Přehled: Doporučené postupy pro správu, jak můžou uživatelé používat týmový web

Přehled: Doporučené postupy pro správu, jak můžou uživatelé používat týmový web

Pokud jste vlastníkem týmového webu, je vhodné vytvořit model zásad správného řízení – to znamená model pro adresování zásad, procesů, rolí a zodpovědností webu. Takový model vám pomůže určit, jakým způsobem váš web používá. Můžete třeba požadovat rezervaci souborů, aby více lidí nezkoušeli soubor současně upravovat. Nebo můžete povolit vytváření podřízených webů jenom určitým lidem. Tento článek obsahuje přehled nápadů a osvědčených postupů při vytváření takového modelu.

Poznámka: Pokud hledáte postup pro vytvoření webu, přečtěte si článek Vytvoření sharepointového webu.

Co je vládnutí?

Důležitým, ale často neviditelnou částí webu je model zásad správného řízení– sada zásad, rolí, odpovědností a procesů, které jste vytvořili, abyste zjistili, jak lidé ve vaší skupině používají SharePoint.

Mnoho organizací má model zásad správného určení pro weby na úrovni centrální správy nebo kolekce webů, které mohou být vytvořeny a udržovány oddělením informačních technologií (IT) nebo týmem.

Pokud jste vlastníkem webu v kolekci webů, třeba na týmovém webu, je vhodné vytvořit si vlastní dodatečný model zásad správného řízení, který bude řešit konkrétní problémy.

Model řízení zásad usnadňuje:

  • Dejte uživatelům webu vědět, kdy mají vytvořit nový podřízený web, a to na rozdíl od vytváření seznamu nebo jiného obsahu webu.

  • Ujistěte se, že jsou podřízené weby a obsah vyřazeny, když jsou zastaralé, a nepoužívejte místo úložiště a neředí výsledky hledání.

  • Zajistěte, aby měli přístup ke správnému obsahu správným lidem.

  • Umožněte vlastníkům podřízeného webu vědět, jaké šablony a motivy můžou používat.

  • Hladce přechází vlastnictví webu od jedné osoby do druhé.

Prvky modelu zásad správného řízení

Model zásad správného řízení musí řešit následující problémy:

  • Vytváření webů

  • Správa oprávnění

  • Informační architektura

  • Životní cyklus webu a důchod

  • Omezení úložiště

  • Klasifikace informací

  • Typu

  • Ochrana dat

  • Navigace

  • Hledání

  • Role a zodpovědnosti pro podporu webu

Některé z těchto otázek se už možná rozhodly modelem zásad webu pro kolekci webů nebo na úrovni organizace, třeba množství prostoru úložiště na vašem webu a jaké vlastní nastavení můžete dělat pro vzhled a chování webu. V závislosti na složitosti týmového webu a počtu lidí, které používáte, nemusí být ostatní důležité. Ale i když nemusíte dělat rozhodnutí o těchto tématech, je dobré vědět, jaká rozhodnutí byla učiněna, abyste mohli informovat uživatele webu a zásady vhodně vynucovat.

Tady je pár věcí, které byste měli zvážit při nastavování nového webu.

Vytvoření podřízeného webu

Možná budete chtít, aby členové týmu mohli vytvářet podřízené weby na týmovém webu pro použití na konkrétních projektech.

Možnost spontánního vytváření nových podřízených webů může být ve skupině velmi výhodná, ale vytváření webů s omezeným přístupem se ale nedaří. Pokud podřízené weby volně rozjdou, můžou vzniknout problémy. Například:

  • Uživatelům je těžké najít správný podřízený web nebo si ho nechat.

  • Informace mohou být duplikovány v několika podřízených webech, pomocí nákladného úložného prostoru a vyžadují jejich údržbu.

  • Zastaralé informace se můžou nacházet na podřízených webech, které mohou být ve výsledcích hledání. Může být obtížné zjistit, jaká verze informací je správná.

  • Správa oprávnění pro velké části podřízených webů se může stát hlavními zabrat a uživatelé se můžou omylem odvinout o přístup k informacím, které by ve skutečnosti neměly být.

  • Jako zaměstnanci opustí skupinu, podřízené weby, které vytvářejí, můžou být opuštěny, vytvářet nejasnosti a muddying výsledky hledání pro zbývající uživatele webu.

Můžete ušetřit čas a energii, pokud jste nastavili některé zásady pro vytváření webů, které řeší následující oblasti:

  • Kdo smí vytvářet podřízené weby?

  • Je třeba předem schválit nové podřízené weby? Pokud ano, jaká jsou kritéria pro schválení a kteří udělují schválení?

  • Mají nové podřízené weby vytvořené šablony a motivy?

  • Kolik informací na webu může být uloženo? To znamená, kolik místa na disku serveru může zabrat?

  • Jaká jsou pravidla pro zahrnutí strategií navigace na webu?

  • Jak dlouho mají být informace uloženy na podřízených webech před odstraněním nebo archivem?

Další informace najdete v tématu Vytvoření webu nebo podřízeného webu.

Správa oprávnění

Integrita, důvěrnost a ochrana osobních údajů v kritickém stavu vaší organizace spočívá na tom, jakým způsobem zabezpečení vytváříte na váš web, konkrétně na který se rozhodnete udělit přístup k vašemu webu.

Udělení a omezení přístupu k webu se nazývá Správa oprávnění a je jednou z nejdůležitější zodpovědnosti jako vlastník webu.

Tady jsou některé tipy, které byste měli mít na paměti při vývoji strategie oprávnění.

  • Postupujte podle principu nejmenšího oprávnění: Udělte lidem nejnižší úrovně oprávnění, které potřebují k provedení přidělených úkolů.

  • Přidělte přístup lidem na standardní, výchozí skupiny (například členy, návštěvníky a vlastníky). Nejvíce lidem členů skupiny Členové nebo Návštěvníci a omezte počet lidí ve skupině vlastníci.

  • Dědičnost oprávnění slouží k vytvoření čisté a snadno vizualizacé hierarchie. To znamená, že namísto práce se skupinami neudělíte oprávnění jednotlivcům. Pokud je to možné, měly by podřízené weby jednoduše dědit oprávnění z vašeho týmového webu a nemusíte mít jedinečná oprávnění.

  • Uspořádejte si obsah a využijte dědičnost oprávnění: Zvažte segmentaci obsahu podle úrovně zabezpečení – vytvořte web nebo knihovnu specificky pro citlivé dokumenty, místo jejich rozptýlených ve větší knihovně a chráněné jedinečnými oprávnění.

Informace o nastavení oprávnění najdete v tématu Principy úrovní oprávnění v SharePointu nebo úpravách oprávnění pro seznam, knihovnu nebo jednotlivou položku .

Informační architektura

Informační architektura webu je stejná jako obsah pro knihu: Určuje, jak jsou informace na tomto webu – jeho webové stránky, dokumenty, seznamy a data uspořádány a prezentovány uživatelům webu. Informační architektura se často zaznamenává jako hierarchický seznam obsahu webu, klíčových slov pro hledání, datových typů a dalších konceptů.

Pokud chcete vytvořit informační architekturu, musíte analyzovat informace, které mají být na webu prezentovány. Tady jsou některé otázky, které můžete použít k vytvoření informační architektury:

  • Jaký druh obsahu budete na webu mít? Jak se překládají na podřízené weby, seznamy, knihovny a další?

  • Jak se budou informace na webu prezentovat?

  • Jak budou uživatelé webu procházet přes web?

  • Jak se budou informace směrovat konkrétním cílovým skupinám?

  • Jak bude vyhledávání nakonfigurované a optimalizované?

Součástí informační architektury může být klasifikace informací.

Pokud informace, se kterými pracujete, mají ve společnosti vysokou hodnotu, vyžaduje speciální zabezpečení nebo jsou zahrnuty do pravidel dodržování předpisů regulativním způsobem, možná budete chtít nastavit schéma klasifikace, abyste identifikovali konkrétní typy obsahu, které je třeba pečlivě spravovat.

Po uspořádání informací do konkrétních seznamů a knihoven můžete pomocí funkcí zásad správného řízení spravovat, jak je obsah spravovaný. Například:

Vyžadovat rezervaci souborů

Pokud potřebujete rezervovat soubor, ujistěte se, že soubor může upravovat jenom jedna osoba, dokud nebude vrácen se změnami. Vyžadováním rezervace dokumentů zabráníte provádění změn několika lidem ve stejnou dobu, což může způsobit konflikty úprav a vést k nejasnostem. Vyžadováním rezervace může také připomenout členům týmu, aby mohli přidat komentář při kontrole souboru, abyste mohli snadněji sledovat, co se v jednotlivých verzích změnilo. Další informace najdete v článku Nastavení knihovny tak, aby byla vyžadována rezervace souborů.

Sledování verzí

Pokud potřebujete zachovat předchozí verze souborů, můžou vám knihovny pomoct sledovat, ukládat a obnovovat soubory. Všechny verze můžete sledovat stejným způsobem. Můžete také určit některé verze jako hlavní, třeba přidat novou kapitolu k příručce a některé verze jako méně významné, třeba opravit pravopisnou chybu. Pokud chcete pomoct spravovat prostor úložiště, můžete zvolit číslo každého typu verze, který chcete uložit. Další informace o správě verzí najdete v článku Jak funguje správa verzí v seznamu nebo knihovně.

Můžete určit, že se vyžaduje schválení pro dokument. Dokumenty zůstanou ve stavu čekání na vyřízení, dokud nejsou schváleny nebo odmítnuty někým, kdo má oprávnění k tomu. Můžete určit, které skupiny uživatelů mohou dokument před schválením zobrazit. Tato funkce může být užitečná, pokud vaše knihovna obsahuje důležité pokyny nebo postupy, které je třeba před ostatními vidět. Další informace o schvalování dokumentů najdete v článku o požadování schválení položek v seznamu nebo knihovně.

Knihovny podporují technologii RSS, takže členové vaší pracovní skupiny mohou automaticky přijímat a zobrazovat aktualizace, novinky a informace v konsolidovaném umístění. Technologii RSS můžete použít k upozornění na jakékoli změny knihovny, například když se soubory uložené v knihovně změní. Informační kanály RSS umožňují členům pracovní skupiny zobrazit konsolidovaný seznam souborů, které se změnily. Můžete také vytvořit upozornění e-mailem, abyste byli informováni o změně souborů. Další informace o informačních kanálech RSS najdete v tématu Správa informačních kanálů RSS pro web nebo kolekci webů.

Knihovna dokumentů nebo typ obsahu může používat pracovní postupy, které vaše organizace definovala pro firemní procesy, jako je například Správa schvalování nebo revize dokumentů. Vaše skupina může použít firemní procesy k dokumentům, které jsou označovány jako pracovní postupy, které určují akce, které je potřeba v posloupnosti provést, například schvalování nebo překlad dokumentů. Pracovní postup je automatizovaný způsob přesouvání dokumentů nebo položek pomocí posloupnosti akcí nebo úkolů. Tři pracovní postupy jsou ve výchozím nastavení dostupné pro knihovny: schválení, které směruje dokument skupině lidí ke schválení. Shromáždit názory, které směruje dokument skupině osob pro zpětnou vazbu, a vrátí dokument osobě, která pracovní postup iniciovala jako kompilaci. a shromažďovat podpisy, které směrují dokument skupině lidí pro shromáždění jejich digitálních podpisů. Další informace o pracovních postupech najdete v tématu Přehled pracovních postupů zahrnutých ve službě SharePoint .

Pokud vaše skupina pracuje s několika typy souborů, jako jsou listy, prezentace a dokumenty, můžete rozšířit funkce knihovny tak, že povolíte a definujete více typů obsahu. Typy obsahu přidávají flexibilitu a konzistenci napříč více knihovnami. Každý typ obsahu může určovat šablonu a dokonce i pracovní postupy. Šablony fungují jako výchozí bod, formátování a jakýkoli standardní text a vlastnosti, které platí pro dokumenty daného typu, například název oddělení nebo číslo smlouvy. Další informace o typech obsahu najdete v tématu Úvod k typům obsahu a publikování typu obsahu .

Pokud máte skupinu citlivých souborů a je to užitečné vědět, jak byly dokumenty použity, můžete definovat zásady, které umožňují povolit sledování událostí, jako jsou změny souborů, kopie nebo odstranění. Informace o nastavení auditování najdete v článku Konfigurace nastavení auditování kolekce webů .

Životní cyklus webu a důchod

Weby, jako je worksites dokumentů a diskusní weby, jsou obvykle po jejich nevhodném zablokování, a to díky cennému úložišti a muddying výsledkům hledání. Je vhodné nastavit plán kontroly webů a jejich obsahu (nejméně jednou za rok) a zjistit, jestli se na ně zachovají.

Je to velmi vhodné, i když budete mít na pohled na zastaralé weby také větší model vládnutí vaší organizace. Správce může například automaticky odstranit weby, které se nedotýkaly 90 dnů. Jako vlastník webu byste obdrželi upozornění e-mailem, které se stalo. Další informace o zásadách životního cyklu a důchodů najdete v článku zásady uzavírání webů.

Omezení úložiště

Správce může nastavit limit velikosti diskového úložiště, které může vaše skupina používat. Musíte zjistit, jestli je limit nastavený, a pokud ano, rozhodnete se, jak ho budete rozhodovat mezi weby, stránkami a knihovnami.

Ve výchozím nastavení SharePoint Server ukládá limit velikosti jednoho dokumentu na 50 MB, který se dá nahrát do knihovny dokumentů. Ve výchozím nastavení budou vlastníci týmu dostávat upozornění, když je úložiště v 90% kvóty.

Jakmile zjistíte, jaké jsou vaše limity, můžete pomocí funkcí, jako je verze nebo sledování auditu zajistit, aby váš web zůstával. Další informace najdete v článku Správa limitů úložiště kolekce webů.

Typu

Je pravděpodobné, že vaše organizace bude mít některé standardizované nebo požadované webové šablony nebo rozložení webu. Jak daleko můžou uživatelé přizpůsobovat vzhled svých webů a stránek?

Chcete-li nastavit vlastní nastavení, můžete se rozhodnout, kdo má na vašem týmu oprávnění k přizpůsobení, nebo se může stát, že budete chtít použít standardizovaná rozložení stránek a zajistit, aby byly splněny určité požadavky, například nechat vlastníka webu zobrazený v levém horním rohu všech. sítí.

Můžete také nastavit pravidla, která můžou uživatelé používat na podřízených webech. Můžete například chtít, aby uživatelé nepoužívali webové části, které by vyžadovaly jakékoli vlastní kódování.

Na opačném konci spektra můžete členům týmu v aplikaci SharePoint Designer poskytnout všechny požadované změny.

Další informace o přizpůsobení webu najdete v článku Změna vzhledu sharepointového webu nebo úvodu k přizpůsobení webů a stránek.

Navigace

Navigační prvky pomáhají lidem procházet obsah, který potřebují. Dvě navigační položky, které můžete přizpůsobit, jsou horní panel odkazů a panel Snadné spuštění.

Pomocí stránek nastavení každého seznamu nebo knihovny můžete zvolit, které seznamy a knihovny se zobrazí na panelu Snadné spuštění. Můžete taky změnit pořadí odkazů, přidat nebo odstranit odkazy a přidat nebo odstranit oddíly, do kterých jsou odkazy uspořádané. Pokud je třeba v části Seznam zobrazit příliš mnoho seznamů, můžete přidat nový oddíl pro seznamy úkolů, kde můžete zahrnout odkazy na seznamy úkolů.

Na horním panelu odkazů můžete uživatelům vašeho webu přejít na jiné weby v kolekci webů zobrazením řady karet v horní části každé stránky webu. Když vytváříte nový web, můžete vybrat, jestli chcete web zahrnout do horního panelu odkazů nadřazeného webu a jestli chcete použít horní panel odkazů z nadřazeného webu.

Další informace o navigaci na webu najdete v tématu Úvod k navigaci na webu nebo Přizpůsobení navigace na sharepointovém webu .

Hledání

Obsah se zobrazuje na mnoha místech, včetně webů, seznamů, knihoven, webových částí a sloupců. Když někdo hledá váš web, ve výchozím nastavení se ve výsledcích hledání zobrazí veškerý obsah na webu jakéhokoli podřízeného webu.

Jako vlastník webu můžete zvolit, jestli se má obsah na vašem webu zobrazit ve výsledcích hledání. Když zabráníte zobrazení obsahu webu ve výsledcích hledání, bude ve výsledcích hledání blokován taky obsah všech podřízených webů pod ním.

Ve výchozím nastavení se obsah s omezenými oprávněními ve výsledcích hledání nezobrazí uživatelům, kteří nemají oprávnění k jeho čtení. Můžete to změnit tak, aby se obsah s omezeným přístupem zobrazil ve výsledcích hledání, ale uživatelé nebudou moct otevřít obsah, ke kterému nemají oprávnění.

Další informace o hledání najdete v tématu Přehled správy hledání v SharePointu Online nebo Konfigurace webové části vyhledávání obsahu na SharePointu .

Role a zodpovědnosti pro podporu webu

Je dobré definovat role a zodpovědnosti, aby se snížily chaosu, které se můžou enSue na webu, když se členové pedagogů v týmu nebo mimo něj. Tady je pár věcí, které je dobré mít v kontaktu, co dělá na vašem webu:

  • Školení: základní školení pro navigaci, vyhledávání a správu dokumentů může být pro uživatele s produktem velmi užitečné.

  • Podpora: možná budete chtít, aby vám určený odborník v týmu pomohl řešit problémy a mohl by být ve spojení se správcem.

  • Dodržování pravidel právního nebo podnikového charakteru: někdy se může stát, že budete moct udržovat aktuální odkazy na příslušné pokyny, ale je dobré mít zodpovědnou osobu.

Další informace o rolích najdete v tématech plánování webů a Správa uživatelů nebo Správa správců kolekce webů .

Ochrana dat

Funkce pro zálohování a obnovení chrání vaše data před náhodnou ztrátou. Četnost záloh a rychlost a úroveň obnovení nastavuje správce. Viz Přehled zálohování a obnovení na SharePoint serveru nebo Správa koše kolekce webů SharePointu Online .

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×