Představení externích dat

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Pomocí služby Podnikové připojení můžete připojení externích dat k webu služby SharePoint a používat stejně, jako je nativní na svůj web. Tady najdete informace o co jsou externí data, kde ho a jak se používá.

Přehled externích dat

Další informace najdete v tématu vyhledání obsahu týkajícího se externích dat.

V tomto článku

Zasazení do celkového rámce

Proč používat externí data?

Tři základní scénáře

Získat přístup je OČ

Jaký klobouk nosíte?

Položení základů

Seznámení se s prostředím Sharepointu

Získání správného softwaru

Správné nastavení softwaru

Promyšlený výběr externích dat

Ohled na výkon

Ověření bezpečnosti na prvním

Postavení základního pilíře: typy externího obsahu

Vystavení externích dat v produktech Sharepointu

Čtení a zápis dat do externích seznamů

Přidání sloupců externích dat do seznamů a knihoven

Tvorba řešení s webovými částmi obchodní Data

Použití externích dat na stránce profilu, akce nebo hledání

Použití externích dat v pracovních postupech

Vystavení externích dat v produktech Office

Analýza externích dat v Excelu

Přidání externích dat do Wordových dokumentů

Synchronizace externích dat v aplikaci Outlook

Vylepšení přístupu k externím datům pomocí formulářů aplikace InfoPath

Přidání externích dat do publikovaných diagramů Visia

Import a aktualizace externích dat v Accessu

Zasazení do celkového rámce

Používání externích dat má spousty důvodů. Malý tým také dokáže velké věci, když se společně podílí na vytváření obchodního řešení založeného na externích datech. Podívejte se, jak to často probíhá a jaké výhody to může přinést.

Proč používat externí data?

Protože produkty SharePointu používáte k usnadnění obchodních činností, můžete potřebovat začlenit externí data, jako například databáze, obchodní aplikace a webové služby. Tato externí data ale často vypadají jako skrytý ostrov vyhrazený jen pro privilegované jedince nebo tak opuštěný, že se na něho těžko dostanete. Existuje způsob, jak snadno dostat tato externí data do produktů SharePointu a Office, abyste mohli využívat známé rozhraní a dále zdokonalovat svou firmu?

O tom všem je služba Podnikové připojení. Umožňuje bezpečný, efektivní přístup pro čtení a zápis k celé řadě externích dat. Přístup probíhá prostřednictvím komplexního systému, který nabízí standardní uživatelská a programovací rozhraní. Navíc můžete vytvářet celou řadu obchodních řešení bez nutnosti kódování, kombinovaná sharepointová řešení pro jednoduché až středně náročné aktivity a řešení využívající kódování pro pokročilé potřeby. Máte například tyto možnosti:

  • Vytvoření sharepointového externího seznamu údajů o zaměstnancích uložených v back-end databázi, ze které mají uživatelé možnost číst a do které můžou zapisovat. Tato databáze je podobná nativnímu seznamu SharePointu.

  • Připojení aktuálních údajů o zákaznících v systému plánování podnikových zdrojů (ERP) vaší organizace jako sady kontaktů Outlooku a dokonce i poskytnutí offline přístupu.

  • Vytvoření řešení plánování událostí, které je propojené s kontrolovanou obchodní aplikací, ale využívá sharepointový kalendář dostupný všem.

  • Vytvoření aplikace Microsoft Silverlight s perfektním vizuálním uživatelským rozhraním, které funguje s externími daty z webu.

Stručně řečeno, služba Podnikové připojení umožňuje připojení k externím datům, interakci s nimi a využití jejich hodnoty.

Začátek stránky

Tři základní scénáře

Chcete se dozvědět víc? Nabízíme tři scénáře základních řešení založených na službě Podnikové připojení.

HelpDesk:    Velké organizace má technické podpory, který zajišťuje interní technické podpory. Požadavky na podporu znalostní báze technické podpory jsou uložené v externí databázi, ale jsou plně integrovaný na Sharepointovém webu pomocí externích seznamů a webových částí pro obchodní Data. Pracovníci pracující s informacemi můžete taky zobrazit jejich aktuální požadavky v Microsoft Outlook 2013 online. Technická podpora odborníků uvidí vyžaduje přiřazená k nim v Outlook 2013 online a offline přístup. Pracovní postupy automatickou správu problémů podpory prostřednictvím každé fázi: otevření přiřazené, Escalated, vyřešený nebo uzavřená. Správci na technické podpoře s příslušná oprávnění, můžete zobrazit řídicí panely, které se zobrazí sestavy stolní nápovědy udává počet podpory problémy přiřazené každý odborné problémy aktuální nebo kritické a počet případů podpory, které zpracovávají každý odborné během daného období. Správci můžete taky exportovat data do Microsoft Excel 2013 pro další podrobné analýzy pomocí podmíněného formátování a grafy.

Hledání umělců:    Subjekt talentu integruje svou databázi umělců do jeho vnitřní Sharepointovém týmovém webu, který obsahuje seznam všech umělců své kontaktní informace a výkonu plány. Záznam smlouvy ve formátu Word vznikají a automaticky vyplněn nejnovější informace o hledání umělců šablony dokumentů. Pracovní postup provede jednotlivými smlouvami prostřednictvím fázích. Agentů můžete přidáním nového umělců externího seznamu pomocí formuláře aplikace InfoPath. Pomocí tohoto řešení neustálý talentu agentů údaje, které potřebují přítomnost a provádějí řadu klíčových úkolů pomocí známé produktů Office.

Řídicí panel prodeje    Řídicí panel prodej aplikace pomáhá prodejní kolegy rychle najít prodejních objednávek a informace o zákaznících spravovaný v systému řízení vztahů se zákazníky (CRM). V závislosti na jejich rolích a oprávněních odpovídajících členové týmu můžete zobrazit prodejní analýzy informace, členové týmu jednotlivé úspěšnosti prodeje dat, potenciálních a zákazníků, kontaktní informace a objednávky. Prodejní profesionály můžete zobrazit jejich denní kalendářů zobrazení úkolů, které je jejich manažery, spolupracovat s ostatními členy týmu a další Novinky v oboru. Diagram aplikace Visio prodejní oblasti mapování prodej tak, že každý měsíc a obsahuje dynamických dat z back-end databázi, která snadno aktualizovat, postupujte takto. Pomocí dokumentu aplikace Word správci můžete rychle vytvářet měsíční zprávy o stavu, která automaticky obsahuje dat z externí systémy.

Začátek stránky

Získat přístup je to, oč jde

Služba Podnikové připojení je jako velký deštník, pod který se schová spousta funkcí SharePointu a Office. Nefunguje ale přímo, protože každý zdroj dat je jedinečný a každá organizace má specifické potřeby. Poté, co položíte základy, ať již místně nebo v cloudu, můžete zahrnout externí data do sharepointových produktů a aplikací Office. Při práci s externími daty obvykle procházíte třemi různými fázemi:

Fáze položení základů:    V této fázi plánování, připravit a nastavení přístupu k externím datům. Většinou to znamená práce úzce se správcem a někdy může vývojář pochopit co musí stát. Důležité cíle jsou identifikační business a technické požadavky, Příprava zdroje externích dat, zajistit zabezpečený přístup k datům pomocí službu Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů a definování rozsahu celkové řešení. Otáčení cílem je vytvoření typu externího obsahu, který je podrobné balíček připojení, metadat a dalších informací použitý k načtení externích dat.

Fáze Sharepointu:    Jakmile základů byla přijata, můžete teď povrch externích dat v produktech Sharepointu různými způsoby, včetně externí seznamy sloupců externích dat, webových částí pro obchodní Data, pracovní postupy, výsledky hledání, stránky profilu, akce, aplikace pro SharePoint a na základě kódu součásti Sharepointu nebo řešení.

Fáze sady Office    Po vytvoření přístup k externím datům v Sharepointových produktech můžete nyní ukazovat data v různých produktech Office (včetně Excelu, Wordu, Outlooku, aplikace Visio, přístup a aplikace InfoPath), aplikace pro Office a na základě kódu součástí Office, doplňky a řešení.

Tři fáze

Podrobnější informace o jednotlivých funkcích získáte dále v tomto článku.

Začátek stránky

Jaký klobouk nosíte?

Vývoj řešení založeného na externích datech obvykle vyžaduje týmové úsilí a způsob vaší práce závisí na vaší roli. Následující graf ukazuje detailní pohled na role a řešení, která jsou zapojená do kompletního vývojového cyklu.

Role a úkoly vývojového životního cyklu

Uživatelé    Uživatelé sestavování jednoduché řešení pomocí základních funkcí produktů a SharePoint produktů Office. Jako příklad lze uvést:

  • Vytvoření externího seznamu, různých zobrazení seznamu a přidání různých filtrů a řazení.

  • Export externího seznamu do aplikace Excel 2013 pro další analýzu dat.

  • Připojení externího seznamu k aplikaci Outlook 2013 pro online a offline práci s externími daty.

Zkušení uživatelé    Zkušení uživatelé vytvářet jednoduché intermediate, bez použití kódu business solutions a často vyžadují obchodní analytik schopnosti pochopit systémy databáze a celkové obchodních procesů v organizaci. Požadavky na taky sdělovat správci a vývojáři, jakož i manažeři a případně webu návrháři. Jako příklad lze uvést:

  • Vytvoření typu externího obsahu pomocí aplikace Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Vytvoření sloupců externích dat v knihovnách a propojení sloupců s ovládacími prvky obsahu v přizpůsobené wordovské šabloně, jako je smlouva nebo faktura.

  • Přizpůsobení formulářů InfoPathu k nahrazení výchozích formulářů sharepointového seznamu.

  • Navržení webové součásti, která užitečně propojuje webové součásti Obchodní data pro účely vytvoření informačního pracovního prostoru.

  • Vytvoření řešení založeného na Outlooku, které nabízí přizpůsobené formuláře, zobrazení, příkazy pásu karet, akce a podokna úloh.

  • Vytvoření pracovního postupu, který používá data externího seznamu.

Správci    Správci spravovat oprávnění uživatelů a zabezpečení pro několik různých součásti Sharepointu včetně typu externího obsahu a externí databáze. Kritické činnost zahrnuje nastavení cílové aplikace zabezpečeného úložiště přihlašovacích údajů mapování přihlašovacích údajů a určení nejlepší metody ověřování. Další operace příkladů:

  • Správa a nastavení přístupu externích dat, oprávnění a dotazů.

  • Import a export typů externího obsahu z úložiště metadat Podnikové připojení.

  • Nastavení vlastních stránek profilu, akcí a výsledků vyhledávání.

Vývojáři    Vývojáři vytvoření různých vlastních řešení, které této oblasti z cílových, opakovaně použitelné komponenty pokročilé řešení založená na kódu. Jako příklad lze uvést:

  • Pokročilé typy externího obsahu vytvořené v Microsoft Visual Studiu, například vlastní typy polí, které používají komplexní hierarchii dat.

  • Souhrnná data z více služeb zobrazovaná jako jediný model služby BDC.

  • Znovu použitelné komponenty, vlastní webové části, vlastní činnosti pracovních postupů a formuláře InfoPathu s kódem na pozadí.

  • Vlastní externí datové části pro outlooková řešení.

  • Aplikace prostředí Microsoft Silverlight a doplňky Office.

  • Vlastní výstrahy prostřednictvím systému událostí.

  • Vlastní připojení a řešení používající spravovaný kód.

Začátek stránky

Položení základů

Bez ohledu na to, jaké řešení externích dat se rozhodnete vytvořit, budete potřebovat silný základ. To znamená: získání a nastavení správného softwaru, výběr a příprava externího zdroje dat, zapnutí služeb a účtů SharePointu a vytvoření typu externího obsahu.

Seznámení se s prostředím SharePointu

Když používáte nebo vytváříte externí datové řešení, měli byste vědět o rozdílech v možnostech a funkcích, které se odvíjí od vašeho prostředí SharePointu:

  • Místní:    Pokud vytvoříte řešení, ve kterém řešení a jeho uživatelé jsou úplně místní (za firewallem), jsou všechny funkce služby Podnikové připojení dostupné.

  • Cloud    Pokud používáte SharePoint Online (plán 2, E3 a E4) v Office 365, podmnožinu funkce jsou k dispozici. Například externích seznamů, webových částí pro obchodní Data a událostního jsou podporovány, ale stránky profilu, akcí a Konektorové rozhraní nejsou. Kromě toho můžete připojovat se k těmto zdrojům dat: webové služby WCF, OData a SQL Server Azure.

  • Hybridní    Vaše organizace může být již významné investice v místních zdrojů, například řádek podnikových aplikací a systémy ERP. Ale vaše organizace může být v hybridním prostředí Sharepointu, ve kterém někteří zaměstnanci jsou místních a jiné v cloudu. V hybridním prostředí můžete taky vytvořit externí datové řešení hybridní tak, aby uživatelé v cloudu můžete získat přístup ke zdroji dat na místní. Například uživatele můžete dokončit na služební cestě formuláře s vyúčtováním výdajů pomocí Sharepointu Online a může být v poplatcích okamžitě sladit s místním systémem SAP. Můžete připojit k žádné podporovaný místní zdroj dat, ale je nutné použít službu OData a rozsáhlé vývoj a konfigurace může být nutné.

Získání správného softwaru

Funkce služby Podnikové připojení (BCS) se distribuují v mnoha edicích SharePointu. Následující tabulka vám pomůže vybrat si tu správnou.

Funkce služby Podnikové připojení

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
Plán 2
(E3, E4)

Komentáře

Externí seznam

Sloupec externích dat

Služba Připojení obchodních dat

SPO podporuje pouze WCF a konektory SQL Server Azure

Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů

SPO podporuje pouze přihlašovací údaje skupiny

Hledání externích dat

Stránky profilů

Akce

Webové části Obchodní data

Podpora produktu Office

Rozšíření plně funkčního klienta *

Aplikace služby Podnikové připojení

Konektorové rozhraní

Systém událostí

Konektor OData

Rozhraní BCS OM

Kombinované (SPO na místní)

Pouze pomocí konektoru OData

* Obsahuje ovládací prvky formuláře k zobrazení externích dat a rozložení k zobrazení dat v podokně úloh Outlooku a oblasti formuláře. Dostupné pouze v Microsoft Office Professional Plus 2013.

Začátek stránky

Správné nastavení softwaru

Po instalaci správného softwaru zkontrolujte jeho správné nastavení. Konkrétně:

Připravit zdroj externích dat:    Správce bude nejspíš muset vytvořit účet a udělit oprávnění ke zdroji dat, aby bylo zajištěno, že k nim budou mít přístup ti správní lidé a že se data nedostanou do nesprávných rukou. Kromě toho může správce vytvořit v externí databázi určité tabulky, zobrazení, dotazy atd., aby se výsledky omezovaly jenom na to, co je potřeba, a aby se zlepšil výkon.

Konfigurace Sharepointových služeb    Správce musí aktivovat služby Připojení obchodních dat, zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů a služby Visio Services.

Konfigurovat službu Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů    Správce musí určit nejlepší režim přístupu pro externí zdroj dat, vytvořit cílovou aplikaci a nastavit pro cílovou aplikaci její přihlašovací údaje.

Konfigurovat služby Připojení obchodních dat    Správce Ujistěte se, že uživatel, který vytváří typ externího obsahu měl oprávnění do úložiště metadat služby Připojení obchodních dat (BDC) a aby odpovídající uživatelé měli přístup k typu externího obsahu, na kterém externí seznam založený.

Zkontrolujte, zda jsou produkty Office připravené k použití    Synchronizace externích dat pomocí produktů Office, pokud nemáte Windows 7 nebo novější a bezplatných softwarových produktů, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 a datové služby WCF 5.0 pro OData V3 v každém klientském počítači (v případě potřeby že se automaticky zobrazí výzva ke stažení softwaru). Nezapomeňte možnost instalace Office, je povolený Služby Podnikové připojení (Toto je výchozí nastavení). Tato možnost nainstaluje Business Connectivity Services Client Runtime, které provede následující akce: ukládá synchronizuje s externími daty, mapy obchodní data k typům externího obsahu, zobrazí ovládacím prvku pro výběr externích položek v produktech Office a spustí vlastních řešení, které v produktech Office.

Začátek stránky

Promyšlený výběr externích dat

Můžete pracovat s celou řadou zdrojů externích dat včetně databází, systémů plánování podnikových zdrojů (ERP), OData a pokročilých konektorů.

Databáze    Organizace a společnosti všech obrazců a velikosti, závisí na databáze pro jejich denní operace. Databáze obsahují celou řadu datové typy včetně textu, čísel, obrázků a dokumentů a mnoho účely včetně finanční, výrobní, pojištění a založených na datech společnosti weby. Zahrnout běžné podporovaných databází: Microsoft SQL Server Oracle, IBM DB2 a databázi, která splňuje standardy rozhraní ODBC nebo OLE DB.

Systémy ERP    Systémy ERP integrují řádku obchodní data a procesy v celé organizaci a provádějí řadu základních činností pro jakoukoli firmu včetně:

Obchodní funkce

Obchodní proces

Finance a účetnictví

Hlavní knihy, závazky a pohledávky, řízení hotovosti, investiční majetek a rozpočtování

Lidské zdroje

Mzdy, školení, odměňování, odchod do důchodu, nábor a zvládání různorodosti.

Řízení vztahů se zákazníky (CRM)

Prodej a marketing, provize, služby, kontaktní osoby zákazníka a volání centra podpory.

Výroba

Konstrukce, kusovníky, výrobní příkazy, plánování, správa pracovního postupu, řízení jakosti a správa životního cyklu výrobku.

Zásobovací řetězec

Sklady, zadávání objednávek, nákup, plánování, kontroly a zpracování reklamací.

Řízení projektů

Stanovení nákladů, fakturace, čas a výdaje, jednotky výkonu a řízení činností.

Mezi běžně podporované systémy ERP patří SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel a JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) poskytuje standard na základě ZBÝVAJÍCÍ pro vytvoření (Post), čtení (Get), (Vložit) operace aktualizace a Delete (odstranit), které přístup k webovým službám. Představit OData jako webových jednat o ekvivalent ODBC a OLE DB. Data vrátí buď ve formátu XML nebo JavaScript Object Notation (JSON). Běžné zdrojů OData Zahrnout známé webových stránek (například Amazon, E-pozice, Azure Data Market a Netflix), databáze a dokonce i jiné Sharepointové weby.

Rozšířené konektory:    Pro ostatní zdroje dat může vývojář poskytnou přístup k externím datům Upřesnit tak, že:

  • Pomocí ADO.NET, který umožňuje přístup k libovolnému zdroji dat s poskytovatelem ADO.NET.

  • Pomocí WCF a webové služby, které umožňují přístup k webovým službám a službě WCF (Windows Communication Foundation).

  • Pomocí sestavení .NET pro připojení, která umožňují přístup ke zdrojům dat, pro které nejsou poskytovatel ADO.NET nebo webová služba dostupné.

  • Převodem speciálních nepodporovaných datových typů na podporované datové typy .NET.

  • Vytvořením vlastních řešení, které umožňují větší zdroje dat s často se měnícími datovými strukturami, které vyžadují vlastní datová připojení, metody přenosu a instalace konektoru.

Začátek stránky

Ohled na výkon

Jakékoli obchodní řešení musí brát ohled na výkon a výjimkou nejsou ani externí data. Služba Podnikové připojení je naštěstí navržena tak, aby zmírnila spoustu problémů v oblasti výkonu. Obecně řečeno, načítání, stránkování, filtrování a řazení dat se přesměrovalo do externího zdroje dat, aby se snížily nároky produktů SharePointu na paměť a výpočetní zdroje.

Služba Podnikové připojení také obsahuje vestavěné mezipaměti na serveru (mezipaměť služby Podnikové připojení) i v klientských počítačích (mezipaměť Business Connectivity Services Client Runtime) a nemusí přímo zobrazovat nejnovější hodnoty z externího systému dat. Intervaly aktualizace však můžete upravit na základě potřeb vašich uživatelů a řešení, která vytváříte. Ne všichni uživatelé potřebují hned vidět aktuální data, ale pokud ano, můžou aktualizovat externí seznam nebo kontakty Outlooku z externího zdroje dat.

Schopnost pracovat offline v klientském počítači znamená také, že uživatelé můžou pracovat delší dobu, aniž by byli připojení k externím datům, ale vědí, že když se znovu připojí online, data se správně aktualizují a sesouhlasí.

Tyto funkce pomáhají celkově urychlit zobrazení, aktualizace a operace externích dat na sharepointovém webu i ve všech produktech Office.

Začátek stránky

Ověření bezpečnosti na prvním místě

Je zásadní, aby byl externí zdroj dat bezpečný, protože data jsou pro společnost často velmi důležitá a nesmí je zobrazovat ani měnit nesprávní uživatelé. Existuje také spousta způsobů zabezpečení dat a vy chcete, aby vaše řešení bylo jednoduché i bezpečné. Naštěstí existuje spousta způsobů, jak omezit složitost, zejména při použití služby Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů.

Ve zkratce vyžaduje zabezpečení externích dat odpověď na dvě základní otázky:

Kdo jste?    Tento proces se nazývá také ověřování a jedná se o ověření vaší identity získáním vašich přihlašovacích údajů (vaše uživatelské jméno a heslo).

Co máte dovoleno provádět?    Tento proces se nazývá autorizace a slouží k určení, jaké úkoly můžete provádět u jakých datových položek získáním seznamu přihlašovacích údajů, která vám byla udělena.

Správce nejprve pomůže určit nejlepší přístupový režim pro externí zdroj dat. Všimněte si, že obchodní řešení běžně ověřují přístup k externím datům, k nimž má aktuální uživatel jiný účet. Přihlášení s jinými přihlašovacími údaji ale může být komplikované a pracné. Služba Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů přichází se záchranou poskytnutím úložiště a mapováním přihlašovacích údajů. Díky tomu je jednodušší použít zdroj externích dat pouhým jedním přihlášením.

Pokud jste například přihlášení na sharepointový web s jednou sadou přihlašovacích údajů, ale chcete mít přístup k externímu seznamu na základě aplikace Siebel, která používá jinou sadu přihlašovacích údajů, může správce nastavit službu Zabezpečené úložiště na automatické mapování dvou sad přihlašovacích údajů, abyste se nemuseli znovu přihlašovat.

Služba Zabezpečené úložiště také pomáhá spravovat nechvalně známý problém dvojitého přechodu, kdy každé ověření vyžaduje přechod mezi dvěma počítači a data mohou být porušená, pokud nejsou provedené preventivní kroky.

Řešení problému dvojitého přechodu

V další fázi vytvoří správce několik vrstev zabezpečení na základě přihlašovacích údajů. To se velmi podobá několika liniím obrany kolem pevnosti, aby se zajistila správná autorizace a přístup k těmto položkám:

  • Data v externí databázi nebo systému.

  • Typ externího obsahu v úložišti metadat Připojení obchodních dat.

  • Externí seznam nebo sloupec externích dat.

Správce může také přidat další vrstvu bezpečnosti pomocí šifrování. Pokud vaše řešení externích dat používá také aplikace Office, může správce nastavit ochranu mezipaměti Business Connectivity Services Client Runtime pomocí šifrovaného systému souborů Windows Encrypting File System. Některé externí zdroje dat poskytují také možnost šifrování dat a zajišťují tak přidání další vrstvy bezpečnosti.

Začátek stránky

Postavení základního pilíře: typy externího obsahu

Typy externího obsahu jsou srdcem jakéhokoli řešení externích dat. Jsou jako zprostředkovatel mezi vámi a zdrojem externích dat. Obvyklý typ externího obsahu je organizovaný balíček informací, který obsahuje následující:

  • Informace o připojení ke zdroji dat, jako je místo, název a režimy ověřování.

  • Definice tabulky, polí, primárních a cizích klíčů, ověřování a datových typů (označovaných taky jako metadata).

  • Operace s daty, které můžete provádět, jako je Vytvoření (Create), Čtení (Read), Aktualizace (Update), Odstranění (Delete) a Dotaz (Query) (označované souhrnně jako CRUDQ).

  • Ostatní informace a chování, jako jsou namapované datové typy Office nebo povolení offline synchronizace.

  • Různé filtry, které zpracovávají dotazy na data, pomáhají izolovat výsledky a omezením množství výsledků zvyšují výkon.

  • Pole identity a zobrazované sloupce pro výběr externího obsahu používané k načítání externích dat prostřednictvím uživatelského rozhraní.

  • Propojení založené na primárním a cizím klíči mezi dvěma souvisejícími tabulkami, jako jsou například Objednávky a Zákazníci.

Jediný pracovitý uživatel definuje typ externího obsahu a tím zbaví ostatní uživatele přirozeně náročné práce s externími daty. Všechny tyto informace jsou navíc uložené ve speciálním souboru BDCM (.bdcm) ve formátu XML a v úložišti metadat Připojení obchodních dat. Tento přístup usnadňuje údržbu, aktualizaci, zabezpečení a opětovné použití typů externího obsahu na různých webech. Můžete například snadno exportovat a importovat soubor pro účely nasazení z vývojového do výrobního prostředí nebo nasdílení s ostatními kolekcemi webů.

Mimochodem, váš pracovitý uživatel nemusí být odborník na XML. S vytvářením typu externího obsahu vám můžou pomoci dva nástroje:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013:    Můžete definovat a aktualizovat typ externího obsahu v deklarativně a potom ji znovu publikovat do úložiště metadat služby Připojení obchodních dat.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Pokud externích dat je složitý nebo neposkytuje podporu SharePoint Designer 2013, můžete Editor XML ve Visual Studiu (který zajišťuje technologie Intellisense) slouží k vytváření modelu XML nebo použít Návrhář Visual Studio externího obsahu typ vytvořit sestavení .NET pro připojení, které obsahuje vlastní integrace back-end logiky prostřednictvím .NET Framework.

Začátek stránky

Vystavení externích dat v produktech SharePointu

Teď, když jste vytvořili pevný a bezpečný základ svých externích dat, můžete pomocí sharepointových produktů s těmito daty pracovat následovně.

Čtení a zápis dat do externích seznamů

Externí seznam je klíčový stavební kámen řešení SharePoint založený na externích datech. Externí data můžete číst a zapisovat do nich na základě zkušeností s používáním sharepointového seznamu. Externí seznam vypadá a chová se do značné míry jako nativní seznam, ale v tomto chování jsou určité rozdíly. Můžete například vytvářet zobrazení a používat vypočítané hodnoty se vzorci, ale nemůžete připojovat soubory ani sledovat verze.

Vytvořit externí seznam můžete také pomocí aplikace SharePoint Designer 2013.

Začátek stránky

Přidání sloupců externích dat do seznamů a knihoven

Sloupce externích dat můžete kombinovat s ostatními sloupci v nativním seznamu nebo knihovně. Protože je sloupec externích dat přidaný do nativního seznamu nebo knihovny, fungují všechny související seznamy nebo funkce knihovny včetně vytváření verzí, schvalování, rezervace a vracení se změnami a příloh souborů.

Řekněme, že jste vytvořili knihovnu obrázků obsahující produkty, které vaše organizace prodává. Do knihovny můžete přidat sloupec externích dat, který má v externí databázi přístup k názvu produktu, kódu produktu a aktuální ceně. Vzhledem k tomu, že pravidla a procesy vaší společnosti vyžadují, aby se jakékoli změny údajů o produktu prováděly prostřednictvím databázového systému, zadáte při vytváření typu externího obsahu, že jsou vaše externí data jen pro čtení. Teď ale víc lidí ve vaší organizaci snadno vidí všechny běžné údaje o produktu pohromadě v jednom zobrazení knihovny.

Začátek stránky

Tvorba řešení s webovými částmi Obchodní data

Webové části Obchodní data slouží k práci s daty z externího seznamu. Můžete je užitečným způsobem kombinovat tak, aby vytvořily pracovní prostor nebo řídicí panel webu. Můžete například propojit webové části Seznam a Položka tak, aby se při výběru položky Vyúčtování výdajů ve webové části Seznam, jako jsou třeba platby ze čtvrtka, zobrazovaly podrobnosti o položce ve webové části Položka, jako jsou poplatky za hotel, cestu a jídlo.

Následující tabulka uvádí stručný souhrn jednotlivých webových částí Obchodní data.

Webová část

Popis

Seznam obchodních dat

Zobrazí seznam položek z externího seznamu.

Položka obchodních dat

Zobrazí jednu nebo více položek z externího seznamu.

Akce obchodních dat

Zobrazí akci z externího seznamu.

Filtr služby Připojení obchodních dat

Filtruje obsah propojené webové části Obchodní data pomocí seznamu hodnot z externího seznamu.

Nástroj pro vytváření položek obchodních dat

Vytvoří položku obchodních dat z parametrů v řetězci dotazu adresy URL a poskytne ji dalším webovým částem Obchodní data.

Seznam souvisejících obchodních dat

Zobrazí seznam podřízených položek souvisejících s nadřazenou položkou z externího seznamu.

Začátek stránky

Použití externích dat na stránce profilu, v akci nebo hledání

Stránky profilu, akce a hledání jsou úzce související funkce.

Stránky profilů

Služba Podnikové připojení ve výchozím nastavení automaticky vytvoří stránku profilu na základě typu externího obsahu. Stránka profilu je webová stránka zobrazující informace z jednoho řádku externích dat na základě pole ID, jako jsou jednotlivá pole o konkrétním zákazníkovi.

Výchozí stránka profilu je ve skutečnosti webová stránka obsahující Nástroj pro vytváření položek obchodních dat a webové části Položka obchodních dat, které jsou navzájem propojené. Webová část Nástroj pro vytváření položek analyzuje parametr řetězce dotazování URL adresy stránky profilu, například http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, a předá hodnotu CustID do webové části Datová položka, která následně zobrazí všechna odpovídající pole zákazníka.

Můžete vytvořit vlastní stránku profilu, na které se budou zobrazovat vlastní informace, nebo pro vás může správce stránku profilu přizpůsobit.

Akce

Na základě stránky profilu dokonce můžete provést nějakou akci, která dělá něco užitečného. Můžete například vytvořit akci, která kombinuje informace o adrese zákazníka s mapami služby Bing k zobrazení umístění zákazníka nebo získání informací o směru. Akci můžete také vytvořit na základě parametru řetězce dotazu na URL adresu stránky profilu nebo prostřednictvím vlastního kódu. Vývojář také může zapsat vlastní kód, který vám umožní aktualizovat informace o zaměstnanci v databázi back-end.

Ve výchozím nastavení použijete akci, když kliknete na příkaz akce Zobrazit profil v okně Webová část Akce obchodních dat nebo Seznam obchodních dat. Při použití sloupce externích dat můžete také spustit akci z příkazu nabídky.

Hledání

Pokud chcete, může správce nakonec povolit hledání externích dat. Externí data je možné procházet a indexovat stejně jako interní data SharePointu, ale s zabezpečovacími omezeními, aby se zajistilo, že jen vhodní uživatelé můžou kliknout a zobrazit výsledky hledání zobrazené pomocí stránky profilu.

Integrací hledání v SharePointu do systémů externích dat můžou uživatelé hledat data, která by jinak nemohli najít. Pokud například znáte společnost, pro kterou zákazník pracuje, ale zapomněli jste její název, můžete hledat podle názvu společnosti, který vám pomůže najít stránku profilu zákazníka.

Začátek stránky

Použití externích dat v pracovních postupech

Pracovní postupy představují účinný nástroj modelování a automatizace obchodních procesů na základě seznamu, knihovny nebo sharepointového webu. Tyto obchodní procesy můžou být stejně jednoduché jako proces schválení dokumentu s jedním schvalujícím nebo tak složité jako jakýkoli strukturovaný obchodní proces. I když nemůžete pracovní postup spojit přímo s externím seznamem, můžete vytvořit následující pracovní postupy:

Pracovní postupy nativního seznamu    Pracovní postup přidružený nativního seznamu, který bude číst nebo aktualizuje data z externího seznamu pomocí akce vytvořit položku seznamu, aktualizovat položku seznamu a odstranit položky seznamu. Můžete třeba aktualizovat externího seznamu položky při každé změně nativní položky seznamu nebo knihovny. Pomocí příkazu jiné akce s externími seznamy, například nastavit proměnnou pracovního postupu můžete změnit pole externího seznamu. Můžete také položky externího seznamu jako cíle pro zpracování úkolu, ale odkaz s úkolem nezobrazuje název položky externího seznamu.

Pracovní postupy webu:    Pracovní postupy webu nevyžadují aktivační událost spustit a můžete ji spustit ručně. Abyste zabránili neoprávněnému přístupu, spusťte pracovních postupů, které vždycky přístup externích seznamů v account to a service, dokonce i s režim ověřování, který používá zosobnění.

Události    Vývojáři můžou vytvářet události, které aktivují ve zdroji externích dat a uživatelé můžou vytvářet výstrahy, které odpovídají tyto události. Například e-mailovou zprávu odešlete zaměstnance je-li účet zákazníka přiřazen zaměstnanců ve zdroji externích dat můžete pracovní postup služby SharePoint.

Z mnoha důvodů je vhodné číst pouze několik málo sloupců externích seznamů, případně vytvářet, upravovat nebo mazat pouze několik položek externího seznamu.

Začátek stránky

Vystavení externích dat v produktech Office

Teď, když máte vytažená data v produktech SharePointu, můžete s nimi v různých produktech Office provádět tyto akce.

Analýza externích dat v Excelu

Data z externího seznamu můžete exportovat do aplikace Excel 2013 a systematicky je synchronizovat. Třeba budete chtít spravovat skladové zásoby produktů pomocí seznamu, takže pro vás bude snadné tato data sdílet a aktualizovat. V aplikaci Excel 2013 ale taky můžete provádět pravidelné analýzy skladových zásob. Externí data exportovaná do aplikace Excel 2013 jsou určená aktuálním zobrazením externího seznamu, filtry nastavenými pro typ externího obsahu a v externím seznamu a jazykovým nastavením daného sharepointového webu.

Pokud exportujete externí seznam, Excel vytvoří tabulku s daty propojenými s externím seznamem na základě souboru webového dotazu. Data můžete aktualizovat, abyste viděli další změny sharepointového seznamu, které se provedly v tabulce Excelu. V Excelu nemůžete měnit zdroj externích dat. Aktualizace by přepsala všechny změny, které jste v excelové tabulce provedli.

Začátek stránky

Přidání externích dat do wordových dokumentů

Přidáním sloupců externích dat a wordové šablony s ovládacími prvky obsahu do knihovny také můžete usnadnit a zefektivnit zadávání přesných aktuálních údajů do strukturovaného dokumentu aplikace Microsoft Word 2013.

Řekněme, že máte knihovnu dokumentů obsahující smlouvy se zákazníkem. Všechny vaše informace o zákaznících se ale spravují v podnikové aplikaci, jako je SAP. Chcete sledovat smlouvy se zákazníkem v knihovně dokumentů, ale taky zajistit, aby byly informace týkající se zákazníka aktuální a ne zbytečně duplikované. Ukážeme si, jak na to:

  • Nejdřív přidejte sloupce externích dat do knihovny, aby se spojit příslušný název zákazníka, název společnosti a telefonní číslo s jednotlivými smlouvami uloženými v knihovně smluv.

  • Pak vytvořte wordovou šablonu, která obsahuje často používaný text smlouvy se zákazníkem, a ovládací prvky obsahu k zadání jména zákazníka, názvu společnosti a telefonního čísla. Word 2013 vám pomůže pomocí ovládacího prvku pro výběr položek zadat nebo aktualizovat správné informace automatickým zobrazením a načtením správných informací o zákazníkovi.

  • Nakonec můžete při každém vytváření smlouvy zadat údaje o zákazníkovi a uložit smlouvu zpátky do knihovny. Hodnoty údajů o zákazníkovi se distribuují do odpovídajících sloupců externích dat.

Začátek stránky

Synchronizace externích dat v Outlooku

Pokud externí seznam obsahuje zákazníky, úkoly, schůzky nebo příspěvky, můžete seznam propojit s aplikací Outlook 2013. Po připojení můžete data zobrazit, upravit a vytisknout pomocí známého uživatelského rozhraní Outlooku. Pokud jsou těmito daty kontaktní informace, třeba zákazníci, můžete jim dokonce zavolat, odeslat jim e-mail nebo zadat žádost o schůzku.

Synchronizace dat je obousměrná. Změny provedené v aplikaci Outlook 2013 se automaticky synchronizují s externími zdroji dat. Změny v externích zdrojích dat se synchronizují s položkami v aplikaci Outlook 2013, k tomu je ale potřeba provést aktualizaci.

Ve výchozím nastavení se data automaticky obnovují každých šest hodin, ale tuto hodnotu můžete změnit. Pokud chcete mít jistotu, že vidíte aktuální data z externího zdroje dat, klikněte pravým tlačítkem na složku a potom klikněte na Synchronizovat změny databáze.

Při vytváření typu externího obsahu postupujete takhle:

  • Pokud potřebujete offline přístup, zapněte volbu podpory Offline synchronizace.

  • Nastavte v poli Typ položky systému Office některou z následujících hodnot: Kontakt, Událost, Úkol nebo Příspěvek.

  • Namapujte jednotlivá pole v typu externího obsahu, jako je Jméno zákazníka, Příjmení zákazníka, Adresa zákazníka a Telefonní číslo zákazníka na příslušná pole Typ položky Outlooku, jako je Jméno, Příjmení, AdresaDoZaměstnání a TelefonDoZaměstnání kontaktu.

Pokud například máte určitý kód napsaný vývojářem, můžete vytvořit řešení Outlooku, které zajišťuje následující:

  • Zobrazení nativních nebo vlastních součástí dat ve vlastních podoknech úkolů k prezentaci externích dat uživatelům.

  • Zahrnutí vlastních příkazů na pásu karet k provádění vlastních akcí.

  • Vytvoření vlastní definice zobrazení k zobrazení konkrétních sloupců externích dat.

  • Navržení vlastních oblastí formuláře k prezentaci externích dat.

Začátek stránky

Vylepšení přístupu k externím datům pomocí formulářů aplikace InfoPath

Existuje spousta důvodů, proč je Microsoft InfoPath 2013 užitečný pro práci s externími daty:

Práce se složitými datovými typy    Pokud pole externích dat hierarchické, například pole adresy, která obsahuje kód ulice, Město a poštovních jako sekundární pole, a pak nefunguje s toto pole ve formuláři SharePoint pro externí seznam a ve skutečnosti ho není dokonce i vytvářet. Formulářů Sharepointového však můžete převést do formuláře aplikace InfoPath k vytvoření a aktualizovat pole pomocí InfoPath 2013.

Vložení ovládacího prvku pro výběr externích položek    Můžete přetáhnout a přetáhněte ovládací prvek Výběr externích položek do formuláře aplikace InfoPath, odkaz na externího seznamu podle sekundární zdroj dat a usnadněte tak uživatelům vybrat položku založenou na nějakém poli jedinečné, jako je jméno zákazníka nebo ID produktu.

Pokud navíc nastavíte přidružení pro typy externího obsahu, jako jsou zákazníci a objednávky, a formulář InfoPathu pro externí seznam obsahuje cizí klíč, jako je ID zákazníka, ovládací prvek pro výběr externí položky se do formuláře přidá dokonce automaticky. Uživatelé tak můžou při práci s objednávkami snadno najít požadovaného zákazníka.

Vytvoření více zobrazení formuláře    V některých případech je vhodné formuláře s více zobrazení externích dat, zejména pokud existují mnoho polí a externího seznamu nebo SharePoint formulář není efektivní. Více zobrazení jsou také užitečné k zápisu-jednou scénáře kde externího systému nepovoluje aktualizaci pole po jeho vytvoření. V takovém případě můžete vytvořit dvě zobrazení, jeden pro operace vytvoření a druhý pro operace aktualizace.

Přidání pravidel nebo kódů na pozadí do formuláře    Můžete přidat deklarativní pravidel nebo kódů na pozadí formuláře k provádění dalších obchodní logiky, jako je ověřování a výpočty. Můžete třeba zajistit pomocí pravidla platí kód země/oblasti nebo PSČ USA platí pomocí webové služby.

Začátek stránky

Přidání externích dat do publikovaných diagramů Visia

Pomocí aplikace Microsoft Visio 2013 můžete propojit data z externího seznamu s diagramem a jeho obrazci. Pak můžete diagram publikovat v sharepointové knihovně dokumentů jako interaktivní webový výkres. Uživatelé ho tak budou moct zobrazit a uvidí související externí data. Řádky dat můžete s obrazci ve výkresu propojit třemi způsoby: řádky dat můžete spojit se stávajícími obrazci jednotlivě, automaticky, nebo můžete obrazce vytvořit podle dat.

Začátek stránky

Import a aktualizace externích dat v Accessu

Microsoft Access 2013 si poradí s jakýmkoli typem dat a externí data nejsou žádnou výjimkou. Externí seznam můžete importovat do accessové databáze v klientském počítači a data pravidelně aktualizovat. Data jsou jen pro čtení.

Postupujte podle těchto základních kroků:

  1. Exportujte typ externího obsahu z aplikace SharePoint Designer 2013 nebo přímo z úložiště metadat služby Připojení podnikových dat jako soubor BDCM.

  2. V aplikaci Access 2013 vytvořte datové připojení webové služby pomocí souboru BDCM.

  3. V aplikaci Access 2013 vytvořte propojenou tabulku založenou na datovém připojení webové služby.

V tomto případě se k synchronizaci s externím seznamem při aktualizaci dat nepoužije mezipaměť Business Connectivity Services Client Runtime.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×