Přehled: Sledování průběhu

ikona: Sledování průběhu

S Microsoft Projectem je monitorování a sledování průběhu projektového plánu snadné, je ovšem třeba nejprve provést několik kroků, než začnete průběh projektu monitorovat.

Monitorování projektu se dá obecně rozdělit na dvě roviny – kontrolu a sledování průběhu projektu. Můžete tak identifikovat odchylky od původního plánu (nebo směrného plánu) a podniknout kroky, abyste si zachovali kontrolu nad rozsahem, časovým rozvrhem a rozpočtem projektu.

Tento článek je jedním z mnoha cílů při řízení projektů v Průvodci řízením projektů.

Příklady z řízení projektů

První příklad: Příležitostný projektový manažer   : Vytvořili jste si plán, všichni pracují na svých přiřazených úkolech a máte pocit, že vše běží tak, jak jste si naplánovali.

A to je první chyba. Žádný projekt nikdy neběží podle plánu. Objevují se problémy a je důležité, abyste je identifikovali co nejdříve. Čím déle vám bude trvat, než problémy objevíte, tím horší budou.

Při monitorování průběhu projektového plánu mějte na paměti následující doporučení.

  • Vytvořte si směrný plán projektu:    Až si vytvoříte plán projektu, zvažte také vytvoření směrného plánu. Směrný plán je něco jako verze projektu, která může posloužit k porovnání průběhu jednotlivých úkolů. Směrný plán vám umožní porovnat původní plán s pozdější verzí.

  • Ruční shromažďování dat:    Nejrychleji a nejsnadněji se informace o stavu projektu dají shromažďovat prostřednictvím Project Serveru. Někdy se ale může stát, že budete chtít tyto informace shromažďovat ručně.
    Je možné, že nemáte nainstalovaný Project Server nebo že má váš projekt tak malý rozsah, že vám nezabere mnoho času, když si tato data budete shromažďovat sami.
    Pokud se rozhodnete shromažďovat data o stavu projektu ručně, nezapomeňte na to, že je musíte také ručně zadávat do plánu projektu.

  • Počítejte s odporem: Odpor vůči formálnímu sledování dat řízení projektu je normální. Naštěstí existuje několik metod, jak můžete tento typ odporu minimalizovat.

Toto jsou tři jednoduché kroky, které vám pomůžou začít projektový plán monitorovat.

  1. Vytvořte si směrný plán projektu. Klikněte na kartu Projekt a pak na Nastavit směrný plán.

  2. Komunikujte, komunikujte, komunikujte. Pro členy týmu není snadné vám posílat informace o stavu jejich práce na projektu. Informace o stavu můžete tedy jednoduše získat na týmových schůzkách konaných každý týden nebo na jiných podobných schůzkách. Pravidelné týdenní shromažďování dat o stavu je ideální pro většinu projektů. Častější shromažďování dat o stavu ale může být kontraproduktivní. Můžete si také v Outlooku 2010 nastavit týdenní připomenutí, že máte od lidí dostávat základní údaje o stavu jejich úkolů.

  3. Použijte Týmový plánovač. Zobrazení Týmový plánovač v Projectu pomáhá řešit problémy, které souvisejí s tím, kdo má ve vašem týmu co na starosti. Když toto zobrazení zapojíte do vašich týmových schůzek, můžete proces shromažďování informací o stavu projektu urychlit.

Druhý příklad: Jste zkušený projektový manažer   : Máte dlouholeté zkušenosti s řízením projektů a v minulosti jste používali složitý software pro řízení projektů. Teď máte na starosti projekt, jehož zadavatel vyžaduje pečlivé monitorování, abyste udrželi naplánovaný rozpočet. Monitorování lidí je jedna věc, něco jiného je ovšem monitorování průběhu projektu a nákladů.

Zadavatel projektu po vás navíc chce, abyste mu každý měsíc dodali zprávu se stručným shrnutím průběhu projektu. Máte obavy, jak to vše zvládnete.

Toto je seznam obvyklých překážek, které se při monitorování a sledování objevují, a jejich možných řešení.

Překážka

Možné řešení

Očekávaný odpor

Odpor vůči formálnímu sledování dat řízení projektu je normální. Naštěstí existuje několik metod, jak můžete tento typ odporu minimalizovat.

Chybějící e-maily

Získávání informací o stavu projektu prostřednictvím e-mailu je jedním z nejsnadnějších způsobů, jak průběh projektu monitorovat. E-maily se ale můžou ztratit. Můžete si v Outlooku nastavit týdenní připomenutí, které vás upozorní na to, že by vám členové týmu měli pravidelně posílat informace o stavu jejich úkolů.

Project Server

Pokud ke sledování stavu práce na projektu používáte Project Server, zvažte, jestli by pro vás nebylo přínosné najmout si konzultanta, který by členům týmu pomohl řešit potíže s hlášením skutečného stavu jejich úkolů. Konzultant vám také pomůže zvládat složité fáze monitorování projektu (zejména u velkých projektů). Můžete se obrátit na specialistu na aplikaci Project – MVP (Most Valued Professional).

Dodavatelé

Pokud pro práci na některých úkolech projektu využíváte externí smluvní dodavatele, je třeba, aby vám každý týden podávali zprávy o stavu práce na projektu. Můžete takový požadavek zakotvit do rozpisu práce (nebo jiného smluvního dokumentu), který bude muset dodavatel odsouhlasit, než na projektu začne pracovat.

Obavy z rozpočtování

Práce s rozpočtem děsí každého. Naučte se pracovat s analýzou vytvořené hodnoty. Pokud jste si nastavili směrný plán projektu (jako zkušení profesionálové jste to jistě udělali) a zadali jste do plánu náklady, potom na základě vytvořené hodnoty můžete monitorovat plán projektu.

Plíživá změna rozsahu projektu

Plíživé změny rozsahu projektu se obtížně monitorují. K takové změně rozsahu projektu může dojít, pokud někteří členové týmu dobře neporozumějí požadavkům na to, co má být výsledkem projektu. Členové týmu konstruktérů se například rozhodnou, že určitá vylepšená funkce výsledný produkt zdokonalí, aniž by se předem poradili s projektovým manažerem ohledně toho, jestli jsou náklady na takové vylepšení vzhledem k situaci na trhu a stanoveným cílům únosné.

Kontrola průběhu úkolu před sledováním

Vytvoření nebo aktualizace směrného nebo pomocného plánu

Vytvořte nebo aktualizujte směrný nebo pomocný plán, abyste v pozdější fázi projektu mohli tyto informace porovnat s aktuálním nebo směrným plánem. Když si uložíte směrný plán, pomůže vám to identifikovat a řešit nesrovnalosti a přesněji plánovat podobné projekty v budoucnosti.

Kontrola průběhu plánu projektu

Při sledování průběhu projektu můžete kontrolovat rozdíly mezi plánovanou a skutečnou prací. To vám pomůže vyhodnotit, jestli práce na projektu probíhá podle očekávání.

Faktory určující datum dokončení projektu (kritická cesta)

Text

Jedním z prvních kroků monitorování projektů je zjištění, jak se koncové datum projektu mění se změnou úkolů a požadavků na zdroje.

Porovnání dvou verzí projektu (odkaz bude doplněn)

Vytvořte si nebo uložte původní odhady týkající projektu a skutečná projektová data a pak je porovnejte. To vám napoví, jaký má projekt průběh.

Monitorování pracovního vytížení pomocí Týmového plánovače

Text

Pro projektové manažery je často obtížné udělat si jasný a rychlý obrázek o tom, co v určitém bodě projektového plánu jejich tým dělá. Pomocí Týmového plánovače můžete mít rychle přehled o pracovním vytížení jednotlivých členů týmu.

Zobrazení a sledování faktorů plánu

Pomocí nástroje Kontrola úkolů můžete sledovat, jak změny jednoho úkolu ovlivňují jiné úkoly. Když tedy aktualizujete průběh některého úkolu, mějte tyto změny na paměti.

Funkce plánování v Projectu

Seznamte se s novou funkcí plánování v Projectu 2010. Tato funkce vám umožní při monitorování v Projectu rychleji reagovat na změny.

Překonání odporu proti sledování

Odpor vůči sledování dat řízení projektu je normální. Seznamte se s několika způsoby, jak si s ním můžete poradit.

Začátek stránky

Monitorování průběhu plánu projektu

Aktualizace práce na projektu

Až práce na vašem projektu pokročí, můžete aktualizovat plán a zadat do něj informace o skutečných datech zahájení a dokončení, skutečné práci, skutečné a zbývající době trvání, aktuálním procentu dokončení a dokončené práci v procentech.

Rychlá aktualizace dokončených úkolů

Naučte se rychle aktualizovat úkoly pomocí ovládacích prvků na pásu karet.

Analýza průběhu projektu pomocí analýzy vytvořené hodnoty

Z analýzy vytvořené hodnoty se dozvíte, jaká část rozpočtu měla být vynaložená s ohledem na množství zatím odvedené práce, a získáte informace o nákladech podle směrného plánu na úkol, přiřazení nebo zdroje.

Uložení projektu na Project Server

Až dokončíte monitorování projektu, můžete uložit verzi na Project Server nebo ji sdílet se členy týmu a dalšími zúčastněnými osobami.

Vytváření sestav o průběhu projektu

Text

Díky vizuálním sestavám můžete informace o projektu graficky znázornit pomocí vylepšených kontingenčních tabulek v Excelu 2010 nebo kontingenčních grafů ve Visiu 2010.

Rychlé zvládnutí webové aplikace Project Web App

Project Server 2010 a jeho doprovodná aplikace Project Web App nabízí jedinečné nástroje pro sledování práce v rámci celé organizace.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×