Přehled informací o vytváření a konfiguraci sharepointových knihoven

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Knihovna je místem na webu, kde členové týmu můžou spolupracovat na tvorbě, aktualizaci a správě souborů. Nejlepší způsob, jak nastavit knihovnu, závisí na tom, jak se knihovna bude používat a kolik lidí s ní bude pracovat.

Nastavení základní knihovny, aby se snadněji spravovaly některé týmové dokumenty, je otázkou jenom pár kroků. Pokud vaše organizace definovala proces vývoje svých dokumentů nebo pokud víc lidí pracuje na jednom dokumentu, zvažte, jestli by nestálo za to, prozkoumat pokročilejší funkce pro správu dokumentů, jako jsou třeba typy obsahů a pracovní postupy.

Tento plán je navržený pro jednotlivce, kteří vytváří a konfigurují knihovny pro web Microsoft Office SharePoint Server 2007, ale nejsou IT odborníky. Pokud jste odborníky v oblasti IT, TechNet může být pro vaše potřeby vhodnější.

Koncepty a plánování

Pokud vaše organizace pracuje na velkém množství dokumentů, budete chtít vytvořit strategii organizace a správy dokumentů dřív, než lidi začnou přidávat obsah. Třeba pomocí sloupců a zobrazení můžete omezit počet dokumentů, které se zobrazí najednou.

Knihovny můžou být taky klíčovou součástí procesu správy dokumentů díky nástrojům, které poskytují konzistenci, spravují velké objemy obsahu a řídí pracovní postup jeho vývoje.

Seznámení s knihovnami

Vaše organizace může mít několik knihoven na sharepointovém webu, třeba jednu nebo víc knihoven pro týmové dokumenty, jednu pro webové stránky, knihovnu snímků pro prezentaci a knihovnu obrázku pro fotky a další obrázky.

Koncept

Popis

Úvod do knihoven

Přečtěte si o výhodách, typech a funkcích knihovny.

Uspořádání souborů v knihovně

Zjistěte si informace o strategiích organizace souborů v knihovnách dřív, než začnete vytvářet svoje vlastní knihovny.

Plán školení k sharepointové knihovně dokumentů

Podívejte se na plán pěti různých kurzů o knihovnách dokumentů.

Plánování uspořádání a správa souborů

Sharepointové knihovny mají několik funkcí, které týmu pomáhají spravovat a organizovat svoje dokumenty. Trocha plánování vám pomůže nastavit strukturu, která bude ve vaší organizaci fungovat nejlíp.

Způsob organizace souborů v knihovně závisí na potřebách dané skupiny a na tom, jaký postup upřednostňujete při ukládání a vyhledávání informací. Zobrazení a složky můžou vašemu týmu pomoct, aby zůstal koordinovaný.

Rezervace je nástroj, který umožňuje členům týmu pracovat na souborech jako jediní a vyhnout se tak konfliktům souborů. Váš tým možná bude chtít používat i nástroj Správa verzí, ve kterém se vytváří historie verzí souborů. Správa verzí zabírá víc místa na serveru, ale umožní týmu obnovit předchozí verze souborů, pokud udělají nějakou chybu.

Vaše organizace může používat třeba rezervaci a správu verzí dokumentů k tomu, aby se líp spravovalo, jak lidé pracují na souborech. Aby někdo mohl pracovat na souboru jako jediný, zarezervuje si ho, aby nikdo jiný nemohl omylem přepsat změny. Se správou verzí může tým sledovat historii verzí a v případě, že někdo udělá chybu, obnovit předchozí verzi.

Koncept

Popis

Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně

Seznamte se se správou verzí, která vám umožňuje sledovat historii verzí a zobrazovat a obnovovat předchozí verze dokumentu.

Uspořádání souborů v knihovně

Přečtěte si o různých způsobech uspořádání souborů v knihovně. Před vytvořením a konfigurací knihovny je dobré si naplánovat její strukturu.

Postup, jak uživatelům udělit přístup k webům a jejich obsahu

Podívejte se na přehled správy přístupu k webům a jejich obsahu, včetně možností zdědit oprávnění v podřízených webech nebo použít jedinečná oprávnění.

Vyhodnocení, jestli použít pokročilou správu dokumentů

V situacích, kdy organizace nepoužívají žádný formální systém pro správu dokumentů, se obsah často vytváří a ukládá bez správy a decentralizovaně v různě rozmístěných sdílených složkách a na jednotlivých jednotkách pevných disků. Kvůli tomu je pro zaměstnance těžké efektivně vyhledávat a sdílet obsah a spolupracovat na něm. Taky se tím organizacím stěžuje používání cenných obchodních informací a dat zahrnutých do obsahu.

Office SharePoint Server 2007 podporuje potřeby vaší organizace spravovat dokumenty tím, že poskytuje širokou sadu funkcí pro správu dokumentů, se kterými můžete:

  • ukládat, organizovat a hledat dokumenty

  • zajistit konzistenci dokumentů

  • spravovat metadata dokumentů

  • pomáhat ochránit dokumenty před neoprávněným přístupem nebo použitím

  • zajistit konzistentní obchodní procesy (pracovní postupy) při zacházení s dokumenty

Koncept

Popis

Úvod do správy dokumentů

Zjistěte, jakými různými způsoby můžete využít správu dokumentů ke správě obsahu a procesů v organizaci.

Úvod k pracovním postupům Sharepointu

Přečtěte si o pracovních postupech a o tom, jak můžou pomoct lidem implementovat obchodní procesy s dokumenty a položkami seznamů, jako jsou správa úkolů a spolupráce.

Úvod do typů obsahu

(Zjistěte, jak typy obsahu umožňují organizacím konzistentně spravovat metadata, šablony a chování položek a dokumentů. Typy obsahu se definují na úrovni webu a používají se u seznamů a knihoven.)

Správa rozsáhlých knihoven

Sharepointové knihovny jsou navržené tak, aby zvládaly velkou kapacitu souborů, celkem až 5 milionů, pokud k organizaci použijete složky, ale existují strategie, které byste pro maximální výkon měli využít.

Pro typické zákaznické scénáře, ve kterých se používá standardní webové uživatelské rozhraní SharePoint Serveru 2007, se doporučuje, aby jeden seznam neměl víc než 2000 položek na kontejner seznamu. Kontejner v tomto případě znamená kořen seznamu a všechny složky v seznamu. Složka je kontejner, protože se do ní ukládají jiné položky seznamu.

Třeba společnost AdventureWorks používá ve své knihovně složky pro různé typy dokumentů, například manuály a ceníky. Výkon a možnosti procházení pro uživatele se dají zlepšit i pomocí zobrazení a indexování. Následující články vám pomůžou naplánovat strategii pro velké seznamy a knihovny.

Koncept

Popis

Plánování podnikového úložiště obsahu

Získejte informace o konfiguraci a spravování knihoven s velkým počtem souborů.

Správa velkého množství souborů pomocí Centra dokumentů

Přečtěte si o výhodách, typech a funkcích Centra dokumentů.

Správa seznamů a knihoven s velkým počtem položek

Seznamte se s doporučeními ke kapacitě včetně toho, jak optimalizovat výkon seznamu prostřednictvím omezení počtu zobrazovaných položek a volbou nejvhodnější metody získávání obsahu.

Vytváření a konfigurace knihoven

Abyste vytvořili knihovnu, musíte být členem skupiny vlastníků webu nebo mít specifické oprávnění navrhovat web nebo vytvářet seznamy a knihovny. Při vytváření knihoven můžete použít některá nastavení, další pak můžete použít později z nabídky Nastavení v knihovně.

Vytváření knihoven

Úkol

Popis

Vytvoření knihovny

Zjistěte, jak vytvořit knihovnu, abyste mohli vytvářet, shromažďovat, aktualizovat a spravovat soubory s členy týmu.

Vytvoření knihovny formulářů

Zjistěte, jak vytvořit knihovnu konkrétně z formulářů, jako třeba vyúčtování výdajů.

Konfigurace knihoven

Úkol

Popis

Přidání nebo změna pracovního postupu v seznamu, knihovně nebo typu obsahu

Použijte pro správu dokumentů a obchodních procesů výchozí pracovní postup, nebo si přizpůsobte a nastavte svůj vlastní.

Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu

Povolte, aby knihovna mohla sledovat verze v historii verzí a obnovovat předchozí verze.

Vytvoření nebo změna zobrazení

Vytvářejte zobrazení, aby lidé mohli vidět položky, které jsou pro ně nejdůležitější nebo nejvýznamnější.

Vyžadování rezervace souborů v knihovně

Zjistěte, jak můžete vyžadovat, aby si všichni uživatelé rezervovali soubory předtím, než s nimi budou pracovat, pokud takový požadavek chcete nastavit. Díky tomu, že se bude vyžadovat rezervace, nebude víc lidí moct provádět změny v jednu chvíli, protože to může vytvořit konflikty změn a vést k nejasnostem.

Změna typu obsahu seznamu nebo knihovny

Zjistěte, jak nakonfigurovat typ obsahu a přidat ho do knihovny.

Nastavení šablony pro knihovnu

Zjistěte, jak do knihovny přidat šablonu, pokud nechcete použít typy obsahu.

Poskytnutí přístupu do knihoven

Seznam nebo knihovnu na webu můžete přizpůsobit tak, aby se rozšířil nebo zúžil okruh uživatelů, kteří k seznamu nebo knihovně můžou přistupovat. Změnit se dá i to, co uživatelé můžou v obsahu seznamu nebo knihovny změnit.

Standardně seznam nebo knihovna zdědí oprávnění z webu, na kterém se nachází. Webu, na kterém se seznam nebo knihovna nachází, se říká nadřazený web. Změny oprávnění v nadřazeném webu platí pro všechny seznamy, knihovny a další obsah, který z tohoto nadřazeného webu dědí oprávnění.

Můžete přestat dědit oprávnění z nadřazeného sharepointového webu a pro seznam nebo knihovnu vytvořit jedinečná oprávnění. Můžete mít třeba jedinečná oprávnění pro seznam, který obsahuje záznamy zaměstnanců, nebo pro dokument s produktovými plány, který ještě není hotový. Můžete taky rozšířit nebo omezit přístup ke konkrétním složkám a položkám seznamu, třeba ke mzdám a informacím personálu.

Koncept

Popis

Přizpůsobení přístupu uživatelů k seznamu nebo knihovně

Seznamte se přizpůsobením přístupu uživatelů ke knihovnám v podrobném postupu, nebo se naučte podrobné jednotlivé procedury, abyste uměli přizpůsobovat ještě víc.

Přizpůsobení přístupu uživatelů ke složkám, položkám seznamů a souborům knihoven

Přečtěte si, jak rozšířit nebo omezit přístup ke konkrétním souborům nebo složkám, pokud vaše organizace potřebuje přizpůsobit přístup ke konkrétnímu obsahu.

Postup, jak uživatelům udělit přístup k webům a jejich obsahu

Podívejte se na přehled správy přístupu k webům a jejich obsahu, včetně možností zdědit oprávnění v podřízených webech nebo použít jedinečná oprávnění.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×