Přehled Microsoft Office Accessu 2007

Aplikace Office Access 2007 umožňuje rychlé a snadné sledování informací a vytváření sestav pomocí uživatelského rozhraní Fluent systému Microsoft Office a interaktivních možností návrhu, které nevyžadují důkladnou znalost databází. Začátek je snadný díky předdefinovaným aplikacím, které můžete měnit a přizpůsobovat podle svých měnících se potřeb. Můžete shromažďovat informace prostřednictvím formulářů v e-mailu nebo importovat data z externích aplikací. Můžete vytvářet a upravovat podrobné sestavy, které zobrazují seřazené, filtrované a seskupené informace, což usnadňuje orientaci v datech a umožňuje informovanější rozhodování. Informace můžete s ostatními uživateli sdílet tak, že přesunete soubory aplikace Office Access 2007 na web služby Windows SharePoint Services, kde můžete pravidelně kontrolovat historii revizí, obnovovat odstraněné informace, nastavit oprávnění k přístupu a zálohovat informace.

Vítejte

Aplikace Office Access 2007 obsahuje knihovnu předem připravených databázových řešení, které vám umožní rychle začít pracovat.

V tomto článku

Rychlé zahájení sledování informací

Vytváření a přizpůsobování účelných sestav

Sdílení sledovaných informací s ostatními

Správa a auditování citlivých informací

Rychlé zahájení sledování informací

V aplikaci Office Access 2007 můžete začít ihned pracovat pomocí funkcí zaměřených na výsledky.

  • Předem připravená řešení:    Nová obrazovka Začínáme obsahuje různá předem připravená databázová řešení. Tyto aplikace jsou ihned připraveny k použití pro sledování kontaktů, událostí, problémů, aktiv, úkolů a podobně – nebo je můžete využít jako šablony a různě je vylepšovat či zdokonalovat, aby vyhovovaly druhu informací, které chcete sledovat, nebo způsobu, jakým chcete sledování provádět. Jakmile budou na webu Microsoft Office Online k dispozici další šablony aplikací, budou inzerovány na obrazovce Začínáme.

  • Uživatelské rozhraní Fluent systému Office:    Vzhled aplikace Office Access 2007 byl aktualizován za účelem snadnějšího vytváření, úprav a používání aplikací pro sledování (databázových řešení aplikace Access). Uživatelské rozhraní Fluent systému Office je kontextové a je optimalizováno tak, aby bylo efektivní a snadno se s ním pracovalo. Z téměř 1 000 příkazů, které jsou k dispozici, zobrazuje uživatelské rozhraní Fluent pouze ty, které se týkají právě prováděného úkolu. Zobrazení oken s kartami, nový stavový řádek, posuvníky a záhlaví navíc dodávají aplikacím založeným na aplikaci Office Access 2007 velmi moderní vzhled.

  • Vylepšená navigace:    Nové navigační podokno umožňuje přehledné zobrazení tabulek, formulářů, dotazů a sestav. Můžete dokonce vytvářet vlastní skupiny k uspořádání a zobrazení všech formulářů a sestav souvisejících s jednou tabulkou.

  • Rychlé vytváření tabulek:    Aplikace Office Access 2007 usnadňuje přímou práci s datovým listem při vytváření a úpravách tabulek. Informace je možné zadávat do datových buněk – stejně jako v aplikaci Microsoft Excel. Když vložíte novou hodnotu, aplikace Office Access 2007 automaticky přidá nové pole a rozpozná datový typ (například datum, číslo nebo text). Do nových datových listů je možné kopírovat tabulky z aplikace Excel a aplikace Office Access 2007 automaticky vytvoří všechna pole a rozpozná datové typy.

  • Import záznamů o kontaktech z aplikace Microsoft Office Outlook 2007:    Aplikace Office Access 2007 usnadňuje výměnu samostatných záznamů o kontaktech aplikace Access 2007 s aplikací Office Outlook 2007. Můžete importovat záznam o kontaktu z aplikace Outlook do aplikace Office Access 2007 nebo exportovat záznam o kontaktu z aplikace Office Access 2007 a uložit jej jako kontakt aplikace Office Outlook 2007.

Seznam kontaktů Outlooku

Aplikace Office Access 2007 nabízí přepracované uživatelské rozhraní Office Fluent a úzkou integraci s kontakty aplikace Outlook.

  • Filtrování a řazení dat:    Aplikace Office Access 2007 usnadňuje filtrování dat a umožňuje tak získat přehled v podnikových informacích. Pro datové typy jako text, číslo či datum jsou k dispozici různé možnosti filtrování. Nové možnosti filtrování například usnadňují filtrování datového sloupce pro všechny záznamy aktuálního dne, včerejška, minulého týdne, příštího měsíce, budoucnosti, minulosti atd. Možnost filtrování je stejná v aplikacích Office Excel 2007 a Office Access 2007, nemusíte si tedy osvojovat nový způsob vyhledávání potřebných informací.

Access

Aplikace Office Access 2007 umožňuje snazší filtrování dat, a vnáší tak srozumitelnost do ekonomických otázek.

  • Používání polí s více hodnotami:    Aplikace Office Access 2007 podporuje složité datové typy. Je možné vytvářet sloupce, v nichž lze do buňky zadávat více hodnot. Pokud například přiřazujete úkol více osobám, můžete do buňky zadat více jmen. Služba Windows SharePoint Services je s těmito složitými datovými typy kompatibilní, což pomáhá zajistit symetrii dat mezi místními a webovými úložišti dat.

  • Připojení dokumentů a souborů k databázi:    Vaše aplikace mohou uchovávat informace, které jsou ještě zajímavější a užitečnější než dosud. Pro snadnou referenci můžete k jednotlivým záznamům v datovém úložišti připojovat více souborů (například fotografie, dokumenty a tabulky). Pokud soubor není v komprimovaném formátu, aplikace Office Access 2007 jej automaticky komprimuje, a šetří tak místem na pevném disku.

  • Interaktivní návrh formulářů:    Aplikace Office Access 2007 nabízí rozhraní pro návrh formulářů na principu WYSIWYG (výsledek je totožný s tím, co vidíte na obrazovce). Rozvržení formuláře lze navrhovat a upravovat v reálném čase na obrazovce – a v průběhu vytváření je možné zobrazovat jeho náhled. S návrhovým rozhraním WYSIWYG lze formuláře vytvářet velmi rychle a věnovat více času práci a méně potížím s návrhem a formátováním.

  • Formátovaný text:    Ať se jedná o tučný text nebo kurzívu, aplikace Office Access 2007 poskytuje pro data uložená v tabulkách podporu formátovaného textu.

Úpravy formulářů v Office Accessu 2007

Při úpravách formulářů v aplikaci Office Access 2007 v režimu interaktivního návrhu se plně využívá princip WYSIWIG.

Začátek stránky

Vytváření a přizpůsobování účelných sestav

Pomocí aplikace Office Access 2007 se zorientujete ve složitých datech. Informace můžete sloučit do účelných sestav, které vám umožní informovanější rozhodování.

  • Úprava sestav v režimu interaktivního návrhu:    Pomocí nových funkcí aplikace Office Access 2007 můžete v průběhu vytváření sestavy kontrolovat, jak budou data v sestavě zobrazena. Pomocí nového rozhraní WYSIWYG lze měnit rozložení sestavy přímo při prohlížení dat v nástroji pro návrh sestav. Není tedy nutné sestavu spouštět, abyste zjistili, jak bude zobrazena na stránce. Tato funkce usnadňuje vytváření skvěle vypadajících sestav a pomůže vám ušetřit čas.

  • Interaktivní procházení sestav:    Nový režim procházení sestav lépe zpřístupňuje uživatelské sestavy. Pomocí kláves CTRL+F lze hledat záznamy, kopírovat data do jiných aplikací a získávat podrobné záznamy k úpravě dat. Pomocí nových funkcí filtrování lze snadněji nalézt informace potřebné k rozhodování.

  • Seskupování informací v sestavách:    Vylepšené podokno seskupování umožňuje přehledné zobrazení skupin dat, můžete tedy zobrazit náhled změn při jejich použití v sestavách. Můžete snadno přidávat součty, mezisoučty, počty a další prvky, které vám pomohou analyzovat data. Můžete rovněž seskupit informace do jedné nebo více vrstev a přidat mezisoučty.

Úpravy sestav v Office Accessu 2007

Při úpravách sestav v režimu interaktivního návrhu lze v aplikaci Office Access 2007 snadno provádět seskupování a změny.

Začátek stránky

Sdílení sledovaných informací s ostatními

Aplikace Office Access 2007 umožňuje jednoduše shromažďovat informace a bezpečněji a pružněji je zpřístupnit ostatním.

  • Shromažďování dat pomocí aplikace Office Outlook 2007:    Aplikace Office Access 2007 zjednodušuje proces shromažďování informací od ostatních uživatelů. Automaticky v těle e-mailové zprávy vytvoří formulář pro sběr dat ve formátu aplikace Microsoft Office InfoPath 2007 nebo ve formátu HTML. Tento formulář můžete příjemcům poslat pomocí e-mailových adres z kontaktů aplikace Outlook nebo přímo z aplikace Access. Aplikace Outlook 2007 příchozí formuláře zpracuje a uloží data do datového úložiště aplikace Office Access 2007 – efektivně tak aktualizuje data ve vaší sledovací aplikaci, bez nutnosti jejich přepisování.

Shromažďování informací pomocí InfoPathu

Můžete shromažďovat informace od ostatních uživatelů e-mailem s formuláři aplikace InfoPath (nebo ve formátu HTML) generovanými aplikací Office Access 2007.

  • Spolupráce s weby služby Windows SharePoint Services:    Weby založené na službě Windows SharePoint Services představují místo, kde může váš tým komunikovat, sdílet dokumenty a spolupracovat na projektu. Pomocí aplikace Office Access 2007 lze publikovat soubory aplikace Access v knihovnách nebo přesunout aplikaci na web služby Windows SharePoint Services. Data a databáze front-end se přesunou na server, což umožní vašemu týmu snadno s nimi pracovat prostřednictvím prohlížeče. Formuláře a sestavy lze zobrazovat, aktualizovat nebo odstraňovat přímo z webu služby Windows SharePoint Services v závislosti na nastavení oprávnění.

  • Sledování seznamů služby Windows SharePoint Services v aplikaci Office Access 2007:    Další novinkou je možnost sledovat seznamy aplikace Windows SharePoint Services pomocí klienta aplikace Office Access 2007 ve vašem počítači.

  • Práce offline se seznamy služby Windows SharePoint Services:    Pomocí aplikace Office Access 2007 můžete se službou Windows SharePoint Services pracovat offline. Jestliže jste například na cestách, můžete spravovat místní kopii seznamu služby SharePoint v přenosném počítači, kde můžete upravovat seznam a vytvářet dotazy stejným způsobem, jako kdyby se jednalo o jakoukoli jinou tabulku v aplikaci Office Access 2007. Formuláře a sestavy používající seznam služby SharePoint jsou plně interaktivní — a aplikace Office Access 2007 může později, až bude váš přenosný počítač opět online, synchronizovat místní seznam s online seznamem.

  • Integrace s pracovními postupy služby Windows SharePoint Services:    Vývojáři aplikace Office Access 2007 mohou používat obchodní logiku vytvořenou s podporou pracovních postupů ve službě Windows SharePoint Services k vytváření aplikací pro spolupracující pracovní skupinu. Pracovní postupy lze využít k automatickému přiřazování úkolů jiným uživatelům, sledování stavu projektu a kontrole včasného dokončování úkolů. Všechny úkoly služby Windows SharePoint Services lze zobrazit v aplikaci Office Access 2007 nebo v aplikaci Office Outlook 2007 v závislosti na vašem pracovním stylu.

  • Upozornění zasílaná prostřednictvím e-mailu nebo informačního kanálu RSS:    Uživatelé se mohou přihlásit k odběru e-mailových upozornění v případě přidání, odstranění nebo změny záznamů. Uživatelé, kteří používají informační kanály RSS (Really Simple Syndication), se navíc mohou přihlásit k odběru seznamu kanálů prostřednictvím aplikace Office Outlook 2007.

  • Mobilní připojení:    Seznamy služby Windows SharePoint Services jsou přístupné také prostřednictvím mobilních telefonů. Vzdálení uživatelé tak mohou mít neustálý přehled o měnících se podnikových informacích.

  • Podpora formátů PDF a XPS:    V aplikaci Office Access 2007 lze uložit sestavu určenou k vytištění, vystavení nebo distribuci e-mailem ve formátech PDF (Portable Document Format) nebo XPS (XML Paper Specification). Uložením sestavy do souboru PDF či XPS zachytíte informace ve formě, která zachovává veškeré vlastnosti formátování a lze ji snadno rozšiřovat, přitom však nevyžaduje, aby ostatní uživatelé měli k vytištění nebo zobrazení sestavy k dispozici aplikaci Office Access 2007.

Soubor můžete uložit ve formátu PDF nebo XPS v aplikaci systému Microsoft Office 2007 pouze po instalaci doplňku. Další informace naleznete v článku Tisk, sdílení a ochrana souborů ve formátu PDF a XPS.

Sledování problémů

Přesunutí aplikace Office Access 2007 do služby Windows SharePoint Services umožní přístup k informacím pomocí prohlížeče.

Začátek stránky

Správa a auditování citlivých informací

Díky větší transparentnosti dat v kontrolovatelném prostředí aplikace Office Access 2007 lze snadněji vyhovět potřebám řízení informací.

  • Vylepšené zabezpečení:    Aplikace Office Access 2007 obsahuje nové a vylepšené funkce zabezpečení, aby byla ještě bezpečnější a konzistentnější s jinými aplikacemi Microsoft Office systému 2007. Jednotná rozhodnutí o důvěryhodnosti jsou integrována do Centra zabezpečení sady Microsoft Office. Důvěryhodná umístění umožňují důvěřovat všem databázím ve složkách s rozšířeným zabezpečením. Aplikaci Access můžete naopak načíst se zakázaným kódem nebo makry, čímž zajistíte bezpečnější práci.

Seznam problémů

Nové funkce v aplikaci Office Access 2007 umožňují sledování záznamů a zobrazení informací o tom, kdo vytvořil, upravil nebo odstranil záznamy.

  • Auditování dat:    Bez podpory pracovníků oddělení IT lze snadno migrovat data z místního databázového souboru na server služby Windows SharePoint Services, který odborníci z oblasti IT ve vaší organizaci mohou spravovat, zabezpečit a zálohovat v souladu se zásadami vaší společnosti.

  • Historie revizí:    Tato nová funkce umožňuje sledovat záznamy a zjistit, kdo je vytvořil, upravil nebo odstranil. Je také možné zobrazit, kdy byly informace změněny, a v případě potřeby vrátit změny zpět.

  • Nastavení oprávnění:    Pomocí služby Windows SharePoint Services lze spravovat přístup uživatelů k datům. Můžete přiřazovat omezená oprávnění ke čtení nebo úplná oprávnění pro úpravy.

  • Koš:    Pomocí funkce koše ve službě Windows SharePoint Services lze obnovit data, která byla omylem odstraněna.

Začátek stránky

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×