Příprava zdroje dat v Excelu pro hromadnou korespondenci ve Wordu pro Mac

Vytvořili jste seznam kontaktů, který chcete použít pro hromadnou korespondenci. Pokud jsou vaše kontakty v excelové tabulce, naformátujte poštovní směrovací čísla jako text, abyste při spuštění hromadné korespondence neztratili žádná data. Pokud importujete kontakty do nové tabulky z textového souboru (.txt) nebo z textového souboru s oddělovači (.csv), s importem a formátováním dat vám pomůže Průvodce importem textu.

Krok 1: Nastavení zdroje dat v Excelu

Pokud jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci ve Wordu používáte excelovou tabulku, přejděte ke druhému kroku tohoto tématu. Pokud chcete jako zdroj dat vybrat soubor .txt nebo .csv s kontakty třeba z Gmailu, použijte k nastavení dat v aplikaci Excel průvodce importem textu.

  1. Otevřete Excel a na kartě Data zvolte Z textu.

    Na kartě Data vyberte Z textu

  2. Klikněte na požadovaný soubor .csv nebo .txt a potom zvolte Načíst data.

  3. V Průvodci importem textu zvolte Další.

  4. V části Oddělovače zaškrtněte políčko odpovídající oddělovači (třeba tabulátor nebo čárku), který používají vaše data, a pak zvolte Další.

    Tip : V podokně Náhled vybraných dat je vidět, jak bude vypadat výsledek ve formátu tabulky.

    Průvodce importem textu, krok 2

  5. V části Náhled vybraných dat vyberte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla, a potom v části Formát dat ve sloupcích zvolte Text.

    Průvodce importem textu, krok 3

  6. Krok 5 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.

    Poznámka : Název formátu se pokaždé, když na sloupec použijete formát dat, objeví v záhlaví tabulky tohoto sloupce.

  7. Zvolte Dokončit.

  8. V dialogovém okně Importovat data vyberte, kam má Excel vaše data umístit, a pak klikněte na OK.

    Poznámka : Tabulku uložte pod novým názvem souboru.

Krok 2: Formátování číselných dat v excelové tabulce

Pokud se chcete ujistit, že se poštovní směrovací čísla v hromadné korespondenci zpracují bez ztráty počátečních nul, naformátujte jejich sloupec jako text.

  1. Otevřete tabulku a vyberte sloupec, ve kterém jsou poštovní směrovací čísla.

  2. Na kartě Domů v poli Formát zvolte Text.

    Na kartě Domů v poli Formát vyberte Text

Připravená data můžete použít v hromadné korespondenci.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×