozpis objednávek tak, aby tabulka Objednávky obsahovala jenom čtyři sloupce – jedinečné ID objednávky, datum objednávky, ID prodejce a ID zákazníka. Tabulka zde uvedená ještě nebyla rozdělená do tabulky Podrobnosti o objednávce.

Objednávky

Kód objednávky

Datum objednávky

ID prodejců

Kód zákazníka

ID produktu

Množ.

2348

3/2/09

101

1001

J-558

1

2348

3/2/09

101

1001

B-205

5,08

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

17

. 2349

3/4/09

101

1005

C-789

15

. 2349

3/4/09

101

1005

C-795

18

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

5,08

2350

3/4/09

103

1003

F-198

18

2350

3/4/09

103

1003

B-205

2,5

. 2351

3/4/09

105

1001

C-795

18

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

5,08

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

15

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

18

2353

3/7/09

107

1005

C-789

17

. 2354

3/7/09

109

1001

A-2275

15

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

1

2355

3/8/09

103

1003

C-795

15

2356

3/10/09

101

1001

C-789

17

Podrobnosti o objednávce, jako je ID a množství produktu, jsou přesunuty z tabulky Objednávky a uloženy do tabulky nazvané Podrobnosti o objednávce. Mějte na paměti, že objednávek je 9, takže by tabulka měla mít 9 záznamů. Tabulka Objednávky má jedinečné ID (ID objednávky), na které bude odkazovat tabulka Podrobnosti o objednávce.

Konečný návrh tabulky Objednávky by měl vypadat takto:

Objednávky

Kód objednávky

Datum objednávky

ID prodejců

Kód zákazníka

2348

3/2/09

101

1001

. 2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

. 2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

. 2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabulka Podrobnosti o objednávce neobsahuje žádné sloupce, které vyžadují jedinečné hodnoty (to znamená, že neexistuje primární klíč), takže je v pořádku když některé nebo všechny sloupce obsahují „redundantní“ data. Žádné dva záznamy v této tabulce by ale neměly být úplně stejné (toto pravidlo platí pro všechny tabulky v databázi). V této tabulce by mělo být 17 záznamů – každý odpovídá jednotlivým produktům v jednotlivých pořadích. V pořadí 2349 zahrnují tři produkty C-789 jednu ze dvou částí celé objednávky.

Tabulka Podrobnosti o objednávce by tak měla vypadat takto:

Podrobnosti o objednávce

Kód objednávky

ID produktu

Množ.

2348

J-558

1

2348

B-205

5,08

2348

D-4420

17

. 2349

C-789

15

. 2349

C-795

18

2350

A-2275

5,08

2350

F-198

18

2350

B-205

2,5

. 2351

C-795

18

2352

A-2275

5,08

2352

D-4420

15

2353

A-2275

18

2353

C-789

17

. 2354

A-2275

15

2355

D-4420

1

2355

C-795

15

2356

C-789

17

Kopírování a vkládání dat z aplikace Excel do aplikace Access

Teď, když byly informace o prodejcích, zákaznících, produktech, objednávkách a podrobnostech objednávky rozdělené na jednotlivé předměty v Excelu, můžete tato data zkopírovat přímo do Accessu, kde se z nich stanou tabulky.

Vytvoření relací mezi tabulkami aplikace Access a spuštění dotazu

Po přesunutí dat do aplikace Access můžete vytvořit relace mezi tabulkami a pak vytvořit dotazy k vrácení informací o různých tématech. Můžete například vytvořit dotaz, který vrátí ID objednávky a jména prodejců pro objednávky zadané mezi 5/3/09 a 8/3/09.

Navíc můžete vytvářet formuláře a sestavy a usnadnit tak zadávání dat a analýzu prodeje.

Začátek stránky

Poznámka: Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×